Zeiterfassung und Betriebsrat: Was ist mitbestimmungspflichtig?

Was § 87 BetrVG für die Zeiterfassung regelt

Die Mitbestimmung des Betriebsrats bei der Zeiterfassung stützt sich auf § 87 Abs. 1 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG). Drei Nummern kommen in Betracht: Nr. 2 für Regeln über Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen und über die Verteilung der Arbeitszeit auf die Wochentage, Nr. 7 für betriebliche Regelungen über den Gesundheitsschutz und Nr. 6 für technische Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Nach dem Eingangshalbsatz des § 87 Abs. 1 BetrVG besteht das Recht jeweils nur, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung eingreift.

Ob überhaupt erfasst wird, steht nicht zur Disposition. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 – 1 ABR 22/21 folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) die Pflicht, ein System einzuführen und zu verwenden, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst werden; ausgenommen sind Arbeitnehmer, für die eine abweichende Regelung nach Art. 17 Abs. 1 der Richtlinie 2003/88/EG getroffen ist. Daneben verlangt § 16 Abs. 2 ArbZG die Aufzeichnung der über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 ArbZG hinausgehenden Arbeitszeit und die Aufbewahrung der Nachweise für mindestens zwei Jahre.

Weil diese Pflicht bereits besteht, kann der Betriebsrat nicht verlangen, dass ein elektronisches System eingeführt wird (BAG 1 ABR 22/21, Leitsatz 2). Sein Mitbestimmungsrecht betrifft die Auswahl und Ausgestaltung des Systems nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG; ein Initiativrecht für die Ausgestaltung hat er, jedoch nicht auf die elektronische Form, weil das Unionsrecht sie nicht vorschreibt (BAG 1 ABR 22/21, Rn. 60, 67 und 71).

Wer mitbestimmt – und wer nicht

Mitbestimmung setzt einen gewählten Betriebsrat voraus. Gewählt wird er in Betrieben mit in der Regel mindestens fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern, von denen drei wählbar sind (§ 1 Abs. 1 Satz 1 BetrVG). In einem Betrieb ohne Betriebsrat greift § 87 BetrVG nicht. Die Erfassung bleibt dort zulässig und, soweit § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG oder § 16 Abs. 2 ArbZG reichen, auch Pflicht; sie richtet sich dann allein nach den Aufzeichnungspflichten und dem Datenschutzrecht.

Mitbestimmt wird für die Arbeitnehmer im Sinn des § 5 Abs. 1 BetrVG, also auch für Beschäftigte im Außendienst und in Telearbeit. Führt ein Unternehmen das Zeiterfassungsmodul in mehreren Betrieben einheitlich ein, kann statt der einzelnen Betriebsräte der Gesamtbetriebsrat zuständig sein: Nach § 50 Abs. 1 Satz 1 BetrVG behandelt er Angelegenheiten, die das Gesamtunternehmen oder mehrere Betriebe betreffen und nicht durch die einzelnen Betriebsräte geregelt werden können; nötig ist ein objektives zwingendes Erfordernis für eine betriebsübergreifende Regelung, und der bloße Wunsch des Arbeitgebers nach Einheitlichkeit genügt dafür nicht (BAG, Beschluss vom 16. Juli 2024 – 1 ABR 16/23, Rn. 39 und 40).

Daneben stehen Informations- und Beratungsrechte: Über die Planung technischer Anlagen sowie von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen muss der Arbeitgeber den Betriebsrat rechtzeitig unterrichten und die vorgesehenen Maßnahmen mit ihm beraten (§ 90 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 2 BetrVG); ein Vetorecht gibt § 90 BetrVG nicht. Dieser Artikel behandelt die deutsche Rechtslage; für Österreich gilt ein eigener Weg: Zeiterfassung in Österreich: Zustimmung des Betriebsrats.

Welcher Systemtyp löst die Mitbestimmung aus?

Die Tabelle ordnet vier Systemtypen ein. Maßgeblich ist nicht die Bezeichnung des Moduls, sondern ob die Einrichtung nach ihren Nutzungsmöglichkeiten objektiv geeignet ist, Verhaltens- oder Leistungsinformationen über Beschäftigte zu erheben oder aufzuzeichnen; auf eine Überwachungsabsicht des Arbeitgebers kommt es nicht an (BAG, Beschluss vom 16. Juli 2024 – 1 ABR 16/23, Rn. 25). Jede Zeile setzt einen bestehenden Betriebsrat in Deutschland voraus.

