Beratung: Zeiten, Projekte und Abrechnung nach Aufwand im ERP

Eine Beratung verkauft Zeit und Ergebnis, und beides lässt sich auf drei Wegen abrechnen: nach Aufwand, zum Festpreis oder als Pauschale für einen Zeitraum. Jeder Weg hat einen eigenen Auslöser, einen eigenen Nachweis und am Stichtag eine eigene Abgrenzung. Im ERP entscheidet das darüber, wann eine Forderung entsteht und welcher Buchungssatz dazu gehört. Wer Mandate und Projekte zugleich führt, findet den Ablauf unter Kanzleien und Agenturen: Mandats- und Projektabrechnung im ERP.

Worauf es bei der Abrechnung ankommt

Eine Abrechnungsart verbindet zwei Angaben: eine Bezugsgröße, an der die Menge gemessen wird, und einen Auslöser, der die Rechnung entstehen lässt. Ohne beide ist eine Rechnung nicht prüfbar.

Beim Aufwand trägt der Nachweis die Rechnung. Erfassen Sie je Buchung die Leistungsart, die Projektphase, die Person, die Dauer und die Verrechenbarkeit. Nicht verrechenbare Zeit für Akquise, interne Arbeit und Reise gehört in dasselbe Projekt, aber auf eigene Leistungsarten; sonst stimmen Stundensatz und Nachkalkulation nicht.

Über die Fälligkeit entscheidet nicht die Preisform, sondern das, was geschuldet ist: die Leistung der Dienste (§ 611 Abs. 1 BGB) oder die Herstellung eines versprochenen Werkes (§ 631 Abs. 1 BGB). Ein fest vereinbarter Preis macht aus einer reinen Beratung deshalb noch keinen Werkvertrag; ein Werk kann umgekehrt nach Aufwand vergütet werden. Ob Ihre Vereinbarung ein Werk schuldet, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Rechtsberatung.

Die drei Abrechnungsarten im Vergleich

Die Tabelle stellt die drei Varianten nebeneinander. Die Zeilen zur Fälligkeit nehmen an, dass die Abrechnung nach Aufwand auf einem Dienstvertrag und die Abrechnung zum Festpreis auf einem Werkvertrag beruht; was geschuldet ist, entscheidet der Vertrag, nicht die Preisform, und eine abweichende Vereinbarung zur Fälligkeit geht vor. Jede Zelle nennt für ihr Land die Vorschrift, an der sie hängt.

Merkmal	Aufwand	Festpreis	Pauschale (Retainer)
Bezugsgröße	verrechenbare Stunde mal Satz	das Werk als Ganzes	Zeitraum und, falls vorgesehen, ein vereinbartes Stundenvolumen
Auslöser der Rechnung	freigegebener Leistungsnachweis der Periode	Abnahme oder Teilabnahme	Periodenbeginn oder Periodenende laut Vereinbarung
Fälligkeit Deutschland	Dienstvertrag: nach Leistung, bei Zeitabschnitten nach deren Ablauf (§ 614 BGB)	Werkvertrag: bei der Abnahme, bei abzunehmenden Teilen mit bestimmter Vergütung je Teil (§ 641 Abs. 1 BGB)	vereinbarter Termin; ohne Abrede nach dem Vertragstyp (§ 614 oder § 641 BGB)
Fälligkeit Österreich	Dienstvertrag: nach Leistung; nach Stunden Bemessenes am Schluss jeder Kalenderwoche, bei Diensten höherer Art am Monatsende (§ 1154 ABGB)	Werkvertrag: nach vollendetem Werk; bei Verrichtung in Abteilungen darf ein verhältnismäßiger Teil des Entgelts schon vorher gefordert werden (§ 1170 ABGB)	vereinbarter Termin; ohne Abrede nach dem Vertragstyp (§ 1154 oder § 1170 ABGB)
Fälligkeit Schweiz	Auftrag, der nicht als Werk erfasst ist (Art. 394 Abs. 2 OR): Vergütung, wenn sie verabredet oder üblich ist (Art. 394 Abs. 3 OR); Werk ohne genaue Preisbestimmung: Wert der Arbeit (Art. 374 OR)	Werkvertrag: bei Ablieferung des Werkes, bei Teilen je Teil (Art. 372 OR)	vereinbarter Termin; soweit der Vertrag ein Auftrag ist, jederzeit kündbar (Art. 404 OR)
Hauptrisiko	unbezahlte Mehrstunden, späte Rechnung	Mehrarbeit ohne Vergütung, wenn kein Nachtrag vereinbart ist	nicht abgerufene Zeit, Bindung

