ERP und Lohnabrechnung: Welche Daten fließen in Deutschland?

Die Lohnabrechnung hängt an Daten, die im Betrieb entstehen: Stunden aus der Zeiterfassung, Fehlzeiten aus dem Personalbereich, Bezüge aus dem Vertrag, Vorschüsse aus der Kasse. Ihre Ergebnisse müssen als Buchungen zurück in die Buchhaltung. Diesen Austausch gestalten Sie selbst; nach außen gelten feste Vorgaben.

Was in welche Richtung fließt

Zu trennen sind zwei Datenströme: In die Lohnabrechnung hinein gehen Zeit-, Fehlzeit-, Bezugs- und Vorschussdaten; aus ihr heraus kommen Buchungszeilen und Zahlungsbeträge in die Buchhaltung.

Die Rechtsgrundlagen sitzen auf beiden Seiten. Der Arbeitgeber führt für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto; darin stehen Art und Höhe des gezahlten Arbeitslohns einschließlich der steuerfreien Bezüge und die einbehaltene oder übernommene Lohnsteuer (§ 41 Abs. 1 Satz 3 EStG). Die Lohnsteuerabzugsmerkmale kommen aus dem automatisierten Abruf beim Bundeszentralamt für Steuern (§ 39e Abs. 1 EStG) und sind in das Lohnkonto zu übernehmen (§ 41 Abs. 1 Satz 2 EStG); sie sind keine freie Eingabe im ERP. Für die Meldungen an die Sozialversicherung nennt § 28a Abs. 3 SGB IV die Inhalte, unter anderem Versicherungsnummer, Tätigkeitsschlüssel, Betriebsnummer, Beitragsgruppen und das beitragspflichtige Arbeitsentgelt mit dem Zeitraum, in dem es erzielt wurde.

Ein vorgeschriebenes Feldformat für die Übergabe zwischen Zeiterfassung, ERP und Lohnsoftware fand sich in den geöffneten Vorschriften nicht.

Die Zuordnung im Überblick

Die Tabelle zeigt, welches ERP-Datenfeld in welches Feld der Lohnabrechnung gehört; die letzte Spalte nennt die Bedingung der jeweiligen Zeile.

ERP-Datenfeld	Beispielhafte Ausprägung	Feld in der Lohnabrechnung	Bedingung und Rechtsgrundlage
Personalstammdaten	Identifikationsnummer, Lohnsteuerabzugsmerkmale, Rentenversicherungsnummer, Betriebsnummer, Beschäftigungsbeginn	Kopfdaten des Lohnkontos und der Meldesätze	Betriebsnummer je Beschäftigungsbetrieb bei der Bundesagentur für Arbeit beantragt (§ 18i Abs. 1 SGB IV); Abzugsmerkmale aus dem Abrufverfahren, Eintragung in das Lohnkonto (§ 39e Abs. 1, § 41 Abs. 1 Satz 2 EStG)
Zeitdaten aus der Zeiterfassung	Stunden je Zeitart, Schicht, Lohnzahlungszeitraum	Lohnart und Lohnzahlungszeitraum der Abrechnung	Laufender Arbeitslohn gilt in dem Kalenderjahr als bezogen, in dem der Lohnzahlungszeitraum endet (§ 38a Abs. 1 Satz 2 EStG); maßgeblich ist der Zeitraum, nicht das Buchungsdatum
Fehlzeiten	Urlaub, Krankheit, Kurzarbeit, Elternzeit, Wegfall des Lohnanspruchs ab fünf Arbeitstagen	Fehlzeitenschlüssel, Großbuchstabe U im Lohnkonto, Unterbrechungsmeldung	Fällt während des Dienstverhältnisses und außerhalb der Fälle des § 41 Abs. 1 Satz 4 EStG der Anspruch auf Arbeitslohn für mindestens fünf aufeinander folgende Arbeitstage im Wesentlichen weg, ist U einzutragen (§ 41 Abs. 1 Satz 5 EStG); Kurzarbeitergeld und die weiteren Leistungen nach § 41 Abs. 1 Satz 4 EStG gehören in das Lohnkonto; bei Wegfall des Entgeltanspruchs für mindestens einen Kalendermonat und Bezug einer der in § 7 Abs. 3 Satz 3 SGB IV genannten Leistungen ist die Unterbrechungsmeldung innerhalb von zwei Wochen nach Ablauf des ersten Kalendermonats zu erstatten (§ 9 Abs. 1 DEÜV)
Einmalige Bezüge	Bonus, Urlaubsgeld, Abfindung	Sonstiger Bezug der Abrechnung	Arbeitslohn, der nicht als laufender Arbeitslohn gezahlt wird (sonstige Bezüge), wird in dem Kalenderjahr bezogen, in dem er zufließt (§ 38a Abs. 1 Satz 3 EStG); hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer von einem sonstigen Bezug im ersten Dienstverhältnis berechnet und ist dabei der Arbeitslohn aus früheren Dienstverhältnissen desselben Kalenderjahres außer Betracht geblieben, ist S einzutragen (§ 41 Abs. 1 Satz 6 EStG)
Sachbezüge und Zuschüsse	Verpflegung, Firmenwagen, steuerfreie Zuschläge	Lohnart je steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Behandlung; steuerfreie Bezüge getrennt	Sachbezüge sind mit dem um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreis am Abgabeort anzusetzen (§ 8 Abs. 2 Satz 1 EStG); für Verpflegung gelten die Werte der SvEV, für kürzere Zeiträume je Tag ein Dreißigstel (§ 2 Abs. 1 und 6 SvEV)
Vorschuss	Auszahlung, Tilgungsrate, Restforderung	Nettoabzug im Lohnlauf, offene Forderung in der Buchhaltung	Arbeitslohn sind alle Einnahmen, die dem Arbeitnehmer aus dem Dienstverhältnis zufließen, unerheblich unter welcher Bezeichnung (§ 2 Abs. 1 LStDV); ein Vorschuss ist deshalb nicht allein wegen seiner Bezeichnung aus dem Arbeitslohn herausgenommen. In der Buchhaltung mindert die Tilgung eines bereits ausgezahlten Vorschusses den Auszahlungsbetrag, nicht den im Lohnkonto eingetragenen Arbeitslohn; für laufenden Arbeitslohn kommt es auf das Kalenderjahr an, in dem der Lohnzahlungszeitraum endet (§ 38a Abs. 1 Satz 2 EStG). Wie ein Vorschuss im Einzelfall zu behandeln ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung

