Lebensmittelgroßhandel: ERP für Gewichtsware, MHD und Kühlkette

Worum es bei der Auswahl geht

Der Lebensmittel- und Foodservice-Großhandel beliefert Gastronomie, Großküchen, Bäckereien und Wiederverkäufer, die selbst zubereiten oder weiterverarbeiten. Damit unterscheidet sich sein Tagesgeschäft in mehreren Punkten vom allgemeinen Großhandel: Ein Teil der Ware wird stückweise bestellt und nach Gewicht abgerechnet, Ware mit Haltbarkeitsangabe trägt ihr Datum an der Charge, und gekühlte oder tiefgekühlte Ware darf die Kühlkette nicht verlassen. Dazu kommen Touren mit Zeitfenstern und Mehrweggebinde, die zurückkommen.

Geprüft wird, was ein ERP dafür können muss. Produkte und Anbieter kommen nicht vor. Wer nur Trockensortiment ohne Gewichtsware und ohne Kühlung führt, kommt mit den Funktionen des allgemeinen Großhandels aus. Die Funktionen, die jeder Großhändler braucht, etwa Kundenkonditionen, Streckengeschäft, EDI und Kreditlimit, stehen in Großhandel: Was ein ERP zusätzlich zur Warenwirtschaft können muss; hier geht es um das, was der Lebensmittel- und Foodservice-Großhandel darüber hinaus verlangt.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle nennt je Kriterium, warum es zählt, wie Sie es im Testsystem prüfen und was Sie den Anbieter fragen.

Kriterium	Warum es zählt	So prüfen Sie es	Frage an den Anbieter
Bestell- und Abrechnungseinheit	Käse, Fleisch oder Fisch wird stückweise bestellt und nach Kilogramm ausgeliefert und abgerechnet	Einen Artikel mit Stück als Bestell- und Kilogramm als Abrechnungseinheit anlegen und eine Teillieferung buchen	Führt das System Bestell-, Lager- und Abrechnungseinheit getrennt mit Umrechnungsfaktor?
Haltbarkeitsdatum je Charge	Das Datum entscheidet über Restlaufzeit, Entnahmereihenfolge und Sperre	Eine Charge mit kurzer Restlaufzeit anlegen und die Sperre auslösen	Sitzt das Datum an der Charge, und rechnet das System die Restlaufzeitquote?
Rückverfolgbarkeit	Ein Schritt zurück und ein Schritt vor verbinden je Charge den Lieferanten und die belieferten Betriebe (Deutschland und Österreich: Art. 18 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002; Schweiz: Art. 83 LGV)	Zu einer Charge den Lieferanten und die Kundenliste abrufen	Wie lange dauert der Chargenverlauf, und in welchem Format kommt der Export heraus?
Kühlkette	Die Ware muss durchgehend gekühlt bleiben; Abweichungen sind nur begrenzt und ohne Gesundheitsgefährdung zulässig (in Deutschland, Österreich und der Schweiz), und eine Abweichung muss erkennbar sein	Eine Lieferung mit Temperaturangabe erfassen, eine Abweichung auslösen und bei tiefgefrorener Ware das Aufzeichnungsgerät am Fahrzeug und am Lagerort auslesen	Wo steht die Temperatur: am Wareneingang, am Lagerort, an der Tour?
Retouren	Frischware kommt zurück, wenn eine Küche umplant oder eine Tour zu spät kommt	Eine Rücknahme buchen und entscheiden, ob die Ware wieder ins Lager darf	Trennt das System Rücknahme, Gutschrift und Wiedereinlagerung?
Touren	Die Tour bestimmt Lade-Reihenfolge, Zeitfenster und Kühlfahrzeug	Eine Tour mit Zeitfenstern und Lade-Reihenfolge planen	Plant das System Touren mit Lade-Reihenfolge oder hängt es nur eine Tournummer an den Beleg?
Mehrweggebinde und Pfand	Kisten, Paletten und Leergut laufen als eigener Bestand mit	Gebinde ausliefern, zurücknehmen und den Saldo je Kunde rechnen	Führt das System Gebindekonten je Kunde und ein Leergutlager?
Waagen-Eichfrist	Wer in Deutschland im geschäftlichen Verkehr wiegt, braucht eine geeichte Waage oder ein Gerät, das während der ersten Eichfrist nach dem Inverkehrbringen keiner Eichung bedarf	Die Eichfrist je Waage hinterlegen und eine Wiedervorlage auslösen	Warnt das System vor ablaufender Eichung je Standort?

