Projektzeiten abrechnen: Vom Stundenzettel zur Rechnung

Wer Dienstleistungen nach Stunden verkauft, kennt den Bruch zwischen Erfassung und Rechnung. Eine Buchung ohne Freigabe, ein Satz ohne Gültigkeitsdatum oder eine Monatsgrenze, die niemand zieht, verschieben Umsatz in den falschen Monat. Der folgende Ablauf führt die Stundenzettel eines Projekts so durch das ERP, dass am Monatsende eine Rechnung entsteht, die auf freigegebenen Stunden beruht.

Was Sie vorab brauchen

• die vereinbarte Abrechnungsart aus dem Vertrag: fester Preis, Aufwand nach Stunden oder Pauschale je Meilenstein.
• Stundensätze je Personengruppe und Leistungsart mit einem Gültigkeitsdatum; wie Sie sie ermitteln, steht in Stundensatz kalkulieren.
• eine Zeiterfassung, die auf den Kostenträger bucht und nicht nur auf die Abteilung; die Struktur beschreibt Kostenstellen und Kostenträger.
• eine freigebende Stelle und ein Statusmodell mit den drei Ständen erfasst, freigegeben und fakturiert.
• einen Nummernkreis für die Rechnungen und eine Fakturierungsregel, etwa eine Sammelrechnung je Projekt und Monat; den Ablauf zeigt der Fakturalauf.
• ein Format für den Leistungsnachweis, den der Kunde mit der Rechnung erhält.

Klären Sie zuerst, ob derselbe Stundenzettel zwei Zwecke erfüllen soll: die Abrechnung beim Kunden und die betriebliche Arbeitszeitaufzeichnung. Prüfen Sie die Mitbestimmungs- und Zustimmungsfragen dazu getrennt, für Österreich in Zeiterfassung und Betriebsrat in Österreich; die Anforderungen an die Systemauswahl sammelt Zeiterfassung im ERP.

Werkvertrag oder Dienstvertrag: Was abgerechnet werden darf

Bevor Stunden in Rechnung gehen, muss der Vertragstyp sie tragen. In Deutschland beschreibt § 611 Abs. 1 BGB den Dienstvertrag: Der eine Teil leistet die versprochenen Dienste, der andere gewährt dafür die vereinbarte Vergütung. Ist die Vergütung nach Zeitabschnitten bemessen, ist sie nach Ablauf des einzelnen Abschnitts zu entrichten (§ 614 BGB); bei monatlicher Bemessung wird sie also mit Ablauf jedes Monats fällig. Der Werkvertrag verlangt dagegen einen Erfolg (§ 631 Abs. 1 BGB), und seine Vergütung ist bei der Abnahme zu entrichten (§ 641 Abs. 1 Satz 1 BGB); ist das Werk in Teilen abzunehmen und die Vergütung für die Teile bestimmt, wird sie je Teil bei dessen Abnahme fällig (Satz 2). Für einen Werkvertrag gibt § 632a Abs. 1 BGB einen Anspruch auf eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen; sind die erbrachten Leistungen nicht vertragsgemäß, kann der Besteller die Zahlung eines angemessenen Teils des Abschlags verweigern. Die Leistungen sind durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht. Ein Stundenzettel mit Datum, Leistungsart und Dauer kann diese Aufstellung sein.

In Österreich grenzt § 1151 Abs. 1 ABGB Dienst- und Werkvertrag in derselben Weise ab. Das Entgelt ist in der Regel nach vollendetem Werk zu entrichten; wird das Werk in gewissen Abteilungen verrichtet oder sind damit Auslagen verbunden, die der Unternehmer nicht auf sich genommen hat, darf er einen verhältnismäßigen Teil des Entgelts und Ersatz der gemachten Auslagen schon vorher fordern (§ 1170 ABGB).

