Bauabzugsteuer: Freistellungsbescheinigung im ERP verwalten

Die Bauabzugsteuer ist ein Abzugsverfahren, das dem Finanzamt die Steueransprüche des Leistenden sichert. Der Leistungsempfänger einer im Inland erbrachten Bauleistung behält 15 Prozent der Gegenleistung für Rechnung des Leistenden ein (§ 48 Abs. 1 Satz 1 EStG). Die Gegenleistung ist das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer (§ 48 Abs. 3 EStG). Der Abzug trifft den Auftraggeber, nicht den Auftragnehmer. Er entsteht im Zeitpunkt der Gegenleistung, also wenn das Entgelt aus dem Vermögen des Leistungsempfängers oder eines Dritten abfließt (§ 11 Abs. 2 Satz 1 EStG).

Wer muss einbehalten?

Zur Einbehaltung verpflichtet sind alle Leistungsempfänger, die die Bauleistung für ihr Unternehmen beziehen:

• Unternehmer im Sinne des § 2 UStG, also wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt. Dazu zählen auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG, pauschalversteuernde Land- und Forstwirte nach § 24 UStG und Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen, etwa aus Vermietung und Verpachtung (Merkblatt zum Steuerabzug bei Bauleistungen, Stand April 2025).
• Juristische Personen des öffentlichen Rechts.

Nicht betroffen ist der private Bauherr, der die Bauleistung nicht für ein Unternehmen bezieht.

Vom Abzug erfasst sind nur Bauleistungen im Sinne des § 48 Abs. 1 Satz 3 EStG: alle Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen. Der Begriff des Bauwerks ist weit auszulegen (BMF-Schreiben vom 19. Juli 2022, Rn. 4); er umfasst sämtliche mit dem Erdboden verbundenen oder auf ihm ruhenden Anlagen aus Baustoffen oder Bauteilen. Das Steuerabzugsverfahren ist nicht auf Werkverträge beschränkt; es greift auch bei Werklieferungsverträgen und unabhängig von der Ansässigkeit des Leistenden.

Wann entfällt der Abzug?

Der Abzug entfällt in drei Fällen:

1. Der Leistende legt dem Leistungsempfänger eine im Zeitpunkt der Gegenleistung gültige Freistellungsbescheinigung nach § 48b Abs. 1 Satz 1 EStG vor.
2. Die an denselben Leistenden zu erbringende Gegenleistung im laufenden Kalenderjahr übersteigt voraussichtlich nicht die Freigrenze: 5.000 Euro in den übrigen Fällen, 15.000 Euro, wenn der Leistungsempfänger ausschließlich steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG ausführt (§ 48 Abs. 2 Satz 1 EStG). Für die Ermittlung sind die für denselben Leistungsempfänger von dem einzelnen Auftragnehmer bereits erbrachten und voraussichtlich noch zu erbringenden Bauleistungen zusammenzurechnen (§ 48 Abs. 2 Satz 2 EStG).
3. Die Bauleistung wird an vermieteten Wohnungen erbracht und der Leistungsempfänger vermietet nicht mehr als zwei Wohnungen (§ 48 Abs. 1 Satz 2 EStG).

Die folgende Tabelle zeigt, ob Sie einbehalten müssen, je nach Freistellungsbescheinigung und Gegenleistung:

Freistellungsbescheinigung	Gegenleistung im Kalenderjahr je Leistendem	Steuerabzug
Gültig vorgelegt, EIBE-Prüfung bestätigt	beliebig	Nein
Keine oder ungültig	voraussichtlich ≤ 5.000 Euro	Nein
Keine oder ungültig	voraussichtlich > 5.000 Euro	Ja, 15 %
Keine oder ungültig, Leistungsempfänger nur § 4 Nr. 12 UStG	voraussichtlich ≤ 15.000 Euro	Nein
Keine oder ungültig, Leistungsempfänger nur § 4 Nr. 12 UStG	voraussichtlich > 15.000 Euro	Ja, 15 %
Keine oder ungültig, Leistungsempfänger vermietet höchstens zwei Wohnungen, Bauleistung für diese vermieteten Wohnungen	beliebig	Nein

Die Freigrenze ist pro Leistendem im laufenden Kalenderjahr zusammenzurechnen. Überschreiten Sie sie im Laufe des Jahres, ist der zuvor unterlassene Abzug nachzuholen; reicht die Gegenleistung, die die Freigrenze nachträglich überschreitet, für die Erfüllung der Abzugsverpflichtung nicht aus, entfällt die Abzugsverpflichtung in der Höhe, in der sie die Gegenleistung übersteigt (BMF-Schreiben vom 19.07.2022, Rn. 51–52).

