Betriebsdatenerfassung: Welche Daten Sie wirklich erfassen sollten
Kurz gesagt
Welche Rückmeldung Sie brauchen, entscheidet der Zweck: Für Nachkalkulation und Planung genügen im beschriebenen Beispiel Fertigungsauftrag, Arbeitsgang, Gutmenge und die Ist-Zeit von Start bis Ende, sofern Stammdaten, Arbeitsplan und Vorgabezeiten bereits im System stehen; Ausschuss verlangt die Qualität, den Stillstandsgrund die Kapazitätsplanung. Für eine Werkstatt mit 30 Beschäftigten sind diese vier Angaben der Einstieg, nicht die fertige Feldliste. Die Personennummer gehört in die Maske, wenn die Entlohnung an die gemeldete Leistung anknüpft; VDI 5600 Blatt 1 führt mit Personalmanagement und Rückverfolgung weitere Aufgaben, die Personendaten verwenden können.
Das Wichtigste
- Der Zweck bestimmt das Feld: Nachkalkulation, Planung, Qualität und Entlohnung stellen verschiedene Anforderungen an die Rückmeldung.
- Im beschriebenen Beispiel sind je Meldung Fertigungsauftrag, Arbeitsgang oder Arbeitsplatz, Gutmenge und die Ist-Zeit von Start bis Ende der vorgeschlagene Einstieg; Stammdaten, Arbeitsplan und Vorgabezeiten müssen dazu bereits im System stehen.
- VDI 5600 Blatt 1 (Ausgabe Oktober 2016) beschreibt Fertigungsmanagement aufgabenorientiert; sie bindet nicht durch Gesetz oder Verordnung.
- REFA behandelt Zeitaufnahme, Leistungsgrad und Vorgabezeit sowie Auftrags-, Belegungs- und Verteilzeiten im Arbeitsdatenmanagement.
- 10 Sekunden mehr je Meldung kosten bei 150 Meldungen am Tag und 220 Arbeitstagen rund 92 Stunden im Jahr.
- Die Personennummer ist im beschriebenen Beispiel nur für die Entlohnung nach gemeldeter Leistung nötig; VDI 5600 Blatt 1 nennt mit Personalmanagement (Aufgabe 5.5) und Rückverfolgung (Prozess 6.7) weitere Aufgaben, die Personendaten verwenden können.
Betriebsdatenerfassung soll Entscheidungen tragen, nicht Daten sammeln. Deshalb beginnt die Auswahl mit einer anderen Frage als der nach dem Terminal: Welche Auswertung lesen Sie tatsächlich – Nachkalkulation, Planung, Qualität oder Lohnvorbereitung? Aus den Zwecken ergibt sich die Feldliste. Jedes Feld ohne Zweck kostet bei jeder Meldung Zeit. Nehmen Sie es deshalb erst auf, wenn eine dieser Auswertungen es verlangt.
Worauf es bei der Auswahl ankommt
Rückmeldungen aus der Werkstatt sind eine eigene Datenschicht zwischen Maschine und ERP. Nach der Einleitung von VDI 5600 Blatt 1 (Ausgabe Oktober 2016) arbeiten ERP-Systeme mittel- und längerfristig und mit einem geringeren Detaillierungsgrad; für viele Ereignisse der Fertigung bieten sie nach dieser Darstellung weder passende Datencontainer noch die Verarbeitung. Die Einleitung nennt dafür Start und Stopp von Maschinen, Unterbrechung und Wiederanfahren von Arbeitsgängen und Aufträgen sowie Qualitätsmeldungen. Die Richtlinie ist ein Leitfaden für Entscheider und bindet nicht durch Gesetz oder Verordnung.
Die Gliederung dieser Richtlinie trennt die Aufgaben, die aus solchen Daten entstehen: Datenerfassung (Abschnitt 5.6), Leistungsanalyse (5.7), Qualitätsmanagement (5.8), Personalmanagement (5.5), dazu die Prozesse Rückverfolgung (6.7), Instandhaltung (6.8) und Controlling (6.10). Ein Feld, das nur eine dieser Aufgaben braucht, gehört trotzdem in die Maske – aber nur, wenn genau diese Auswertung bei Ihnen stattfindet.
Die Soll-Seite kommt nicht aus der Rückmeldung. REFA führt im Arbeitsdatenmanagement den Standard „Zeitstudie” und die Ermittlung von Auftrags- und Belegungszeiten, Verteilzeiten sowie Planzeitbausteinen; Zeitaufnahme mit Fortschritts- und Einzelzeitmessung und die Beurteilung des Leistungsgrades behandelt REFA als Grundlage einer Vorgabezeit. Im Betrieb heißt das: Vorgabezeiten stehen im Arbeitsplan, die Rückmeldung liefert die Ist-Zeiten. Wie Arbeitsgänge und Zeitarten im Plan angelegt werden, beschreibt Arbeitsplan erstellen.