Beispielrechnung: ein Monat im Lohnjournal

Die folgenden Zahlen sind erfunden; sie zeigen, welche Zeilen ein Lohnjournal enthalten muss, damit die Buchhaltung sie ohne Rückfrage übernehmen kann. Der Arbeitgeber stellt an fünf Arbeitstagen unentgeltlich Mittagessen (Wert nach § 2 Abs. 1 SvEV in der am 14. Oktober 2026 abgerufenen Fassung: 137,00 Euro im Monat, also 137,00 ÷ 30 = 4,57 Euro je Tag, 5 × 4,57 = 22,85 Euro).

Position	Betrag in Euro	Soll	Haben
Gehalt und Sachbezug	3.022,85	Löhne und Gehälter
Arbeitgeberanteil Sozialversicherung	621,00	Sozialaufwand	Verbindlichkeit Einzugsstelle
Lohnsteuer	420,00		Verbindlichkeit Finanzamt
Arbeitnehmeranteil Sozialversicherung	621,00		Verbindlichkeit Einzugsstelle
Nettolohn	1.981,85		Verbindlichkeit Lohn und Gehalt
Summe	3.643,85	3.643,85	3.643,85

Die Sollseite ergibt 3.022,85 + 621,00 = 3.643,85 Euro, die Habenseite 621,00 + 420,00 + 621,00 + 1.981,85 = 3.643,85 Euro; der Arbeitgeberanteil steht auf beiden Seiten, als Sozialaufwand und als Verbindlichkeit gegenüber der Einzugsstelle. Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil sind getrennt zu führen; die Lohnsteuerbescheinigung verlangt die Rentenversicherungsbeiträge getrennt nach Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil (§ 41b Abs. 1 Satz 2 Nr. 11 EStG). Die Auszahlung löst den Nettolohn auf: Von den 1.981,85 Euro sind 22,85 Euro der bereits zugewendete Sachbezug Verpflegung und damit keine Barzahlung; nach Abzug des Vorschusses von 200,00 Euro bleiben 1.759,00 Euro Bankzahlung. Die Gegenbuchung zum Sachbezug ist die Gutschrift des bereits gewährten Mittagessens (Soll Verbindlichkeit Lohn und Gehalt 1.981,85 Euro; Haben Bank 1.759,00 Euro, Haben Sachbezug Verpflegung 22,85 Euro, Haben Vorschussforderung 200,00 Euro).

Aus dem Journal entstehen auch die Zahlungen und Erklärungen: Lohnsteuer bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums (§ 41a Abs. 1 Satz 1 EStG); Beitragsnachweis zwei Arbeitstage vor Fälligkeit, ausgenommen Beschäftigte in privaten Haushalten bei Verwendung von Haushaltsschecks (§ 28f Abs. 3 Satz 1 SGB IV); Fälligkeit der nach dem Arbeitsentgelt bemessenen Beiträge am drittletzten Bankarbeitstag des Beschäftigungsmonats (§ 23 Abs. 1 Satz 2 SGB IV). Diese Termine gehören in den Zahlungsvorschlag aus dem ERP.