Die Anforderungsliste: Muss, Sollte, Nice-to-have

Die Einstufung ist eine redaktionelle Einschätzung; sie hängt von Sortiment, Kundenkreis und Zahl der Touren ab. „Muss“ heißt hier: ohne diese Funktion ist der beschriebene Ablauf im System nicht abbildbar. Gesetzlich belegt sind nur die in der Bedingungsspalte genannten Pflichten.

Anforderung	Stufe	Bedingung, unter der sie gilt
Bestell- und Abrechnungseinheit getrennt	Muss	sobald bestellte Menge und gelieferte Menge auseinanderfallen können, also bei Gewichtsware und bei Gebinden
Haltbarkeitsdatum je Charge mit Entnahmereihenfolge nach FEFO	Muss	bei Ware mit Mindesthaltbarkeits- oder Verbrauchsdatum; das Verbrauchsdatum sperrt die Ware nach seinem Ablauf (Art. 24 Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011, Deutschland und Österreich); in der Schweiz ist die Haltbarkeit bei vorverpackten Lebensmitteln Pflichtangabe (Art. 36 Abs. 1 Buchst. d LGV), mit den Ausnahmen nach Art. 13 Abs. 3 und Anhang 8 Nr. 1.4 der Verordnung des EDI über die Information über Lebensmittel (LIV, SR 817.022.16)
Chargenbezug in Wareneingang und Warenausgang	Muss	für Lebensmittelunternehmer in Deutschland und Österreich (Art. 18 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002) und in der Schweiz (Art. 83 LGV)
Rückverfolgbarkeitsdaten maschinenlesbar vorhalten	Muss	in Deutschland: Vorhaltung so, dass die Behörde sie spätestens 24 Stunden nach Aufforderung elektronisch in strukturiertem, gängigem und maschinenlesbarem Format erhält (§ 44 Abs. 3 Satz 2 LFGB)
Kühlkettennachweis je Wareneingang, Lagerort und Tour	Muss	bei gekühlter und tiefgekühlter Ware; in Deutschland und Österreich nach Anhang II Kapitel IX Nr. 5 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 (Abweichungen nur begrenzt und ohne Gefährdung) und bei tiefgefrorenen Lebensmitteln zusätzlich mit Aufzeichnungsgeräten in Beförderungsmitteln und Lagereinrichtungen, häufiger und regelmäßiger Messung der Lufttemperatur und datierter, je nach Ware mindestens ein Jahr aufbewahrter Aufzeichnung (Art. 2 Abs. 1 und 3 der Verordnung (EG) Nr. 37/2005), ausgenommen die Lagerung in Einzelhandelsverkaufsmöbeln und der örtliche Vertrieb (Art. 3); in der Schweiz für Tiefkühlware mit datierter Aufzeichnung, mindestens ein Jahr aufbewahrt (Anhang 2 Nr. 1.1 bis 1.3 HyV); im Einzelhandel genügt in Verkaufsmöbeln ein sichtbares Thermometer, und für Kühlräume unter 25 Kubikmetern kann die Vollzugsbehörde dies zulassen (Anhang 2 Nr. 2.1 und 2.3)
Rücknahmeprozess getrennt von der Wiedereinlagerung	Muss	wenn Küchen oder Filialen Ware zurückgeben; nicht sichere Lebensmittel dürfen in Deutschland und Österreich nicht in Verkehr gebracht werden (Art. 14 Abs. 1 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002), in der Schweiz greift die Rücknahme- und Rückrufpflicht nach Art. 84 Abs. 1 LGV, wenn die Ware nicht mehr unter der unmittelbaren Kontrolle des Betriebs steht
Gebinde- und Pfandkonten je Kunde	Sollte	wenn Sie in Kisten, Paletten oder Behältern liefern; ein Muss, wenn Sie Pfand berechnen
Tourenplanung mit Zeitfenster und Lade-Reihenfolge	Sollte	wenn eine Tour mehrere Kunden bedient; ein Muss, wenn Sie Zeitfenster zusagen
Eichfrist der Waagen je Standort	Muss	in Deutschland, wenn Waagen im geschäftlichen Verkehr verwendet werden (§ 31 Abs. 2 Nr. 3 und § 37 Abs. 1 MessEG); ein neu in Verkehr gebrachtes Gerät bedarf während der ersten Eichfrist keiner Eichung (§ 37 Abs. 1 Satz 2 MessEG)
Lieferavis-Abgleich und Leergutmeldung	Nice-to-have	wenn Ihre Kunden Lieferung und Leergut per EDI melden
Temperaturregistrierung am Fahrzeug	Sollte	Pflicht bei der Beförderung tiefgefrorener Lebensmittel: in Deutschland und Österreich Aufzeichnungsgeräte und datierte, je nach Ware mindestens ein Jahr aufbewahrte Aufzeichnung der Lufttemperatur (Art. 2 Abs. 1 und 3 der Verordnung (EG) Nr. 37/2005), ausgenommen der örtliche Vertrieb (Art. 3 Abs. 1), in der Schweiz nach Anhang 2 Nr. 1.1 HyV; im Übrigen, wenn Sie die Tour ohne Papierprotokoll belegen wollen