In der Schweiz verpflichtet Art. 363 OR den Unternehmer zur Herstellung eines Werkes und den Besteller zur Vergütung; diese ist bei der Ablieferung des Werkes zu zahlen (Art. 372 Abs. 1 OR). Ist das Werk in Teilen zu liefern und die Vergütung nach Teilen bestimmt, ist für jeden Teil bei dessen Ablieferung zu zahlen (Abs. 2). Ist der Preis zum Voraus gar nicht oder nur ungefähr bestimmt, wird er nach dem Wert der Arbeit und den Aufwendungen des Unternehmers festgesetzt (Art. 374 OR). Eine Arbeitsleistung, die keiner besonderen Vertragsart untersteht, fällt unter das Auftragsrecht (Art. 394 Abs. 2 OR), und eine Vergütung ist zu leisten, wenn sie verabredet oder üblich ist (Abs. 3).

Halten Sie Bemessung und Zahlungszeitpunkt auseinander. Wie die Vergütung bemessen wird, kann das Gesetz auch ohne ausdrücklichen Preis bestimmen: In der Schweiz wird ein zum Voraus nicht oder nur ungefähr bestimmter Preis nach dem Wert der Arbeit und den Aufwendungen des Unternehmers festgesetzt (Art. 374 OR); in Deutschland kann der Unternehmer eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen, nachzuweisen durch eine Aufstellung, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht (§ 632a Abs. 1 BGB); in Österreich darf er bei Abteilungen und Auslagen, die er nicht auf sich genommen hat, einen verhältnismäßigen Teil des Entgelts vorab fordern (§ 1170 ABGB). Davon getrennt ist die Frage, wann gezahlt werden muss: Im Werkvertrag wird die Vergütung in Deutschland bei der Abnahme fällig (§ 641 Abs. 1 BGB), in Österreich nach vollendetem Werk, in der Schweiz bei Ablieferung (Art. 372 Abs. 1 OR). Prüfen Sie vor dem ersten Lauf, welche Abrechnungseinheit der Vertrag nennt.

Schritt für Schritt: vom Stundenzettel zur Rechnung

Die Kette hat fünf Schritte. Jeder Schritt endet mit einem prüfbaren Zustand; fehlt dieser Zustand, hält er den Abrechnungslauf an.

Schritt 1: Zeiten je Auftrag erfassen

Buchen Sie jede Tätigkeit einzeln, nicht den Tag in einer Sammelzeile: Datum, Projekt oder Auftrag, Leistungsart, Person, Dauer und eine kurze Beschreibung. Schreiben Sie die Dauer als Dezimalstunden (1:30 Stunden = 1,5 h), sonst rechnet der Lauf mit falschen Summen. Buchen Sie auf den Auftrag oder Kostenträger, nicht auf die Abteilung: Eine Buchung ohne Auftragsbezug lässt sich später keiner Rechnung zuordnen.

• Ergebnis: eine Buchung je Tätigkeit, jede mit Datum, Auftrag, Leistungsart und Dauer.

Schritt 2: Zeiten prüfen und freigeben

Die Projektleitung prüft den Stundenzettel des Zeitraums auf Tagesgrenzen, Überschneidungen, gesperrte Aufträge und Vollständigkeit und setzt danach den Status freigegeben. Sperren Sie freigegebene Buchungen gegen stille Änderungen; eine Korrektur wird als neue Buchung mit Begründung erfasst. In Österreich darf ein gesetzlich oder vertraglich vorgesehenes Abnahme- oder Überprüfungsverfahren zur Feststellung der vertragsgemäßen Leistungserbringung im unternehmensbezogenen Geschäft höchstens 30 Tage ab Erbringung der Dienstleistung dauern (§ 457 UGB); eine längere Frist ist nur ausdrücklich und nur zulässig, soweit sie für den Gläubiger nicht grob nachteilig ist. Auch die Freigabe durch den Kunden hat damit eine zeitliche Grenze.