Meldungen, Prüfung und Systemwechsel

Nach außen ist auch das Format geregelt. Meldungen und Beitragsnachweise sind aus systemgeprüften Programmen oder Ausfüllhilfen durch Datenübertragung zu erstatten (§ 95b Abs. 1 Satz 1 SGB IV); die Systemprüfung führt der Spitzenverband Bund der Krankenkassen durch (§ 95b Abs. 4 SGB IV). Für die Meldeverfahren sind UTF-8 und XML vorgeschrieben (§ 16 Abs. 1 und 2 DEÜV); das Nähere zur Umstellung der einzelnen Fachverfahren regeln die Gemeinsamen Grundsätze nach § 95 Abs. 2 SGB IV (§ 16 Abs. 3 DEÜV), veröffentlicht in den vom 1. Januar 2026, 2027 und 2028 an geltenden Fassungen.

Die Lohnsteuer-Anmeldung ist nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln; auf Antrag kann das Finanzamt zur Vermeidung unbilliger Härten darauf verzichten (§ 41a Abs. 1 Satz 2 und 3 EStG). Das ELSTER-Portal führt Lohnsteuer-Anmeldung und Lohnsteuerbescheinigung als Leistungen für Arbeitgeber; für Programme stellt die Steuerverwaltung mit ERiC eine Bibliothek mit Schnittstellenspezifikation bereit, die die Daten prüft und verschlüsselt überträgt.

Im Prüfungsfall muss das System liefern können: Die Prüfung durch die Rentenversicherung bezieht automatisierte Abrechnungsverfahren ein (§ 28p Abs. 5 Satz 2 SGB IV); die notwendigen Daten sind über die Datenstelle der Rentenversicherung elektronisch aus einem systemgeprüften Programm zu übermitteln (§ 28p Abs. 6a Satz 1 SGB IV); bei einem Wechsel des Programms oder Dienstleisters gilt das für die Unterlagen der nächsten Prüfung (§ 28p Abs. 6b SGB IV). Die steuerliche Lohnsteuer-Außenprüfung steht in § 42f EStG; auf Verlangen des Arbeitgebers können sie und die Prüfung durch die Träger der Rentenversicherung zur gleichen Zeit durchgeführt werden (§ 42f Abs. 4 EStG). Aufzubewahren sind die Lohnkonten bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG) und die Entgeltunterlagen bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres (§ 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV).

Typische Fehler

• Lohnart ohne Gegenkonto. Ein Teil der Beträge landet im Sammelkonto; das Journal lässt sich nicht auf die Buchungen abstimmen.
• Fehlzeit ohne Tagesbezug. Fehlt die Angabe, ob während des Dienstverhältnisses und außerhalb der Fälle des § 41 Abs. 1 Satz 4 EStG der Anspruch auf Arbeitslohn für mindestens fünf aufeinander folgende Arbeitstage im Wesentlichen weggefallen ist, bleibt das Merkmal U leer (§ 41 Abs. 1 Satz 5 EStG) und die Angabe in der Lohnsteuerbescheinigung falsch (§ 41b Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 EStG).
• Nachberechnung ohne Storno. Falsche Zeiträume, Entgelte oder Beitragsgruppen sind unverzüglich zu stornieren (§ 14 Abs. 1 DEÜV); sonst bleibt die alte Meldung stehen.
• Vorschuss als Bruttominderung gebucht. Der Arbeitslohn im Lohnkonto wird dadurch zu niedrig; richtig ist der Abzug vom Auszahlungsbetrag.
• Zeitdaten ungeprüft übernommen. Stunden ohne Lohnart verändern das Brutto; maßgeblich ist der Lohnzahlungszeitraum (§ 38a Abs. 1 Satz 2 EStG).

So gehen Sie vor

1. Legen Sie eine Lohnartenliste an: je Lohnart die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung, das Sachkonto und die Kostenstelle. Sie ist die Brücke zwischen Lohnjournal und Buchhaltung.
2. Füllen Sie die Zuordnungstabelle mit Ihren Feldnamen und halten Sie fest, welches System welche Daten führt; für Stammdaten beschreibt das Welches System führt welche Daten?.
3. Legen Sie das Lohnjournal als Beleg zum Buchungsstapel ab; die Eintragungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen (§ 239 Abs. 2 HGB). Wie der Export aussehen kann, zeigt Buchungsstapel-Export aus dem ERP.
4. Prüfen Sie die Zahlungstermine im ERP: zehnter Tag (§ 41a Abs. 1 EStG), zwei Arbeitstage vor Fälligkeit (§ 28f Abs. 3 SGB IV), drittletzter Bankarbeitstag (§ 23 Abs. 1 SGB IV).
5. Nehmen Sie die Jahresabschlüsse in die Testliste: Jahresmeldung bis 15. Februar (§ 10 Abs. 1 DEÜV), Lohnsteuerbescheinigung bis zum letzten Februartag des Folgejahres (§ 41b Abs. 1 Satz 2 EStG in Verbindung mit § 93c Abs. 1 Nr. 1 AO), Datenbereitstellung aus dem systemgeprüften Programm (§ 28p Abs. 6a SGB IV). Für die Monatsübergabe an die Steuerberatung hilft die Checkliste zur Monatsübergabe.