Spedition und Transport: ERP für Touren, Fremdfrachter und Maut

Worum es bei der Auswahl geht

Eine Spedition verkauft keine Ware, sondern die Durchführung eines Transports: Sie übernimmt einen Auftrag, bündelt ihn zu einer Tour, setzt dafür eigenes Personal, eigene Fahrzeuge oder einen Fremdfrachter ein, weist die Ablieferung nach und rechnet gegenüber dem Auftraggeber ab. Jede dieser Stationen erzeugt im ERP einen eigenen Datensatz mit eigener Frist.

Geprüft wird deshalb, welche Funktionen ein System für diesen Ablauf mitbringen muss, welche Länderregeln dabei zu führen sind und wo die gesetzlichen Grenzen liegen. Produkte und Anbieter kommen nicht vor; die Stufen der Anforderungsliste sind eine redaktionelle Einschätzung.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle nennt je Kriterium, warum es für den Ablauf zählt, wie Sie es in einer Testumgebung prüfen und was Sie den Anbieter fragen.

Kriterium	Warum es zählt	So prüfen Sie es	Frage an den Anbieter
Auftrag mit Lade- und Entladestelle	Ladestelle und Entladestelle sind Adressen, nicht nur Kundenstammdaten (ADSp 2017 Ziffer 1.8)	Einen Auftrag mit zwei Abhol- und zwei Lieferstellen anlegen	Wie viele Stopps trägt ein Auftrag, und was passiert bei Teilladungen?
Leistungszeit und Zeitfenster	Zeitfenster sind vereinbarte Ankunftszeiträume; aus ihnen folgen Lade- und Entladezeit und damit Standgeld, das aber nur bei vereinbarter Überschreitung oder bei Gründen außerhalb des Risikobereichs des Spediteurs geschuldet ist (ADSp 2017 Ziffern 1.18, 11.2 und 11.4)	Eine Tour mit zwei Zeitfenstern und einer Verspätung buchen	Rechnet das System die Ladezeit ab Ankunft und erzeugt es ein Standgeld?
Ablieferquittung	Die Quittung des Empfängers ist der Ablieferungsnachweis, wenn die ADSp 2017 einbezogen sind (Ziffer 8.3)	Eine Ablieferung ohne Quittung abschließen	Wie wird eine verweigerte Quittung dokumentiert?
Frachtbrief	Er hält 12 Angaben fest und wird in drei Ausfertigungen vom Absender unterzeichnet (§ 408 HGB)	Einen Frachtbrief für eine Auslandsladung drucken	Kommen Nummern, Rohgewicht und Zollweisung aus dem Auftrag?
Fremdfrachter und Gutschrift	Die Abrechnung über eine Gutschrift ist eine vorher zu vereinbarende Alternative zur Rechnung des Subunternehmers, keine Eingangsrechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG)	Einen Subunternehmer mit Gutschriftverfahren anlegen und abrechnen	Gibt es ein Kennzeichen je Subunternehmer und einen geführten Widerspruchseingang?
Maut je Land	Deutschland, Österreich und die Schweiz berechnen die Abgabe nach eigenen Merkmalen	Drei Touren mit je einem Fahrzeug über 3,5 Tonnen kalkulieren	Welche Fahrzeugmerkmale rechnet der Mautsatz, und woher kommen sie?
Haftungsbedingungen	Ohne einbezogene Bedingungen gilt die gesetzliche Haftung; eine vorformulierte Begrenzung auf einen Betrag zwischen 2 und 40 Rechnungseinheiten braucht in Deutschland den Hinweis nach § 449 Abs. 2 Nr. 1 HGB, und in Österreich gilt für die entgeltliche Straßenbeförderung ohne Umzugsgut die Grenze von 8,33 Rechnungseinheiten je fehlendes Kilogramm Rohgewicht nach Art. 23 Abs. 3 CMR, die § 439a Abs. 1 UGB auch auf Inlandstransporte anwendet	Eine Rechnung mit und eine ohne Bedingungen erzeugen	Stehen die Bedingungen je Kunde am Beleg, ändern sie sich mit dem Land, und ist der Hinweis mit Datum und Stand belegt?
Nachweis und Frist	Ansprüche aus einer Beförderung verjähren in Deutschland in einem Jahr, bei Vorsatz oder einem dem Vorsatz nach § 435 HGB gleichstehenden Verschulden in drei Jahren (§ 439 Abs. 1 HGB); ohne Datum am Vorgang hält niemand die Frist	Eine Reklamation mit Datum anlegen	Entsteht aus dem Schadensfall eine Frist, und wer sieht sie?

Die Anforderungsliste: Muss, Sollte, Nice-to-have

„Muss“ heißt hier: ohne diese Funktion ist der beschriebene Ablauf im System nicht abbildbar. Die Einstufung ist redaktionell und hängt an Fahrzeugpark, Länderanteil und Zahl der Fremdfrachter.