Systemtyp im ERP	Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 BetrVG	Rechtsgrundlage	Mindestinhalt der Vereinbarung
Kommen-und-Gehen-Erfassung je Beschäftigtem (Terminal, Stempeluhr, Kartenleser)	Ja. Das „Ob” der Erfassung ist gesetzlich vorgegeben, die Ausgestaltung ist mitbestimmt	§ 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG in Verbindung mit § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG; zusätzlich Nr. 6, weil ein solches Terminal Anwesenheits- und Pünktlichkeitsdaten je Beschäftigtem erhebt	Erfassungspunkte, zulässige Auswertungstiefe, Pausen- und Gleitzeitregeln, Zugriffe, Löschfristen
Projektzeiterfassung je Beschäftigtem (Stundenzettel mit Auftrags- und Budgetbezug)	Ja. Ein Stundenzettel je Beschäftigtem mit Auftrags- und Budgetbezug ist objektiv geeignet, Leistungsinformationen über ihn zu erheben; ob daraus heute ein Bericht je Person erstellt wird, ändert daran nichts	§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG	Zweck je Auswertung, Datenfelder, Verwendungsverbote, Zugriffsrollen, Löschfristen
Zeiterfassung per App auf dem Dienstgerät, mit Standort- oder Fotofunktion	Ja; Standortdaten sind Verhaltensinformationen. Bei mobiler Arbeit kommt Nr. 14 hinzu	§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG; § 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG für mobile Arbeit, die mittels Informations- und Kommunikationstechnik erbracht wird	Ortung nur während der Arbeitszeit, Abschaltbarkeit außerhalb, Speicherdauer, Auswertungsverbote
Erfassung ohne Personenbezug, etwa Maschinenlaufzeit oder eine anonymisierte Anwesenheitsstatistik	Nur ausnahmsweise. Lassen sich die Daten keiner Person zuordnen, greift Nr. 6 nicht; sie greift aber, wenn der auf eine Gruppe ausgeübte Druck auf die einzelnen Mitglieder durchschlägt (BAG, Beschluss vom 16. Juli 2024 – 1 ABR 16/23, Rn. 30)	§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG nur bei durchschlagendem Gruppendruck	entfällt für die anonymen Daten; auf sie ist die DSGVO nicht anzuwenden (Art. 2 Abs. 1 DSGVO, Erwägungsgrund 26). Soweit für die Anonymisierung personenbezogene Ausgangsdaten erhoben oder verarbeitet werden, bleibt für diese Schritte die Prüfung nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; bei durchschlagendem Gruppendruck gehören Gruppenzuschnitt, Zweck je Auswertung, Zugriffe und Löschfristen in die Vereinbarung

Zwei Bedingungen ändern das Ergebnis: Ohne Betriebsrat gibt es keine Mitbestimmung, und deckt eine gesetzliche oder tarifliche Regelung eine Angelegenheit ab, besteht nach dem Eingangshalbsatz des § 87 Abs. 1 BetrVG insoweit kein Mitbestimmungsrecht. Eine Einwilligung der Beschäftigten verschiebt das Ergebnis ebenfalls nicht; § 26 Abs. 6 BDSG stellt klar, dass die Beteiligungsrechte der Interessenvertretung unberührt bleiben.

Einführung und Anwendung sind eine einheitliche Angelegenheit (BAG 1 ABR 16/23, Rn. 19). Ein neuer Auswertungsbericht ist deshalb Teil derselben mitbestimmten Angelegenheit und nicht dadurch gedeckt, dass die Einführung Jahre zurückliegt. Auch eine Erfassung, die die Daten keiner Person zuordnet, kann nach Nr. 6 mitbestimmt sein, wenn der auf eine Gruppe ausgeübte Druck auf die einzelnen Mitglieder durchschlägt (BAG 1 ABR 16/23, Rn. 30); fehlt es daran, greift Nr. 6 nicht.

Was eine Betriebsvereinbarung mindestens regeln muss

Die Form gibt § 77 Abs. 2 BetrVG vor: Betriebsrat und Arbeitgeber beschließen die Betriebsvereinbarung gemeinsam, legen sie schriftlich nieder und unterschreiben beide Seiten; in elektronischer Form müssen beide dasselbe Dokument elektronisch signieren, und der Arbeitgeber legt sie an geeigneter Stelle im Betrieb aus. Etwas anderes gilt, wenn die Betriebsvereinbarung auf einem Spruch der Einigungsstelle beruht: Dann entfällt die Unterzeichnung durch beide Seiten (§ 77 Abs. 2 Satz 2 BetrVG). Unabhängig von der Form braucht die Erklärung des Betriebsrats einen Beschluss des Gremiums nach § 33 BetrVG (BAG, Urteil vom 27. Januar 2026 – 1 AZR 147/24, Rn. 83).

