Logistikdienstleister: Lagerabrechnung und Leistungskatalog im ERP
Kurz gesagt
Ein Lager- oder Logistikdienstleister rechnet gegen einen Leistungskatalog ab: Jede Leistung trägt eine Bezugsgröße, an der sie gemessen wird, und einen vereinbarten Satz. Für die Periode verbindet das ERP das Mengengerüst mit dem Tarif. Deutschland: Der Vertragsrahmen steht im HGB (Lager § 467, Spedition § 453, Fracht § 407); die Vergütung ist im Vertrag zu regeln.
Das Wichtigste
- Ein Leistungskatalog ordnet jeder Leistung eine Bezugsgröße, einen Messpunkt und einen Satz zu.
- Lagerfläche wird je reserviertem Stellplatz und Monat oder je belegtem Stellplatz und Tag abgerechnet.
- Deutschland: Frachtvertrag § 407, Speditionsvertrag § 453, Lagervertrag § 467 HGB; die Vergütung ist zu vereinbaren.
- Ohne Preisabrede kann der Kaufmann nach § 354 HGB die ortsübliche Vergütung und Lagergeld fordern.
- Die ADSp 2017 sind unverbindlich und gelten nur bei Einbeziehung; Ziffer 16 schließt Nachforderungen für im regelmäßigen Verlauf vorhersehbare Kosten ohne andere Vereinbarung aus und lässt gesetzliche Vorschriften unberührt.
Ein Lagerhaus verkauft keine Ware, sondern Platz, Zeit und Arbeitsschritte. Wer die Monatsrechnung aus Einzelpositionen aufbaut, muss für jede Position wissen, woran sie gemessen wird: an einem belegten Stellplatz, an einer umgeschlagenen Palette, an einem bestätigten Pick oder an einem gefahrenen Kilometer. Diese Zuordnung leistet der Leistungskatalog; das ERP führt sie mit den Bewegungsdaten zusammen.
Worauf es ankommt
Ein Leistungskatalog ordnet jeder verkauften Leistung drei Angaben zu: eine Bezugsgröße (die Einheit, an der gemessen wird), einen Messpunkt (das Ereignis oder der Zeitpunkt, an dem die Menge gezählt wird) und einen Tarif (den Satz je Einheit). Die Abrechnung verbindet danach zwei Datenquellen: Bewegungsdaten aus dem Tagesgeschäft und Bestandsdaten aus der zeitpunktbezogenen Bestandsführung.
Drei Gruppen tragen die Rechnung. Die Lagerfläche wird über den reservierten Platz oder die belegte Fläche abgerechnet. Das Handling umfasst alles, was mit dem Gut geschieht: Einlagern, Auslagern, Umlagern, Kommissionieren, Verpacken, Etikettieren, Verwiegen. Der Transport läuft je Tour, je Stopp, je Sendung oder je Kilometer; dazu kommen Zusatzleistungen wie Inventur, Retourenabwicklung und Auswertungen. Ob die Fläche als fester Stellplatz oder frei vergeben wird, entscheidet über die Bezugsgröße (siehe Lagerplätze: Festplatz oder chaotisch).
In Deutschland hält das HGB für die drei Vertragsgegenstände Beförderung, Besorgung der Versendung und Lagerung je einen eigenen Vertragstyp bereit: den Frachtvertrag (§ 407 HGB), den Speditionsvertrag (§ 453 HGB) und den Lagervertrag (§ 467 HGB). Die weiteren Leistungen wie Kommissionieren, Etikettieren oder Inventur tragen keinen eigenen Vertragstyp; abgerechnet werden sie über den jeweiligen Vertrag. In jedem Fall schuldet der Kunde die vereinbarte Vergütung oder Fracht (§ 407 Abs. 2, § 453 Abs. 2, § 467 Abs. 2 HGB); die Fracht ist mangels anderer Vereinbarung bei Ablieferung zu zahlen (§ 420 Abs. 1 HGB). Fehlt eine Preisabrede, kann der Kaufmann nach § 354 HGB Provision und bei Aufbewahrung “Lagergeld nach den an dem Orte üblichen Sätzen” fordern. Für Österreich und die Schweiz gelten eigene Vertragsrechte; die Abrechnungslogik bleibt dieselbe, die Vertragsgrundlage klären Sie je Land.
