Reisekostenabrechnung digital: Ablauf, Belege, Freigabe

Reisekosten entstehen unterwegs, abgerechnet werden sie im ERP. Wer Land, Abwesenheitszeiten, vom Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung gestellte Mahlzeiten und Kostenstelle schon im Antrag führt, kann Belege, Pauschalen und Freigabe zusammenführen.

Was Sie vorab brauchen

• eine Reisekostenrichtlinie mit den Sätzen je Land, der Belegpflicht und den Freigabegrenzen
• einen Reiseantrag mit Zweck, Ort, Land, Beginn und Ende der Abwesenheit, Kostenstelle und beantragtem Vorschuss
• die Pauschalen je Land mit ihrem Gültigkeitsdatum (Tabelle unten)
• ein Feld für Mahlzeiten je Reisetag, die der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter zur Verfügung stellt
• die Zuordnung der Reisekosten auf Kostenstelle und Kostenträger
• die Freigaberegeln: wer prüft, ab welchem Betrag zwei Personen zustimmen, wer auszahlt
• die Konten für Reisekosten und für den geleisteten Vorschuss aus dem Kontenrahmen SKR 03 oder SKR 04

Schritt für Schritt: vom Reiseantrag zur Buchung

Schritt 1: Reiseantrag anlegen

Erfassen Sie jede Station mit Land, nicht nur den Zielort. In Deutschland bestimmt sich der Pauschbetrag je Kalendertag nach dem Ort, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht; liegt dieser Ort im Inland, zählt der letzte Tätigkeitsort im Ausland (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Ein Zwischenstopp in einem zweiten Land am selben Tag erzeugt deshalb keinen zweiten Pauschbetrag. Hinterlegen Sie Beginn und Ende der Abwesenheit mit Uhrzeit und den beantragten Vorschuss. Endzustand: Der Antrag ist genehmigt, und jede Reise trägt eine Nummer, an der Belege, Freigabe und Buchung hängen.

Schritt 2: Belege erfassen

Nehmen Sie jeden Beleg mit Datum, Betrag, Währung, Belegart und Reisenummer auf; bei der Übernachtung sind in Deutschland die tatsächlichen Aufwendungen für die Unterkunft anzusetzen, also der Betrag der Hotelrechnung (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG). Ein Bewirtungsbeleg erhält zusätzlich Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen; in einer Gaststätte genügen Anlass und Teilnehmer, die Rechnung ist beizufügen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Ordnen Sie jeden Beleg der Kostenstelle des Antrags zu, sonst landen Reisekosten in einem Sammelkonto.

Schritt 3: Pauschalen berechnen

Rechnen Sie aus Abwesenheitszeit, Land, vom Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung gestellten Mahlzeiten und Fahrstrecke, und bilden Sie den Pauschbetrag je Kalendertag. In Deutschland richtet er sich an einem Auslandstag nach dem Ort, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht; liegt dieser Ort im Inland, nach dem letzten Tätigkeitsort im Ausland (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG). Ein Kalendertag mit zwei Ländern trägt deshalb eine Pauschale und nicht zwei. In Deutschland kürzen Mahlzeiten, die der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter anlässlich oder während der Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte zur Verfügung stellt, die Pauschale um 20 Prozent für ein Frühstück und je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen der vollen Tagespauschale, die Kürzung darf die ermittelte Verpflegungspauschale aber nicht übersteigen; ein gezahltes Entgelt mindert den Kürzungsbetrag (§ 9 Abs. 4a Sätze 8 bis 10 EStG). An derselben Tätigkeitsstätte laufen die Verpflegungspauschalen nach drei Monaten aus (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG).

Schritt 4: Freigabe erteilen

Die Freigabe prüft genehmigten Antrag, vollständige Belege und plausibel gerechnete Pauschalen. Legen Sie je Betragsstufe fest, ob eine oder zwei Personen zustimmen (redaktionelle Empfehlung: bis 250 Euro eine Person). Weicht die Abrechnung vom Antrag ab, trägt die prüfende Person den Grund in den Datensatz ein. Fehlt ein Beleg, wird die Position markiert und nicht freigegeben; Pauschalen ohne Beleg bleiben davon unberührt, weil sie an die Abwesenheitszeit anknüpfen. Endzustand: Der Datensatz steht auf freigegeben, mit Datum, Benutzer und zweiter Person.

