Handwerk: Aufmaß, Nachträge und Abrechnung im ERP

Aufmaß, Nachtrag und Rechnung halten dieselbe Leistung in drei Belegen fest: die gemessene Menge, die Anordnung des Bestellers und die Vergütung. Im ERP entscheidet die Verkettung dieser Belege darüber, ob sich eine Menge später noch nachweisen lässt. Der folgende Ablauf gilt für Bauaufträge in Deutschland; das Beispiel rechnet einen Auftrag vom Aufmaßblatt bis zur Schlussrechnung durch.

Aufmaß, Nachtrag und Abrechnung: drei Schritte mit drei Belegen

Aufmaß heißt: Sie messen die ausgeführte Menge je Position, etwa Länge mal Breite mal Höhe, und halten jede Maßkette auf einem Aufmaßblatt fest. Nachtrag heißt: Der Besteller verlangt eine Leistung, die im Vertrag nicht vorgesehen ist, oder die Grundlagen des Preises einer vorgesehenen Leistung ändern sich; dazu gehören Leistungsinhalt, Anordnung und Preis. Abrechnung heißt: Sie stellen die Leistung prüfbar zusammen und verlangen die Vergütung.

Die drei Schritte tragen verschiedene Beweislasten. Deshalb gehört in das ERP nicht eine Position mit Menge und Preis, sondern je Schritt ein eigener Beleg mit Datum, Bearbeiter und Bezug: die Aufmaßzeile zur Leistungsposition, das Nachtragsangebot zur Anordnung, die Rechnungsposition zum Aufmaß. Fehlt ein Bezug, lässt sich die Kette im Streitfall nicht mehr schließen.

Was Gesetz und VOB/B verlangen

Für einen Bauvertrag gilt das gesetzliche Bauvertragsrecht der §§ 650a ff. BGB, in Kraft seit 1. Januar 2018. Die VOB/B ist daneben keine zweite Rechtsordnung, sondern ein Klauselwerk, das nur als Vertragsbestandteil wirkt: Ist es wirksam einbezogen, kann es einzelne Fragen abweichend regeln. Die folgende Übersicht stellt gegenüber, was die einzelnen Regeln verlangen und unter welcher Bedingung sie greifen.

