Kanzleien und Agenturen: Mandats- und Projektabrechnung im ERP

Ein Mandat ist keine Rechnung und ein Projekt auch nicht. Das Mandat ist die laufende Beziehung zu einem Auftraggeber mit einer Akte, das Projekt ein befristetes Vorhaben mit Budget und Endtermin. Beide erzeugen abrechenbare Positionen, aber sie brauchen verschiedene Bezugsgrößen, Nachweise und Freigaben. Ohne Bezug lässt sich die Rechnung später weder belegen noch nachrechnen.

Was ein Mandat von einem Projekt unterscheidet

Das Mandat ist im ERP die Abrechnungseinheit mit Aktenzeichen, Auftraggeber, Abrechnungsart, Vergütungsregel und Vorschusskonto. Das Projekt ist das Vorhaben im oder neben dem Mandat mit Anfang, Ende, Ergebnis und einem Budget, an dem Sie nachrechnen. Ein Steuerberatungsmandat kann mehrere Projekte umfassen, etwa eine Umstrukturierung; eine Agentur kann ein Rahmenmandat mit mehreren Kampagnen führen.

Merkmal	Mandat	Projekt
Rolle im ERP	Abrechnungseinheit mit Akte und Vorschusskonto	Vorhaben mit Anfang, Ende und Ergebnis
Bezugsgröße	Gegenstandswert, Zeitgebühr oder Vereinbarung	Satz, Festpreis oder Pauschale
Nachweis	Berechnung über die Angelegenheit, Akte, Vorschüsse	Leistungsnachweis je Phase und Leistungsart
Auswertung	Mandatsergebnis und offene Posten	Budget gegen Ist-Aufwand
Ende	mit Erledigung des Mandats	mit Abnahme oder Endtermin

Jede Rechnungsposition trägt deshalb einen Bezug: Aktenzeichen, Projektnummer oder beides. Sonst lässt sich eine Stundenzeile später weder dem Auftraggeber noch dem Budget zuordnen.

Wovon die Höhe der Vergütung abhängt

In Deutschland bemisst sich die Vergütung des Rechtsanwalts nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) (§ 1 Abs. 1 Satz 1 RVG); eine abweichende Vergütung braucht eine Vereinbarung in Textform (§ 3a Abs. 1 Satz 1 RVG). Gebühren werden, soweit das RVG nichts anderes bestimmt, nach dem Gegenstandswert berechnet (§ 2 Abs. 1 RVG). Ist für eine Gebühr ein Rahmen vorgesehen, bestimmt sie der Rechtsanwalt im Einzelfall nach billigem Ermessen, vor allem nach Umfang und Schwierigkeit der Tätigkeit und der Bedeutung der Angelegenheit (§ 14 Abs. 1 Satz 1 RVG). Für Steuerberater gilt die Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV); sie greift für die Höhe nur, soweit nichts anderes vereinbart ist (§ 1 Abs. 1 Satz 2 StBVV), und die Zeitgebühr beträgt 16,50 bis 41 Euro je angefangene viertel Stunde (§ 13 Satz 2 StBVV, in dieser Fassung seit 1. Juli 2025). Die geöffnete Fassung des RVG nennt den Textnachweis ab 1. Juli 2004, die der StBVV ab 1. April 1982.

Abrechnungsart	Bezugsgröße	Woher die Höhe kommt	Was das ERP führen muss
Wert- und Rahmengebühr	Gegenstandswert und Gebührentatbestand	Deutschland: RVG oder StBVV, Rahmen nach billigem Ermessen (§ 14 Abs. 1 RVG, § 11 StBVV)	Gegenstandswert, Tatbestand, Rahmenfaktor, Begründung
Zeitgebühr	angefangene Viertelstunde	Deutschland: § 13 StBVV oder vereinbarter Satz (§ 4 StBVV)	Leistungsart, Dauer, Auslagen, Vorschuss
Stundensatz, Festpreis, Pauschale	vereinbarte Einheit oder Zeitraum	Deutschland: Vereinbarung in Textform, soweit RVG oder StBVV gilt (§ 3a Abs. 1 RVG, § 4 Abs. 1 StBVV), ausgenommen Gebührenvereinbarungen nach § 34 RVG; Österreich: vereinbarte Vergütung, sonst Fälligkeit nach § 1154 Abs. 1 und 2 ABGB (Dienstvertrag); Schweiz: vereinbarte Vergütung (Art. 394 Abs. 3 OR)	Vereinbarungsdokument, Satz, Obergrenze, Laufzeit

