Lebensmittelhersteller: ERP für Rezeptur, Charge, Allergene, Audit

Worum es bei der Auswahl geht

Ein Lebensmittelhersteller verkauft ein Erzeugnis, dessen Eigenschaften in einer Rezeptur festgelegt sind: Zutaten, Mengen, Allergene, Nährwerte, Haltbarkeit. Dieselben Angaben erscheinen auf dem Etikett, im Produktionsauftrag und im Rückruf. Werden sie an mehreren Stellen getrennt gepflegt, lässt sich im Audit nicht ohne Weiteres belegen, dass Etikett und Rezepturfassung zusammenpassen.

Dieser Text ordnet, welche Funktionen ein ERP dafür bieten muss. Produkte und Anbieter kommen nicht vor; die Stufen „Muss“, „Sollte“ und „Nice-to-have“ sind eine redaktionelle Einschätzung und hängen von Sortiment, Kundenkreis und Zertifizierungsstand ab.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle nennt je Kriterium, warum es zählt, wie Sie es im Testsystem prüfen und was Sie den Anbieter fragen. Die genannten EU-Verordnungen gelten in Deutschland und Österreich; für die Schweiz siehe den Abschnitt zu den drei Rechtsräumen.

Kriterium	Warum es zählt	So prüfen Sie es	Frage an den Anbieter
Rezeptur mit Fassung	Eine geänderte Rezeptur muss für schon produzierte Ware nachvollziehbar bleiben	Eine Zutat ändern und prüfen, welche Chargen die alte Fassung zeigen	Verweist jede Charge auf die Fassung, mit der sie hergestellt wurde?
Allergene je Zutat	Allergene kommen aus der Zutat, benannt nach Anhang II der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011	Eine Zutat mit Ausnahme nach Anhang II anlegen und den Etikettentext erzeugen	Hängt das Allergenmerkmal an der Zutat oder nur am Artikel?
Charge und Datum	Art. 18 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 verlangt die Feststellung von Lieferant und Abnehmer	Eine Charge vom Wareneingang bis zur Lieferung verfolgen	Verbindet das System Eingangscharge, Produktionscharge und Lieferung?
Kennzeichnungsangaben	Zutatenverzeichnis, Allergene und Nährwerte müssen zur produzierten Rezeptur passen	Nach einer Rezepturänderung das Etikett neu erzeugen und vergleichen	Wird das Etikett aus den Stammdaten erzeugt oder daneben gepflegt?
Aufzeichnungen und Fristen	Art. 5 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 verlangt Aufzeichnungen; Nachweise haben Ablaufdaten	Einen Kontrollpunkt-Eintrag an einen Auftrag hängen und ein Zertifikat mit Ablaufdatum anlegen	Hängt die Aufzeichnung am Auftrag, und kommt die Frist aus dem System?

Die Anforderungsliste: Muss, Sollte, Nice-to-have

„Muss“ heißt hier: ohne diese Funktion ist der beschriebene Ablauf im System nicht abbildbar. Die Einstufung ist eine redaktionelle Einschätzung; die Rechtsgrundlagen aus den EU-Verordnungen gelten in Deutschland und Österreich. Nice-to-have sind zum Beispiel Ausbeute und Nebenware je Charge, wenn aus einem Ansatz mehrere Erzeugnisse oder Füllmengen entstehen (Prozessindustrie und Rezeptur).