Anforderung	Stufe	Bedingung, unter der sie gilt
Auftrag, Tour und Stopps als ein Vorgang mit Lade- und Entladestelle	Muss	sobald eine Tour mehrere Stopps bedient; ohne Stopps je Auftrag bleibt die Tour eine Liste
Zeitfenster, Lade- und Entladezeit mit Zeitstempel und Standgeld	Muss	wenn Lade- oder Entladezeiten vereinbart oder avisiert sind und die ADSp 2017 einbezogen sind; bei Komplettladungen dann ohne abweichende Vereinbarung pauschal höchstens zwei Stunden je Seite, außer bei schüttbaren Massengütern, und der Beginn nicht vor einer vereinbarten Uhrzeit (Ziffern 11.2 und 11.3); Standgeld nur bei vereinbarter Überschreitung oder Gründen außerhalb Ihres Risikobereichs (Ziffer 11.4)
Ablieferquittung am Vorgang, mit Ausnahmevermerk bei Weigerung	Muss	in Deutschland nach ADSp 2017 Ziffer 8.3, wenn diese einbezogen sind; sonst als eigener Nachweis, den Ihr Auftraggeber verlangt
Frachtbrief mit den Angaben nach § 408 Abs. 1 HGB, in drei Ausfertigungen	Muss	wenn der Frachtführer die Ausstellung verlangt (§ 408 Abs. 1 HGB) oder der Empfänger im Ausland sie braucht
Gutschriftverfahren je Fremdfrachter, ausdrücklich vereinbart, mit Widerspruchseingang	Muss	in Deutschland, wenn Sie Subunternehmer über eine eigene Gutschrift statt über deren Rechnung abrechnen; ohne vorherige Vereinbarung wirkt die Gutschrift nicht als Rechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG)
Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf der Abrechnung	Muss	in Deutschland, wenn der Subunternehmer im Ausland ansässig ist und die Leistung im Inland steuerpflichtig ist (§ 13b Abs. 2 Nr. 1, § 14a Abs. 5 UStG)
Mautberechnung Deutschland mit Achszahl, zulässiger Gesamtmasse, Schadstoff- und CO2-Emissionsklasse	Muss	für Fahrten auf Bundesautobahnen und Bundesstraßen mit Fahrzeugen des Güterkraftverkehrs über 3,5 Tonnen (§ 1 Abs. 1 BFStrMG); emissionsfreie schwere Nutzfahrzeuge sind bis 30. Juni 2031 befreit (§ 1 Abs. 2 Nr. 7 BFStrMG)
Mautberechnung Österreich mit Achszahl, CO2-Emissionsklasse und EURO-Emissionsklasse	Muss	für Mautstrecken mit mehrspurigen Kraftfahrzeugen über 3,5 Tonnen (§ 6 BStMG); die Mauttarifverordnung 2025 unterscheidet Achskategorien 2 bis 4, Tarifgruppen nach der CO2-Emissionsklasse und Tarifgruppen nach der EURO-Emissionsklasse (§§ 1, 2, 7 und 9) und gilt seit 1. Januar 2026 (§ 11); auf neun Mautabschnitten der A 13 gilt für die Achskategorie 4 zwischen 22 und 5 Uhr ein abweichender Teiltarif nach § 5, dort muss die Uhrzeit der Durchfahrt am Abschnitt stehen
Schwerverkehrsabgabe Schweiz mit Gesamtgewicht, Distanz und Abgabekategorie	Muss	für Transportmotorwagen und Transportanhänger mit einem Gesamtgewicht von je über 3,5 Tonnen (Art. 1 SVAV); Motorfahrzeuge mit elektrischem Antrieb sind befreit (Art. 2 Abs. 1 Bst. k SVAV)
Haftungsbedingungen je Kunde und Land mit dokumentiertem Stand, dokumentierter Einbeziehung und dokumentiertem Hinweis	Muss	wenn Sie die Haftung durch vorformulierte Bedingungen begrenzen wollen; in Deutschland erlaubt § 449 Abs. 2 Nr. 1 HGB einen Betrag zwischen 2 und 40 Rechnungseinheiten je Kilogramm nur mit geeignetem Hinweis auf die Abweichung, ein für den Verwender ungünstigerer Betrag ist nach Nr. 2 ohne Hinweis möglich, und gegenüber einem Absender, der Verbraucher ist, ist eine Abweichung zu dessen Nachteil ausgeschlossen (Abs. 3); in Österreich ist für die entgeltliche Straßenbeförderung ohne Umzugsgut die Haftung nach Art. 23 Abs. 3 CMR auf 8,33 Rechnungseinheiten je fehlendes Kilogramm Rohgewicht begrenzt (§ 439a Abs. 1 UGB), und eine Vereinbarung, die davon abweicht, ist nach Art. 41 Abs. 1 CMR nichtig
Treibstoffzuschlag als eigene, berechnete Position mit Basispreis und Gültigkeitsdatum	Sollte	wenn Auftraggeber Zuschläge vereinbaren; ohne Bezugsgröße ist der Betrag nicht nachrechenbar
Schadensfall mit Frist, Bildern und Rückgriff auf den ausführenden Frachtführer	Sollte	wenn Sie Fremdfrachter einsetzen; in Deutschland verjähren Ansprüche aus der Beförderung in einem Jahr, bei Vorsatz oder einem dem Vorsatz nach § 435 HGB gleichstehenden Verschulden in drei Jahren (§ 439 Abs. 1 HGB); in Österreich gilt für die entgeltliche Straßenbeförderung ohne Umzugsgut über § 439a Abs. 1 UGB auch im Inland die Frist des Art. 32 Abs. 1 CMR — ein Jahr, bei Vorsatz oder einem dem Vorsatz gleichstehenden Verschulden drei Jahre —, deren Beginn vom Fall abhängt: bei teilweisem Verlust, bei Beschädigung und bei Überschreitung der Lieferfrist der Tag der Ablieferung, bei gänzlichem Verlust der 30. Tag nach Ablauf der vereinbarten Lieferfrist oder, wenn eine Lieferfrist nicht vereinbart wurde, der 60. Tag nach der Übernahme des Gutes durch den Frachtführer, in allen anderen Fällen der Ablauf von drei Monaten nach Abschluss des Beförderungsvertrags, wobei der Tag des Fristbeginns bei der Berechnung nicht mitgerechnet wird (Art. 32 Abs. 1 Buchst. a bis c CMR)
Elektronischer Frachtbrief	Sollte	wenn Absender und Frachtführer ihn nutzen; für Österreich gilt das Zusatzprotokoll seit 4. November 2024 (BGBl. III Nr. 140/2024)
Mehrtagesplanung mit Fahrer- und Fahrzeugverfügbarkeit	Nice-to-have	wenn Touren über mehrere Tage laufen und mehrere Fahrzeuge getauscht werden
Telematik- und Statusrückmeldung je Stopp	Nice-to-have	wenn Auftraggeber Statusmeldungen verlangen, nicht nur die Ablieferquittung

