Zeiterfassung im ERP: Anforderungen und Auswahlkriterien

Eine Zeiterfassung lässt sich für drei Verwendungen nutzen. Die Buchhaltung braucht die Stunden für den Arbeitszeitnachweis, die Lohnabrechnung für das Entgelt, die Projektleitung für die Rechnung an den Kunden. Wer dafür zwei Listen führt, gleicht am Monatsende zwei Stände ab, und genau dort entstehen die Differenzen, die in der Nachkalkulation fehlen.

Worum es bei der Auswahl geht

Die Auswahlentscheidung ist nicht die Zahl der Funktionen, sondern die Frage, ob eine Erfassung alle drei Verwendungen trägt. Prüfen Sie zuerst, in welchen Ländern Ihre Betriebsstätten liegen: Die Aufzeichnungspflichten sind je Land verschieden und gelten nebeneinander. Die Pflicht trifft Ihren Betrieb, nicht den Anbieter; das Zeitmodul muss die Daten und den Nachweis liefern, mit denen Sie sie erfüllen.

Was eine Buchung mitbringen muss

Legen Sie vor dem Anbietervergleich die Merkmale fest, die jede Buchung tragen muss: Person, Datum, Beginn und Ende oder Dauer, Pausen, Tätigkeit, Projekt oder Auftrag, Verrechenbarkeit und Freigabestatus. Aus diesen Merkmalen entstehen der Arbeitszeitnachweis, die Lohnzeit und die Projektposition. Verlangen Sie, dass das Zeitmodul der führende Datensatz bleibt: eine Zeile je Vorgang, keine zweite Erfassung, eine Änderung nach der Freigabe nur mit Protokoll.

Der Maßstab für die Aufzeichnung selbst steht in der Rechtsprechung: Erfasst werden muss mit einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System (BAG, Beschluss vom 13. September 2022 – 1 ABR 22/21, Rn. 65). Für die Auswahl lassen sich die drei Wörter so lesen: objektiv heißt ohne nachträgliche Schätzung, verlässlich heißt unverändert nachweisbar, zugänglich heißt von Ihnen selbst auswertbar. Planen Sie außerdem die Periodenabgrenzung mit: Zeitkonto, Lohnübergabe und Projektauswertung müssen aus derselben Sperre stammen.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle ordnet jeder Verwendung die Anforderung, die Stufe, die Grundlage und die Funktion zu, die Sie im Zeitmodul verlangen. Jede Zeile gilt nur für das genannte Land und die genannte Gruppe; Rechtsstand ist der 14. Oktober 2026.

