Mineralölhandel: ERP für Energiesteuer, Touren und Tagespreise

Ein Heizölbetrieb verkauft mit jedem Liter drei verschiedene Dinge: eine Menge, die steuerlich richtig sein muss, eine Messung, die einer Eichprüfung standhält, und einen Preis, der sich mit der Notierung ändert. In der Warenwirtschaft hängen diese drei an derselben Lieferung.

Worum es bei der Auswahl geht

Die Auswahl entscheidet sich an drei Ketten. Die Steuerkette verbindet Ware, Kennzeichnung, Lagerstatus und Anmeldung. Die Messkette verbindet Tankwagen, Messgerät, Temperatur und Rechnungsmenge. Die Preiskette verbindet Rahmenvertrag, Tagesnotierung, Lieferzeitpunkt und den Preisbestandteil, den der Gesetzgeber auf der Rechnung sehen will.

Jede Kette gilt nur im eigenen Rechtsgebiet. Die Energiesteuer erhebt der Bund im Steuergebiet, also im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland ohne Büsingen und ohne Helgoland (§ 1 Abs. 1 EnergieStG); die Schweiz liegt außerhalb und erhebt auf Brennstoffe eine eigene CO2-Abgabe des Bundes. Österreich rechnet nach dem Mineralölsteuergesetz 2022 ab. Ein DACH-System muss diese Fälle trennen, ohne die Artikelpflege zu verdoppeln.

Die deutschen Pflichten im Einzelnen stehen im Artikel Energiesteuer und CO2-Preis im Brennstoffhandel. Hier steht, welche Daten und Funktionen Sie vom Anbieter verlangen.

1. 1
   Rahmenabruf oder BestellungAbrufmenge, Lieferfenster, Preisregel aus dem Vertrag
2. 2
   Tour und LadelisteFahrzeug, Fahrer, Behälter, Steuerstatus der Ware
3. 3
   Verladunggekennzeichnete Ware, Steueraussetzung oder versteuert
4. 4
   Lieferung messenZählerstand, Temperatur, Umrechnung auf 15 Grad
5. 5
   Rechnung stellenMenge bei 15 Grad, Preisbestandteile, CO2-Angaben
6. 6
   Buch und Bestand fortführenLagerbuch, Belegheft, Jahresbestandsaufnahme
7. 7
   Anmelden und meldenSteueranmeldung, CO2-Bericht, Zertifikatsabgabe

Schematischer Ablauf; welche Schritte Pflicht sind, hängt vom Land und vom Steuerstatus ab.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle ordnet jedes Kriterium einer Stufe zu: Muss, wenn Gesetz oder Vertrag es verlangen; Soll, wenn es die Arbeit trägt; Nice für Komfort. Zitierte Gesetze sind deutsche, sofern die Zeile kein anderes Land nennt. Rechtsstand ist der 17. Oktober 2026.

