Handwerksbetrieb mit zehn Leuten: ERP oder Branchenlösung?
Kurz gesagt
Entscheidend ist die Belegkette, nicht die Zahl der Mitarbeitenden. Reicht die Lösung von Aufmaß und Stundenerfassung über die prüfbare Rechnung bis zur Übergabe an die Buchhaltung, brauchen zehn Mitarbeitende kein ERP; ob Bestände disponiert, Nachträge und Abschläge aus einer Kette belegt oder Aufträge nachkalkuliert werden müssen, prüfen Sie als eigene Anforderung. Für Deutschland, Österreich und die Schweiz gilt dieselbe Prüfung, aber verschiedene Nachweise.
Das Wichtigste
- Für die Buchhaltungsübergabe verlangen Sie ein dokumentiertes Exportformat und lassen Sie sich die Formatvorgabe Ihrer Steuerberatung nennen.
- In Deutschland ist die Rechnung für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen als elektronische Rechnung auszustellen, wenn der leistende Unternehmer und der Empfänger im Inland ansässig sind und der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG); Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (nicht über Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG) und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen abweichend davon immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33, § 34a UStDV). Bis 31. Dezember 2026 erlaubt § 27 Abs. 38 UStG für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz Papier oder mit Zustimmung des Empfängers ein elektronisches Format, das der Norm nicht entspricht.
- In Deutschland muss die Rechnung die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der Leistung ausweisen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG).
- Für elektronische Buchungen in Deutschland verlangen die GoBD der Fassung vom 14. Juli 2025 ein Protokoll von Veränderungen und Löschungen (Rz. 59) und eine Verfahrensdokumentation je DV-System (Rz. 151).
- Ist die VOB/B in Deutschland in den Bauvertrag einbezogen, ist die Schlussrechnung bei einer Ausführungsfrist bis drei Monate spätestens 12 Werktage nach Fertigstellung einzureichen, wenn nichts anderes vereinbart ist (§ 14 Abs. 3 VOB/B).
- In Österreich sind Bücher so zu führen, dass sie einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle vermitteln können (§ 131 Abs. 1 BAO); in der Schweiz gelten Belegnachweis und Nachprüfbarkeit (Art. 957a Abs. 2 OR).
Ob das Werkzeug Handwerkersoftware oder ERP heißt, entscheidet nicht die Bezeichnung, sondern der Weg vom Aufmaß über die Stunde bis zur Buchung: Mengen aus dem Aufmaßblatt, Artikel im Lager, Übergabe an die Steuerberatung.
Worum es bei der Auswahl geht
Eine Handwerkersoftware ist auf den Ablauf eines Gewerks zugeschnitten: Auftrag, Aufmaß, Stundenerfassung, Materialentnahme, Rechnung. Ein ERP verbindet diese Abläufe mit Warenwirtschaft, Beschaffung, Fertigung und Finanzbuchhaltung. Beide Bezeichnungen sind Grenzmarken, keine Prüfsiegel.
Dieser Artikel nennt keine Produkte. Er ordnet neun Kriterien der Frage zu, ob eine Branchenlösung reicht oder ERP-Funktionen nötig werden; die Zuordnung ist unsere redaktionelle Einschätzung, keine Marktübersicht.
Diese Kriterien zählen
Die Tabelle nennt je Kriterium die entscheidende Frage, die Bedingung für die Branchenlösung, die Bedingung für ERP-Funktionen und den Prüfschritt. Die beiden Bedingungsspalten sind unsere redaktionelle Einschätzung.