Gewichtsware: stückweise bestellen, nach Gewicht abrechnen

Bei Gewichtsware sind Bestellmenge und Abrechnungsmenge zwei verschiedene Zahlen: Die Küche bestellt vier Stück Käse, geliefert und berechnet werden 3,742 Kilogramm. Das ERP braucht dafür mindestens zwei Mengeneinheiten je Artikel mit einem Umrechnungsfaktor, die Möglichkeit, die abgerechnete Menge im Lieferschein zu erfassen, und einen Preis je Kilogramm. Fehlt das, steht die Bestellmenge in der Rechnung, oder die Lagerbewegung passt nicht zur Lieferung. Wie Sie das im Einzelnen aufsetzen, steht in Foodservice-Großhandel: Catch-Weight-Artikel.

Getrennt davon steht die Waage selbst. In Deutschland dürfen nur Messgeräte verwendet werden, die den Vorschriften entsprechen, und ein Messgerät darf nicht ungeeicht verwendet werden (§ 31 Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 3 MessEG). Ein neu in Verkehr gebrachtes Messgerät entspricht aber für die Dauer der mit dem Inverkehrbringen beginnenden Eichfrist einem geeichten und bedarf keiner eigenen Eichung (§ 37 Abs. 1 Satz 2 MessEG); hat der Verwender die Eichung mindestens zehn Wochen vor Ablauf der Eichfrist beantragt und das zur Eichung seinerseits Erforderliche getan oder angeboten, steht das Gerät bis zur behördlichen Überprüfung einem geeichten gleich (§ 38 Satz 1 MessEG). Rechnungen, die auf Messwerten beruhen, müssen vom Empfänger in einfacher Weise nachvollzogen werden können (§ 33 Abs. 3 Nr. 1 MessEG), weshalb das Wägeergebnis auf den Beleg gehört. Die Eichfrist beträgt zwei Jahre, soweit Anlage 7 der Mess- und Eichverordnung nichts anderes bestimmt (§ 34 Abs. 1 MessEV); für nichtselbsteinspielende Handelswaagen mit einer Höchstlast von weniger als 350 Kilogramm setzt Anlage 7 Nr. 2.2.3 vier Jahre an. Bei Eichfristen von mindestens einem Jahr endet die Frist erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie rechnerisch endet (§ 34 Abs. 2 MessEV), und die Nachweise über Wartungen und Eingriffe sind bis zu drei Monate nach Ablauf der Eichfrist, längstens fünf Jahre, aufzubewahren (§ 31 Abs. 2 Nr. 4 MessEG). Für ein ERP heißt das: Eichfrist je Waage und je Standort führen und rechtzeitig erinnern.