Verwendung und Anforderung	Muss oder Soll	Grundlage	Funktion im ERP-Zeitmodul	So prüfen Sie es
Rechtliche Aufzeichnung: Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit je Beschäftigtem, soweit keine abweichende Regelung auf der Grundlage von Art. 17 Abs. 1 der Richtlinie 2003/88/EG getroffen ist; die Form ist offen, auch Papier kann genügen	Muss, Arbeitgeber in Deutschland	§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG; BAG, 13. September 2022 – 1 ABR 22/21	Kommen- und Gehen-Buchung, Tagesnachweis je Person, Bericht je Monat	Tagesnachweis je Person zeigen lassen; eine Korrektur nach der Freigabe muss im Protokoll stehen
Rechtliche Aufzeichnung: Arbeitszeit über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinaus erfassen, Verzeichnis der Beschäftigten mit Einwilligung nach § 7 Abs. 7 ArbZG führen, Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren	Muss, Deutschland	§ 16 Abs. 2 ArbZG; § 3 Satz 1 ArbZG	Überzeit aus der Tagesbuchung, Feld für die Einwilligung, Archiv mit Zwei-Jahres-Frist	Eine Woche mit 9,5 Stunden je Tag anlegen: erscheint die Überzeit, bleibt der Nachweis lesbar?
Rechtliche Aufzeichnung für geringfügig Beschäftigte (§ 8 Abs. 1 SGB IV) und für Bereiche und Wirtschaftszweige nach § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, Aufzeichnung spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre; nicht für Beschäftigungsverhältnisse nach § 8a SGB IV; die Pflicht entfällt nach § 1 Abs. 1 MiLoDokV, wenn das verstetigte regelmäßige Monatsentgelt brutto 4 461 Euro überschreitet, oder wenn es brutto mehr als 2 974 Euro beträgt und der Arbeitgeber dieses Entgelt für die letzten vollen zwölf Monate nachweislich gezahlt hat; sie entfällt ferner nach § 1 Abs. 2 MiLoDokV für im Betrieb arbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers sowie, wenn der Arbeitgeber eine juristische Person oder rechtsfähige Personengesellschaft ist, des vertretungsberechtigten Organs, eines Mitglieds eines solchen Organs oder eines vertretungsberechtigten Gesellschafters; in den Fällen der Absätze 1 und 2 sind die Unterlagen, aus denen sich die Erfüllung dieser Voraussetzungen ergibt, im Inland in deutscher Sprache bereitzuhalten (§ 1 Abs. 3 MiLoDokV)	Muss, Deutschland, soweit die Einschränkungen nach § 1 Abs. 1 und 2 MiLoDokV nicht greifen	§ 17 Abs. 1 MiLoG; § 1 Abs. 1 bis 3 MiLoDokV	Tagesbuchung mit Beginn, Ende und Dauer; Liste offener Aufzeichnungen mit Frist; Feld für das Monatsentgelt	Prüfen, ob Beginn, Ende und Dauer eines Tages je Person ausgegeben und offene Aufzeichnungen vor Fristablauf angezeigt werden
Rechtliche Aufzeichnung: Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden in der Betriebsstätte führen, Beginn und Dauer eines Durchrechnungszeitraums festhalten; für Beschäftigte, die Lage der Arbeitszeit und Arbeitsort weitgehend selbst bestimmen oder überwiegend in ihrer Wohnung arbeiten, nur die Dauer der Tagesarbeitszeit	Muss, Österreich	§ 26 Abs. 1 und Abs. 3 AZG	Buchung mit Datum und Dauer, Feld für den Durchrechnungszeitraum, Profil „nur Tagesdauer“	Ein Profil anlegen, das nur die Tagesdauer erfasst, und den Ausweis des Durchrechnungszeitraums prüfen
Rechtliche Aufzeichnung, Erleichterungen und Nachweise: bei schriftlich festgehaltener fixer Arbeitszeiteinteilung nur Abweichungen laufend aufzeichnen und die Einhaltung zumindest am Ende jeder Entgeltzahlungsperiode bestätigen; nach Ende der Gleitzeitperiode dem Beschäftigten auf Verlangen eine Abschrift übermitteln, sonst Einsicht gewähren; einmal monatlich kostenfreie Übermittlung auf Verlangen; dem Arbeitsinspektorat Auskunft und Einsicht geben	Muss, Österreich	§ 26 Abs. 2, Abs. 5a, Abs. 6 und Abs. 8 AZG	Sollzeit je Person, Abweichungsreport, Auswertung je Entgeltzahlungsperiode, Auszug als PDF	Bestätigung je Entgeltzahlungsperiode und einen Monatsauszug ohne Zusatzmodul verlangen