Vom Auftrag zur Tour

Der Auftrag kommt als E-Mail, per Schnittstelle oder als Fixauftrag herein und enthält drei Dinge, die im System getrennt geführt werden müssen: die Leistung (was, wie schwer, wie viele Packstücke), den Weg (Ladestelle, Entladestelle, Zeitfenster) und den Nachweis (wer die Ablieferung quittiert). Erst wenn alle drei am selben Vorgang hängen, lässt sich eine Tour bilden und später abrechnen.

1. 1
   Auftrag erfassenLeistung, Ladestelle, Entladestelle und Zeitfenster getrennt
2. 2
   Tour bildenStopps reihen, Fahrzeug und Fahrer zuordnen
3. 3
   Fahren und meldenAnkunftszeit je Stopp festhalten
4. 4
   Ablieferung quittierenQuittung oder Vermerk über die Weigerung
5. 5
   Tour abrechnenFracht, Standgeld, Maut und Zuschlag getrennt ausweisen

Vereinfachter Ablauf; Teilladungen, Umladungen und Fremdfrachter sind nicht dargestellt.

Quelle: Schematisches Beispiel, eigene Darstellung

Zwei Zeitpunkte entscheiden über Geld: die Ankunft an der Lade- oder Entladestelle und die vollständige Erledigung. Die ADSp 2017 lassen die Lade- oder Entladezeit mit der Ankunft des Fahrzeugs beginnen — etwa mit der Meldung beim Pförtner — und enden, wenn der Auftraggeber oder Empfänger seinen Pflichten vollständig nachgekommen ist; ist für die Gestellung eine konkrete Leistungszeit vereinbart, beginnt sie nicht vor der vereinbarten Uhrzeit (Ziffer 11.3). Wird die Lade- oder Entladezeit überschritten, schuldet der Auftraggeber ein Standgeld, jedoch nur dann, wenn die Überschreitung vertraglich vereinbart ist oder auf Gründen beruht, die nicht dem Risikobereich des Spediteurs zuzurechnen sind (Ziffer 11.4). Ein System, das nur die Abfahrt und die Ankunft kennt, kann diesen Anspruch nicht belegen.

Bei Komplettladungen setzen die ADSp 2017 für die Verladung und die Entladung pauschal höchstens zwei Stunden je Seite an, bei Fahrzeugen mit 40 Tonnen zulässigem Gesamtgewicht und ohne abweichende Vereinbarung (Ziffer 11.2). Das gilt nur, wenn ein Zeitpunkt oder ein Zeitfenster für die Gestellung des Fahrzeugs vereinbart oder avisiert ist und der Auftraggeber, Verlader oder Empfänger dem nicht widerspricht, und nicht bei schüttbaren Massengütern; bei leichteren Fahrzeugen reduzieren sich diese Zeiten nach dem Einzelfall in angemessenem Umfang. Das ist der Wert, den ein Testfall im System nachrechnen muss: Zeitfenster setzen, Ankunft erfassen, Überschreitung erzeugen, Standgeld prüfen.

Fremdfrachter: Gutschrift, Widerspruch und Steuerschuld

Setzen Sie einen Subunternehmer ein, stehen zwei Abrechnungswege offen: Er stellt Ihnen eine Rechnung, oder Sie rechnen über eine Gutschrift ab, die Sie selbst ausstellen. Der zweite Weg setzt voraus, dass Sie die Abrechnung für ihn erstellen, und ist an zwei Bedingungen gebunden.