Mindesthaltbarkeit, Restlaufzeit und Rückverfolgung

In Deutschland und Österreich gehört das Mindesthaltbarkeitsdatum oder das Verbrauchsdatum zu den Pflichtangaben, soweit Anhang X Nr. 1 Buchst. d keine Ausnahme macht (Art. 9 Abs. 1 Buchst. f der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011); bei mikrobiologisch sehr leicht verderblicher Ware ersetzt das Verbrauchsdatum das Mindesthaltbarkeitsdatum, und nach seinem Ablauf gilt die Ware als nicht sicher (Art. 24 Abs. 1 Satz 1 und 2). In der Schweiz muss bei vorverpackten Lebensmitteln die Haltbarkeit angegeben werden (Art. 36 Abs. 1 Buchst. d LGV); welche Ausnahmen gelten, steht in Art. 13 Abs. 3 der Verordnung des EDI über die Information über Lebensmittel (LIV, SR 817.022.16): Nach Anhang 8 Nr. 1.4 dieser Verordnung ist das Mindesthaltbarkeitsdatum unter anderem nicht erforderlich bei frischem Obst und Gemüse einschließlich Kartoffeln, das nicht geschält, geschnitten oder auf ähnliche Weise behandelt wurde (nicht aber bei Keimen von Samen und ähnlichen Erzeugnissen wie Sprossen von Hülsenfrüchten), bei Speisesalz und bei Zuckerarten in fester Form. Das Datum gehört an die Charge, nicht an den Artikel: Eine Lieferung kann mehrere Haltbarkeitsdaten enthalten. Wie Sie ein Verbrauchsdatum sperren und eine Restlaufzeitquote rechnen, steht in MHD und Verbrauchsdatum im ERP; die Entnahmereihenfolge nach Haltbarkeit erklärt FIFO, FEFO, LIFO.

Die Rückverfolgbarkeit verbindet das mit Lieferant und Kunde. In Deutschland und Österreich müssen Sie jede Person feststellen können, von der Sie ein Lebensmittel erhalten haben, und die anderen Unternehmen, an die Sie geliefert haben; die Angaben sind der Behörde auf Aufforderung mitzuteilen (Art. 18 Abs. 2 und 3 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002). In der Schweiz verlangt Art. 83 Abs. 2 LGV Auskunft über Bezug und Lieferung, wobei die direkte Abgabe an Konsumenten ausgenommen ist; die Angaben sind bis zum angenommenen Konsum vorzuhalten (Art. 83 Abs. 4 LGV). In Deutschland kommt die Form hinzu: Die Informationen sind so vorzuhalten, dass die Behörde sie spätestens 24 Stunden nach Aufforderung elektronisch in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhält (§ 44 Abs. 3 Satz 2 LFGB). Ein ERP, dessen Chargenverlauf nur als PDF-Liste herauskommt, erfüllt das nicht ohne Umweg.