Inhaltlich verlangt Art. 88 Abs. 2 DSGVO angemessene und besondere Maßnahmen zur Wahrung der menschlichen Würde, der berechtigten Interessen und der Grundrechte der betroffenen Person, insbesondere im Hinblick auf die Transparenz der Verarbeitung und die Überwachungssysteme am Arbeitsplatz. Hinzu treten die Grundsätze des Art. 5 Abs. 1 DSGVO. Daraus ergibt sich folgende Mindestgliederung:

1. Geltungsbereich: Betriebe und Beschäftigtengruppen, erfasste Module (Zeiterfassung, Projektzeiten, BDE) und die Geräte, auf denen erfasst wird.
2. Zweck je Verarbeitung, getrennt nach Entgeltabrechnung, Arbeitszeitkontrolle, Projektabrechnung und Auslastungsplanung (Art. 5 Abs. 1 Buchst. b DSGVO).
3. Datenfelder und Erfassungspunkte, beschränkt auf das für den Zweck notwendige Maß (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO).
4. Transparenz: Wer sieht welche Auswertung, welche Berichte sind zulässig und welche nicht (Art. 5 Abs. 1 Buchst. a, Art. 88 Abs. 2 DSGVO).
5. Zugriffs- und Rollenregeln einschließlich Protokollierung (Art. 5 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; für die Berechtigungen im ERP siehe Personaldaten im ERP).
6. Löschfristen je Datenart im Verhältnis zu gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO).
7. Rechte der Beschäftigten und benannte Ansprechpersonen; der Verantwortliche muss die Einhaltung des Absatzes 1 nachweisen können (Art. 5 Abs. 2 DSGVO).
8. Laufzeit, Kündigung und Nachwirkung: Betriebsvereinbarungen gelten unmittelbar und zwingend (§ 77 Abs. 4 BetrVG), sind, soweit nichts anderes vereinbart ist, mit einer Frist von drei Monaten kündbar (§ 77 Abs. 5 BetrVG) und gelten in mitbestimmungspflichtigen Angelegenheiten nach ihrem Ablauf weiter, bis sie ersetzt werden (§ 77 Abs. 6 BetrVG).

Diese Gliederung ist aus den genannten Vorschriften abgeleitet. Ein gesetzlicher Katalog, der diese Punkte einzeln vorschreibt, findet sich in den geöffneten Quellen nicht; verbindlich sind die Form nach § 77 Abs. 2 BetrVG und die Anforderungen des Art. 88 Abs. 2 und des Art. 5 DSGVO.

Trägt die Betriebsvereinbarung die Datenverarbeitung?

Nicht ohne Weiteres. § 26 Abs. 4 BDSG lässt die Verarbeitung von Beschäftigtendaten auf der Grundlage von Kollektivvereinbarungen zu, verlangt dabei aber die Beachtung von Art. 88 Abs. 2 DSGVO. Der Gerichtshof der Europäischen Union hat im Urteil vom 19. Dezember 2024 – C-65/23 entschieden, dass eine solche Vereinbarung nur trägt, wenn zusätzlich die Anforderungen des Art. 5, des Art. 6 Abs. 1 und – bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten – des Art. 9 Abs. 1 und 2 DSGVO erfüllt sind. Der Spielraum der Betriebsparteien bei der Beurteilung der Erforderlichkeit hindert die Gerichte nicht an einer umfassenden Kontrolle; genügen einzelne Bestimmungen den Vorgaben nicht, bleiben sie unangewendet (C-65/23, Rn. 55 bis 59).

§ 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG ist keine pauschale Erlaubnis. Das BAG hat die Vorschrift im Urteil vom 8. Mai 2025 – 8 AZR 209/21 für die dort geprüfte Verarbeitung in einem Personal-Informationsmanagementsystem unangewendet gelassen: Sie erfülle die Öffnungsklausel des Art. 88 DSGVO nicht, weil es an den Schutzmaßnahmen des Art. 88 Abs. 2 DSGVO fehle, und stelle für diese Verarbeitung auch keine Rechtsgrundlage im Sinn des Art. 6 Abs. 3 DSGVO dar (Gründe Rn. 16 bis 20). Mangels spezifischerer Vorschriften ist die Verarbeitung dann unmittelbar an den Erlaubnistatbeständen der DSGVO zu messen; Buchstabe c des Art. 6 Abs. 1 nennt die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, Buchstabe f das berechtigte Interesse. Für eine Verarbeitung, die zur Erfüllung eines sich aus dem Gesetz ergebenden Rechts der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist, hat das BAG § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG dagegen als Rechtsgrundlage im Sinn des Art. 6 Abs. 3 in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Unterabs. 1 Buchst. c DSGVO behandelt und offen gelassen, ob auch die übrigen Tatbestände der Vorschrift diese Anforderungen erfüllen (BAG, Beschluss vom 9. Mai 2023 – 1 ABR 14/22, Leitsatz 2 und Rn. 68).