| Kriterium | Entscheidende Frage | Branchenlösung reicht, wenn … | ERP-Funktionen nötig, wenn … | Prüfschritt |
|---|---|---|---|---|
| Material und Lager | Führen Sie Artikel am Lager und disponieren Sie Mindestbestände? | Material nur als Position am Auftrag geführt wird | Bestände und Bestellungen über mehrere Baustellen gesteuert werden | zwei Wochen Bestandsbewegungen ausdrucken und jeder Position zuordnen |
| Aufmaß und Mengenermittlung | Entsteht die Rechnung aus einer gemessenen Menge? | die Abrechnung aus dem Aufmaß eines Auftrags entsteht | mehrere Aufmaße und Nachträge je Auftrag zusammengeführt werden | einen Nachtrag vom Aufmaßblatt bis zur Rechnung durchspielen |
| Zeiterfassung | Wer erfasst wann welche Stunden, und wofür? | Stunden je Auftrag und Mitarbeitendem für Lohn und Rechnung genügen | Arbeitszeit, Zuschläge und Abwesenheiten aus einer Quelle kommen sollen | eine Schicht mit Überstunde und Zuschlag erfassen und auswerten |
| Nachträge und Änderungen | Wer ordnet eine Änderung an, und wo wird sie belegt? | Nachträge als eigener Auftrag oder als Position geführt werden | Anordnung, Nachtrag und Abrechnung in einer Kette mit Anhang stehen müssen | einen Nachtrag anlegen, freigeben und in der Schlussrechnung ausweisen |
| Rechnung und Abrechnung | Erfüllt die Rechnung die Pflichtangaben, und wer prüft die Mengen? | Mengen und Leistungen aus dem Aufmaß in die Rechnung übernommen werden | Abschläge, Schlussrechnung und Einbehalte verwaltet werden | eine Schlussrechnung mit Abschlag, Einbehalt und Nachtrag schreiben |
| Übergabe an die Buchhaltung | In welchem Format erhält Ihre Steuerberatung die Buchungen? | ein dokumentiertes Exportformat vorhanden und erprobt ist | mehrere Mandanten oder Standorte getrennt gebucht werden | einen Buchungsstapel in dem mit der Steuerberatung vereinbarten Format exportieren und importieren lassen |
| Nachweis und Dokumentation | Können Sie eine Änderung und ihren ursprünglichen Inhalt später belegen? | Änderungen an Belegen und Stammdaten protokolliert werden | Datenzugriff und Archiv über mehrere Systeme abgestimmt werden müssen | einen Datensatz ändern, die Historie zeigen lassen, alten Stand reproduzieren |
| Nachkalkulation je Auftrag | Wissen Sie nach dem Auftrag, ob er sich gerechnet hat? | Angebotspreis und Nachkalkulation je Auftrag genügen | Deckungsbeiträge je Baustelle oder Kunde gefragt sind | einen abgeschlossenen Auftrag nachkalkulieren lassen |
| Schnittstellen und Ausstieg | Welche Daten gehen aus dem System heraus, und in welchem Format? | Sie alle Belege und Buchungen eines Jahres vollständig exportieren können | Fremdsysteme laufend Daten austauschen müssen | den Export eines Jahres anfordern und stichprobenweise prüfen |
Aufmaß und Abrechnung
Ist die VOB/B in den Bauvertrag einbezogen, hat der Auftragnehmer prüfbar abzurechnen und die zum Nachweis erforderlichen Mengenberechnungen, Zeichnungen und Belege beizufügen; Änderungen des Vertrags sind in der Rechnung kenntlich zu machen (§ 14 Abs. 1 VOB/B, Ausgabe 2016). Die für die Abrechnung notwendigen Feststellungen sind dem Fortgang der Leistung entsprechend möglichst gemeinsam vorzunehmen (§ 14 Abs. 2 VOB/B). Bei einer Ausführungsfrist von höchstens drei Monaten ist die Schlussrechnung spätestens 12 Werktage nach Fertigstellung einzureichen, wenn nichts anderes vereinbart ist; für je weitere drei Monate kommen 6 Werktage hinzu (§ 14 Abs. 3 VOB/B).