Regel	Was sie verlangt	Wann sie gilt
§ 650a BGB	Bauvertrag ist ein Vertrag über Herstellung, Wiederherstellung, Beseitigung oder Umbau eines Bauwerks, einer Außenanlage oder eines Teils davon; Instandhaltung nur, wenn das Werk für Konstruktion, Bestand oder bestimmungsgemäßen Gebrauch wesentlich ist	grenzt ab, welche Aufträge die Regeln der §§ 650b ff. BGB erfassen
§ 650b Abs. 1 BGB	Beide Seiten streben Einvernehmen über die Änderung und die Mehr- oder Mindervergütung an; der Unternehmer erstellt ein Angebot, bei einer Änderung des Werkerfolgs nur, wenn ihm die Ausführung zumutbar ist	Bauvertrag (§ 650a BGB)
§ 650b Abs. 2 BGB	Ohne Einigung binnen 30 Tagen nach Zugang des Änderungsbegehrens kann der Besteller die Änderung in Textform anordnen; der Unternehmer muss der Anordnung nachkommen	Bauvertrag; bei Änderung des Werkerfolgs nur, wenn die Ausführung zumutbar ist
§ 650c Abs. 1 BGB	Vergütung der angeordneten Änderung nach den tatsächlich erforderlichen Kosten mit angemessenen Zuschlägen für allgemeine Geschäftskosten, Wagnis und Gewinn; umfasst die Leistungspflicht des Unternehmers auch die Planung des Bauwerks oder der Außenanlage, kein Anspruch auf Vergütung für vermehrten Aufwand bei einer notwendigen Änderung nach § 650b Abs. 1 Satz 1 Nummer 2	für eine Anordnung nach § 650b Abs. 2
§ 650c Abs. 3 BGB	80 Prozent einer in einem Angebot nach § 650b Abs. 1 Satz 2 genannten Mehrvergütung sind auf Abschlagszahlungen ansetzbar; die nach Absatz 1 und 2 geschuldete Mehrvergütung wird erst nach der Abnahme des Werks fällig, und Zahlungen darüber hinaus sind zurückzugewähren und ab ihrem Eingang zu verzinsen	wenn sich die Parteien nicht über die Höhe einigen und keine anderslautende gerichtliche Entscheidung ergeht
§ 650g Abs. 4 BGB	Die Vergütung ist zu entrichten, wenn der Besteller das Werk abgenommen hat oder die Abnahme nach § 641 Abs. 2 BGB entbehrlich ist, und der Unternehmer eine prüffähige Schlussrechnung erteilt hat; als prüffähig gilt die Schlussrechnung, wenn der Besteller nicht binnen 30 Tagen nach ihrem Zugang begründete Einwendungen gegen ihre Prüffähigkeit erhebt	Bauvertrag; die 30 Tage betreffen nur die Prüffähigkeit der Schlussrechnung, nicht Einwendungen gegen ihre Höhe oder gegen Mängel
§ 650m Abs. 1 BGB	Abschlagszahlungen dürfen zusammen 90 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung einschließlich der Vergütung für Nachtragsleistungen nach § 650c BGB nicht übersteigen	Verbraucherbauvertrag nach § 650i BGB, also Bau eines neuen Gebäudes oder erhebliche Umbaumaßnahmen mit einem Verbraucher
§ 632a Abs. 1 BGB	Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der erbrachten Leistungen; die Leistungen sind durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht	Werkvertrag, auch ohne Bauwerk
§ 2 Abs. 3 Nr. 1 und 2 VOB/B	Weicht die ausgeführte Menge um nicht mehr als 10 Prozent vom Vertragsumfang ab, gilt der vertragliche Einheitspreis; für die über 10 Prozent hinausgehende Überschreitung ist auf Verlangen ein neuer Preis zu vereinbaren	nur, wenn die VOB/B einbezogen ist
§ 2 Abs. 5 und 6 VOB/B	Geänderte Leistungen: neuer Preis nach Mehr- oder Minderkosten, Vereinbarung möglichst vor der Ausführung. Nicht vorgesehene Leistungen: Anspruch auf besondere Vergütung, aber Ankündigung vor Ausführungsbeginn	nur, wenn die VOB/B einbezogen ist
§ 2 Abs. 8 VOB/B	Leistungen ohne Auftrag oder unter eigenmächtiger Abweichung werden nicht vergütet; Ausnahmen sind die nachträgliche Anerkennung und die für die Vertragserfüllung notwendige Leistung nach mutmaßlichem Willen mit unverzüglicher Anzeige	nur, wenn die VOB/B einbezogen ist
§ 14 Abs. 1 VOB/B	Prüfbar abrechnen, Reihenfolge und Bezeichnungen der Vertragsbestandteile einhalten, Mengenberechnungen, Zeichnungen und Belege beifügen; Änderungen und Ergänzungen des Vertrags in der Rechnung besonders kenntlich machen und auf Verlangen getrennt abrechnen	nur, wenn die VOB/B einbezogen ist
§ 14 Abs. 2 VOB/B	Die für die Abrechnung notwendigen Feststellungen dem Fortgang der Leistung entsprechend möglichst gemeinsam treffen; für später schwer feststellbare Leistungen rechtzeitig eine gemeinsame Feststellung beantragen	nur, wenn die VOB/B einbezogen ist
§ 14 Abs. 3 VOB/B	Schlussrechnung bei einer Ausführungsfrist von höchstens drei Monaten spätestens 12 Werktage nach Fertigstellung einreichen, je weitere drei Monate Ausführungsfrist 6 Werktage später	nur, wenn die VOB/B einbezogen ist und nichts anderes vereinbart wurde