Anforderung	Stufe	Bedingung, unter der sie gilt
Rezeptur mit Fassungen, Freigabe und Einsatzmengen	Muss	sobald ein Erzeugnis aus mehreren Zutaten entsteht; die Charge verweist auf die Rezepturfassung (Chargenfertigung und Rezeptur)
Allergenmatrix je Zutat mit der Bezeichnung nach Anhang II	Muss	für Erzeugnisse für Endverbraucher oder Gemeinschaftsverpflegung (Art. 9 Abs. 1 Buchst. c und Art. 21 Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011); Ablauf im Allergenmanagement
Chargenführung von Wareneingang über Produktion bis Lieferung	Muss	in Deutschland und Österreich nach Art. 18 Abs. 2 und 3 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002; Grundlagen in der Rückverfolgbarkeit bei Lebensmitteln
Mindesthaltbarkeit und Verbrauchsdatum je Charge	Muss	weil Art. 9 Abs. 1 Buchst. f der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 in Deutschland und Österreich entweder das Mindesthaltbarkeitsdatum oder das Verbrauchsdatum vorschreibt (Anhang X Nr. 1 Buchst. d nimmt bestimmte Erzeugnisse aus) und das Verbrauchsdatum sperrt (Art. 24 Abs. 1); Rechenregeln in MHD und Verbrauchsdatum
Chargensperre mit Auslieferungsliste	Muss	weil Art. 19 Abs. 1 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 unverzügliche Verfahren verlangt; Ablauf im Rückruf im Lebensmittelbetrieb
Lieferantenfreigabe mit Spezifikation und Zertifikat	Muss	betriebliche Anforderung: Art. 18 Abs. 2 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 verlangt die Feststellung des Lieferanten, keine Zertifikats- oder Freigabepflicht; eine solche Freigabe folgt aus Ihrem Qualitätsmanagement oder dem Liefervertrag
HACCP-Aufzeichnungen am Produktionsauftrag	Muss	für Betriebe nach der Primärproduktion (Art. 5 Abs. 1 und 2 Buchst. g der Verordnung (EG) Nr. 852/2004)
Etiketten aus den Stammdaten erzeugen	Sollte	wenn Zutatenverzeichnis und Nährwerte nicht doppelt gepflegt werden sollen; Aufbau im Etikett aus dem ERP
Registrierung und, soweit vorgeschrieben, Zulassung des Betriebs	Sollte	Registrierung nach Art. 6 Abs. 2 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004; Zulassung nach Art. 6 Abs. 3 dieser Verordnung oder nach Art. 4 Abs. 2 der Verordnung (EG) Nr. 853/2004 für Erzeugnisse mit Anforderungen nach deren Anhang III
Nachweisverwaltung für Zertifikate, Audits und Korrekturmaßnahmen	Sollte	wenn Abnehmer eine Zertifizierung verlangen (IFS Food und BRCGS im Audit)

Rezeptur, Allergene und Kennzeichnung aus einer Quelle

Die Rezeptur ist Stammdatum und Bewegungsdatum zugleich: Sie beschreibt das Erzeugnis und wird bei jeder Produktion mit den tatsächlich eingesetzten Chargen kopiert. Eine Fassung, die nur überschrieben wird, macht den Auditnachweis unmöglich; verlangen Sie Fassungen mit Gültigkeitszeitraum und eine Freigabe durch eine benannte Rolle.

Die Allergenangabe folgt aus der Zutat: Nach Art. 9 Abs. 1 Buchst. c der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 sind die Stoffe des Anhangs II und ihre Derivate anzugeben, wenn sie bei der Herstellung verwendet werden und im Enderzeugnis vorhanden sind; Art. 21 Abs. 1 verlangt die Bezeichnung nach Anhang II im Zutatenverzeichnis, hervorgehoben. Entscheidend ist, dass die Angabe zur verwendeten Zutat und zur jeweils gültigen Rezepturfassung passt. Anhang II führt 14 Gruppen auf; einzelne Gruppen nennen Ausnahmen, andere nicht. So hat Nr. 3 (Eier) keine Ausnahme, während Nr. 10 seit dem 1. April 2025 Behensäure aus Senfsamen mit einer Reinheit von mindestens 85 Prozent ausnimmt, die nach zwei Destillationsschritten für die Emulgatoren E 470a, E 471 und E 477 hergestellt wird (Delegierte Verordnung (EU) 2024/2512). Prüfkriterium: ob die Ausnahme und die jeweils gültige Rezepturfassung nachvollziehbar abgebildet werden und der Etikettentext daraus zutreffend entsteht.

Aus den Stammdaten folgt der Text: Was zu den Pflichtangaben gehört, steht in Art. 9 Abs. 1 Buchst. a bis l; die Nährwertdeklaration gilt seit dem 13. Dezember 2016 (Art. 55). Für vorverpackte Ware erlaubt Art. 8 Abs. 7 die Angaben auf den Handelspapieren — bei Ware für den Endverbraucher auf einer dem Verkauf vorangehenden Stufe (Buchst. a) und bei Ware für Anbieter von Gemeinschaftsverpflegung, die dort zubereitet, verarbeitet, aufgeteilt oder geschnitten wird (Buchst. b) —, verlangt aber Bezeichnung, Datum, Aufbewahrungshinweis und Anschrift zusätzlich auf der Außenverpackung; gegenüber anderen Lebensmittelunternehmern, die die Ware nicht an Endverbraucher abgeben, sind ausreichende Informationen geschuldet (Art. 8 Abs. 8). Wer ohne Vorverpackung an Endverbraucher abgibt, muss mindestens die Allergenangaben bereitstellen (Art. 44 Abs. 1); den Fall für die Theke behandelt Allergene bei loser Ware.