Eine Vergütungsvereinbarung braucht in Deutschland Textform, soweit die Vergütung dem RVG oder der StBVV unterliegt. Sie muss als Vergütungsvereinbarung oder in vergleichbarer Weise bezeichnet, von anderen Vereinbarungen außer der Auftragserteilung deutlich abgesetzt und darf nicht in der Vollmacht enthalten sein (§ 3a Abs. 1 Satz 1 und 2 RVG, § 4 Abs. 1 Satz 1 und 2 StBVV); für eine Gebührenvereinbarung nach § 34 RVG (Beratung, Gutachten, Mediation) gelten § 3a Abs. 1 Satz 1 und 2 RVG nicht (§ 3a Abs. 1 Satz 4 RVG). Entspricht sie dem nicht, ist keine höhere als die gesetzliche Vergütung geschuldet (§ 4b RVG, § 4b StBVV). RVG und StBVV erfassen anwaltliche Tätigkeiten (§ 1 Abs. 1 Satz 1 RVG) und die Berufstätigkeit der Steuerberater (§ 1 Abs. 1 und 2 StBVV); eine Agentur rechnet nach der Vereinbarung ab; die Varianten stehen unter Abrechnung nach Aufwand.

Fällig wird die Vergütung, wenn der Auftrag erledigt oder die Angelegenheit beendet ist (§ 8 Abs. 1 Satz 1 RVG, § 7 StBVV); einen angemessenen Vorschuss darf die Kanzlei verlangen (§ 9 RVG, § 8 StBVV). In Österreich regelt § 1154 ABGB die Fälligkeit im Dienstvertrag: soweit nichts anderes vereinbart oder bei Diensten der betreffenden Art üblich ist, ist das Entgelt nach Leistung der Dienste zu entrichten, ein nach Stunden bemessenes Entgelt am Schluss jeder Kalenderwoche, bei Diensten höherer Art am Monatsende (§ 1154 Abs. 1 und 2 ABGB). Die laufende Verrechnung in Kanzlei oder Agentur kann an diese gesetzlichen Abschnitte anknüpfen; eine abweichende Abrechnungsregel braucht eine andere Vereinbarung oder eine abweichende Üblichkeit bei Diensten der betreffenden Art (§ 1154 Abs. 1 ABGB). Die beim Geschäft vorkommenden Rechnungen sind dem Machtgeber auf Verlangen vorzulegen (§ 1012 ABGB). In der Schweiz legt der Beauftragte auf Verlangen jederzeit über seine Geschäftsführung Rechenschaft ab (Art. 400 Abs. 1 OR); seine Vergütung ist geschuldet, wenn sie verabredet oder üblich ist (Art. 394 Abs. 3 OR).

Vom Mandat zur Rechnung: vier Schritte mit Freigaben

Der Ablauf ist in allen drei Ländern derselbe. Die Freigaben muss das ERP tragen, damit keine Rechnung ohne Prüfung entsteht.

Schritt	Was im ERP entsteht	Wer gibt frei	Was die Freigabe prüft
1 Mandat anlegen	Akte mit Aktenzeichen, Abrechnungsart, Vergütungsregel, Verweis auf das Vereinbarungsdokument und Vorschusskonto	Mandatsverantwortliche	Deutschland: Vergütungsvereinbarung nach RVG oder StBVV in Textform und getrennt von der Vollmacht (§ 3a Abs. 1 RVG, § 4 Abs. 1 StBVV), Gebührenvereinbarungen nach § 34 RVG ausgenommen? Österreich und Schweiz: Abrechnung aus der Akte vorlegbar (§ 1012 ABGB, Art. 400 Abs. 1 OR)?
2 Zeit erfassen	Buchung mit Datum, Person, Dauer, Leistungsart und Tätigkeitsnachweis	die bearbeitende Person, wöchentlich	Ist die Buchung vollständig und verrechenbar? Interne Zeit bleibt im Mandat, aber ohne Rechnungsbezug.
3 Rechnungsvorschlag	Periodenabschluss, Positionen je Akte, angewendete Sätze, Auslagen und Vorschüsse (Deutschland: § 10 Abs. 2 RVG, § 9 Abs. 2 StBVV)	Mandatsverantwortliche	Deutschland: Passt die Ermessensausübung (§ 14 Abs. 1 RVG, § 11 StBVV), stimmen Vorschüsse und Gegenstandswert?
4 Rechnung	Rechnung mit Leistungsumfang und Leistungszeitpunkt, beigefügter Berechnung und abgesetzten Vorschüssen	zweite Person oder Kanzleileitung	Pflichtangaben, Format, Empfänger, Zahldaten

Die Ermessensausübung aus Schritt 3 gehört zur Abrechnung: Wird die Gebühr von einem Dritten ersetzt, ist die Bestimmung nicht bindend, wenn sie unbillig ist (§ 14 Abs. 1 Satz 4 RVG, § 11 Satz 4 StBVV). Halten Sie Zeitpunkt, Person und Begründung fest; ohne die Freigabe aus Schritt 2 bleibt die Zeit im Mandat, geht aber nicht in die Rechnung.

Ein Rechenbeispiel: Zeitgebühr, Auslagen und Vorschuss

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Steuerberatungsmandat in Deutschland, vereinbarter Satz 32,00 Euro je angefangene Viertelstunde (erfundener Satz; der Rahmen der Zeitgebühr nach § 13 StBVV liegt bei 16,50 bis 41 Euro). Erfasst sind 96,00 Stunden, davon 78,25 Stunden verrechenbar, das sind 313 angefangene Viertelstunden; 17,75 Stunden bleiben intern.