Rechtliche Aufzeichnung: Verzeichnisse mit Personalien, Art der Beschäftigung, Ein- und Austritt, geleisteter täglicher und wöchentlicher Arbeitszeit einschliesslich Ausgleichs- und Überzeitarbeit und ihrer Lage, wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetagen (soweit sie nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen) und Pausen ab einer halben Stunde; nach Ablauf ihrer Gültigkeit mindestens fünf Jahre aufbewahren; Vollzugs- und Aufsichtsorgane dürfen Einsicht nehmen	Muss, Schweiz, für Betriebe, die dem Arbeitsgesetz unterstehen	Art. 73 Abs. 1 bis 3 ArGV 1 (SR 822.111); Art. 46 ArG (SR 822.11)	Stammdaten mit Ein- und Austritt, Tages- und Wochenauswertung, Pausenfelder, Archiv, das die Aufbewahrungsfrist ab Ablauf der Gültigkeit je Unterlage rechnet	Wochenarbeitszeit mit Ausgleichs- und Überzeit und Pausen ab 30 Minuten ausgeben lassen und zeigen lassen, ab welchem Datum das Archiv die Aufbewahrungsfrist rechnet
Rechtliche Aufzeichnung, vereinfachte Erfassung: nur die geleistete tägliche Arbeitszeit erfassen, wenn die Arbeitnehmervertretung oder, wo eine solche nicht besteht, die Mehrheit der Beschäftigten dies mit dem Arbeitgeber für Beschäftigte vereinbart, die ihre Arbeitszeiten zu einem namhaften Teil selber festsetzen können, bei Nacht- und Sonntagsarbeit zusätzlich Anfang und Ende der Einsätze; in Betrieben mit weniger als 50 Beschäftigten auch schriftlich einzeln mit jährlichem Endjahresgespräch; Beschäftigte dürfen trotz Vereinbarung die Angaben nach Art. 73 Abs. 1 Buchstaben c bis e aufzeichnen, dafür ist ein geeignetes Instrument bereitzustellen	Soll für die Nutzung, Muss für das Instrument, Schweiz	Art. 73b Abs. 1, Abs. 3 und Abs. 4 ArGV 1	Profil je Beschäftigtenkategorie, hinterlegte Vereinbarung, Feld für freiwillige Volldaten	Prüfen, ob ein Beschäftigter im vereinfachten Profil trotzdem vollständig erfassen kann
Entgeltabrechnung: die Lohnzeit aus der Buchung bilden und den Stundenlohn gegen den Mindestlohn prüfen; 13,90 Euro brutto je Zeitstunde ab 1. Januar 2026, 14,60 Euro ab 1. Januar 2027	Muss für den Mindestlohn, Soll für die Übergabe, Deutschland	§ 1 Abs. 2 MiLoG; § 1 MiLoV5, BGBl. 2025 I Nr. 268	Lohnart je Tätigkeit, Auswertung „Stunden unter Mindestlohn“, Übergabeprotokoll	Einen Monat nachrechnen: Stunden aus dem Zeitmodul gegen die Lohnabrechnung
Entgeltabrechnung: geleistete Überstunden in der Abrechnung ausweisen	Muss, Österreich	§ 26 Abs. 7 AZG; Abrechnung nach § 78 Abs. 5 EStG 1988	Überstundenkonto je Person und Periode, Übergabe an die Lohnabrechnung	Prüfen, ob der Monatsabschluss die Überstunden ausweist und mit dem Zeitkonto übereinstimmt
Entgeltabrechnung: die nach Gesetz geschuldeten Lohn- und Zeitzuschläge im Verzeichnis ausweisen	Muss, Schweiz	Art. 73 Abs. 1 Buchstabe h ArGV 1	Zuschlagsregel je Zeitkategorie, Ausweis im Verzeichnis und in der Auswertung	Einen Auszug verlangen, der Zuschläge und ihre Grundlage je Zeitkategorie zeigt
Projektabrechnung: Buchung auf Projekt oder Auftrag und Leistungsart, Freigabe durch die Projektleitung, Verrechnungssatz aus einer versionierten Preisliste, Abgrenzung nicht fakturierter Leistungen am Periodenende	Muss, soweit Sie nach Aufwand abrechnen; Grundlage ist die Vereinbarung mit dem Kunden	Vertrag mit dem Kunden (Werk- oder Dienstvertrag)	Projekt- und Auftragsbezug je Buchung, Freigabestatus, Preisliste je Kunde und Tätigkeit, Liste offener Leistungen	Eine Projektauswertung und eine Rechnungsposition aus derselben Buchung erzeugen
Doppelte Erfassung vermeiden: eine Buchung je Zeitvorgang als führender Datensatz, keine zweite Liste, Änderung nach der Freigabe nur mit Protokoll, Periodensperre vor der Übergabe	Muss	Ihre Verfahrensanweisung (keine gesetzliche Pflicht, sondern Ihre Vorgabe)	Zeitbuchung als führender Datensatz, Änderungsprotokoll, Periodensperre, Export	Denselben Monat in beiden Werkzeugen führen: weichen die Summen ab, klären Sie zuerst, welches System führt
Beschäftigtendaten: Rechte je Rolle; Beschäftigte sehen die eigenen Zeiten, die Projektleitung Zeiten ohne Lohnangaben, das Personalbüro Lohnzeiten	Soll	Ihr Berechtigungskonzept	Rollen- und Feldrechte im Zeitmodul	Rechte-Matrix verlangen und mit zwei Testbenutzern prüfen