Für die Weitergabe an Kunden in Deutschland und Österreich gibt die Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 zwei Wege vor. Bei vorverpackter Ware, die an Anbieter von Gemeinschaftsverpflegung zum Zubereiten, Verarbeiten, Aufteilen oder Schneiden geht, dürfen die Pflichtangaben auf den Handelspapieren stehen, sofern diese dem Lebensmittel beiliegen oder vor oder gleichzeitig mit der Lieferung versandt werden; vier Angaben, darunter das Haltbarkeitsdatum, müssen dann zusätzlich auf der Außenverpackung stehen (Art. 8 Abs. 7 und Art. 9 Abs. 1 Buchst. a, f, g und h). Bei loser Ware müssen Sie die Informationen an den empfangenden Betrieb übermitteln (Art. 8 Abs. 6). Praktisch heißt das: Der Lieferschein ist ein zulässiger, aber nicht der einzige Weg; wählen Sie ihn, müssen Allergene und Haltbarkeit aus dem System auf den Lieferschein kommen, ohne Nachpflege. Den Ablauf im Rückruffall beschreibt Rückruf im Lebensmittelbetrieb; die allgemeine Pflicht Rückverfolgbarkeit bei Lebensmitteln.

Kühlkette belegen

In Deutschland und Österreich gilt die Verordnung (EG) Nr. 852/2004. Bearbeitungs- und Lagerräume müssen eine Temperaturkontrolle bieten und eine Überwachung, bei der Lagerung erforderlichenfalls auch eine Registrierung der Temperatur ermöglichen (Anhang II Kapitel I Nr. 2 Buchst. d); Transportbehälter müssen die Ware auf geeigneter Temperatur halten und eine Überwachung der Beförderungstemperatur ermöglichen (Kapitel IV Nr. 7). Die eigentliche Verhaltensregel steht in Kapitel IX Nr. 5: Rohstoffe, Zutaten, Zwischen- und Enderzeugnisse, die die Vermehrung pathogener Mikroorganismen fördern können, dürfen nicht bei gesundheitsgefährdenden Temperaturen aufbewahrt werden, und die Kühlkette darf nicht unterbrochen werden; Abweichungen sind nur für begrenzte Zeit zulässig, wenn sie etwa beim Transport praktisch erforderlich sind und die Gesundheit nicht gefährden.

Nachweisen müssen Sie das über Ihr HACCP-Verfahren: Verfahren nach den HACCP-Grundsätzen sind einzurichten, durchzuführen und aufrechtzuerhalten, mit Dokumenten und Aufzeichnungen, die der Art und Größe des Betriebs angemessen sind (Art. 5 Abs. 1 und Abs. 2 Buchst. g der Verordnung (EG) Nr. 852/2004); die Dokumente sind aktuell zu halten, die übrigen Aufzeichnungen für einen angemessenen Zeitraum aufzubewahren (Art. 5 Abs. 4). Für gekühlte Ware ohne Tiefkühlung lässt die Verordnung eine solche Registrierung zu, soweit sie erforderlich ist; eine durchgehende Aufzeichnung folgt dort aus dem Verfahren, das Sie als kritischen Kontrollpunkt festgelegt haben. In der Schweiz verlangt Art. 78 Abs. 1 LGV von Betrieben, die Lebensmittel herstellen, verarbeiten oder behandeln, Verfahren nach dem HACCP-System oder dessen Grundsätzen, und das Selbstkontrollkonzept mit den umgesetzten Maßnahmen ist schriftlich oder durch gleichwertige Verfahren zu dokumentieren (Art. 85 Abs. 1 LGV); Kleinstbetriebe können die Dokumentation angemessen reduzieren (Art. 85 Abs. 3 LGV).