Charge, MHD und Rückverfolgbarkeit

Die Rückverfolgbarkeit beginnt beim Lieferanten und endet beim Abnehmer. Art. 18 Abs. 2 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 verlangt, dass Sie jede Person feststellen können, von der Sie ein Lebensmittel erhalten haben; Abs. 3 verlangt Systeme zur Feststellung der Unternehmen, an die geliefert wurde. Beides muss den Behörden auf Aufforderung mitteilbar sein. Für Lebensmittel tierischen Ursprungs kommen die acht Angaben je Sendung nach Art. 3 der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 931/2011 hinzu; sie sind täglich zu aktualisieren und mindestens so lange zur Verfügung zu halten, bis vernünftigerweise davon auszugehen ist, dass das Lebensmittel verzehrt wurde.

Das Datum hängt an derselben Charge: Pflichtangabe ist entweder das Mindesthaltbarkeitsdatum oder das Verbrauchsdatum (Art. 9 Abs. 1 Buchst. f der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011); bei mikrobiologisch sehr leicht verderblicher Ware tritt das Verbrauchsdatum an die Stelle des Mindesthaltbarkeitsdatums, und nach seinem Ablauf gilt die Ware als nicht sicher im Sinne des Art. 14 Abs. 2 bis 5 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 (Art. 24 Abs. 1). Ein Datenmodell mit drei Gliedern trägt beides: Eingangscharge, Produktionscharge, Lieferung.

1. 1
   Rezeptur anlegen und freigebenZutaten, Mengen, Allergene, Nährwerte
2. 2
   Rohstoffcharge vereinnahmenLieferant, Chargenbezeichnung, Datum, Prüfstatus
3. 3
   Produktionscharge anlegenVerweist auf Rezepturfassung und Einsatzchargen
4. 4
   Etikett aus den Stammdaten druckenZutatenverzeichnis, Allergene, Datum
5. 5
   Charge an Kunden liefernLieferung verweist auf die Produktionscharge
6. 6
   Charge sperren und Auslieferungen listenGrundlage für Rücknahme, Rückruf und Behördenauskunft

Vereinfachter Ablauf; Umlagerungen, Teilmengen und Nebenprodukte sind nicht dargestellt.

Quelle: Eigene Darstellung

Rücknahme und Rückruf aus derselben Datenbasis

Erkennt ein Betrieb oder hat er Grund zur Annahme, dass ein von ihm hergestelltes Lebensmittel den Anforderungen an die Lebensmittelsicherheit nicht entspricht, muss er es unverzüglich vom Markt nehmen, sofern es nicht mehr unter seiner unmittelbaren Kontrolle steht, und die zuständigen Behörden unterrichten; hat die Ware Verbraucher möglicherweise schon erreicht, informiert er sie und ruft sie erforderlichenfalls zurück (Art. 19 Abs. 1 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002). Kann das Lebensmittel die Gesundheit schädigen, ist die Mitteilung an die Behörde ebenfalls unverzüglich (Art. 19 Abs. 3).

Für das ERP heißt das: Eine gesperrte Charge muss die Auslieferungen mit Kunde, Menge, Lieferschein und Datum aus denselben Daten auflisten, mit denen die Lieferung gebucht wurde. Fehlt die Charge auf einem Lieferschein, ist die Lücke im Rückruf sichtbar. Den Ablauf beschreibt Rückruf im Lebensmittelbetrieb, die Pflichtenebene Rückverfolgbarkeit bei Lebensmitteln.

