Verpflegungspauschalen bei Dienstreisen in Deutschland
Kurz gesagt
Deutschland: 28 Euro am vollen Abwesenheitstag, je 14 Euro am An- und Abreisetag mit Übernachtung außerhalb der Wohnung und an Tagen mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit. Im Ausland 120 Prozent des Auslandstagegelds am vollen Tag, 80 Prozent an An- und Abreisetagen und Tagen mit mehr als 8 Stunden, aufgerundet auf volle Euro. Vom Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung gestellte Mahlzeiten kürzen die ermittelte Tagespauschale um 20 Prozent (Frühstück) und je 40 Prozent (Mittag, Abend) der vollen Tagespauschale, höchstens bis auf null (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG).
Das Wichtigste
- Inland: 28 Euro an Kalendertagen mit 24 Stunden Abwesenheit (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG).
- An- und Abreisetag mit Übernachtung außerhalb der Wohnung und Tagesreise über 8 Stunden: je 14 Euro.
- Im Ausland 120 Prozent des Auslandstagegelds am vollen Kalendertag und 80 Prozent an An- und Abreisetagen und Tagen mit mehr als 8 Stunden, aufgerundet auf volle Euro (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG).
- Vom Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung gestellte Mahlzeiten kürzen die für den Tag ermittelte Pauschale um 20 Prozent (Frühstück) und je 40 Prozent (Mittag- und Abendessen) der vollen Tagespauschale, höchstens bis auf null (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG).
- Dreimonatsfrist nur an derselben Tätigkeitsstätte; vier Wochen Unterbrechung beginnen sie neu (§ 9 Abs. 4a EStG).
- Steuerfrei ist nur die gekürzte Pauschale; der Rest ist Arbeitslohn (§ 3 Nr. 16 EStG).
Was die Pauschbeträge abgelten
Wer beruflich außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig wird, rechnet seine Verpflegungskosten nicht einzeln ab. § 9 Abs. 4a Satz 1 und 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG) lässt die Mehraufwendungen für Verpflegung nur nach Maßgabe dieses Absatzes zu und setzt zur Abgeltung eine Verpflegungspauschale an.
Erfasst werden deshalb Abwesenheitszeiten, Übernachtungen und die Mahlzeiten, die jemand anderes gestellt hat, nicht die Belege über das Mittagessen.
Für Arbeitnehmer sind die Pauschbeträge Werbungskosten, für Einzelunternehmer und Personengesellschaften Betriebsausgaben: § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG verweist für Mehraufwendungen bei einer vorübergehenden Tätigkeit außerhalb von Wohnung und Betrieb auf § 9 Abs. 4a EStG. Der Artikel behandelt deutsches Recht; für Arbeitnehmer in Österreich oder der Schweiz gelten deren Reisekostenvorschriften.
Erste Tätigkeitsstätte ist nach § 9 Abs. 4 EStG die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist; höchstens eine je Dienstverhältnis.
Wer keine solche Stätte hat, wendet § 9 Abs. 4a Satz 4 EStG an.
Welche Pauschale für welchen Tag gilt
§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG nennt drei Fälle. Maßgeblich ist die Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, nicht die gefahrene Strecke.
| Fall | Voraussetzung | Pauschale je Kalendertag |
|---|---|---|
| Mehrtägige Reise, Tag ohne An- oder Abreise | 24 Stunden | 28,00 Euro |
| An- und Abreisetag | Übernachtung außerhalb der Wohnung | 14,00 Euro |
| Tagesreise ohne Übernachtung | mehr als 8 Stunden | 14,00 Euro |
| Tagesreise ohne Übernachtung | 8 Stunden und weniger | keine Pauschale |
Beginnt die Tätigkeit an einem Kalendertag und endet am folgenden ohne Übernachtung, gibt es nach Satz 3 Nr. 3 zweiter Halbsatz 14,00 Euro für den Tag mit dem überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden. Am Wohnort und an der ersten Tätigkeitsstätte fehlt es an der auswärtigen Tätigkeit, dort gibt es keine Pauschale.
Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte endet der Anspruch nach drei Monaten: Satz 6 beschränkt den Abzug auf deren erste drei Monate, und nur eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist nach Satz 7 neu beginnen.
Reisen ins Ausland
Im Ausland gibt es keinen festen Eurobetrag, sondern einen Prozentsatz des Auslandstagegelds: Der volle Kalendertag zählt mit 120 Prozent, An- und Abreisetag sowie Tage mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit mit 80 Prozent, jeweils aufgerundet auf volle Euro (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG).
Maßgeblich ist der Ort, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht; liegt dieser Ort im Inland, gilt der letzte Tätigkeitsort im Ausland.
Das EStG setzt nur den Prozentsatz; die Beträge selbst ergeben sich aus dem Bundesreisekostengesetz.