Drei Punkte verdienen im Festpreisgeschäft Aufmerksamkeit. In Deutschland können Sie bei einem Werkvertrag Abschläge in Höhe des Wertes der erbrachten Leistungen verlangen, soweit der Vertrag nichts anderes vorsieht, und müssen sie durch eine Aufstellung nachweisen (§ 632a Abs. 1 Satz 1 und 5 BGB). Kündigt der Besteller vor der Vollendung, darf er das jederzeit (§ 648 BGB): Sie können die vereinbarte Vergütung verlangen, müssen sich aber anrechnen lassen, was Sie an Aufwendungen ersparen oder anderweitig erwerben; für den noch nicht erbrachten Teil gelten vermutet 5 Prozent. In der Schweiz bindet ein zum Voraus genau bestimmter Preis: Der Unternehmer darf nach Art. 373 Abs. 1 OR keine Erhöhung fordern, auch wenn er mehr Arbeit hatte; nur bei ausserordentlichen Umständen, die nicht vorausgesehen werden konnten oder die nach den von beiden Beteiligten angenommenen Voraussetzungen ausgeschlossen waren und die die Fertigstellung hindern oder übermässig erschweren, kann das Gericht nach seinem Ermessen eine Erhöhung des Preises oder die Auflösung des Vertrages bewilligen (Art. 373 Abs. 2 OR).

Die Buchung im ERP je Variante

Die Tabelle zeigt je Variante den Auslöser, den Buchungssatz im Modell und die Aufgabe am Abschlussstichtag. Die Kontenbezeichnungen richten sich nach Ihrem Kontenrahmen; die Abgrenzungsangaben sind deutsche Regeln; in der Schweiz verlangt Art. 958b Abs. 1 OR die zeitliche und sachliche Abgrenzung, nach Abs. 2 kann auf die zeitliche Abgrenzung verzichtet und stattdessen auf Ausgaben und Einnahmen abgestellt werden, wenn die Nettoerlöse aus Lieferungen und Leistungen oder die Finanzerträge 100’000 Franken nicht überschreiten.

Variante	Auslöser im ERP	Buchungssatz (Modell)	Am Abschlussstichtag (Deutschland, Grundlage HGB)
Aufwand	Leistungsnachweis der Periode ist freigegeben und die Rechnung gestellt	Forderungen aus Lieferungen und Leistungen an Umsatzerlöse, Umsatzsteuer gesondert	erbrachte, noch nicht abgerechnete Leistungen dem alten Jahr zuordnen (§ 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB); ein noch nicht vollendetes Werk nicht vorzeitig als Ertrag vereinnahmen, sondern als unfertige Leistung zeigen, weil Gewinne nur bei Realisierung am Stichtag zählen (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB)
Festpreis	Abnahme oder Schlussrechnung; Anzahlungen und Abschläge werden verrechnet	Anzahlung vor der Leistung: Forderungen an erhaltene Anzahlungen und an Umsatzsteuer nicht fällig; mit der Zahlung Bank an Forderungen, Umsatzsteuer nicht fällig an Umsatzsteuer. Abschlag auf ein noch nicht abgenommenes Werk (Abschlagszahlung nach § 632a Abs. 1 BGB): Forderungen an erhaltene Anzahlungen, Umsatzsteuer nicht fällig, keine Umsatzrealisierung; die Steuer entsteht mit der Vereinnahmung. Abgenommene Teilleistung mit gesonderter Vergütung: Forderungen an Umsatzerlöse und Umsatzsteuer. Schlussrechnung: Forderungen an Umsatzerlöse, erhaltene Anzahlungen an Forderungen	ein Abschlag auf ein nicht abgenommenes Werk bleibt erfolgsneutral, Gewinne zählen erst bei Realisierung am Stichtag (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB); droht für den Rest des Werkes ein Verlust, Rückstellung für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften (§ 249 Abs. 1 Satz 1 HGB)
Pauschale	Rechnung für den Zeitraum wird gestellt	bei Rechnung im Voraus: Forderungen an erhaltene Anzahlungen; die Umsatzsteuer entsteht mit der Vereinnahmung. Je Periode: erhaltene Anzahlungen an Umsatzerlöse	Einnahme vor dem Stichtag, die Ertrag danach ist: passiver Rechnungsabgrenzungsposten (§ 250 Abs. 2 HGB)