Erstens muss er vereinbart sein. Die ADSp 2017 halten fest, dass eine Zahlungsabwicklung im Gutschriftenverfahren ausdrücklich zu vereinbaren ist, dass der Auftraggeber im Zweifel Gutschriften nach Leistungserbringung sofort zu erteilen hat und dass die Voraussetzung „Zugang einer den gesetzlichen Anforderungen genügenden Rechnung“ für das Gutschriftverfahren nicht gilt (Ziffer 18.4). Zweitens muss die Vereinbarung vor der Abrechnung bestehen: Eine Rechnung kann der Leistungsempfänger für den Unternehmer nur ausstellen, sofern dies vorher vereinbart wurde; die Gutschrift verliert die Wirkung einer Rechnung, sobald der Empfänger der Gutschrift dem Dokument widerspricht (§ 14 Abs. 2 Satz 5 und 6 UStG).

1. 1
   Vereinbarung vor der ersten AbrechnungGutschriftverfahren ausdrücklich vereinbaren (ADSp 2017 Ziffer 18.4)
2. 2
   Tour ausführen und nachweisenAblieferquittung oder Statusmeldung als Leistungsnachweis
3. 3
   Gutschrift erzeugenMit allen Pflichtangaben der Rechnung, nicht als einfache Buchung
4. 4
   Zustellung und WiderspruchseingangZugang dokumentieren, Widersprüche erfassen; eine Frist setzt § 14 Abs. 2 UStG nicht
5. 5
   Zahlung oder WiderspruchOhne Widerspruch bleibt die Gutschrift Rechnung

Die Vereinbarung muss vor der Abrechnung bestehen (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG); eine interne Bearbeitungs- oder Widerspruchsfrist ist eigene Festlegung.

Quelle: Schematisches Beispiel, eigene Darstellung

Für die Steuer zählt, wo der Subunternehmer ansässig ist. Ist er im Ausland ansässig und ist seine Leistung im Inland steuerpflichtig, schulden Sie als Leistungsempfänger die Steuer (§ 13b Abs. 2 Nr. 1, Abs. 5 Satz 1 UStG); die Abrechnung muss dann den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ tragen und darf keinen gesonderten Steuerbetrag ausweisen (§ 14a Abs. 5 UStG). Eine Abrechnung ohne diesen Hinweis erfüllt § 14a Abs. 5 UStG nicht. Legen Sie das Ansässigkeitsmerkmal deshalb am Lieferantenstamm ab und nicht im Kopf des Buchungsbelegs.

Maut und Treibstoffzuschlag je Land

Die drei Länder erheben keine einheitliche Abgabe: Sie unterscheiden sich in der Schwelle, in den Merkmalen des Fahrzeugs und in den Befreiungen. Für das ERP heißt das: Fahrzeugstammdaten müssen die Merkmale führen, die der jeweilige Tarif abfragt.

Land	Abgabe und Rechtsgrundlage	Merkmale, die den Satz bestimmen	Was das ERP je Fahrzeug und Tour führen muss
Deutschland	Lkw-Maut nach dem Bundesfernstraßenmautgesetz für Fahrzeuge des Güterkraftverkehrs über 3,5 Tonnen (§ 1 Abs. 1 BFStrMG), seit 1. Juli 2024	Mautsatz aus Teilmaßstäben für Infrastruktur, Luftverschmutzung, Lärm und Kohlenstoffdioxid (§ 3 Abs. 1 BFStrMG); emissionsfreie schwere Nutzfahrzeuge bis 30. Juni 2031 befreit (§ 1 Abs. 2 Nr. 7 BFStrMG)	zulässige Gesamtmasse, Achszahl, Schadstoff- und CO2-Emissionsklasse, gefahrene Strecke; Mautschuldner nach § 2 BFStrMG
Österreich	fahrleistungsabhängige Maut für mehrspurige Kraftfahrzeuge mit mehr als 3,5 Tonnen technisch zulässiger Gesamtmasse (§ 6 BStMG)	Tarifgruppe E (CO2-Emissionsklasse 5) oder A (andere CO2-Emissionsklassen) und Achskategorie 2, 3 oder 4 (§§ 1 und 2 Mauttarifverordnung 2025), dazu Tarifgruppen A bis D nach der EURO-Emissionsklasse für Luftverschmutzung und Lärm (§ 7) und Tarife nach der CO2-Emissionsklasse (§ 9); 25 Prozent Aufschlag auf der A 12 zwischen Kufstein und Innsbruck/Amras (§ 3); auf neun Mautabschnitten der A 13 zwischen 22 und 5 Uhr ein abweichender Teiltarif für die Achskategorie 4 (§ 5)	Achszahl, CO2-Emissionsklasse und EURO-Emissionsklasse; Mautstrecke mit Abschnitt, auf der A 13 zusätzlich die Uhrzeit der Durchfahrt
Schweiz	Schwerverkehrsabgabe für Transportmotorwagen und Transportanhänger mit einem Gesamtgewicht von je über 3,5 Tonnen (Art. 1 SVAV), bemessen nach Gewicht und gefahrenen Kilometern (Art. 6 SVAG)	3,26 Rappen je Kilometer und Tonne in Abgabekategorie 1, 2,82 in Kategorie 2, 2,39 in Kategorie 3 (Art. 8 Abs. 1 SVAV); die Kategorie folgt den Abgasvorschriften nach Anhang 1, Motorfahrzeuge mit elektrischem Antrieb sind befreit (Art. 2 Abs. 1 Bst. k SVAV)	Gesamtgewicht, gefahrene Kilometer im Zollgebiet, EURO-Emissionsklasse, Antriebsart, Anhänger; Solidarhaftung von Eigentümer, Vermieter und Leasinggeber, wenn der Halter zahlungsunfähig oder erfolglos gemahnt ist (Art. 5a Abs. 1 SVAG), nicht aber, wenn das BAZG ihnen vor Vertragsabschluss auf Anfrage bestätigt hat, dass der Halter weder zahlungsunfähig ist noch erfolglos gemahnt wurde (Abs. 2); eine spätere Unterstellung teilt das BAZG schriftlich mit (Abs. 3)