Die Freistellungsbescheinigung

Die Freistellungsbescheinigung befreit den Leistungsempfänger von der Pflicht zum Steuerabzug. Sie wird dem Leistenden vom zuständigen Finanzamt auf formlosen Antrag nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck erteilt, wenn der zu sichernde Steueranspruch nicht gefährdet erscheint und ein inländischer Empfangsbevollmächtigter bestellt ist (§ 48b Abs. 1 EStG). Für Leistende mit Wohnsitz, Sitz, Geschäftsleitung oder gewöhnlichem Aufenthalt in einem EU- oder EWR-Staat ist kein inländischer Empfangsbevollmächtigter erforderlich (BMF-Schreiben vom 19. Juli 2022, Rn. 28).

In der Bescheinigung sind anzugeben: Name, Anschrift und Steuernummer des Leistenden, die Geltungsdauer, der Umfang der Freistellung sowie der Leistungsempfänger, wenn sie nur für bestimmte Bauleistungen gilt, und das ausstellende Finanzamt (§ 48b Abs. 3 EStG). Das Finanzamt erteilt die Bescheinigung für eine bestimmte Zeit, längstens für drei Jahre, oder bezogen auf einen bestimmten Auftrag; eine auftragsbezogene Bescheinigung ist zu befristen (BMF-Schreiben vom 19. Juli 2022, Rn. 35). Geltungsdauer und Ausstellungsdatum fallen nicht zusammen: Ohne Auftragsbezug gilt die Bescheinigung ab dem Tag ihrer Ausstellung. Eine Folgebescheinigung, die auf Antrag bis zu sechs Monate vor Ablauf der bisherigen Bescheinigung erteilt wird, kann an deren Geltungsdauer anknüpfen und beginnt dann erst mit deren Ablauf; wird sie früher verlangt oder ist dem Antrag keine Folgebescheinigung zu entnehmen, gilt sie ab dem Tag der Ausstellung (Rn. 36). Maßgeblich sind deshalb der auf der Bescheinigung angegebene Beginn und der angegebene Ablauf.

Wie prüfen Sie die Freistellung?

Der Leistungsempfänger hat die vorgelegte Freistellungsbescheinigung zu überprüfen: ob sie lesbar ist, mit einem Dienstsiegel versehen ist und eine Sicherheitsnummer trägt (BMF-Schreiben vom 19. Juli 2022, Rn. 72). Die Sicherheitsnummer wird in Kombination mit der Steuernummer bundesweit nur einmal vergeben und ermöglicht die genaue Identifikation der Bescheinigung.

Die Gültigkeit können Sie zusätzlich elektronisch im EIBE-Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) bestätigen: Das BZSt speichert die Daten der Freistellungsbescheinigungen und erteilt dem Leistungsempfänger im Wege einer elektronischen Abfrage Auskunft (§ 48b Abs. 6 EStG). Die Abfrage ist kostenlos und erfordert eine einmalige Registrierung. Sie benötigen das Bundesland des Leistenden, die auf der Bescheinigung angegebene Steuernummer und die Sicherheitsnummer. Eine Überprüfung nur mit dem Namen oder nur mit der Steuernummer ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht möglich.

Kann die Abfrage nicht durchgeführt werden oder bestätigt das BZSt die Gültigkeit nicht, können Sie auch bei dem angegebenen Finanzamt nachfragen.

Anmeldung und Abführung

Seit dem 1. Januar 2025 übermitteln Sie den Steuerabzug elektronisch über ELSTER bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Monats, in dem die Gegenleistung erbracht wurde (§ 48a Abs. 1 EStG). Zur Vermeidung unbilliger Härten kann das Finanzamt auf Antrag auf die elektronische Übermittlung verzichten; dann geben Sie die Anmeldung nach Vordruck ab.

Der Abzugsbetrag ist am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums fällig und an das für den Leistenden zuständige Finanzamt für Rechnung des Leistenden abzuführen. Zuständig ist nicht Ihr Finanzamt, sondern das für den Leistenden örtlich zuständige Finanzamt.