Für tiefgefrorene Lebensmittel ist die Aufzeichnung in Deutschland und Österreich unabhängig davon vorgeschrieben. Beförderungsmittel sowie Einlagerungs- und Lagereinrichtungen für tief gefrorene Lebensmittel sind mit geeigneten Aufzeichnungsgeräten auszustatten, mit denen die Lufttemperatur, der die Ware ausgesetzt ist, häufig und in regelmäßigen Abständen überwacht wird; die Aufzeichnung ist zu datieren und je nach Art und Haltbarkeit der Ware mindestens ein Jahr lang oder länger aufzubewahren (Art. 2 Abs. 1 und 3 der Verordnung (EG) Nr. 37/2005). Abweichend genügt die Messung mit mindestens einem leicht sichtbaren Thermometer bei der Lagerung in Einzelhandelsverkaufsmöbeln und während des örtlichen Vertriebs (Art. 3 Abs. 1); für Tiefkühleinrichtungen von weniger als 10 Kubikmetern, die im Einzelhandel zur Lagerung von Beständen dienen, kann die zuständige Behörde eine Ausnahme von Art. 2 zulassen (Art. 3 Abs. 2). Ein ERP muss diese Aufzeichnung je Fahrzeug und Lagerort aufnehmen und mindestens ein Jahr vorhalten können; ein abgelesenes Thermometer lässt sich nachträglich nicht auswerten.

Für Fleisch von Huftieren gilt in Deutschland und Österreich zusätzlich die Verordnung (EG) Nr. 853/2004: Das Fleisch muss auf höchstens 3 °C (Nebenprodukte der Schlachtung) beziehungsweise 7 °C (anderes Fleisch) abgekühlt und auf dieser Temperatur gehalten werden (Anhang III Abschnitt I Kapitel VII Nr. 1 Buchst. a und Nr. 2); vor und während der Beförderung gilt dieselbe Temperatur (Nr. 3). Nur wenn Genehmigung und Bedingungen vorliegen, darf ausnahmsweise vor Erreichen der Temperatur befördert werden – dann ist die Temperatur im Rahmen von HACCP-Verfahren zu überwachen und aufzuzeichnen (Nr. 3 Buchst. b).

In der Schweiz ist die Kühlkette in der Hygieneverordnung EDI geregelt: Sie darf nicht unterbrochen werden, und Abweichungen sind nur begrenzt und ohne Gesundheitsgefährdung zulässig (Art. 24 Abs. 3 HyV); für tiefgefrorene Lebensmittel gilt –18 °C oder kälter (Art. 25 Abs. 3). Für Fleisch nennt Art. 29 Abs. 1 HyV Kerntemperaturen von 7 °C (Fleisch von domestizierten Huftieren), 4 °C (Geflügel sowie Fleischzubereitungen und Fleischerzeugnisse), 3 °C (Nebenprodukte der Schlachtung) und 2 °C (Hackfleisch); die Temperaturvorschriften gelten nicht für Sterilerzeugnisse, Rohwurst- und Rohpökelwaren sowie andere Fleischerzeugnisse mit einer Wasseraktivität unter 0,93 (Art. 29 Abs. 6 HyV). Bei Tiefkühlware verlangt Anhang 2 Nr. 1.1 bis 1.3 eine regelmässige, datierte Aufzeichnung, die mindestens ein Jahr aufzubewahren ist; im Einzelhandel genügt in Verkaufsmöbeln ein sichtbares Thermometer, und für Kühlräume unter 25 Kubikmetern kann die Vollzugsbehörde dies zulassen (Anhang 2 Nr. 2.1 und 2.3).