In Deutschland sind seit dem 1. Juli 2024 alle in- und ausländischen Kraftfahrzeuge mit einer technisch zulässigen Gesamtmasse von mehr als 3,5 Tonnen mautpflichtig, wenn sie für den Güterkraftverkehr bestimmt sind oder dafür verwendet werden; bei Fahrzeugkombinationen kommt es auf die Gesamtmasse des Zugfahrzeugs an (BALM, Lkw-Maut: Leitfaden für die Praxis, Abschnitt 1.2). Die Befreiung nach § 1 Abs. 2 Nr. 10 BFStrMG erfasst Fahrzeuge mit einer technisch zulässigen Gesamtmasse von weniger als 7,5 Tonnen, die zur Beförderung von Material, Ausrüstungen oder Maschinen benutzt werden, die der Fahrer zur Ausübung seines Handwerks oder seines mit dem Handwerk vergleichbaren Berufs benötigt, oder zur Auslieferung von handwerklich hergestellten Gütern — in beiden Fällen nur, wenn die Beförderung nicht gewerblich erfolgt. Für einen Spediteur mit gewerblichen Transporten für Dritte trägt sie deshalb nicht.

In Österreich entscheidet neben Achszahl, CO2- und EURO-Emissionsklasse bei einem Teil der Strecken auch die Uhrzeit. Auf neun Mautabschnitten der A 13 vom Knoten Innsbruck/Amras bis zur Staatsgrenze am Brennerpass setzt § 5 der Mauttarifverordnung 2025 für den Zeitraum zwischen 22 und 5 Uhr abweichende Mautabschnitts-Teiltarife fest, und zwar nur für die Achskategorie 4, also Fahrzeuge und Fahrzeugkombinationen mit vier und mehr Achsen; in allen neun Abschnitten liegt der Nachttarif doppelt so hoch wie der Tagessatz nach § 4 (Beispiel: 2,3280 statt 1,1640 Euro in Tarifgruppe E für Innsbruck/Amras bis Innsbruck/Süd). Für die Achskategorien 2 und 3 enthält § 5 keinen Nachtarif. Ein System, das den Abschnitt ohne Uhrzeit bucht, kann den teureren Nachttarif weder anwenden noch gegenüber dem Auftraggeber belegen.

In der Schweiz hängt die Abgabekategorie an den Abgasvorschriften, und wer die Kategorie 2 oder 3 nicht nachweist, wird in Kategorie 1 eingeteilt (Art. 8 Abs. 2 SVAV). Die Anmeldung für eine Fahrt verlangt Zulassungsland, Kontrollschild, EURO-Emissionsklasse, zulässiges Gesamtgewicht der Fahrzeugkombination, Einfahrts- und Ausfahrtsdatum und die Distanz in Kilometern (BAZG, Manueller Erfassungsdienst LSVA: NMTS). Diese Felder sind der Prüfstein für den Fahrzeugstamm: Fehlt eines, entsteht die Anmeldung außerhalb des Systems. Abgabepflichtig ist der Halter, bei ausländischen Fahrzeugen zusätzlich der Fahrzeugführer (Art. 5 Abs. 1 SVAG); Eigentümer, Vermieter und Leasinggeber haften solidarisch, wenn der Halter zahlungsunfähig oder erfolglos gemahnt worden ist (Art. 5a Abs. 1 SVAG), nicht aber, wenn das BAZG ihnen vor Vertragsabschluss auf Anfrage bestätigt hat, dass der Halter weder zahlungsunfähig ist noch in der Vergangenheit erfolglos gemahnt worden ist (Abs. 2 SVAG). Legen Sie Vertragsdatum und Bestätigung deshalb am Leasing- oder Mietvertrag ab, nicht nur am Fahrzeug.

Den Treibstoffzuschlag vereinbaren Sie je Auftraggeber: Basispreis, Index oder Bezugsgröße, Stichtag und Gültigkeit des Zuschlags gehören in eine eigene Rechnungsposition mit nachrechenbarer Formel; für einen Auftraggeber im Inland gehört der Zuschlag zum Entgelt, das Sie für die Leistung erhalten (§ 10 Abs. 1 Satz 2 UStG). Wie sich die drei Mautsysteme im Einzelnen unterscheiden und welche Rechnungsposition daraus entsteht, steht in Maut, Treibstoffzuschlag und LSVA im ERP.

Haftungsbedingungen und ihre Einbeziehung

Die Haftung des Spediteurs ist keine Nebensache des Vertrags: Sie entscheidet, welcher Betrag bei Verlust oder Beschädigung erstattet wird, und sie hängt daran, welche Bedingungen mit dem Auftraggeber vereinbart und ihm mit dem nötigen Hinweis übergeben wurden — soweit das Recht des jeweiligen Landes Abweichungen von der gesetzlichen Haftung überhaupt zulässt.