Welche Angabe für welchen Zweck
Die Tabelle ordnet jede Angabe den vier Zwecken zu und nennt den Erfassungsaufwand. Die Sekunden sind Annahmen für dieses Beispiel, keine Messwerte: ein Scan oder eine Listenauswahl 5 Sekunden, eine getippte Zahl 10 Sekunden, ein Freitext 45 Sekunden.
| Angabe je Meldung | Zweck | Erfassung im Terminal | Aufwand |
|---|---|---|---|
| Fertigungsauftrag | Nachkalkulation, Planung, Qualität, Lohn | Barcode scannen | 5 s |
| Arbeitsgang und Arbeitsplatz | Nachkalkulation, Planung | aus der Liste wählen | 5 s |
| Gutmenge | Nachkalkulation, Planung, Lohn | Zahl tippen | 10 s |
| Ist-Zeit von Start bis Ende | Nachkalkulation, Planung, Lohn | Start und Ende quittieren | 10 s |
| Ausschussmenge | Qualität, Nachkalkulation | Zahl tippen | 10 s |
| Ausschussursache | Qualität | aus der Liste wählen | 5 s |
| Rüstzeit getrennt von der Ausführungszeit | Nachkalkulation, Planung | Start und Ende des Rüstens quittieren | 10 s |
| Stillstandszeit mit Grund | Planung (Kapazität), Instandhaltung | Maschinensignal oder Liste | 0 s mit Signal, 5 s aus der Liste |
| Nacharbeit: Menge und Zeit | Qualität, Nachkalkulation | Zahl tippen und Zeit quittieren | 20 s |
| Charge oder Seriennummer | Qualität (Rückverfolgung) | Barcode scannen | 5 s |
| Messwert eines Prüfmerkmals | Qualität | Zahl tippen | 10 s |
| Person (Mitarbeiternummer) | Lohn | aus der Liste wählen oder scannen | 5 s |
Nur die letzte Zeile trägt einen Personenbezug. Alle anderen Angaben hängen am Auftrag, am Arbeitsgang oder am Betriebsmittel und bleiben dieselben, wenn die Zeiten ohne Namen erfasst werden.
Der vorgeschlagene Einstieg für eine Werkstatt mit 30 Beschäftigten
Beispiel: Auftragsfertigung mit Arbeitsplänen, 30 Beschäftigte in der Werkstatt, ein Terminal mit Barcode-Leser je Arbeitsplatzgruppe; Stamm- und Plandaten stehen im System. Dann sind vier Angaben je Meldung der Einstieg, die fünfte kommt hinzu, sobald Sie Ausschuss auswerten:
- Fertigungsauftrag, als Barcode gescannt (5 Sekunden).
- Arbeitsgang oder Arbeitsplatz, aus der Liste gewählt (5 Sekunden).
- Gutmenge, als Zahl getippt (10 Sekunden).
- Ist-Zeit: Start und Ende des Arbeitsgangs quittieren (10 Sekunden).
- Ausschussmenge, als Zahl getippt, sobald eine Qualitätsauswertung läuft (10 Sekunden).
Die ersten vier Angaben kosten zusammen 30 Sekunden je Meldung, mit der Ausschussmenge sind es 40. Nicht in diesem Einstieg: Stillstandsgrund, Charge, Messwert, Nacharbeit und die Personennummer. Nehmen Sie diese Felder erst auf, wenn eine Auswertung sie verlangt, und prüfen Sie vorher, ob der Wert ohne Eingabe anfällt – Maschinensignal, Zähler, Waage oder Barcode.
Eine Zeile bleibt besonders: die Person. Für Nachkalkulation, Planung und Qualität genügt der Auftragsbezug; die Zeit hängt dann am Arbeitsgang, nicht am Namen. Die Personennummer nehmen Sie auf, wenn eine Auswertung sie verlangt – im Beispiel die Entlohnung nach gemeldeter Leistung. VDI 5600 Blatt 1 führt daneben mit Personalmanagement (Aufgabe 5.5) und Rückverfolgung (Prozess 6.7) weitere Aufgaben, die Personendaten verwenden können; ein Personenbezug ist also nicht auf die Entlohnung beschränkt. Ob und in welchem Umfang Sie Zeiten, Mengen und Stillstände einzelnen Personen zuordnen dürfen, ist je Land unterschiedlich geregelt und nicht Gegenstand dieses Artikels; den Rahmen behandeln Mitbestimmung bei Zeit- und Leistungsdaten für Deutschland und Zustimmungspflicht nach ArbVG für Österreich.