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Vier Posten gehören in die Kalkulation. Erstens die Erfassung: Endgerät, App oder Terminal, Verkabelung je Standort und Lizenzen je erfassender Person. Fragen Sie, ob nach angelegten Benutzern oder nach aktiven Personen abgerechnet wird und was ein ausgeschiedener Benutzer ab dem Folgemonat kostet.

Zweitens die Anbindung: Schnittstelle zur Lohnabrechnung, Im- und Export für Projekte, Fakturierung und Buchhaltung. Fragen Sie, welche davon im Standard liegt und beim Update gepflegt wird (Lohnschnittstelle in Deutschland, Schnittstellen offen prüfen).

Drittens die Pflege: Änderungen bei Mindestlohn, Zuschlagsregeln und Aufbewahrungsfristen ändern Auswertungen und Lohnartenzuordnungen. Fragen Sie, ob solche Anpassungen im Betreuungsvertrag enthalten sind (Einführungskosten über fünf Jahre).

Viertens die Ablösung: der Export aller Buchungen mit Person, Zeit, Projekt und Status beim Vertragsende. Klären Sie, ob dieser Export im Preis enthalten ist oder gesondert berechnet wird, und lassen Sie ihn als Vertragsanlage aufnehmen.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Projektzeiten liegen in einem zweiten Werkzeug, das mit der Lohnzeit nicht verbunden ist.
• Der Export liefert nur PDF; Person, Dauer, Projekt und Status kommen nicht als Datei heraus.
• Eine Korrektur nach der Freigabe ist ohne Protokoll möglich.
• Der Verrechnungssatz steht direkt im Projekt; alte Rechnungen ändern sich, wenn Sie den Satz anpassen.
• Lohnschnittstelle und Zuschlagsregeln sind im Preis nicht genannt.
• Rollen und Feldrechte werden zugesagt, aber im Testmandanten nicht gezeigt (Personaldaten im ERP).
• Ein Paket deckt „DACH“ ab, ohne die Nachweise zu trennen: Monatsauszug nach § 26 Abs. 8 AZG, Verzeichnis mit Wochenarbeitszeit nach Art. 73 Abs. 1 ArGV 1.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Betrieb	Was am schwersten wiegt
Dienstleistung mit Abrechnung nach Aufwand	Projekt- und Leistungsbezug je Buchung, Verrechenbarkeit, Abgrenzung offener Leistungen (Projektzeiten abrechnen)
Auftragsfertigung mit Nachkalkulation	Rückmeldung auf Auftrag und Arbeitsgang, Rückmeldung gegen die Kalkulation (Projektkalkulation)
Beschäftigte in Österreich	Abweichungsreport bei fixer Einteilung, Bestätigung je Entgeltzahlungsperiode, Monatsauszug (§ 26 Abs. 5a und Abs. 8 AZG)
Beschäftigte in der Schweiz	Wochenarbeitszeit mit Ausgleichs- und Überzeit, Pausen ab 30 Minuten, Aufbewahrung mindestens fünf Jahre nach Ablauf der Gültigkeit (Art. 73 Abs. 1 und 2 ArGV 1)
Geringfügig Beschäftigte oder Bereiche nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz	Tagesaufzeichnung mit Beginn, Ende und Dauer innerhalb von sieben Kalendertagen (§ 17 Abs. 1 MiLoG); die Einschränkungen nach § 1 Abs. 1 und 2 MiLoDokV gelten auch hier, die Nachweise sind im Inland in deutscher Sprache bereitzuhalten (§ 1 Abs. 3 MiLoDokV)
Betriebsrat vorhanden	Beteiligung vor der Einführung klären, nicht nach dem Go-live (Österreich, Deutschland)

Die Zeilen sind eine redaktionelle Einschätzung; maßgeblich bleibt Ihre Prüfung.

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Bestimmen Sie je Betriebsstätte das Land und die Gruppen, die eigene Regeln haben (geringfügig Beschäftigte, fixe Arbeitszeiteinteilung, selbstbestimmte Arbeitszeit); daraus ergibt sich, welche Zeilen der Tabelle für Sie gelten.
2. Übernehmen Sie jede Muss-Zeile mit ihrer Grundlage in Ihr Lastenheft und streichen Sie die Zeilen, die Ihr Betrieb nicht auslöst, etwa die Zeilen eines Landes ohne Beschäftigte (Anforderungen priorisieren).
3. Testen Sie im Testmandanten mit einer Woche eigener Buchungen: einen Tagesnachweis je Person, einen Monatsauszug für eine Person, eine Lohnübergabe und eine Projektauswertung.
4. Rechnen Sie einen Monat nach: Summe der Zeitbuchungen gegen Lohnübergabe und Projektauswertung, dazu eine Korrektur nach der Freigabe im Protokoll.
5. Regeln Sie den Export beim Vertragsende und die Pflege von Gesetzes- und Tarifänderungen schriftlich.