Die Gegenleistung ist jede Zahlung an den Leistenden; auch Anzahlungen und Abschlagszahlungen sind im Anmeldungszeitraum zu erfassen. Bei einer nachträglichen Erhöhung der Gegenleistung ist nur der Differenzbetrag in dem Anmeldungszeitraum anzumelden, in dem der erhöhte Betrag erbracht wurde. Die Abrechnung von Abschlagszahlungen im Bauprojekt ist in Abschlagsrechnungen im Bauprojekt geregelt.

Seit wann gilt die Pflicht?

Die Bauabzugsteuer wurde mit dem Gesetz zur Eindämmung illegaler Betätigung im Baugewerbe vom 30. August 2001 (BGBl. I S. 2267) eingeführt und ist nach dem BMF-Schreiben vom 27. Dezember 2002 (BStBl 2002 I S. 1399, Tz. 104) erstmals auf Gegenleistungen anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2001 erbracht werden. Die Tz. 104 stützt die Erst-Anwendung auf § 52 Abs. 56 EStG in der damals geltenden Fassung; das heute geltende § 52 EStG enthält keinen Absatz 56 und keine Anwendungsvorschrift zu den §§ 48 bis 48d EStG. Die Freigrenzen von 5.000 Euro und 15.000 Euro, das Freistellungsverfahren und die Geltungsdauer von längstens drei Jahren enthielt bereits dieses Schreiben (Freistellungsverfahren Tz. 29 bis 40, darin die Geltungsdauer in Tz. 36; Freigrenzen Tz. 48 bis 53); es wurde durch das BMF-Schreiben vom 19. Juli 2022 (Rn. 102; BStBl 2022 I S. 1229) ersetzt. Die elektronische Anmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über ELSTER gilt seit dem 1. Januar 2025 (§ 48a Abs. 1 EStG; Merkblatt zum Steuerabzug bei Bauleistungen, Stand April 2025).

Was droht bei einem Verstoß?

Sie haften für einen nicht oder zu niedrig abgeführten Abzugsbetrag (§ 48a Abs. 3 Satz 1 EStG). Dabei kommt es nicht auf ein Verschulden an. Sie haften nicht, wenn Ihnen im Zeitpunkt der Gegenleistung eine Freistellungsbescheinigung vorgelegen hat, auf deren Rechtmäßigkeit Sie vertrauen konnten (§ 48a Abs. 3 Satz 2 EStG). Auf eine Freistellungsbescheinigung dürfen Sie insbesondere nicht vertrauen, wenn sie durch unlautere Mittel oder falsche Angaben erwirkt wurde und Ihnen dies bekannt oder infolge grober Fahrlässigkeit nicht bekannt war (§ 48a Abs. 3 Satz 3 EStG).

Das Finanzamt kann den Haftungsbescheid erlassen, auch wenn die Person des Steuerschuldners nicht feststeht (BMF-Schreiben vom 19. Juli 2022, Rn. 70). Für die verspätete Anmeldung kann es einen Verspätungszuschlag festsetzen: 0,25 Prozent der festgesetzten Steuer für jeden angefangenen Monat der Verspätung, mindestens 10 Euro, höchstens 25.000 Euro; bei verspäteter Zahlung entstehen Säumniszuschläge (Rn. 67).

Soweit Sie dem Verlangen der Finanzbehörde nicht nachkommen, die Gläubiger oder Empfänger genau zu benennen, sind die Betriebsausgaben steuerlich regelmäßig nicht zu berücksichtigen (§ 160 Abs. 1 Satz 1 AO). Haben Sie den Abzugsbetrag dagegen angemeldet und abgeführt, ist § 160 Abs. 1 Satz 1 AO nicht anzuwenden (§ 48 Abs. 4 Nr. 1 EStG).