§ 3 Abs. 1 Satz 1 der Auslandsreisekostenverordnung (ARV) verweist auf die Werte, die nach § 16 des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) durch allgemeine Verwaltungsvorschrift festgesetzt und im Gemeinsamen Ministerialblatt veröffentlicht werden. In Kraft ist seit 1. Januar 2026 die Allgemeine Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (ARVVwV) vom 22. Oktober 2025.
| Land und Ort | Auslandstagegeld ab 1. Januar 2026 | Pauschale voller Kalendertag (120 Prozent) | Pauschale An-, Abreise- und Teilreisetag (80 Prozent) |
|---|---|---|---|
| Österreich | 41,00 Euro | 50,00 Euro | 33,00 Euro |
| Frankreich, Paris und Île de France | 48,00 Euro | 58,00 Euro | 39,00 Euro |
| Frankreich, im Übrigen | 44,00 Euro | 53,00 Euro | 36,00 Euro |
| Schweiz, Bern | 68,00 Euro | 82,00 Euro | 55,00 Euro |
| Schweiz, Genf | 58,00 Euro | 70,00 Euro | 47,00 Euro |
Die Spalten drei und vier sind gerechnet: Auslandstagegeld mal 1,2 beziehungsweise mal 0,8, aufgerundet (41,00 × 1,2 = 49,20, also 50,00 Euro; 41,00 × 0,8 = 32,80, also 33,00 Euro). Neue Auslandstagegelder ändern die Tabelle; prüfen Sie die Sätze nach jeder Veröffentlichung neu.
Wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt
Eine Mahlzeit, die der Arbeitgeber oder jemand auf seine Veranlassung stellt, kürzt die nach Satz 3 und 5 für den Tag ermittelte Pauschale (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG).
Der Kürzungsbetrag wird dagegen von der Pauschale für einen vollen Kalendertag gerechnet: 20 Prozent für ein Frühstück, je 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen. Im Inland sind das 5,60 Euro und je 11,20 Euro, im Ausland die entsprechenden Anteile der Auslandspauschale für den vollen Tag (für Österreich 50,00 Euro, also 10,00 Euro und je 20,00 Euro). Auch am An- oder Abreisetag bleibt die Pauschale für einen vollen Kalendertag die Rechengröße des Kürzungsbetrags; abgezogen wird er von der ermittelten Pauschale des Tages und darf sie nicht übersteigen (Satz 8 letzter Halbsatz). Ein Anreisetag im Inland mit gestelltem Frühstück ergibt damit 14,00 − 5,60 = 8,40 Euro.
Zahlt der Reisende selbst ein Entgelt für die Mahlzeit, mindert dieser Betrag den Kürzungsbetrag (Satz 10); 8,00 Euro für ein Frühstück mindern den Kürzungsbetrag von 5,60 Euro damit vollständig. Die Kürzung gilt auch, wenn der Arbeitgeber Reisekostenvergütungen wegen der Mahlzeit einbehält oder kürzt oder die Mahlzeit nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1a EStG pauschal besteuert (Satz 9).
Ein steuerpflichtiger Sachbezug entsteht daneben nicht, soweit die Mahlzeit nach § 8 Abs. 2 Satz 8 EStG mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen ist. Das setzt einen Preis der Mahlzeit bis 60 Euro voraus.
In diesem Fall bleibt sie nach § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG außer Ansatz, wenn beim Arbeitnehmer für Verpflegungsmehraufwendungen ein Werbungskostenabzug nach § 9 Abs. 4a Satz 1 bis 7 EStG in Betracht kommt.
Beispielrechnung: drei Reisen
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Eine Vertriebsmitarbeiterin mit erster Tätigkeitsstätte im Werk reist dreimal, teils mit vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeiten. Für alle Zeilen ist unterstellt, dass der Arbeitgeber das Zimmer und die genannten Mahlzeiten stellt und dass die gestellten Mahlzeiten mit dem amtlichen Sachbezugswert nach § 8 Abs. 2 Satz 8 EStG anzusetzen wären, ihr Preis also 60 Euro nicht übersteigt.
| Reise | Tag | Abwesenheit | Pauschale | Gestellte Mahlzeit | Kürzung | Anzusetzen |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Messe, Tagesreise | Montag | 10:00–19:30 Uhr, 9,5 Stunden | 14,00 Euro | Mittagessen am Stand | 11,20 Euro | 2,80 Euro |
| Montage im Inland | Montag, Anreisetag | 06:00–24:00 Uhr, Übernachtung | 14,00 Euro | keine | – | 14,00 Euro |
| Montage im Inland | Dienstag | volle 24 Stunden | 28,00 Euro | Frühstück, Abendessen | 5,60 + 11,20 = 16,80 Euro | 11,20 Euro |
| Montage im Inland | Mittwoch, Abreisetag | 00:00–20:00 Uhr, Übernachtung am Vortag | 14,00 Euro | Frühstück | 5,60 Euro | 8,40 Euro |
| Montage in Wien | Montag, Anreisetag | 06:00–24:00 Uhr, Übernachtung | 33,00 Euro | keine | – | 33,00 Euro |
| Montage in Wien | Dienstag | volle 24 Stunden | 50,00 Euro | Frühstück | 10,00 Euro | 40,00 Euro |
| Montage in Wien | Mittwoch, Abreisetag | 00:00–22:00 Uhr, Übernachtung am Vortag | 33,00 Euro | Frühstück | 10,00 Euro | 23,00 Euro |
Die erste Reise bringt 2,80 Euro, die Inlandsmontage 33,60 Euro (14,00 + 11,20 + 8,40) und die Wiener Montage 96,00 Euro (33,00 + 40,00 + 23,00); steuerfrei erstattungsfähig sind zusammen 132,40 Euro.