• Ergebnis: jede abzurechnende Buchung trägt den Status freigegeben.

Schritt 3: Verrechnungssatz auflösen

Hinterlegen Sie die Sätze je Personengruppe und Leistungsart mit einem Gültigkeitsdatum. Der Abrechnungslauf zieht den Satz, der am Leistungstag gilt; ändert sich ein Satz zum Monatsersten, rechnen Stunden davor mit dem alten und danach mit dem neuen Satz. Reisezeit, Zuschläge und Fremdleistungen bekommen eigene Leistungsarten, sonst verschwinden sie in der Position Entwicklung. Der Satz ist netto zu verstehen; den Steuerbetrag weist die Rechnung gesondert aus.

• Ergebnis: ein Betrag je Buchung, nachvollziehbar aus Stunden und datiertem Satz.

Schritt 4: Leistungsnachweis und Rechnung erzeugen

Fassen Sie die freigegebenen Buchungen eines Monats je Projekt zu einer Rechnung zusammen. Bei einer Stundenleistung weist die Rechnung Umfang und Art der Leistung sowie den Leistungszeitraum aus: In Deutschland gehören bei einer sonstigen Leistung Umfang und Art der Leistung und der Zeitpunkt der Leistung zu den Pflichtangaben; die Menge betrifft die gelieferten Gegenstände (§ 14 Abs. 4 Nr. 5 und 6 UStG). In Österreich sind Art und Umfang der Leistung sowie der Tag oder Zeitraum anzugeben; bei abschnittsweise abgerechneten Leistungen genügt der Abrechnungszeitraum, solange er einen Kalendermonat nicht übersteigt (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. c und d UStG 1994). In der Schweiz ist die Rechnung auf Verlangen des Leistungsempfängers auszustellen (Art. 26 Abs. 1 MWSTG); sie weist Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung aus, soweit diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen (Abs. 2 Bst. c), sowie Art, Gegenstand und Umfang der Leistung (Bst. d). Der Auszug der Stundenzettel geht als Leistungsnachweis mit. Die übrigen Pflichtangaben prüfen Sie mit der Rechnungsvorlage.

• Ergebnis: Rechnung und Leistungsnachweis mit derselben Stundensumme.

Schritt 5: Am Monatsende abschneiden

Legen Sie einen Stichtag fest, etwa den letzten Werktag des Monats, und nehmen Sie nur Buchungen auf, die bis dahin freigegeben sind. Später freigegebene Stunden bleiben außerhalb der Rechnung und gehen in den nächsten Lauf; führen Sie sie in einer Liste offener Projektstunden, damit sie nicht verloren gehen. Für den Abschluss achten Sie darauf, dass erbrachte, aber noch nicht abgerechnete Leistungen periodengerecht erfasst sind.

Der Leistungszeitpunkt an der Rechnung entscheidet mit, in welchen Zeitraum die Umsatzsteuer fällt. In Deutschland entsteht die Steuer bei der Berechnung nach vereinbarten Entgelten mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt wurde, auch für Teilleistungen, wenn für wirtschaftlich teilbare Teile das Entgelt gesondert vereinbart ist (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 lit. a UStG). In Österreich verschiebt sich dieser Zeitpunkt um einen Kalendermonat, wenn die Rechnung erst nach Ablauf des Leistungsmonats ausgestellt wird, außer in den Fällen der Empfängersteuerschuld nach § 19 Abs. 1 zweiter Satz (§ 19 Abs. 2 Z 1 lit. a UStG 1994). In der Schweiz entsteht die Steuerschuld bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten dagegen mit der Rechnungsstellung oder, wenn die Leistungen zu aufeinander folgenden Teilrechnungen oder Teilzahlungen Anlass geben, mit der Ausgabe der Teilrechnung oder mit der Vereinnahmung der Teilzahlung (Art. 40 Abs. 1 lit. a und b MWSTG). Sperren Sie die Buchungsperiode nach dem Lauf, damit keine Rückdatierung den Stand verändert (Buchungsperiode sperren).