Position	Menge	Satz	Betrag
verrechenbare Zeit	313 Viertelstunden	32,00 Euro	10.016,00 Euro
Auslagen (erfundene Annahme)			240,00 Euro
Zwischensumme (netto)			10.256,00 Euro
Umsatzsteuer 19 Prozent			1.948,64 Euro
Rechnungsbetrag (brutto)			12.204,64 Euro
abgesetzter Vorschuss vom 12. Mai 2026 samt Steuer			−3.570,00 Euro
Zahlbetrag (brutto)			8.634,64 Euro

Nachgerechnet: 313 × 32,00 Euro = 10.016,00 Euro; plus 240,00 Euro Auslagen = 10.256,00 Euro netto; 19 Prozent davon = 1.948,64 Euro, Rechnungsbetrag brutto 12.204,64 Euro; abzüglich des Vorschusses samt seiner Steuer (3.000,00 + 570,00 = 3.570,00 Euro) bleiben 8.634,64 Euro. Die Endrechnung setzt die vor Ausführung vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge ab, wenn über sie Rechnungen ausgestellt worden sind (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG; in Österreich § 11 Abs. 1 Z 4 UStG 1994). Der Regelsteuersatz beträgt in Deutschland 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG).

Leistungsumfang und Leistungszeitpunkt kommen aus dem Mandat, nicht aus den Stunden. In Deutschland verlangt § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG den Zeitpunkt der Leistung, in Österreich den Tag oder den Zeitraum der Leistung (§ 11 Abs. 1 Z 3 lit. d UStG 1994), in der Schweiz Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen (Art. 26 Abs. 2 lit. c MWSTG). Eine Zeile „78,25 Stunden Beratung” ohne Tätigkeitsangabe lässt dagegen den Leistungsumfang offen, den § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG und § 11 Abs. 1 Z 3 lit. c UStG 1994 verlangen.

Typische Fehler

• Die Vereinbarung steckt in der Vollmacht. In Deutschland entspricht sie dann § 3a Abs. 1 Satz 1 und 2 RVG oder § 4 Abs. 1 Satz 1 und 2 StBVV nicht; aus einer solchen Vereinbarung lässt sich keine höhere als die gesetzliche Vergütung fordern (§ 4b RVG, § 4b StBVV). Eine niedriger vereinbarte Vergütung wird dadurch nicht angehoben. Legen Sie das Dokument als eigene Datei an die Akte.
• Interne und verrechenbare Zeit stehen in einer Position. Der Auftraggeber sieht Positionen, die nicht vereinbart sind, und die Auswertung zeigt keine belastbare Marge.
• Zum Rechnungsvorschlag fehlt der Tätigkeitsnachweis. Ohne ihn trägt die Rechnung den Leistungsumfang nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG nicht.
• Der Vorschuss bleibt in der Endrechnung stehen. Wurde er vor Ausführung der Leistung vereinnahmt und über ihn eine Rechnung ausgestellt, gehört er samt dem darauf entfallenden Steuerbetrag abgesetzt (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG; in Österreich § 11 Abs. 1 Z 4 UStG 1994).
• Die Ermessensausübung ist nicht dokumentiert. In Deutschland lässt sich bei einer Rahmengebühr die Höhe dann nicht mehr begründen (§ 14 Abs. 1 RVG, § 11 StBVV).

So gehen Sie vor

1. Legen Sie je Auftraggeber ein Mandat mit Aktenzeichen, Abrechnungsart, Vergütungsregel und Verweis auf das Vereinbarungsdokument an.
2. Führen Sie Leistungsarten (verrechenbar, intern, Reise, Auslage) und lassen Sie jede Zeitbuchung von der bearbeitenden Person freigeben; die Erfassung im Einzelnen steht unter Projektzeiten und Stundenzettel.
3. Bilden Sie den Rechnungsvorschlag erst nach dem Periodenabschluss, mit Vorschüssen und Auslagen auf eigenen Konten.
4. Lassen Sie Vorschlag und Rechnung von zwei Personen zeichnen; Stufen, Vertretung und Fristen beschreibt der Rechnungsfreigabe-Workflow.
5. Prüfen Sie vor dem Versand Pflichtangaben, Leistungsbezug je Position und das Format gegen das Prüfschema für Rechnungsvorlagen; eine Rechnung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen ist als elektronische Rechnung auszustellen, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist und beide in Deutschland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG); Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro, ausgenommen Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b UStG, und Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, dürfen abweichend von § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 33 Satz 3 und 4 UStDV, § 34a UStDV); bis zum 31. Dezember 2026 erlaubt § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format.
6. Rechnen Sie nach dem Mandat nach: verrechenbare gegen erfasste Zeit, Auslagen, Vorschüsse. Der Vergleich trägt den nächsten Rechnungsvorschlag und die Nachkalkulation.