In Deutschland haftet der Frachtführer für Verlust, Beschädigung und Fristüberschreitung, begrenzt auf 8,33 Rechnungseinheiten je Kilogramm Rohgewicht und bei Fristüberschreitung auf den dreifachen Frachtbetrag; Rechnungseinheit ist das Sonderziehungsrecht des Internationalen Währungsfonds (§ 431 Abs. 1, 3 und 4 HGB). Die Begrenzungen fallen weg, wenn der Schaden auf Vorsatz oder Leichtfertigkeit in Kenntnis der Wahrscheinlichkeit beruht (§ 435 HGB). Ansprüche aus einer Beförderung verjähren in einem Jahr, bei Vorsatz oder gleichstehendem Verschulden in drei Jahren (§ 439 Abs. 1 HGB); die Frist beginnt mit Ablauf des Tages der Ablieferung, ohne Ablieferung mit Ablauf des Tages, an dem das Gut hätte abgeliefert werden müssen, und bei Rückgriffsansprüchen mit der Rechtskraft des Urteils gegen den Rückgriffsgläubiger oder mit dessen Befriedigung, sofern der Rückgriffsschuldner innerhalb von drei Monaten nach Kenntnis von Schaden und Person unterrichtet wurde (§ 439 Abs. 2 HGB). Der Spediteur haftet für das in seiner Obhut befindliche Gut mit den Grenzen des § 431 Abs. 1, 2 und 4 HGB (§ 461 Abs. 1 HGB), und wer Selbsteintritt, Fixkostenspedition oder Sammelladung betreibt, übernimmt hinsichtlich der Beförderung die Rechte und Pflichten eines Frachtführers (§§ 458 bis 460 HGB).

Die Grenze lässt sich durch eine im Einzelnen ausgehandelte Vereinbarung verschieben (§ 449 Abs. 1 HGB) oder durch vorformulierte Bedingungen, wenn der Betrag zwischen 2 und 40 Rechnungseinheiten je Kilogramm liegt und der Verwender seinen Vertragspartner in geeigneter Weise darauf hinweist, dass ein anderer als der gesetzlich vorgesehene Betrag gilt, oder wenn der Betrag für den Verwender ungünstiger ist als der gesetzliche (§ 449 Abs. 2 Nr. 1 und 2 HGB); ist der Absender ein Verbraucher, ist eine Abweichung zu dessen Nachteil ausgeschlossen, außer bei Briefen und briefähnlichen Sendungen (Abs. 3). Der Hinweis ist Voraussetzung der Einbeziehung und wird nicht dadurch entbehrlich, dass die Bedingungen auf einem Beleg abgedruckt sind; ein Aufdruck auf der Rechnung belegt für sich genommen weder den Zugang noch die rechtzeitige Einbeziehung. Die ADSp 2017 begrenzen in Ziffer 23.1 die Haftung für Güterschäden in der Obhut des Spediteurs auf 8,33 Sonderziehungsrechte für jedes Kilogramm, ausgenommen Schäden aus Seebeförderungen und verfügten Lagerungen (Ziffer 23.1.1); bei einem Verkehrsvertrag über eine Beförderung mit verschiedenartigen Beförderungsmitteln unter Einschluss einer Seebeförderung und unbekanntem Schadenort sind es 2 statt 8,33 Sonderziehungsrechte, bei bekanntem Schadenort bestimmt sich die Haftung nach § 452a HGB (Ziffer 23.1.2), und bei einer Seebeförderung sowie bei grenzüberschreitenden Beförderungen ist die Haftung auf den für diese Beförderung gesetzlich festgelegten Haftungshöchstbetrag begrenzt (Ziffer 23.2). Die Zusatzgrenze aus Ziffer 23.1.3 knüpft ausdrücklich an Ziffer 23.1.1 an — je Schadenfall höchstens der höhere Betrag aus 1,25 Millionen Euro und 2 Sonderziehungsrechten für jedes Kilogramm — und gilt damit nicht für die Fälle der Ziffern 23.1.2 und 23.2; je Schadenereignis kommt die Grenze aus Ziffer 23.5 hinzu, der höhere Betrag aus 2,5 Millionen Euro und 2 Sonderziehungsrechten für jedes Kilogramm der verlorenen und beschädigten Güter. Die ADSp 2017 gelten für die Verkehrsverträge des Spediteurs (Ziffer 2.1), die Empfehlung selbst ist unverbindlich und bindet nur bei Einbeziehung.