Zwei Einordnungen gehören zu dieser Tabelle. Erstens ist die VOB/B kein Gesetz, sondern ein Klauselwerk, das der Deutsche Vergabe- und Vertragsausschuss für Bauleistungen aufstellt und das als DIN 1961 erscheint. Sie ist keine Alternative zum gesetzlichen Bauvertragsrecht: Sie wirkt nur als Vertragsbestandteil und kann einzelne Fragen abweichend regeln, soweit das Gesetz eine Abweichung zulässt. Ob im Einzelfall die VOB/B-Regel oder die gesetzliche Regel greift, hängt von der wirksamen Einbeziehung ab; streitige Fälle gehören in die Rechtsberatung. Für Verträge zwischen Unternehmern bestimmt § 310 Abs. 1 Satz 3 BGB, dass einzelne Bestimmungen nicht der Inhaltskontrolle unterliegen, wenn die VOB/B ohne inhaltliche Abweichungen insgesamt einbezogen ist; werden nur einzelne Klauseln einbezogen, greift diese Ausnahme nicht. Nehmen Sie die VOB/B deshalb nur als Ganzes in den Vertrag auf, wenn Sie ihre Regeln wollen (redaktionelle Empfehlung). Ob ein Auftrag ein Bauvertrag ist, entscheidet sich am Werk, nicht an der Branche: § 650a Abs. 1 BGB verlangt Herstellung, Wiederherstellung, Beseitigung oder Umbau eines Bauwerks oder einer Außenanlage, eine Instandhaltung erfasst Abs. 2 nur, wenn sie für Konstruktion, Bestand oder bestimmungsgemäßen Gebrauch wesentlich ist.

Zweitens bleibt ein Nachtrag abrechenbar, auch wenn die Einigung über die Höhe scheitert: Für die Berechnung können Sie nach § 650c Abs. 2 BGB auf die Ansätze einer vereinbarungsgemäß hinterlegten Urkalkulation zurückgreifen, und die auf dieser Grundlage fortgeschriebene Vergütung gilt dann vermutungsweise als kostengerecht. Diese Urkalkulation ist ein Datenbestand, den das ERP vorhalten muss, wenn Sie sich darauf stützen wollen. Zwei Grenzen gehören dazu: Umfasst Ihre Leistungspflicht auch die Planung des Bauwerks oder der Außenanlage, steht Ihnen für eine notwendige Änderung nach § 650b Abs. 1 Satz 1 Nummer 2 kein Anspruch auf Vergütung für vermehrten Aufwand zu (§ 650c Abs. 1 Satz 2 BGB); ein Angebot über die Mehr- oder Mindervergütung ist dann nicht geschuldet (§ 650b Abs. 1 Satz 5 BGB). Und die 80 Prozent beziehen sich auf eine Mehrvergütung, die in einem Angebot nach § 650b Abs. 1 Satz 2 genannt ist; ergeht eine anderslautende gerichtliche Entscheidung, bleibt es nicht bei diesem Abschlag (§ 650c Abs. 3 BGB).

Beispielrechnung: vom Aufmaßblatt zur Schlussrechnung

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Ein Handwerksbetrieb dämmt die Fassade eines Mehrfamilienhauses, Auftraggeberin ist eine Wohnungsbaugesellschaft, beide Seiten sind Unternehmer, die VOB/B ist als Ganzes einbezogen. Alle Beträge sind Nettobeträge ohne Umsatzsteuer. Die Abzugsregel für die Fensteröffnungen, der Nachtragspreis und der neue Einheitspreis sind Annahmen des Beispiels und keine Angaben aus einem Regelwerk.