Für jeden Zweck ist der Erlaubnistatbestand gesondert zu prüfen (Art. 5 Abs. 1 Buchst. b, Art. 6 Abs. 1 DSGVO): Die Erfassung für die Entgeltabrechnung ist datenschutzrechtlich etwas anderes als die Projektzeit für die Nachkalkulation. Wie beides ohne Doppelerfassung zusammenläuft, beschreibt Zeiterfassung im ERP: Anforderungen und Auswahlkriterien.

Seit wann das gilt

Die DSGVO gilt seit dem 25. Mai 2018 (Art. 99 Abs. 2 DSGVO). Das BetrVG steht in der Fassung der Bekanntmachung vom 25. September 2001 (BGBl. I S. 2518) und ist nach der Standangabe der amtlichen Sammlung zuletzt durch Artikel 1 des Gesetzes vom 19. Juli 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 248) geändert worden; so lautet die Fassung, die am 14. Oktober 2026 gelesen wurde. Die Rechtsprechung ist jünger: 1 ABR 22/21 vom 13. September 2022, 1 ABR 14/22 vom 9. Mai 2023, 1 ABR 16/23 vom 16. Juli 2024, C-65/23 vom 19. Dezember 2024, 8 AZR 209/21 vom 8. Mai 2025 und 1 AZR 147/24 vom 27. Januar 2026.

Was ohne Einigung passiert und was ein Verstoß kostet

Kommt über eine Angelegenheit des § 87 Abs. 1 BetrVG keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle, und ihr Spruch ersetzt die Einigung (§ 87 Abs. 2 BetrVG). Der Umweg über die Einigungsstelle ist kein Freibrief für den Arbeitgeber: Wird die Mitbestimmung nicht wirksam ausgeübt, sind Maßnahmen zum Nachteil der Beschäftigten nach der Theorie der Wirksamkeitsvoraussetzung unwirksam (BAG, Urteil vom 27. Januar 2026 – 1 AZR 147/24, Rn. 84). Eine Erklärung des Betriebsratsvorsitzenden ohne Beschluss des Gremiums trägt nicht (BAG 1 AZR 147/24, Rn. 83).

Bei groben Verstößen gegen Pflichten aus dem BetrVG kann der Betriebsrat beim Arbeitsgericht beantragen, dem Arbeitgeber eine Handlung zu untersagen, die Vornahme einer Handlung zu dulden oder eine Handlung vorzunehmen (§ 23 Abs. 3 BetrVG). Das Höchstmaß des Ordnungsgeldes und des Zwangsgeldes beträgt 10.000 Euro (§ 23 Abs. 3 BetrVG). Ob und wann ein Gericht einschreitet, hängt vom Einzelfall ab; klären Sie das mit Ihrer Rechtsberatung.

Für Leistungs- und Maschinendaten gilt derselbe Weg mit anderen Datenarten: BDE und Betriebsrat: Mitbestimmung bei Zeit- und Leistungsdaten. Wie die Zeiten in Rechnungen gelangen, zeigt Projektzeiten abrechnen: Vom Stundenzettel zur Rechnung.

Checkliste für Ihren Betrieb

1. Prüfen Sie vor der Einführung, ob ein Betriebsrat besteht; ohne ihn greift § 87 Abs. 1 BetrVG nicht.
2. Listen Sie je Modul auf, welche Daten je Beschäftigtem entstehen, ob sie einer Person zugeordnet werden oder als Gruppe anfallen und welche Berichte daraus möglich sind.
3. Fragen Sie den Anbieter, ob ein Bericht je Beschäftigtem technisch möglich ist; die objektive Eignung entscheidet, nicht die Standardauswertung.
4. Klären Sie bei einem betriebsübergreifenden Modul früh, ob der Gesamtbetriebsrat zu beteiligen ist (§ 50 Abs. 1 Satz 1 BetrVG).
5. Schließen Sie die Vereinbarung als Betriebsvereinbarung oder Regelungsabrede und dokumentieren Sie den Beschluss nach § 33 BetrVG.
6. Ordnen Sie jedem Zweck einen Erlaubnistatbestand nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO zu und prüfen Sie Zweckbindung und Erforderlichkeit nach Art. 5 DSGVO.
7. Regeln Sie Auswertungstiefe, Zugriffe und Löschfristen, bevor der erste Bericht freigeschaltet wird.
8. Verlassen Sie sich nicht auf eine Einwilligung; die Mitbestimmung bleibt daneben bestehen (§ 26 Abs. 6 BDSG).