In Österreich gelten für die entgeltliche Beförderung von Gütern auf der Straße die Artikel 2 bis 30 und 32 bis 41 des CMR-Übereinkommens nach § 439a Abs. 1 UGB auch dann, wenn der vertragliche Ort der Übernahme und der vertragliche Ort der Ablieferung des Gutes im Inland liegen; ausgenommen ist Umzugsgut, und als Fahrzeuge gelten Kraftfahrzeuge, Sattelkraftfahrzeuge, Anhänger und Sattelanhänger (Abs. 2). Der Frachtführer haftet damit für gänzlichen oder teilweisen Verlust, für Beschädigung und für die Überschreitung der Lieferfrist (Art. 17 Abs. 1 CMR). Für Handlungen und Unterlassungen seiner Bediensteten und aller anderen Personen, deren er sich bei der Ausführung der Beförderung bedient, haftet er wie für eigene, wenn diese in Ausübung ihrer Verrichtungen handeln (Art. 3 CMR). Der Ersatz für Verlust wird nach dem Wert des Gutes am Ort und zur Zeit der Übernahme berechnet (Art. 23 Abs. 1 CMR) und ist auf 8,33 Rechnungseinheiten für jedes fehlende Kilogramm des Rohgewichts begrenzt (Art. 23 Abs. 3 CMR), wobei die Rechnungseinheit das Sonderziehungsrecht des Internationalen Währungsfonds ist (Art. 23 Abs. 7 CMR); bei Überschreitung der Lieferfrist wird ohne weiteren Schadenersatz nur bis zur Höhe der Fracht ersetzt (Art. 23 Abs. 5 CMR), und ein höherer Betrag lässt sich nur über einen im Frachtbrief angegebenen Wert gegen Zuschlag zur Fracht (Art. 24 CMR) oder ein dort angegebenes besonderes Interesse an der Lieferung (Art. 26 CMR) erreichen (Art. 23 Abs. 6 CMR). Auf diese Begrenzungen kann sich der Frachtführer nicht berufen, wenn er den Schaden vorsätzlich oder durch ein ihm zur Last fallendes Verschulden verursacht hat, das nach dem Recht des angerufenen Gerichts dem Vorsatz gleichsteht (Art. 29 Abs. 1 CMR); jede Vereinbarung, die unmittelbar oder mittelbar von den Bestimmungen des Übereinkommens abweicht, ist nichtig (Art. 41 Abs. 1 CMR). Ansprüche aus einer solchen Beförderung verjähren in einem Jahr, bei Vorsatz oder einem dem Vorsatz gleichstehenden Verschulden in drei Jahren; die Frist beginnt bei teilweisem Verlust, bei Beschädigung und bei Überschreitung der Lieferfrist mit dem Tag der Ablieferung, bei gänzlichem Verlust mit dem 30. Tag nach Ablauf der vereinbarten Lieferfrist oder, wenn eine Lieferfrist nicht vereinbart wurde, mit dem 60. Tag nach der Übernahme des Gutes durch den Frachtführer und in allen anderen Fällen mit dem Ablauf von drei Monaten nach Abschluss des Beförderungsvertrags, wobei der Tag des Fristbeginns bei der Berechnung nicht mitgerechnet wird (Art. 32 Abs. 1 Buchst. a bis c CMR); eine schriftliche Reklamation hemmt die Verjährung bis zu dem Tag, an dem der Frachtführer sie schriftlich zurückweist und die Belege zurücksendet (Art. 32 Abs. 2 CMR). Für die übrigen Frachtverträge, die § 439a UGB nicht erfasst, bleibt es bei den §§ 430, 431 und 439 UGB — etwa bei der Beförderung von Umzugsgut auf der Straße: Dort ist der gemeine Handelswert am Ablieferungsort zu ersetzen (§ 430 Abs. 1 UGB), der Frachtführer vertritt das Verschulden seiner Leute und der Personen, deren er sich bei der Beförderung bedient, wie eigenes (§ 431 UGB), und auf die Verjährung sind die Vorschriften des § 414 UGB entsprechend anzuwenden (§ 439 UGB). In der Schweiz gilt für den Frachtführer grundsätzlich der volle Wert, soweit er sich nicht entlastet (Art. 447 Abs. 1 OR); die vorbehaltlose Annahme und Bezahlung lässt die Ansprüche erlöschen, ausgenommen die Fälle absichtlicher Täuschung und grober Fahrlässigkeit, verdeckte Schäden sind sofort nach der Entdeckung und spätestens acht Tage nach der Ablieferung zu melden (Art. 452 OR), und Ersatzklagen verjähren in einem Jahr, bei Untergang, Verlust und Verspätung vom Tag an, an dem die Ablieferung hätte geschehen sollen, bei Beschädigung ab Übergabe an den Adressaten (Art. 454 Abs. 1 OR), wobei Arglist und grobe Fahrlässigkeit des Frachtführers vorbehalten bleiben (Abs. 3); wer innerhalb der Jahresfrist reklamiert hat und nicht durch die Annahme des Gutes verwirkt ist, kann den Anspruch auch nach Ablauf der Frist noch im Wege der Einrede geltend machen (Abs. 2). Die Allgemeinen Bedingungen der SPEDLOGSWISS begrenzen die Haftung des Spediteurs als Frachtführer bei Verlust oder Beschädigung auf höchstens 8,33 Sonderziehungsrechte je Kilogramm Bruttogewicht des betroffenen Teils der Sendung und gesamthaft auf 20’000 Sonderziehungsrechte je Ereignis (Art. 25) — bei grenzüberschreitenden europäischen und schweizerisch-inländischen Landtransporten, sofern kein reiner Eisenbahntransport vorliegt und keine vorrangige Teilstreckenregel greift, und nur, wenn die Bedingungen einbezogen sind (Art. 1).