Retouren und Rückwaren

Wenn eine Küche umplant oder eine Tour zu spät kommt, kommt Frischware zurück, die das Lager verlassen hat. Ob sie wieder verkauft werden darf, entscheidet nicht die Buchung, sondern die Sicherheit. In Deutschland und Österreich dürfen nicht sichere Lebensmittel nicht in Verkehr gebracht werden (Art. 14 Abs. 1 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002). Haben Sie Grund zur Annahme, dass eine von Ihnen vertriebene Ware den Anforderungen an die Lebensmittelsicherheit nicht entspricht, nehmen Sie sie vom Markt, sofern sie nicht mehr unter Ihrer unmittelbaren Kontrolle steht, und unterrichten die Behörde darüber; hat die Ware Verbraucher erreicht haben können, kommen die Informations- und Rückrufpflichten hinzu (Art. 19 Abs. 1). In der Schweiz muss die verantwortliche Person, wenn die Ware nicht mehr unter der unmittelbaren Kontrolle des Betriebs steht und eine Gesundheitsgefährdung feststeht oder zu vermuten ist, unverzüglich die kantonale Vollzugsbehörde informieren, die Ware zurücknehmen und, falls Verbraucher sie erreicht haben können, zurückrufen und informieren (Art. 84 Abs. 1 LGV). Für das ERP folgt daraus eine Trennung: Rücknahme und Gutschrift sind ein Vorgang, die Wiedereinlagerung ist ein zweiter, der eine Prüfung voraussetzt. Ware mit unterbrochener Kühlkette, beschädigter Verpackung oder abgelaufenem Verbrauchsdatum wird gesperrt, nicht zurückgebucht. Wie der Ablauf aussieht, steht in Retourenprozess im ERP aufsetzen.

Eine Grenze ist die Weitergabe zu Spenden. Umverteilen dürfen Sie nur unter Bedingungen: Sie prüfen, ob die Ware nicht gesundheitsschädlich und zum Verzehr geeignet ist, und bewerten dabei mindestens Resthaltbarkeit, Unversehrtheit der Verpackung, Lager- und Beförderungsbedingungen einschließlich der Temperaturanforderungen sowie die Rückverfolgbarkeit (Anhang II Kapitel Va Nr. 1 und 2 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004; Deutschland und Österreich). Retournierte Ware ist damit kein automatischer Lagerzugang, sondern ein Vorgang mit Entscheidung.

Touren und Mehrweggebinde

Die Tour ist mehr als eine Tournummer. Sie bestimmt die Lade-Reihenfolge, weil die letzte Lieferung zuerst geladen wird, die Zeitfenster der Kunden und das Fahrzeug. In Deutschland und Österreich muss bei gekühlter Ware das Kühlfahrzeug die Temperatur halten und die Überwachung der Beförderungstemperatur ermöglichen (Anhang II Kapitel IV Nr. 7 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004); bei tiefgefrorener Ware kommt die Aufzeichnungspflicht nach Art. 2 der Verordnung (EG) Nr. 37/2005 hinzu. Prüfen Sie deshalb, ob die Tour im System eine Lade-Reihenfolge hat, ob sie Temperaturdaten aufnehmen kann und ob ein nicht belieferter Stopp den Lieferschein offen lässt. Die Planung von Touren und Frachtkosten behandelt Spedition und Transport: ERP für Touren, Fremdfrachter und Maut; die Kommissionierung nach Entnahme Kommissionierverfahren im Vergleich.

Die Gebinde kommen mit der Tour zurück. In Deutschland und Österreich müssen Kisten, Paletten und Behälter, die mit Lebensmitteln in Berührung kommen, gründlich gereinigt und erforderlichenfalls desinfiziert werden und, außer bei Einwegverpackungen, so beschaffen sein, dass sie gereinigt werden können (Anhang II Kapitel V Nr. 1 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004). Im ERP brauchen Sie je Kunde ein Gebindekonto, ein Leergutlager und eine Regel, wann ein Gebinde ausgebucht wird. Die Pfandbuchung selbst hängt davon ab, ob Sie eigenes Pfand oder das des Lieferanten weiterreichen; dazu Getränkehandel: Pfand, Leergut und Gebinde im ERP.