Beim Abschlag im Festpreisgeschäft trennen Sie zwei Fälle. Betrifft er ein noch nicht abgenommenes Werk – die Abschlagszahlung nach § 632a Abs. 1 BGB setzt keine Abnahme voraus –, ist bei Bilanzierung der Umsatz nicht realisiert: Die geschuldete Erfüllungshandlung ist noch nicht erbracht, und ein Anspruch auf einen Abschlag lässt den Gewinn unberührt (BFH, Urteil vom 7. November 2018 – IV R 20/16, Gründe II.2.a.aa und bb; § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB). Das Realisationsprinzip des § 252 HGB gilt für den Jahresabschluss; wer seinen Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG durch Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, erfasst die vereinnahmte Abschlagszahlung im Jahr des Zuflusses (§ 11 Abs. 1 Satz 1 EStG). Bei Bilanzierung buchen Sie den Abschlag dann erfolgsneutral auf erhaltene Anzahlungen, weisen die Umsatzsteuer als nicht fällig aus und buchen sie mit der Zahlung um; die Steuer entsteht insoweit mit der Vereinnahmung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Anders der abgenommene, gesondert vergütete Teil: Ist ein Teil des Werkes abzunehmen und seine Vergütung bestimmt (§ 641 Abs. 1 Satz 2 BGB), ist er umsatzsteuerlich eine Teilleistung, weil für bestimmte Teile einer wirtschaftlich teilbaren Leistung das Entgelt gesondert vereinbart ist (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 3 UStG); dieser Teil ist Umsatz, und die Steuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Teilleistung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 1 und 2 UStG).

Zwei Zeitpunkte laufen dabei auseinander. In Deutschland entsteht die Umsatzsteuer mit der Vereinnahmung, wenn das Entgelt eingeht, bevor Sie die Leistung ausgeführt haben (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Über einen Vorschuss können Sie eine Rechnung stellen; dann gelten die Absätze 1 bis 4 des § 14 UStG sinngemäß, und die Endrechnung muss die vor Ausführung vereinnahmten Teilentgelte samt Steuer absetzen (§ 14 Abs. 5 UStG). Eine solche Anzahlungsrechnung löst die Steuer noch nicht aus: Weisen Sie die darauf entfallende Steuer als nicht fällig aus und buchen Sie sie erst mit der Zahlung um. In der Schweiz entsteht die Umsatzsteuerschuld bei Vorauszahlungen für nicht von der Steuer befreite Leistungen ebenfalls mit der Vereinnahmung (Art. 40 Abs. 1 Buchst. c MWSTG, Stand am 31. März 2025). Der Ertrag gehört in die Periode, in der die Leistung erbracht wird. Führen Sie Zahlungseingang, Leistungsdatum und Rechnungsdatum deshalb getrennt; sonst lässt sich der Stichtag nicht abgrenzen.

Bei Ist-Versteuerung (§ 20 Satz 1 UStG; unter anderem bei einem Gesamtumsatz des Vorjahres bis 800.000 Euro) folgt die Steuer dem Zahlungseingang; der Buchungssatz bleibt derselbe.

Ein Rechenbeispiel: dasselbe Projekt, drei Wege

Angenommen wird ein Beratungsprojekt über drei Monate mit veranschlagten 120 Stunden und einem Stundensatz von 95,00 Euro netto. Die Zahlen sind erfunden; Reisekosten und Skonto bleiben außer Betracht.

Variante	Menge	Satz	Betrag netto	Umsatzsteuer 19 Prozent
Aufwand	118 Stunden (42, 40 und 36)	95,00 Euro	11.210,00 Euro	2.129,90 Euro
Festpreis	ein Werk	11.400,00 Euro	11.400,00 Euro	2.166,00 Euro
Pauschale	drei Monate	3.800,00 Euro	11.400,00 Euro	2.166,00 Euro

Gegenprobe: 42 + 40 + 36 = 118 Stunden, 118 × 95,00 Euro = 11.210,00 Euro netto und 11.210,00 × 19 Prozent = 2.129,90 Euro. Für die Pauschale: 3 × 3.800,00 Euro = 11.400,00 Euro netto und 11.400,00 × 19 Prozent = 2.166,00 Euro. Der Regelsteuersatz beträgt 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG).