So verwalten Sie die Freistellung im ERP

Die Bauabzugsteuer ist ein Fall, bei dem das ERP die Stammdaten und die Fristen steuern muss:

1. Lieferantenstamm: Erfassen Sie für jeden bauleistenden Lieferanten die Daten der Freistellungsbescheinigung: Steuernummer, Sicherheitsnummer, den angegebenen Beginn und den angegebenen Ablauf der Geltungsdauer sowie den Umfang der Freistellung. Das Ausstellungsdatum allein genügt nicht, denn eine Folgebescheinigung kann erst mit dem Ablauf der bisherigen Geltungsdauer beginnen (BMF-Schreiben vom 19. Juli 2022, Rn. 36).
2. Ablauf-Alert: Richten Sie eine Erinnerung ein, die vor dem bescheinigten Ablauf warnt, und planen Sie den Vorlauf für eine Folgebescheinigung ein: Sie kann bis zu sechs Monate vor Ablauf der bisherigen Bescheinigung beantragt werden (BMF-Schreiben vom 19. Juli 2022, Rn. 36). Entscheidend ist, ob die Bescheinigung im Zeitpunkt der Gegenleistung noch gültig ist; ist sie es nicht, müssen Sie für Zahlungen in dieser Lücke abziehen, sofern die Freigrenze überschritten ist und keine der übrigen Ausnahmen greift.
3. Abzugsberechnung: Berechnen Sie bei jeder abzugspflichtigen Zahlung den Abzugsbetrag als 15 Prozent der Gegenleistung (Entgelt plus Umsatzsteuer) und weisen Sie ihn aus.
4. Freigrenzen-Kontrolle: Summieren Sie die Gegenleistungen pro Leistendem im laufenden Kalenderjahr, einschließlich der voraussichtlich noch zu erbringenden Bauleistungen, und prüfen Sie, ob die Freigrenze von 5.000 Euro (bzw. 15.000 Euro) überschritten wird.
5. Anmeldung: Erstellen Sie die monatliche elektronische Anmeldung über ELSTER bis zum 10. Tag nach Monatsende und führen Sie den Abzugsbetrag ab.
6. Aufbewahrung: Bewahren Sie die vorgelegte Kopie der Freistellungsbescheinigung sechs Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist, und läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlage für Steuern von Bedeutung ist, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 und 4 AO).

Checkliste für Ihren Betrieb

Pflicht	Was das Gesetz verlangt	Maßnahme im ERP
Abzugsberechnung	15 Prozent der Gegenleistung (Entgelt plus Umsatzsteuer) bei abzugspflichtigen Zahlungen einbehalten (§ 48 Abs. 1 und 3 EStG)	Abzugsbetrag bei jeder abzugspflichtigen Zahlung berechnen und ausweisen
Freistellung prüfen	Vorgelegte Bescheinigung auf Lesbarkeit, Dienstsiegel und Sicherheitsnummer prüfen	Bescheinigung prüfen; zusätzlich Gültigkeit im EIBE-Portal des BZSt bestätigen (empfohlen); Ergebnis dokumentieren
Freigrenzen	Gegenleistung im Kalenderjahr pro Leistendem zusammenrechnen, einschließlich voraussichtlich noch zu erbringender Bauleistungen (§ 48 Abs. 2 Satz 2 EStG)	Laufende Summe pro Lieferant; Alert bei Überschreitung der Freigrenze
Ablauf der Freistellung	Geltungsdauer längstens drei Jahre; maßgeblich sind der bescheinigte Beginn und Ablauf, gültig im Zeitpunkt der Gegenleistung (§ 48 Abs. 2 Satz 1 EStG; BMF-Schreiben vom 19. Juli 2022, Rn. 35 und 36)	Ablauf-Alert auf den bescheinigten Ablauf, Vorlauf für eine Folgebescheinigung einplanen
Anmeldung	Elektronisch über ELSTER bis zum 10. Tag nach Monatsende (§ 48a Abs. 1 EStG)	Monatliche Anmeldung erzeugen; Frist überwachen
Abführung	Abzugsbetrag am 10. Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums an das zuständige Finanzamt abführen (§ 48a Abs. 1 EStG)	Zahlungstermin im ERP planen
Abrechnung	Schriftliche Abrechnung mit dem Leistenden über den Abzug (§ 48a Abs. 2 EStG)	Abrechnungsbeleg mit Name, Anschrift, Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum, Zahlungstag, Abzugshöhe und Finanzamt erzeugen
Aufbewahrung	Vorgelegte Bescheinigung sechs Jahre aufbewahren; Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der Entstehung, läuft bei fortbestehender steuerlicher Bedeutung nicht ab (§ 147 Abs. 3 und 4 AO)	Dokument im ERP archivieren; Löschfrist ab Schluss des Kalenderjahres der Entstehung setzen