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Vier Blöcke bilden die Kosten, unabhängig von der Höhe: einmalig je Standort (Waagen anbinden, Eichfristen erfassen, Lager- und Tourenplätze aufnehmen), einmalig im System (Gewichtsware, Restlaufzeitregeln, Chargenbezug, Gebindekonten, Tourenplanung), laufend (Pflege von Restlaufzeitgrenzen und Touren, Betrieb der Temperaturaufzeichnung, Versionswechsel) und je Vorgang (Rücknahmeentscheid, Nachwiegen, Temperaturabweichung). Fragen Sie je Angebot diese Felder ab und notieren Sie, ob sie einmalig oder laufend anfallen: Anbindung je Waage und Standort, Testumgebung, Betrieb je Monat, Änderung an einer Regel, Support mit Reaktionszeit. Vergleichen Sie zwei Angebote nur, wenn alle Felder ausgefüllt sind; ein leeres Feld ist eine offene Frage, keine Null.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Der Artikelstamm kennt nur eine Mengeneinheit; Gewichtsware wird über eine Notiz am Beleg gerechnet.
• Das Haltbarkeitsdatum hängt am Artikel statt an der Charge, also trägt jede Charge dasselbe Datum.
• Der Chargenverlauf ist nur als Bildschirmansicht vorhanden, ohne Export in einem maschinenlesbaren Format.
• Die Kühlkette hat kein Datenfeld: Temperaturwerte stehen in einer Tabelle neben dem ERP, oder die Aufzeichnung wird nach wenigen Wochen gelöscht, obwohl sie für tiefgefrorene Ware mindestens ein Jahr vorzuhalten ist.
• Eine Rücknahme wird als negative Lieferung gebucht und landet ungeprüft wieder im Bestand.
• Touren gibt es nur als Nummer am Lieferschein, ohne Reihenfolge und ohne Zeitfenster.
• Gebinde werden über Freitext verrechnet, ohne Saldo je Kunde.
• Der Vertrag nennt keine Frist, wie lange eine angebundene Waage oder ein Datenformat nach einem Wechsel weiter bedient wird.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Die Tabelle ordnet Betriebsformen; sie ersetzt keine Prüfung, zeigt aber, wo Sie zuerst ansetzen.

Betriebsform	Was am schwersten wiegt
Vollsortimenter für Gastronomie	Gewichtsware, Restlaufzeit und Touren zusammen
Frischedienst mit Fleisch und Fisch	Kühlkette und Fleisch-Kerntemperaturen; dazu Fleischerei-Rückverfolgung
Getränkefachgroßhandel	Gebinde, Pfand und Tour; dazu Pfand und Leergut im ERP
Belieferung von Großküchen und Kliniken	Zeitfenster, Allergen- und Haltbarkeitsangaben auf den Handelspapieren und Rückverfolgbarkeit
Obst- und Gemüsehandel	Haltbarkeit ohne Tagesdatum – bei mehr als drei Monaten Haltbarkeit genügen Monat und Jahr (Anhang 8 Nr. 1.3 LIV, Schweiz) –, Gewicht und hohe Umschlaghäufigkeit
Wiederverkäufer mit EDI	Lieferavis mit Gebindemeldung und Chargenbezug in der Nachricht

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Zählen Sie Ihre Artikel nach Einheit: reine Stückartikel, reine Gewichtsartikel und Mischfälle, in denen Bestell- und Abrechnungseinheit auseinanderfallen.
2. Listen Sie auf, wo heute Haltbarkeitsdaten, Kühlkettennachweise und Gebindesalden außerhalb des Systems geführt werden.
3. Spielen Sie in der Testumgebung vier Abläufe durch: Gewichtsartikel mit Teillieferung, Charge mit kurzer Restlaufzeit, Rücknahme mit Sperre, Tour mit Gebinderücknahme.
4. Prüfen Sie die Nachweise: Kommt der Chargenverlauf als maschinenlesbarer Export heraus, nimmt das System Temperaturwerte an Wareneingang, Lagerort und Tour auf, und bewahrt es die Aufzeichnung tiefgefrorener Ware mindestens ein Jahr auf?
5. Rechnen Sie die Anbindung je Waage und Standort gegen die heutige Erfassungszeit und vergleichen Sie die Angebote erst danach.