Für das System folgt daraus eine kleine Anforderung mit großer Wirkung: Haftungsbedingungen gehören als versioniertes Feld an den Kunden und an den Beleg, zusammen mit Datum und dem Hinweis, mit dem sie übergeben wurden — nicht in eine Fußnote der Buchhaltung. Wechselt ein Kunde zwischen zwei Bedingungswerken, muss der Beleg den Stand zeigen, der im Zeitpunkt der Leistung galt.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Die Tour existiert nur als Freitext im Auftrag; Stopps, Zeitfenster und Ankunftszeiten stehen in einer Tabelle daneben.
• Die Ablieferquittung wird gescannt und an den Auftrag gehängt, aber nicht am Stopp geführt; bei einer Reklamation fehlt der Zeitpunkt.
• Das Gutschriftverfahren ist eingerichtet, ohne dass jemand die ausdrückliche Vereinbarung mit dem Subunternehmer belegen kann.
• Der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft fehlt auf Abrechnungen mit ausländischen Subunternehmern, oder der Steuerbetrag wird trotzdem ausgewiesen.
• Die Maut erscheint als eine Summe je Monat, nicht je Tour und je Fahrzeug; damit ist sie weder nachrechenbar noch dem Auftraggeber zuordenbar.
• Der Fahrzeugstamm führt die zulässige Gesamtmasse, aber weder CO2- noch EURO-Emissionsklasse; in Österreich ist der Satz damit nicht bestimmbar, in der Schweiz die Abgabekategorie nicht belegbar.
• Die Haftung wird für Österreich allein aus dem UGB gerechnet, ohne § 439a UGB und ohne die CMR-Grenze je fehlendes Kilogramm Rohgewicht; damit fehlt die Bezugsgröße, nach der ein Schaden zu rechnen ist.
• Die Abschnittsmaut wird ohne Uhrzeit gebucht: Auf der A 13 gilt für vier- und mehrachsige Fahrzeuge zwischen 22 und 5 Uhr ein anderer Teiltarif (§ 5 Mauttarifverordnung 2025), der aus einer Tagesbuchung nicht nachrechenbar ist.
• Die Haftungsgrenze steht in den Bedingungen, aber niemand kann sagen, mit welchem Stand und mit welchem Hinweis sie dem Kunden übergeben wurde.
• Für Schäden gibt es kein Datum und keine Frist, also auch keinen Rückgriff auf den ausführenden Frachtführer.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Die Tabelle ordnet Betriebsarten; sie ersetzt keine Prüfung, zeigt aber, wo Sie zuerst ansetzen.

Betriebsfall	Was am schwersten wiegt
Stückgut und Sammelladung	Konsolidierung mehrerer Sendungen, Ablieferquittung je Empfänger und die Haftungsgrenze aus § 431 HGB
Komplettladungen im Fernverkehr	Zeitfenster, Standgeld und die Maut je Land; dazu Maut, Treibstoffzuschlag und LSVA
Spedition mit hohem Fremdfrachteranteil	Gutschriftverfahren, Ansässigkeit des Subunternehmers und Rückgriff im Schadenfall
Kontraktlogistik mit eigenem Lager	Lagerabrechnung und Bestandsführung; dazu Logistikdienstleister: Lagerabrechnung im ERP
Baustellen- und Kranwagentouren	Zeitfenster an der Baustelle und Nachweis der Anlieferung; dazu Baustoffhandel: Baustellenlieferung
Mineralöl- und Gefahrguttouren	Touren mit Tagespreisen und Nachweisen je Fahrt; dazu Mineralölhandel: Touren und Tagespreise
Auslandsverkehr	Frachtbrief, CMR-Frachtbrief in elektronischer Form und Lieferbedingung je Land; dazu Incoterms in Belegen

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Zählen Sie je Monat Aufträge, Stopps, Touren und Fremdfrachter und notieren Sie den Stichtag; ohne diese Zahlen ist keine Stufe der Anforderungsliste zu rechtfertigen.
2. Listen Sie die Länder auf, in denen Ihre Fahrzeuge fahren, und ordnen Sie je Land die Merkmale zu, die den Satz bestimmen: Gesamtmasse, Achszahl, Schadstoffklasse (EURO) und CO2-Emissionsklasse, Antriebsart, in Österreich auf den Abschnitten der A 13 zusätzlich die Uhrzeit der Durchfahrt, weil dort zwischen 22 und 5 Uhr ein eigener Teiltarif für vier- und mehrachsige Fahrzeuge gilt.
3. Spielen Sie in der Testumgebung vier Abläufe durch: eine Tour mit zwei Zeitfenstern und Standgeld, eine Ablieferung ohne Quittung, eine Gutschrift an einen ausländischen Subunternehmer und eine Rechnung mit Haftungsbedingungen.
4. Prüfen Sie die Mautseite rechnerisch: Rechnet das System den Satz je Fahrzeug und Strecke, und erscheint das Ergebnis als eigene Position auf der Abrechnung?
5. Vergleichen Sie die Angebote erst, wenn alle vier Abläufe und die drei Länderzeilen ausgefüllt sind; ein leeres Feld ist eine offene Frage, keine Null. Wie Sie Versand- und Speditionsdienstleister ohne Ranking auswählen, steht in Versandanbieter auswählen.