Die Bausteine im Überblick
Die Tabelle zeigt je Baustein die Einheit, den Messpunkt und die Felder, die das ERP dafür führen muss. Die Spalte “Wann gezählt” entscheidet über die Genauigkeit: Eine ereignisbezogene Zählung hängt an der Buchung, eine bestandsbezogene an der täglichen Aufzeichnung.
| Baustein | Bezugsgröße | Wann gezählt | Was das ERP führen muss |
|---|---|---|---|
| Reservierte Lagerfläche | Stellplatz und Monat | bei Vertragsbeginn und jeder Umbuchung | reservierte Plätze je Kunde und Zone |
| Freie Lagerung | belegter Stellplatz und Tag | tägliche Bestandsmessung zu festem Zeitpunkt | tagesgenauer Bestand je Kunde, Stellplatzfaktor je Artikel |
| Umschlag | Palette oder Colli je Ein- und Auslagerung | bei jeder Buchung der Bewegung | Bewegungstyp, Menge, Einheit, Zeitstempel |
| Kommissionierung | Position oder Pick je Auftrag | bei der Pickbestätigung | Positionen, Picks und Auftragsbezug |
| Transport | Tour, Stopp oder Kilometer | bei Ablieferung oder Statusmeldung | Tourdaten, Stoppfolge, Kilometer, Sendungsbezug |
| Zusatzleistung | Vorgang oder Position | bei Abschluss des Vorgangs | Leistungsart, Menge und Auftragsbezug |
Die Bezugsgröße ist der strittige Punkt. Ob eine Sendung als eine Palette, drei Colli oder zwanzig Positionen zählt, muss der Katalog vor der ersten Rechnung festlegen; das ERP misst, was die Buchung an Menge und Einheit mitführt. Wie Aufträge zusammengestellt werden, beschreibt Kommissionierverfahren im Vergleich, der Lagerplatz als kleinste Abrechnungseinheit steht unter Kommissionierung.
Ein Rechenbeispiel: die Monatsrechnung
Die Sätze und Mengen sind erfunden und dienen nur der Rechnung. Für einen Kunden ist folgender Tarif hinterlegt.
| Tarifposition | Bezugsgröße | Satz |
|---|---|---|
| Reservierter Stellplatz | je Stellplatz und Monat | 9,00 Euro |
| Freie Lagerung | je belegtem Stellplatz und Tag | 0,35 Euro |
| Einlagerung | je Palette | 3,20 Euro |
| Auslagerung | je Palette | 3,60 Euro |
| Kommissionierung | je Position | 0,45 Euro |
| Transport | je Tour | 45,00 Euro |
| Transportleistung | je Kilometer | 0,95 Euro |
Im März (31 Tage) belegt der Kunde 40 reservierte Stellplätze und nutzt daneben freie Lagerung. Aus der täglichen Bestandsmessung ergibt sich bei durchschnittlich 20 belegten Palettenplätzen ein Mengengerüst von 620 Stellplatz-Tagen (31 Tage × 20 Plätze). Dazu kommen 480 Einlagerungen, 455 Auslagerungen und 3.200 bestätigte Kommissionierpositionen aus 118 Aufträgen; abgerechnet werden die tatsächlich bestätigten Ereignisse. Für die Auslieferung fallen 22 Touren mit 1.400 Kilometern an.
| Position | Menge | Einheit | Satz (Euro) | Betrag (Euro) |
|---|---|---|---|---|
| Reservierte Stellplätze | 40 | Stellplatz/Monat | 9,00 | 360,00 |
| Freie Lagerung | 620 | Stellplatz-Tag | 0,35 | 217,00 |
| Einlagerungen | 480 | Palette | 3,20 | 1.536,00 |
| Auslagerungen | 455 | Palette | 3,60 | 1.638,00 |
| Kommissionierung | 3.200 | Position | 0,45 | 1.440,00 |
| Transporte | 22 | Tour | 45,00 | 990,00 |
| Transportleistung | 1.400 | Kilometer | 0,95 | 1.330,00 |
| Summe netto | 7.511,00 |
Gegenprobe der Summe: 360 + 217 + 1.536 + 1.638 + 1.440 + 990 + 1.330 = 7.511,00 Euro netto. Die Umsatzsteuer ist nicht Teil dieser Beispielrechnung; sie hängt vom Land und vom Einzelfall ab und wird hier nicht gerechnet.