Die VOB/B ist kein Gesetz: Sie wirkt nur, wenn sie als Vertragsbestandteil vereinbart ist; ohne sie gilt das Werkvertragsrecht (§§ 631 ff. BGB). Der Ablauf von der Messung bis zur Schlussrechnung steht in Handwerk: Aufmaß, Nachträge und Abrechnung.
Rechnung und Buchhaltungsübergabe
Eine Rechnung muss die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung enthalten (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG). Für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ist sie als elektronische Rechnung im strukturierten Format auszustellen, wenn der leistende Unternehmer und der Empfänger im Inland ansässig sind und der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG); für Leistungen an private Kunden greift diese Pflicht nicht. Abweichend davon dürfen Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (nicht über Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG) und Rechnungen von Kleinunternehmern immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33, § 34a UStDV). § 27 Abs. 38 UStG erlaubt für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz bis zum 31. Dezember 2026, die Rechnung auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format zu übermitteln, das § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht entspricht (Nr. 1). Für einen nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz läuft diese Möglichkeit bis zum 31. Dezember 2027 weiter, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat (Nr. 2). Unabhängig von dieser Umsatzschwelle darf bis zum 31. Dezember 2027 mit Zustimmung des Empfängers ein elektronisches Format genutzt werden, das § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht entspricht, wenn die Rechnung per elektronischem Datenaustausch übermittelt wird; eine Rechnung auf Papier lässt Nr. 3 nicht zu (Nr. 3). Klären Sie, ob das System strukturierte E-Rechnungen erzeugen und empfangen kann.
Sind die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, kann die Finanzbehörde in der Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen, eine maschinelle Auswertung nach ihren Vorgaben verlangen oder die Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format verlangen (§ 147 Abs. 6 Satz 1 Nr. 1 bis 3 AO). Prüfen Sie daher, ob sich Ihre Buchungen vollständig in dem Format exportieren lassen, das Ihre Steuerberatung verwendet, und ob eine Änderung an Beleg oder Stammdatum mit ihrem ursprünglichen Inhalt belegbar ist; was die Steuerberatung monatlich erhält, sammelt Monatsübergabe an die Steuerberatung.
Zeiterfassung
Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 – 1 ABR 22/21 folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG für Arbeitgeber in Deutschland die Pflicht, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen, für die der Gesetzgeber nicht auf der Grundlage von Art. 17 Abs. 1 der Richtlinie 2003/88/EG eine abweichende Regelung getroffen hat; Papierform kann dafür genügen. Die Stundenerfassung auf der Baustelle kann diese Aufzeichnung tragen, wenn Pausen, Abwesenheiten und Korrekturen vollständig erfasst werden. Anforderungen an das Zeitmodul sammelt Zeiterfassung im ERP.
Nachweis und Aufbewahrung in Österreich und der Schweiz
In Österreich sind die Bücher so zu führen, dass sie einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle vermitteln können; die Eintragungen sind der Zeitfolge nach geordnet, vollständig, richtig und zeitgerecht vorzunehmen (§ 131 Abs. 1 und Abs. 1 Z 2 lit. a BAO). In der Schweiz gehören Belegnachweis und Nachprüfbarkeit zu den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung (Art. 957a Abs. 2 OR); Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, elektronisch nur, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 1 und 3 OR).
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
Rechnen Sie drei Blöcke getrennt: Einführung, laufende Nutzung und Ausstieg. Einmalig sind Parametrierung, Übernahme von Artikeln, Kunden und offenen Posten, Anbindung der Buchhaltung, Schulung und paralleles Führen. Laufend fallen Nutzungsgebühren je Nutzer und Monat oder eine Wartungspauschale an, dazu Betrieb, Updates, Supportstunden und Zusatzfunktionen wie Aufmaß, Zeiterfassung oder Lager. Beim Ausstieg zählen Export, Übernahme in ein Folgesystem und die Aufbewahrung.
Verlangen Sie eine Preisliste je Nutzer und Funktion, Laufzeit und Kündigungsfrist, die Preisänderungsregel, ein Leistungsverzeichnis und die zugesagten Schnittstellen mit Format und Exportweg.