Schritt 5: Auszahlen und Vorschuss verrechnen

Zahlen Sie nur auf der Grundlage einer freigegebenen Abrechnung aus. Der Vorschuss wird zuerst verrechnet; nur der Rest verlässt das Konto. In Deutschland ist die Erstattung an Arbeitnehmer außerhalb des öffentlichen Dienstes insoweit steuerfrei, wie die Aufwendungen als Werbungskosten abziehbar wären (§ 3 Nr. 16 EStG); beim Unternehmer sind die Mehraufwendungen für Verpflegung nach Maßgabe des § 9 Abs. 4a als Betriebsausgaben abziehbar (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG), in Österreich ohne Nachweis der Höhe bis zu den Beträgen des § 26 Z 4 EStG 1988 (§ 4 Abs. 5 EStG 1988). Läuft die Erstattung über den Lohn, trennt eine eigene Lohnart sie von steuerpflichtigem Arbeitslohn.

Schritt 6: Buchen und ablegen

Buchen Sie die Reisekosten als Aufwand gegen Bank oder Kasse und lösen Sie den Vorschuss aus. Verknüpfen Sie die Reisenummer mit dem Buchungssatz, damit Beleg, Freigabe und Buchung zusammen auffindbar bleiben. Welche Posten die Buchhaltung monatlich erhält, beschreibt die Monatsübergabe an den Steuerberater; projektgebuchte Reisen gehören zusätzlich in die Projektkalkulation und Nachkalkulation.

Welche Sätze je Land gelten

Die Tabelle ordnet dem Land die Pauschale, ihre Grundlage und die Kürzung zu.

Land	Verpflegung	Übernachtung	Fahrzeug je Kilometer	Gestellte Mahlzeiten
Deutschland	Im Inland 28 Euro für einen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, je 14 Euro für An- und Abreisetag mit Übernachtung und für einen Tag mit mehr als acht Stunden ohne Übernachtung; im Ausland 120 Prozent des Auslandstagegelds nach dem Bundesreisekostengesetz für einen vollen Kalendertag und 80 Prozent für An- und Abreisetage sowie für mehr als acht Stunden, aufgerundet auf volle Euro, für eine Reise nach Österreich 50 Euro beziehungsweise 33 Euro aus dem Auslandstagegeld von 41 Euro; maßgeblich ist der Ort, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht, bei einem inländischen Ort der letzte Tätigkeitsort im Ausland; an derselben Tätigkeitsstätte nur drei Monate (§ 9 Abs. 4a EStG, für Unternehmer über § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG)	tatsächliche Übernachtungskosten (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG)	0,30 Euro; höchste Wegstreckenentschädigung nach § 5 Abs. 2 BRKG (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG)	Kürzung nur für Mahlzeiten, die der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter anlässlich oder während der Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte zur Verfügung stellt, gerechnet von der vollen Tagespauschale: Frühstück 20 Prozent, Mittag- und Abendessen je 40 Prozent, höchstens bis zur ermittelten Verpflegungspauschale, gemindert um ein für die Mahlzeit gezahltes Entgelt (§ 9 Abs. 4a Sätze 8 bis 10 EStG)
Österreich	Tagesgeld für Inlandsdienstreisen bis 30 Euro (Fassung seit 1. Jänner 2025), für Auslandsdienstreisen bis zum täglichen Höchstsatz der Auslandsreisesätze der Bundesbediensteten; dauert die Dienstreise länger als drei Stunden, kann für jede angefangene Stunde ein Zwölftel gerechnet werden, eine fünfstündige Dienstreise also 5/12 von 30 Euro = 12,50 Euro, das volle Tagesgeld steht für 24 Stunden zu; bei ausschließlich betrieblich veranlassten Reisen ohne Nachweis der Höhe als Betriebsausgabe (§ 26 Z 4 lit. b und d EStG 1988, § 4 Abs. 5 EStG 1988)	Nächtigungsgeld bis 17 Euro einschließlich Frühstück ohne Nachweis höherer Kosten (§ 26 Z 4 lit. c EStG 1988)	0,50 Euro für Personen- und Kombinationskraftwagen, Zuschlag 0,15 Euro je Fahrkilometer für jede Person, deren Mitbeförderung dienstlich notwendig ist (§ 10 Abs. 3 und 4 RGV 1955)	in den geöffneten Normen (§ 26 und § 4 Abs. 5 EStG 1988) haben wir keine Kürzungsregel für vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten gefunden; klären Sie den Fall mit Ihrer Steuerberatung
Schweiz	15 Franken je Tag bei beruflich bedingten Mehrkosten für auswärtige Verpflegung, weil eine Hauptmahlzeit nicht zu Hause eingenommen werden kann, oder bei Schicht- und Nachtarbeit; halber Abzug 7,50 Franken, wenn die Verpflegung vom Arbeitgeber anders als in bar verbilligt wird oder in einer Kantine, einem Personalrestaurant oder einer Gaststätte des Arbeitgebers eingenommen werden kann (Art. 6 Abs. 2 BKV); kein Abzug, wenn er sich unter den Bewertungsansätzen verpflegen kann (Art. 6 Abs. 3 BKV); beim auswärtigen Wochenaufenthalt 30 Franken je Tag, gekürzter Abzug 22,50 Franken, wenn für eine der beiden täglichen Hauptmahlzeiten nur der halbe Abzug zulässig ist (Art. 9 Abs. 2, Anhang Ziffer 1 Bst. b); vom Arbeitgeber übernommene Aufwendungen sind nicht abziehbar (Berufskostenverordnung, Art. 1 Abs. 2)	beim Wochenaufenthalt die ortsüblichen Auslagen für ein Zimmer (Art. 9 Abs. 3 BKV)	0,75 Franken je Kilometer für Autos (seit 1. Januar 2026), nach Art. 5 Abs. 2 Bst. b BKV nur für Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsstätte, soweit kein öffentliches Verkehrsmittel zur Verfügung steht oder seine Benutzung objektiv nicht zumutbar ist, höchstens bis 3.300 Franken im Jahr (Art. 26 Abs. 1 Bst. a DBG)	halber Abzug bei vom Arbeitgeber verbilligter Verpflegung oder Kantinenmöglichkeit; kein Abzug, wenn er sich unter den Bewertungsansätzen verpflegen kann (Art. 6 Abs. 2 und 3 BKV)