Bei diesem Verlauf zahlen alle drei Wege fast dasselbe, sie unterscheiden sich aber im Risiko. Bleibt es bei 118 Stunden, liegt der Festpreis leicht vorn. Braucht das Projekt 150 Stunden, zahlt der Festpreis weiter 11.400,00 Euro; die 32 zusätzlichen Stunden zu 95,00 Euro stehen für 3.040,00 Euro, die der Betrieb trägt, wenn kein Nachtrag vereinbart ist. Für die Pauschale gehört deshalb eine Regel für Mehrstunden in den Vertrag. Wiederkehrende Verträge behandelt IT-Dienstleister: Wiederkehrende Verträge und Abrechnung im ERP.

Typische Fehler

• Der Nachweis fehlt oder kommt nach dem Stichtag. Ohne freigegebene Stunden gibt es keine Rechnungsgrundlage: Die Periode schließt ohne die Leistung ab, und die Nachkalkulation zeigt einen Ertrag, der nicht abgerechnet wurde.
• Interne und verrechenbare Zeit stehen in derselben Position. Der Kunde erhält Positionen, die nicht vereinbart sind, und die Auswertung zeigt keine belastbare Marge.
• Der Abschlag kommt ohne Aufstellung. Beim Werkvertrag verlangt § 632a Abs. 1 Satz 5 BGB einen Nachweis, der eine rasche und sichere Beurteilung der Leistungen erlaubt; ohne ihn wird der Abschlag streitig.
• Der Abschlag auf ein unfertiges Werk läuft als Umsatz durch. Solange das Werk nicht abgenommen ist, ist bei Bilanzierung der Gewinn nicht realisiert (BFH, Urteil vom 7. November 2018 – IV R 20/16, Gründe II.2.a.aa und bb; § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB); ein solcher Abschlag gehört bei Bilanzierung erfolgsneutral gebucht. Die Umsatzsteuer hängt nicht an der Abnahme: Weisen Sie den Steuerbetrag einer Abschlagsrechnung bis zur Zahlung als nicht fällig aus, entsteht sie mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt vereinnahmt worden ist (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG).
• Die Pauschale läuft voll als Ertrag durch. Wird eine im Voraus vereinnahmte Pauschale im Monat des Eingangs voll als Ertrag gebucht, fehlt am Jahresende die Abgrenzung nach § 250 Abs. 2 HGB.
• Der Festpreis bleibt ohne Budgetwarnung. Fällt der Aufwand über den veranschlagten Wert, merkt man es erst an der Schlussrechnung; die Rückstellung nach § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB kommt dann überraschend.

So gehen Sie vor

1. Ordnen Sie jedem Vertrag eine Abrechnungsart zu und halten Sie Bezugsgröße, Satz, Volumen und Auslöser darin fest.
2. Legen Sie im ERP Leistungsarten an (verrechenbar, intern, Reise, Mehraufwand) und je Projekt ein Budget mit Verrechnungssatz.
3. Erfassen Sie Zeiten mit Projekt, Phase, Leistungsart und Verrechenbarkeit und prüfen Sie die Buchungen wöchentlich, nicht erst am Periodenende.
4. Schließen Sie die Periode ab, geben Sie den Leistungsnachweis frei und stellen Sie die Rechnung daraus; beim Festpreis rechnen Sie Abschläge gegen die Schlussrechnung. Der Ablauf dazu steht unter Abschlagsrechnungen im Handwerk, der Abschluss selbst unter Periodenabschluss.
5. Führen Sie Vorschüsse, Abschläge auf nicht abgenommene Werke und Pauschalen auf eigenen Konten, buchen Sie Abschläge bei Bilanzierung erfolgsneutral und grenzen Sie Ertrag und Zahlung am Stichtag ab.
6. Rechnen Sie nach dem Projekt nach: Stunden Ist gegen veranschlagt und Deckungsbeitrag je Projekt. Daraus entsteht der Satz für das nächste Angebot.