Audit und Zertifizierung: welche Nachweise das System liefern muss

Ein Audit prüft, ob die Aufzeichnungen zu dem passen, was produziert und geliefert wurde. Art. 5 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 verlangt von Betrieben nach der Primärproduktion ständige Verfahren nach den HACCP-Grundsätzen mit Dokumenten und Aufzeichnungen, die der Art und Größe des Unternehmens angemessen sind; die Dokumente sind aktuell zu halten, die übrigen Aufzeichnungen während eines angemessenen Zeitraums aufzubewahren. Dazu treten zwei weitere Pflichten: Ausrüstung und Behälter, die mit einem Stoff des Anhangs II der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 in Berührung kamen, dürfen für Lebensmittel ohne diesen Stoff nur weiterverwendet werden, wenn gereinigt wurde und keine sichtbaren Reste mehr feststellbar sind (Anhang II Kapitel IX Nr. 9) — die Reinigung gehört damit in den Produktionsauftrag; und Betriebe müssen eine Lebensmittelsicherheitskultur nachweisen (Kapitel XIa). In Deutschland dürfen leicht verderbliche Lebensmittel nach § 4 Abs. 1 der Lebensmittelhygiene-Verordnung nur von Personen hergestellt, behandelt oder in den Verkehr gebracht werden, die auf Grund einer Schulung über ihrer Tätigkeit entsprechende Fachkenntnisse auf den in Anlage 1 genannten Sachgebieten verfügen und diese der Behörde auf Verlangen nachweisen; das gilt nicht, soweit ausschließlich verpackte Lebensmittel gewogen, gemessen, gestempelt, bedruckt oder in den Verkehr gebracht werden, und auch nicht für die Primärproduktion und die Abgabe kleiner Mengen von Primärerzeugnissen nach § 5. Bei abgeschlossener wissenschaftlicher Ausbildung oder Berufsausbildung mit Kenntnissen über den Verkehr mit Lebensmitteln vermutet § 4 Abs. 2 die Schulung und die Fachkenntnisse (Fassung der Bekanntmachung vom 21. Juni 2016, zuletzt geändert durch Art. 3 der Verordnung vom 20. Juni 2023). Für das ERP heißt das: Aufzeichnung je Auftrag und Schulungsnachweis je Person mit Datum.

Die Zertifizierung nach IFS Food oder BRCGS Food Safety ist eine zweite Ebene. IFS Food ist ein Standard der IFS Management GmbH; das öffentlich abrufbare Standarddokument trägt die Version 8 mit Stand April 2023, und die Urheber- und Markenrechte liegen nach dem Dokument bei dieser Gesellschaft. BRCGS führt seinen Food-Safety-Standard unter der Bezeichnung Issue 9; nach der Darstellung von BRCGS sind Position Statements des Technical Advisory Committee bindend und gelten als Erweiterung des Standards. Private Regelwerke haben aus sich heraus keine rechtliche Verbindlichkeit; sie werden erst durch einen Verweis in Rechtsnormen oder Verträge verbindlich (Wissenschaftliche Dienste des Deutschen Bundestages, Sachstand WD 5 - 3000 - 073/23, Abschnitt 2). Eine gesetzliche Pflicht zur Zertifizierung nach einem dieser Standards haben die hier geöffneten Quellen nicht ergeben; die Pflicht entsteht über die Vereinbarung mit dem Abnehmer. Was das ERP dafür vorhalten muss, steht in der eigenen Anforderungsliste (IFS Food und BRCGS im Audit).

Deutschland, Österreich, Schweiz: drei Rechtsräume

Für Deutschland und Österreich gelten die drei EU-Verordnungen unmittelbar: 1169/2011 für die Information, 178/2002 für Rückverfolgbarkeit und Rückruf, 852/2004 für die Hygiene. Dazu tritt nationales Recht: In Österreich verlangt § 22 Z 1 des Lebensmittelsicherheits- und Verbraucherschutzgesetzes (LMSVG) die Rückverfolgbarkeit nach Art. 18 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 auf jeder Produktions-, Verarbeitungs- und Vertriebsstufe, in der seit 12. August 2014 geltenden Fassung; in Deutschland ergänzt die Lebensmittelhygiene-Verordnung die EU-Regeln.

Die Schweiz steht außerhalb dieser Verordnungen. Dort müssen Lebensmittel und die Stoffe, die in ein Lebensmittel verarbeitet werden, über alle Produktions-, Verarbeitungs- und Vertriebsstufen rückverfolgbar sein, und die Unternehmen richten dafür Systeme und Verfahren ein, damit den Behörden auf Verlangen Auskünfte über Lieferanten und Abnehmer erteilt werden können (Art. 28 Abs. 1 Buchst. a und Abs. 2 des Lebensmittelgesetzes). Art. 83 der Lebensmittel- und Gebrauchsgegenständeverordnung konkretisiert, worüber Auskunft zu geben ist; für die Selbstkontrolle verlangt sie Verfahren nach dem HACCP-System (Art. 78), beschreibt die HACCP-Grundsätze mit Dokumentation und Aufzeichnungen (Art. 79) und verlangt, das Selbstkontrollkonzept schriftlich oder durch gleichwertige Verfahren zu dokumentieren (Art. 85). Ein ERP braucht dort dieselbe Datenkette; die Kennzeichnungsanforderungen der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 gelten nicht.