Position 1 des Leistungsverzeichnisses nennt 300,00 Quadratmeter Dämmfläche zu 62,00 Euro je Quadratmeter. Das Aufmaß für die Nordfassade ergibt Folgendes:

Aufmaßzeile	Bezug	Maßkette	Menge
2.1	Nordfassade Achse A bis B	24,00 m × 9,50 m	228,00 m²
2.2	Nordfassade Achse B bis C	12,50 m × 9,50 m	118,75 m²
2.3	Abzug Fenster F1 bis F4 (Annahme: Öffnungen ab 2,50 m² werden abgezogen)	4 × 3,20 m²	−12,80 m²
Summe Aufmaßblatt 2			333,95 m²

Die Aufmaßsumme liegt 33,95 Quadratmeter über dem Mengenansatz des Leistungsverzeichnisses; das sind 11,3 Prozent. Damit ist die 10-Prozent-Grenze des § 2 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B überschritten: Bis 330,00 Quadratmeter gilt der vertragliche Einheitspreis, für die restlichen 3,95 Quadratmeter verlangt der Betrieb einen neuen Preis nach Nr. 2. Verlangt keine Seite diesen neuen Preis, kommt die Vereinbarung nach Nr. 2 nicht zustande.

Der Nachtrag entsteht am 6. Mai 2026: Die Auftraggeberin verlangt zusätzlich eine Sockeldämmung über 36,00 Meter Länge und 0,80 Meter Höhe, also 28,80 Quadratmeter. Der Betrieb kündigt die Leistung am selben Tag per E-Mail an und legt ein Nachtragsangebot über 54,00 Euro je Quadratmeter vor. Die Auftraggeberin bestätigt am 7. Mai 2026 per E-Mail, die Ausführung beginnt am 11. Mai 2026. Die Ankündigung liegt damit vor dem Ausführungsbeginn und die Preisvereinbarung vor der Ausführung, wie es § 2 Abs. 6 Nr. 1 und 2 VOB/B vorsieht.

Die Schlussrechnung stellt beide Blöcke getrennt dar:

Position	Menge	Preis je Einheit	Betrag netto
Pos. 1, Menge bis zur 10-Prozent-Grenze	330,00 m²	62,00 Euro/m²	20.460,00 Euro
Pos. 1, Menge über der 10-Prozent-Grenze (neuer Preis)	3,95 m²	78,00 Euro/m²	308,10 Euro
Pos. 3, Nachtrag Sockeldämmung	28,80 m²	54,00 Euro/m²	1.555,20 Euro
Summe			22.323,30 Euro

Nachgerechnet: 330,00 × 62,00 = 20.460,00; 3,95 × 78,00 = 308,10; 28,80 × 54,00 = 1.555,20; die Summe ergibt 22.323,30 Euro netto. Die Nachtragsposition ist in der Rechnung als Nachtrag gekennzeichnet, mit dem Nachtragsangebot vom 6. Mai 2026 verknüpft und mit ihrem eigenen Aufmaßblatt 3 belegt.

Kommt über die Höhe einer Nachtragsvergütung keine Einigung zustande, ändert das den Rechenweg, nicht die Pflicht zur Abrechnung: Nach dem gesetzlichen Bauvertragsrecht kann der Besteller die Änderung in Textform anordnen, wenn nicht binnen 30 Tagen nach Zugang seines Änderungsbegehrens beim Unternehmer eine Einigung erzielt wird (§ 650b Abs. 2 BGB); die Vergütung folgt dann den tatsächlich erforderlichen Kosten mit Zuschlägen (§ 650c Abs. 1 Satz 1 BGB), und in Abschlagszahlungen kann der Unternehmer 80 Prozent einer Mehrvergütung ansetzen, die in einem Angebot nach § 650b Abs. 1 Satz 2 genannt ist, solange sich die Parteien nicht über die Höhe einigen und keine anderslautende gerichtliche Entscheidung ergeht; die nach Absatz 1 und 2 geschuldete Mehrvergütung wird dann erst nach der Abnahme des Werks fällig (§ 650c Abs. 3 BGB). Umfasst die Leistungspflicht des Unternehmers auch die Planung des Bauwerks, steht ihm bei einer notwendigen Änderung nach § 650b Abs. 1 Satz 1 Nummer 2 kein Anspruch auf Vergütung für vermehrten Aufwand zu (§ 650c Abs. 1 Satz 2 BGB).

Die Belegkette Schritt für Schritt

Jeder Schritt hat einen Beleg, eine verantwortliche Rolle und ein Feld im System. Erst wenn alle drei zusammenpassen, ist die Kette geschlossen.