Der Abrechnungslauf im ERP
Der Lauf verbindet je Kunde den hinterlegten Tarif mit dem Mengengerüst der Periode. Er stützt sich auf zwei Quellen: die Bestandsführung liefert die belegten Stellplätze je Tag, die Bewegungsbuchung die Ereignisse (Einlagerung, Auslagerung, Pick, Tour). Legen Sie vor dem Lauf einen Stichtag fest und schließen Sie die Periode ab. Nach dem Abschluss darf eine Bewegung die alte Periode nicht mehr verändern; Korrekturen gehören in die nächste Periode.
Jede Buchung trägt die Zuordnung zum Kunden (Lagerkonto). Fehlt sie, landet Fremdbestand im eigenen Bestand und die Rechnung wird falsch. Prüfen Sie den Bestandsnachweis vor dem Versand: Er muss zu den abgerechneten Stellplatz-Tagen passen, sonst können Kunde und Dienstleister die Rechnung nicht abgleichen.
Sind die ADSp 2017 einbezogen, gilt Ziffer 16: Mit der vereinbarten Vergütung sind alle nach dem Verkehrsvertrag zu erbringenden Leistungen abgegolten; Nachforderungen für im regelmäßigen Verlauf anfallende, zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe vorhersehbare Kosten sind ohne andere Vereinbarung ausgeschlossen, während gesetzliche Vorschriften unberührt bleiben. Der Tarif muss deshalb jede Leistung enthalten, die tatsächlich erbracht wird. Ziffer 18.1 verlangt für den Vergütungsanspruch den Zugang einer den gesetzlichen Anforderungen genügenden Rechnung oder Zahlungsaufstellung. Die ADSp sind ein Empfehlungswerk und binden nur, wenn die Parteien sie einbeziehen.
Typische Fehler
- Die Bezugsgröße ist offen. Steht nicht fest, ob eine Sendung als Palette, Colli oder Position zählt, entstehen Gutschriften und Nachträge, die keine Seite einordnen kann.
- Der Messpunkt schwankt. Wird der Bestand einmal morgens und einmal abends gezählt, fehlen oder doppeln sich Stellplatz-Tage.
- Umlagerungen laufen als Ein- und Auslagerung. Eine Umlagerung innerhalb des Lagers wird dann als Umschlag berechnet, obwohl das Gut das Lager nicht verlassen hat.
- Die Pauschale deckt Extras nicht. Sind die ADSp 2017 einbezogen, sind nach Ziffer 16 im regelmäßigen Verlauf anfallende, bei Angebotsabgabe vorhersehbare Kosten ohne andere Vereinbarung nicht gesondert berechenbar; die Ausnahmen gehören in den Vertrag.
- Die Periode ist nicht abgeschlossen. Nachbuchungen verändern später die abgerechneten Mengen und die Rechnung stimmt nicht mehr mit dem Nachweis überein.
So gehen Sie vor
- Schreiben Sie den Leistungskatalog: je Leistung Bezugsgröße, Einheit und Messpunkt.
- Pflegen Sie je Kunde einen Tarif mit Gültigkeitsdatum und den Sätzen zu jeder Leistung.
- Erfassen Sie Bewegungen und Bestände mit Kunden- und Lagerzonenzuordnung und mit Menge, Einheit und Zeitstempel.
- Legen Sie den Stichtag fest und schließen Sie die Periode vor dem Rechnungslauf ab.
- Starten Sie den Abrechnungslauf und prüfen Sie das Mengengerüst gegen den Bestands- und Bewegungsnachweis.
- Legen Sie den Nachweis der Rechnung bei; er ist die Grundlage für den Abgleich beim Kunden.