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Vier Blöcke tragen die Kosten: einmalig im System (Rezepturen mit Fassungen, Allergenlogik, Chargenführung, Sperrlogik, Etikettenerzeugung, Nachweisverwaltung), einmalig je Anbindung (Waage, Etikettendrucker, Labor), laufend (Pflege von Rezepturen, Zutaten, Allergenen und Nachweisen, Systemversionen) und je Vorgang (Freigabe, Umstellung, Nacharbeit bei einer Charge). Fragen Sie je Angebot dieselben Felder ab und notieren Sie, ob sie einmalig oder laufend anfallen: Zahl der Rezepturen und Zutaten, Zahl der Etikettenvorlagen und Sprachen, Zahl der Standorte, Zahl der Nutzer mit Freigaberecht, Testumgebung, Aufwand für eine Rezepturänderung, Aufwand für eine weitere Waage. Ein leeres Feld ist eine offene Frage, keine Null.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Die Rezeptur wird beim Ändern überschrieben; alte Chargen zeigen die neue Zusammensetzung.
• Allergene stehen nur im Etikettentext und lassen sich nicht der verwendeten Rezepturfassung zuordnen.
• Die Charge existiert im Lager, aber nicht im Produktionsauftrag; die Rückverfolgung endet am Werkstor.
• Für Lebensmittel tierischen Ursprungs fehlen die Sendungsangaben, obwohl der Kunde sie verlangt.
• Die Sperre einer Charge verhindert neue Lieferungen, listet aber die bereits erfolgten Auslieferungen nicht auf.
• Aufzeichnungen zu Reinigung, Temperatur und Schulung liegen in Ordnern außerhalb des Systems.
• Der Vertrag nennt keine Regel, wie Chargen- und Rezepturdaten bei einem Systemwechsel mitgehen.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Die Tabelle ordnet Betriebsformen; sie ersetzt keine Prüfung, zeigt aber, wo Sie zuerst ansetzen.

Betriebsfall	Was am schwersten wiegt
Hersteller mit kurzer Haltbarkeit	Verbrauchsdatum je Charge, Sperrlogik und Restlaufzeit; dazu MHD und Verbrauchsdatum
Hersteller, der aus einer Grundmasse Varianten mit unterschiedlichen Allergenen fertigt	Rezepturfassungen, Allergenmatrix und Umstellzeiten; dazu Allergenmanagement
Betrieb mit Erzeugnissen tierischen Ursprungs	in Deutschland und Österreich für Erzeugnisse mit Anforderungen nach Anhang III: Zulassung des Betriebs nach Art. 4 Abs. 2 der Verordnung (EG) Nr. 853/2004, Sendungsangaben und Kühlkette; der Einzelhandel bleibt nach Art. 1 Abs. 5 grundsätzlich ausgenommen; dazu Fleischerei
Betrieb mit eigener Abgabe oder Werksverkauf	Allergenangaben für lose Ware; dazu Allergene bei loser Ware
Lohnhersteller für Handelsmarken	Rezepturgeheimnis, Kundenspezifikation und Trennung je Kunde
Hersteller mit Lieferung an Großhandel und Gastronomie	Verpackungseinheiten, Teilmengen und Lieferdokumente; dazu Lebensmittelgroßhandel

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Zählen Sie Ihre Erzeugnisse, Zutaten und Rezepturänderungen des letzten Jahres und notieren Sie den Stichtag der Auswertung.
2. Listen Sie auf, was heute außerhalb des Systems geführt wird: Allergenlisten, Etikettenvorlagen, Reinigungsnachweise, Schulungen, Zertifikate.
3. Spielen Sie in der Testumgebung vier Abläufe durch: Rezepturänderung mit Fassung, Produktion aus zwei Einsatzchargen, Etikettenerzeugung aus der Rezeptur, Sperre einer Charge mit Auslieferungsliste.
4. Prüfen Sie den Auditfall: Finden Sie zu einer gelieferten Charge die Aufzeichnungen, die Rezepturfassung und den Etikettentext ohne Handarbeit wieder?
5. Rechnen Sie die Angebote erst danach gegen die Felder aus dem Kostenabschnitt und lassen Sie sich die Antworten zu den Prüffragen schriftlich geben.