Schritt	Beleg	Was er nachweist	Wer verantwortet	Feld im ERP
1. Vertrag	Leistungsverzeichnis mit Menge und Einheitspreis je Position	den Vertragsumfang, den die 10-Prozent-Rechnung braucht	Betrieb und Besteller beim Vertragsschluss	Vertragsmenge und Einheitspreis je Position
2. Aufmaß	Aufmaßblatt mit Maßketten, Skizze und Abzügen	die ausgeführte Menge, nach § 14 Abs. 2 VOB/B möglichst gemeinsam festgestellt	Bauleitung; Besteller bestätigt	Aufmaßzeile mit Ort, Maßen und Abzug, verknüpft mit der Position
3. Mengenvergleich	Aufmaßsumme gegen Vertragsmenge, Verlangen auf neuen Preis	die Abweichung in Prozent und den Anteil über der 10-Prozent-Grenze	kaufmännische Leitung	Vergleichsbericht je Position
4. Anordnung	Nachtragsangebot, Ankündigung und Bestätigung in Textform	Leistungsinhalt, Anordnungsdatum und Preis	Bauleitung; Besteller bestätigt	Nachtragsposition mit Bezug auf Anordnung und Angebot
5. Rechnung	Schlussrechnung mit getrennten Blöcken und Anhang	Grundauftrag, Mehrungsmenge und Nachtrag je Betrag	Betrieb; Besteller prüft	Rechnungsposition mit Blockkennzeichen und Beleganhang
6. Auswertung	Zahlungseingang gegen Nachkalkulation je Position	den Ergebnisbeitrag von Auftrag und Nachtrag	kaufmännische Leitung	offener Posten und Nachkalkulation

Welche Felder Ihr ERP führen muss

Die Prüffähigkeit einer Rechnung hängt an der Nachvollziehbarkeit der Mengen. Diese Felder tragen sie.

Objekt oder Feld	Inhalt	Wofür es gebraucht wird
Position	Positionsnummer aus dem Leistungsverzeichnis, Menge, Einheitspreis, Kennzeichen Vertrag oder Nachtrag	Bezug für Aufmaß und Rechnung; Grundlage der 10-Prozent-Rechnung
Aufmaßzeile	Position, Ort, Länge, Breite, Höhe oder Stückzahl, Abzugsregel, Blattnummer, Datum, Bearbeiter	nachvollziehbare Mengenberechnung nach § 14 Abs. 1 VOB/B
Aufmaßblatt	Objekt, Blattnummer, Datum, Zeilen, Skizze, Name und Unterschrift der bestätigenden Person	Feststellung, die nach § 14 Abs. 2 VOB/B möglichst gemeinsam erfolgt
Anordnung	Datum, Absender, Form, Gegenstand, Preis, Angebotsnummer	Anspruchsgrundlage der Nachtragsposition
Urkalkulation	Preisbestandteile je Position	Rückgriff nach § 650c Abs. 2 BGB
Rechnungsblock	Kennzeichen Vertrag, Mehrungsmenge oder Nachtrag, Menge, Preis, Anhang mit Aufmaß	Kenntlichmachung und getrennte Abrechnung nach § 14 Abs. 1 VOB/B; Prüffähigkeit nach § 650g Abs. 4 BGB
Mengenvergleich	Aufmaßsumme, Vertragsmenge, Abweichung in Prozent	Auslöser für den neuen Preis und für die Frage nach § 650c BGB

Hängen Sie an die Rechnung die Mengenberechnungen, Zeichnungen und weiteren Belege, die Art und Umfang der Leistung nachweisen (§ 14 Abs. 1 Satz 3 VOB/B). Für die Aufbewahrung gilt: Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 AO, erstmals für Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach der bis zum 31. Dezember 2024 geltenden Fassung noch nicht abgelaufen war), gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Ob Ihr Aufmaßblatt im Einzelfall als Buchungsbeleg geführt wird, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung; unabhängig davon sollte es mindestens so lange vorliegen wie die Rechnung, die es belegt.