• Ergebnis: eine Monatsrechnung, eine Liste der Nachträge und eine gesperrte Periode.

Beispielrechnung: ein Monat Projektzeiten

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen für Deutschland. Ein IT-Dienstleister rechnet monatlich nach Aufwand ab und hinterlegt zwei Sätze: Projektleitung 120 Euro je Stunde, Entwicklung 90 Euro je Stunde. Der freigegebene Stundenzettel für März weist drei Leistungsarten aus.

Leistungsart	Person	Satz (Euro je Stunde)	Stunden	Betrag (Euro)
Konzeption	Projektleitung	120,00	12,5	1.500,00
Entwicklung	Entwicklung	90,00	60,0	5.400,00
Test und Dokumentation	Entwicklung	90,00	17,5	1.575,00
Summe			90,0	8.475,00

Die Rechnung über 8.475,00 Euro netto weist beim Regelsteuersatz von 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG) 1.610,25 Euro Steuer und 10.085,25 Euro brutto aus. Zwei Buchungen über zusammen 4,0 Stunden Entwicklung liegen am Stichtag noch ohne Freigabe vor; sie fehlen in dieser Rechnung (4,0 × 90,00 = 360,00 Euro netto) und erscheinen im Abrechnungslauf für April, sobald die Freigabe vorliegt. Bleibt die Freigabe aus, steht der Betrag in der Liste offener Projektstunden und wird im Plan-Ist-Vergleich sichtbar.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Stundensumme: Die Stunden der Rechnung entsprechen der Summe der freigegebenen Buchungen des Zeitraums; keine Buchung steht in zwei Rechnungen.
• Satzprobe: Betrag geteilt durch Stunden ergibt den Satz, der am Leistungstag galt.
• Vollständigkeitsprobe: Jede freigegebene Buchung ist entweder fakturiert oder in der Liste offener Projektstunden; keine bleibt ohne Status.
• Summenprobe: Die Positionsbeträge ergeben die Nettosumme der Rechnung, und der Steuerbetrag folgt aus dem Satz je Position.
• Periodenprobe: Der Leistungszeitraum der Rechnung deckt den abgerechneten Monat ab und passt zum Voranmeldungs- oder Abrechnungszeitraum.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Stunden fehlen in der Rechnung	Buchung ohne Freigabe oder ohne Auftragsbezug	offene Buchungen am Stichtag auflisten, nachfassen oder in den nächsten Lauf übernehmen
Betrag weicht vom Angebot ab	Satz ohne Gültigkeitsdatum oder veralteter Satz	Satzhistorie pflegen und den Satz am Leistungstag prüfen
Rechnung doppelt über denselben Zeitraum	fakturierte Buchung erneut in den Lauf aufgenommen	fakturierte Buchungen sperren und die Rechnung an die Buchung binden
Kunde kürzt die Rechnung	Leistungsnachweis fehlt oder ist unvollständig	Auszug der freigegebenen Stundenzettel mit Datum, Person und Leistung beilegen
Umsatzsteuer im falschen Zeitraum	Leistungsdatum fehlt an der Rechnung	Leistungszeitraum erfassen und die Periode nach dem Lauf sperren

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie die Steuer- oder Treuhandberatung, wenn der Vertragstyp unklar ist, wenn Teilleistungen, Abschläge oder eine Abnahme nach Meilensteinen vereinbart sind oder wenn Leistungen grenzüberschreitend erbracht werden: Diese Fälle entscheiden, wann die Vergütung fällig wird und in welchen Zeitraum die Steuer fällt. Die Softwarebetreuung brauchen Sie, wenn die Zeiterfassung Stunden nur auf Abteilungen statt auf Kostenträger bucht; dann fehlt dem Abrechnungslauf die Zuordnung.