Zahlt der Arbeitgeber nach seiner Reisekostenrichtlinie die ungekürzten Pauschalen aus (14,00, 56,00 und 116,00 Euro), sind davon 132,40 Euro steuerfrei (§ 3 Nr. 16 EStG, im öffentlichen Dienst § 3 Nr. 13 EStG); die restlichen 53,60 Euro sind Arbeitslohn. Für ihn kann der Arbeitgeber nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG den Pauschsteuersatz von 25 Prozent anwenden.
Nach R 40.2 Abs. 1 Nr. 4 der Lohnsteuer-Richtlinien 2023 sind dafür die ungekürzten Pauschalen nach § 9 Abs. 4a Satz 3 bis 6 EStG maßgeblich, und der Pauschsteuersatz ist zulässig, soweit die Vergütungen sie um nicht mehr als 100 Prozent übersteigen. Nach R 40.2 Abs. 4 ist die Pauschalversteuerung mit 25 Prozent zusätzlich auf einen Vergütungsbetrag bis zur Summe dieser ungekürzten Pauschalen begrenzt; für den darüber hinausgehenden Betrag kommt eine Pauschalversteuerung mit einem besonderen Pauschsteuersatz nach § 40 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG in Betracht.
Im Beispiel liegen die Vergütungen mit 14,00, 56,00 und 116,00 Euro unter den Grenzen von 28,00, 112,00 und 232,00 Euro. Der steuerpflichtige Teil von zusammen 53,60 Euro (11,20 + 22,40 + 20,00 Euro) bleibt unter der Summe der ungekürzten Pauschalen von 186,00 Euro (14,00 + 56,00 + 116,00 Euro). Beide Grenzen sind damit eingehalten. Prüfen Sie sie bei gestellten Mahlzeiten getrennt: Die zweite Grenze bezieht sich auf den steuerpflichtigen Teil, nicht auf die Auszahlung.
Was das im ERP und in der Lohnabrechnung bedeutet
Die Pauschale hängt an Daten, die das System aus der Reise erfassen muss: Datum und Uhrzeit von Abreise und Rückkehr, Ort der Übernachtung, Reiseland und Ort vor 24 Uhr Ortszeit sowie die gestellten Mahlzeiten je Tag. Der Ablauf von der Reiseanforderung bis zur Freigabe steht in Reisekostenabrechnung digital.
Legen Sie die Pauschalen als Tabelle mit Gültigkeitsdatum an, damit ein Vorjahresbeleg mit den alten Sätzen abrechnet; für das Ausland speichern Sie die Auslandstagegelder und rechnen die Pauschale im System.
Im Lohnlauf wird die gekürzte Pauschale steuerfrei und der darüber liegende Betrag steuerpflichtig gebucht. Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung verlangt den Großbuchstaben M für gestellte Mahlzeiten nach § 8 Abs. 2 Satz 8 EStG. Die nach § 3 Nr. 13 und 16 EStG steuerfrei gezahlten Verpflegungszuschüsse stehen nach § 41b Abs. 1 Satz 2 Nummern 8 und 10 EStG ebenfalls in der Bescheinigung.
Welche Felder das ERP übergibt, zeigt ERP und Lohnabrechnung in Deutschland.
Checkliste für Ihren Betrieb
- Abreise- und Rückkunftszeit erfassen sowie Übernachtung mit Ort und Buchungsweg, sonst fehlt der Beleg für den An- und Abreisetag.
- Bei jeder Mahlzeit erfassen, ob der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter sie gestellt hat, und sie als Frühstück, Mittag oder Abend kennzeichnen.
- Kürzungsbetrag aus der Pauschale für einen vollen Kalendertag rechnen (20 oder 40 Prozent), im Ausland aus der Auslandspauschale für den vollen Tag, dann von der ermittelten Tagespauschale abziehen und höchstens bis auf null kürzen.
- Eigenes Entgelt für eine Mahlzeit als Minderung des Kürzungsbetrags erfassen.
- Reiseland und Ort pflegen; bei mehreren Orten gilt der zuletzt vor 24 Uhr Ortszeit erreichte.
- Die Dauer der längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte mitzählen, damit die Dreimonatsfrist im System endet, und eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen als Neubeginn erfassen.
- Steuerfreien und steuerpflichtigen Anteil getrennt buchen und den Großbuchstaben M für die Lohnsteuerbescheinigung setzen.