Typische Fehler

• Aufmaß erst nach dem Verkleiden geholt. Mengen, die später nicht mehr messbar sind, brauchen eine gemeinsame Feststellung; § 14 Abs. 2 Satz 3 VOB/B verlangt dafür einen rechtzeitigen Antrag, den das ERP mit einem Termin oder einer Frist führen kann.
• Nachtrag ausgeführt, ohne den Anspruch anzukündigen. Nach § 2 Abs. 6 Nr. 1 VOB/B gehört die Ankündigung vor den Ausführungsbeginn; ohne Auftrag ausgeführte Leistungen werden nach § 2 Abs. 8 Nr. 1 VOB/B nicht vergütet, außer in den Fällen der Nr. 2.
• Nachtrag in der Rechnung nicht kenntlich gemacht. § 14 Abs. 1 Satz 4 VOB/B verlangt die Kennzeichnung und auf Verlangen die getrennte Abrechnung; ist die VOB/B nicht einbezogen, prüfen Sie, ob die Aufstellung noch übersichtlich und nachvollziehbar im Sinne des § 650g Abs. 4 BGB ist.
• Vertragsmenge und Aufmaßsumme nicht verglichen. Ohne diesen Vergleich fällt die 10-Prozent-Grenze des § 2 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B erst im Streit auf, und der neue Preis nach Nr. 2 kommt ohne Verlangen nicht zustande.
• Abschläge mit Nachtragsvergütung hochgerechnet, ohne die Grenze zu prüfen. Beim Verbraucherbauvertrag nach § 650i BGB dürfen die Abschläge zusammen 90 Prozent der Gesamtvergütung einschließlich der Vergütung für Nachtragsleistungen nach § 650c BGB nicht übersteigen (§ 650m Abs. 1 BGB).

So gehen Sie vor

1. Führen Sie die Vertragsmenge je Position als eigenes Feld; sie ist der Bezugswert für die 10-Prozent-Grenze.
2. Erfassen Sie Aufmaßzeilen statt Summen: Position, Ort, Maßkette, Abzug, Blattnummer, Datum und Bearbeiter. Hängen Sie Skizze und Bestätigung an das Aufmaßblatt.
3. Vergleichen Sie Aufmaßsumme und Vertragsmenge, bevor Sie die Rechnung schreiben, und verlangen Sie bei einer Überschreitung von mehr als 10 Prozent den neuen Preis nach § 2 Abs. 3 Nr. 2 VOB/B.
4. Legen Sie für jede Anordnung einen eigenen Beleg an: Datum, Form, Absender, Gegenstand und Preis. Lassen Sie sich den Nachtrag in Textform bestätigen, auch wenn die VOB/B einbezogen ist.
5. Rechnen Sie Vertragsleistung und Nachtrag in getrennten Blöcken ab und hängen Sie Mengenberechnungen, Zeichnungen und Fotos an (§ 14 Abs. 1 VOB/B).
6. Prüfen Sie nach der Schlussrechnung den Mengenvergleich und die Nachkalkulation je Position, damit der nächste Auftrag bessere Annahmen bekommt; dazu passt Projektkalkulation und Nachkalkulation.

Wie Abschläge und ihre Fälligkeit im Handwerk zusammenspielen, steht in Abschlagsrechnungen im Handwerk. Den Weg vom Angebot bis zur Rechnung beschreibt die Belegkette im ERP, längere Bauaufträge mit Teilabrechnung die Einzel- und Projektfertigung im ERP. Wenn Sie Nachunternehmer einsetzen, prüfen Sie zusätzlich die Bauabzugsteuer mit Freistellungsbescheinigung. Die Aufmaß- und Nachtragsregeln gehören in Ihre Verfahrensdokumentation für das ERP.

Holen Sie eine Rechtsberatung dazu, wenn eine Anordnung streitig ist, wenn der Besteller die Prüffähigkeit Ihrer Schlussrechnung bestreitet oder wenn Sie ohne Auftrag gearbeitet haben. Ein ERP kann die Kette nicht schließen, die das Bauwerk nicht hergibt.