Ein Rechenbeispiel: Was die Rückmeldung kostet
Annahmen (Beispielrechnung, keine Messwerte): 30 Beschäftigte, je Person fünf Rückmeldungen am Arbeitstag, 220 Arbeitstage im Jahr. Das ergibt 150 Meldungen am Tag. Die Sekunden je Meldung stammen aus der Tabelle oben.
| Satz an Angaben | Sekunden je Meldung | Minuten am Tag | Stunden im Jahr | je Person und Jahr |
|---|---|---|---|---|
| vier Angaben (Einstieg, Beispiel) | 30 | 75 | 275 | rund 9,2 |
| plus Ausschussmenge | 40 | 100 | 366,7 | rund 12,2 |
| plus Ausschussmenge und Stillstandsgrund aus der Liste | 45 | 112,5 | 412,5 | rund 13,8 |
Rechenweg für die erste Zeile: 150 Meldungen × 30 Sekunden = 4.500 Sekunden = 75 Minuten am Tag; 75 Minuten × 220 Arbeitstage = 16.500 Minuten = 275 Stunden im Jahr. Die letzte Spalte teilt diese Summe durch 30 Personen.
Die Zeilen zeigen, was ein einzelnes Feld kostet. Die Ausschussmenge mit 10 Sekunden je Meldung erhöht den jährlichen Aufwand um 91,7 Stunden (366,7 − 275). Der Stillstandsgrund aus einer Liste kostet mit 5 Sekunden 45,8 Stunden (412,5 − 366,7). Derselbe Grund als Freitext mit 45 Sekunden kostet 40 Sekunden mehr je Meldung, also 100 Minuten am Tag und über 220 Arbeitstage rund 367 Stunden im Jahr zusätzlich. Die Stunden sind über alle 30 Personen summiert; je Person bleiben von den 412,5 Stunden der dritten Zeile rund 13,8 Stunden.
Typische Fehler
- Alles am Schichtende nachtragen. Solange nichts gemeldet ist, steht der Fortschritt im ERP still, und die Planung liest den Stand von gestern. Melden Sie am Ende des Arbeitsgangs, nicht am Ende der Schicht.
- Ausschuss nur als Menge buchen. Die Nachkalkulation zeigt dann eine Zahl ohne Erklärung. Ohne Ursache aus einer Liste fehlt der Ansatzpunkt für eine Verbesserung.
- Rüstzeit in der Ausführungszeit verbuchen. Bei einem Los von zehn Teilen erscheint die Rüstzeit als Zeit je Teil, und der Vergleich mit der Vorgabezeit aus dem Arbeitsplan fällt falsch aus.
- Stillstand als Ausführungszeit buchen. Die Kapazitätsplanung und Auslastung überschätzt dann die produktive Nutzung: Acht gebuchte Stunden bei acht Stunden Kapazität ergeben eine Auslastung von 100 Prozent, obwohl die Maschine einen Teil davon stand. Die Ursache des Stillstands steht in keiner Auswertung.
- Zwei Erfassungen parallel führen. Werkstattzettel und Terminal ergeben zwei Datenstände. Legen Sie vorab fest, dass nur eine Quelle gilt.
- Ein Feld auf Vorrat anlegen. Ein Feld ohne Auswertung bleibt reiner Aufwand: Es kostet bei jeder Meldung Zeit, ohne dass eine Auswertung es nutzt.
So gehen Sie vor
- Notieren Sie die Auswertungen, die Sie wirklich lesen: Nachkalkulation je Auftrag, Rückmeldestand je Arbeitsgang, Ausschussauswertung, Lohnvorbereitung.
- Streichen Sie jede Auswertung, für die niemand zuständig ist. Damit fällt das erste Feld weg.
- Leiten Sie je Auswertung die Felder ab und markieren Sie den Einstieg. Vier Angaben sind für Nachkalkulation und Planung im beschriebenen Beispiel ausreichend, sofern Stamm- und Plandaten vorliegen.
- Prüfen Sie je Feld, ob der Wert ohne Eingabe anfällt: Maschinensignal, Barcode, Zähler oder Waage. Automatisch erfasste Werte kosten keine Erfassungszeit.
- Testen Sie diesen Einstieg zwei bis vier Wochen an zwei Arbeitsplätzen. Messen Sie die Sekunden je Meldung und zählen Sie die Nachträge am Schichtende.
- Geben Sie nur frei, was im Test ausgewertet wurde, und halten Sie die Feldliste in der Arbeitsanweisung fest – nicht in einem separaten Leitfaden.
Wenn die Anforderungen über die Rückmeldung hinausgehen – Feinplanung, Rückverfolgung, kurze Reaktionszeit –, stellt sich die Frage nach einer eigenen Ebene zwischen Terminal und ERP; die Entscheidungskriterien dafür stehen in BDE im ERP oder MES. Welche Buchungen die Rückmeldung im Fertigungsauftrag auslöst, beschreibt Status des Fertigungsauftrags.