Die Ansätze der Berufskostenverordnung sind der Abzug unselbstständig Erwerbender bei der direkten Bundessteuer (Art. 26 DBG); sie als Erstattungssätze zu verwenden, ist eine betriebliche Entscheidung. Die deutschen Pauschalen behandelt der Beitrag Verpflegungspauschalen bei Dienstreisen.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Antragsprobe: An drei Abrechnungen Land, Ort und Zeitraum gegen den Antrag stellen.
• Rechenprobe: Einen Tag mit An- und Abreise von Hand nachrechnen.
• Kürzungsprobe (Beispielrechnung): In Deutschland an einem Anreisetag mit 14 Euro Pauschale ein Frühstück und ein Mittagessen als vom Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung gestellt erfassen; der Kürzungsbetrag wird von der vollen Tagespauschale gerechnet (28 Euro × 20 Prozent = 5,60 Euro, 28 Euro × 40 Prozent = 11,20 Euro), darf die ermittelte Pauschale von 14 Euro aber nicht übersteigen, sodass die Position auf null steht (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG).
• Länderprobe: Eine Reise anlegen, die an einem Kalendertag zwei Länder berührt; der Tag darf nur einen Pauschbetrag tragen, bestimmt nach dem vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichten Ort, bei einem inländischen Ort nach dem letzten Tätigkeitsort im Ausland (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG).
• Belegprobe: Zu einer Freigabe die Belege, zur Buchung die Reisenummer suchen.
• Vorschussprobe: Vorschuss und Auszahlung im Journal vergleichen.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Die Pauschale ist zu hoch	Der Abreisetag wurde wie ein voller Reisetag gerechnet	Pauschbetrag je Kalendertag bilden; der An- und Abreisetag trägt 14 Euro, nicht 28 (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG)
Die zweite Reise zum selben Ort verliert die Pauschale	Die Dreimonatsfrist ist angelaufen	Frist ab dem ersten Tag der längerfristigen Tätigkeit prüfen (§ 9 Abs. 4a Sätze 6 und 7 EStG)
Eine Auslandsreise rechnet mit dem Inlandssatz	Der Antrag führt kein Land	Land je Station erfassen; maßgeblich ist der zuletzt vor 24 Uhr Ortszeit erreichte Ort, bei einem inländischen Ort der letzte Tätigkeitsort im Ausland (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG)
Der Auszahlungsbetrag entspricht dem Reisebetrag	Der Vorschuss wurde nicht verrechnet	Vorschuss als offenen Posten führen und gegen die Abrechnung ausgleichen
Zwei Reisende rechnen dieselbe Bewirtung ab	Der Beleg hängt an zwei Reisenummern	Bewirtungsbeleg einer Reise zuordnen und die Teilnehmer dort festhalten (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG)
Umlaute und Beträge stehen im Export falsch	Zeichensatz oder Dezimaltrennzeichen weicht ab	Zeichensatz prüfen; das Vorgehen beschreibt der DATEV-Buchungsstapel aus dem ERP

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie die Steuerberatung dazu, wenn eine Reise länger als drei Monate an denselben Ort führt, wenn vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten, Auslandsreisen mit mehreren Stationen oder doppelte Haushaltsführung im Spiel sind oder ein Vorschuss offen bleibt. Fragen Sie die Anbieterin Ihres ERP, wenn die Belegerfassung das Land nicht mitführt oder die Pauschalentabelle kein Gültigkeitsdatum kennt: ohne diese beiden Merkmale rechnet das System bei Auslandsreisen und bei einer Satzänderung falsch.