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: acht Nutzer zu 30 Euro im Monat ergeben 2.880 Euro im Jahr, dazu einmalig 4.000 Euro für Einrichtung und Datenübernahme und 600 Euro im Jahr für die Buchhaltungsschnittstelle. Über drei Jahre sind das 3 × (2.880 + 600) + 4.000 = 14.440 Euro. Ein Kaufmodell mit hoher Einmalzahlung kann über fünf Jahre günstiger sein; vergleichen Sie beide Varianten mit denselben Leistungen.
Warnsignale in Angebot und Vertrag
Prüfaufträge für Ihr Angebot:
- Der Anbieter nennt kein Format für den Export der Buchungsdaten.
- Aufmaß oder Zeiterfassung funktionieren nur mit ständiger Netzverbindung; auf der Baustelle ohne Empfang fehlt die Eingabe.
- Der Vertrag nennt Mindestlaufzeit und automatische Verlängerung, aber keinen Preis für zusätzliche Nutzer.
- Die Rechnung wird neu getippt, statt aus dem Aufmaß zu entstehen.
- Änderungen an Aufträgen, Rechnungen oder Stammdaten sind ohne Historisierung möglich; in Deutschland verlangen die GoBD der Fassung vom 14. Juli 2025 ein Protokoll, das den ursprünglichen Inhalt feststellbar lässt (§ 146 Abs. 4 AO; Rz. 59).
- Zur technischen Dokumentation gibt es keine Auskunft, obwohl die Verfahrensdokumentation für Ihr DV-System Ihre Aufgabe ist (GoBD Rz. 151) und die Teile mit Systemüberblick auf Verlangen bereitstehen müssen (Rz. 160).
Welche Kriterien für welchen Betrieb
Welche Zeile der Tabelle zuerst zu prüfen ist, hängt von der Betriebsart ab; ein Betrieb kann mehrere Zeilen treffen. Die Zuordnung ist unsere redaktionelle Einschätzung.
| Betriebsart | Was am schwersten wiegt |
|---|---|
| Betrieb mit eigenem Lager und Bestellung (Sanitär, Heizung, Elektro, Metall) | Artikelstamm, Bestand je Lagerort, Mindestbestand, Bestellung und Wareneingang |
| Baubetrieb mit Einheitspreisen und Aufmaß | Aufmaß, Nachtrag, prüfbare Abrechnung und die Frist für die Schlussrechnung |
| Service- und Notdienstbetrieb | Zeiterfassung je Einsatz, Disposition, Wartungsverträge und Stundennachweis |
| Betrieb mit eigener Werkstatt oder Fertigung | Stückliste, Rückmeldung je Arbeitsgang und Nachkalkulation je Auftrag |
| Betrieb mit eigener Lohnabrechnung | Zeiterfassung, Zuschlagsregeln, Lohnexport und Urlaubsverwaltung |
So vergleichen Sie in fünf Schritten
- Nehmen Sie fünf abgeschlossene Aufträge heraus: mit Nachtrag, mit Abschlag und Schlussrechnung, mit Reklamation, mit Stundennachweis, mit Materialentnahme aus dem Lager.
- Notieren Sie je Fall die Belege in ihrer Reihenfolge, wer sie erzeugt und wo sie liegen.
- Lassen Sie diese fünf Fälle im angebotenen System durchspielen; was nur mit einer Zusatzentwicklung geht, gehört zu den Zusatzkosten.
- Prüfen Sie die Nachweise: Buchungsstapel exportieren und importieren lassen, eine alte Rechnung mit den damaligen Stammdaten reproduzieren, eine Änderung im Protokoll finden.
- Klären Sie Vertrag und Ausstieg: Preise je Nutzer und Funktion, Laufzeit, Updates, technische Dokumentation, Exportformat, Vollkosten über fünf Jahre.