Kriterium	Stufe	Grundlage	So prüfen Sie es
Steuerstatus an der Bewegung, nicht am Kunden: Steueraussetzung, versteuert, steuerfrei	Muss, wenn Sie unter Steueraussetzung lagern oder beziehen	Ausgesetzt ist die Steuer für Ware, die sich in einem Steuerlager befindet, und für Ware, die nach den §§ 10 bis 13 EnergieStG befördert wird (§ 5 Abs. 1 EnergieStG); Steuerlager sind Herstellungsbetriebe und Lager für Energieerzeugnisse (§ 5 Abs. 2)	Zwei Lager anlegen und eine Bewegung ins Freiverkehr buchen; der Status muss am Beleg stehen
Erlaubnis, Belegheft und Lagerbuch je Steuerlager	Muss, wenn Sie Energieerzeugnisse unter Steueraussetzung lagern	Lager für Energieerzeugnisse sind Betriebe, in denen Ware unter Steueraussetzung gelagert, empfangen oder versandt wird (§ 7 Abs. 1 EnergieStG); wer dort lagern will, braucht die Erlaubnis, die das Hauptzollamt auf Antrag erteilt (§ 7 Abs. 2 Satz 1 und 2), auf Antrag auch für ein Lager ohne eigene Lagerstätten (§ 7 Abs. 5). Versteuerte Ware allein begründet die Erlaubnispflicht nicht. Der Inhaber des Lagers führt ein Belegheft und ein Lagerbuch über Zugang und Abgang, Abschluss bis 31. Januar des Folgejahres (§ 19 Abs. 1 und 2 EnergieStV)	Je Steuerlager die Erlaubnis und ein Quartal aus dem System gegen das Lagerbuch stellen; die Abschlussfrist prüfen
Ware, Einheit und Steuersatz am Artikel: Liter oder Kilogramm, gekennzeichnet oder nicht	Muss	Der Satz hängt an Ware und Einheit: gekennzeichnetes Gasöl mit höchstens 50 mg/kg Schwefel 61,35 Euro je 1.000 Liter (§ 2 Abs. 3 Nr. 1 Buchst. b EnergieStG), Heizöle der Unterpositionen 2710 19 62 bis 68 je 1.000 Kilogramm (§ 2 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 Nr. 2)	Einen Artikel in Liter und einen in Kilogramm anlegen und den Steuerbetrag je Auftrag nachrechnen
Steuersatz mit Gültigkeitszeitfenster	Muss	§ 68 Abs. 1 EnergieStG senkt den Satz für Gasöl mit höchstens 10 mg/kg Schwefel vom 1. Mai bis 30. Juni 2026 und vom 1. Oktober bis 31. Dezember 2026 auf 330,00 Euro je 1.000 Liter statt 470,40 Euro	Diesel am 15. September und am 15. Oktober 2026 buchen und die Steuerzeile vergleichen
Kennzeichnung als eigenes Feld mit Nachweis	Muss	Gekennzeichnetes Gasöl wird nach § 2 Abs. 3 Nr. 1 EnergieStG niedriger besteuert als ungekennzeichnetes nach § 2 Abs. 1 Nr. 4; in Österreich ist die Kennzeichnung nur in einem Steuerlager mit Bewilligung zulässig (§ 9 Abs. 1 und 3 MinStG 2022)	Ware mit und ohne Kennzeichnung in einem Lager führen und den Nachweis am Wareneingang aufrufen
Preise und Rabatte je Entnahme festhalten	Muss, wenn Sie Lagerinhaber sind	Auf Verlangen sind Art und Menge der entfernten Erzeugnisse mit Verkaufspreisen, Preisnachlässen und Lieferungs- und Zahlungsbedingungen am Tag nach der Entfernung anzuzeigen (§ 19 Abs. 2 Satz 3 EnergieStV)	Einen Preis ändern und prüfen, ob die alte Lieferung ihren Preis behält
Jahresbestandsaufnahme mit Anmeldung	Muss, wenn Sie Lagerinhaber sind	Einmal im Kalenderjahr Bestand aufnehmen, mit dem Sollbestand vergleichen und spätestens sechs Wochen danach anmelden; die Aufnahme drei Wochen vorher anzeigen (§ 19 Abs. 4 EnergieStV)	Einen Stichtag anlegen und die Abweichungsliste erzeugen lassen
Steueranmeldung Deutschland, monatlich	Muss in Deutschland	Bis zum 15. des Folgemonats, für den 1. bis 18. Dezember bis 22. Dezember; diese Dezemberfrist gilt nicht für Unternehmen, die im Vorjahr weniger als 60 Millionen Euro Energiesteuer entrichtet haben (§ 8 Abs. 3 und 4 EnergieStG)	Eine Anmeldung erzeugen und die Summen je Steuersatz nachrechnen
Steueranmeldung Österreich, Mengen nach Arten	Muss in Österreich	Bis zum 25. des Folgemonats, für November bis 20. Dezember; Mengen nach Arten getrennt, je Steuerlager gesondert, grundsätzlich elektronisch (§ 23 Abs. 1, 3, 4 und 9 MinStG 2022)	Zwei Lager in Österreich anlegen und getrennte Anmeldungen erzeugen
Beförderung unter Steueraussetzung mit elektronischem Verwaltungsdokument	Muss, wenn Sie unter Steueraussetzung versenden oder empfangen	Der Versender übermittelt vorab den Entwurf des elektronischen Verwaltungsdokuments; das Hauptzollamt vergibt den Referenzcode, den der Beförderer mitführt (§ 28b Abs. 1 bis 3 EnergieStV); bei Systemausfall gilt das Ausfallverfahren (§ 36 EnergieStV)	Einen Versand anlegen und prüfen, ob Referenzcode, Eingangsmeldung und Ausfalldokument geführt werden
Nur geprüfte Messgeräte, mit Nachweisen über Eingriffe	Muss	Messgeräte dürfen nicht ungeeicht verwendet werden (§ 31 Abs. 2 Nr. 3, § 37 Abs. 1 MessEG); die Eichfrist beträgt zwei Jahre, soweit nicht Anlage 7 oder eine bis zum Ablauf des 31. Dezember 2014 erteilte Bauartzulassung der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt eine andere Frist bestimmt, und endet mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie rechnerisch endet (§ 34 Abs. 1 und 2 MessEV); Nachweise über Wartung und Reparatur sind bis drei Monate nach Fristablauf, längstens fünf Jahre, aufzubewahren (§ 31 Abs. 2 Nr. 4 MessEG)	Je Messgerät Inventarnummer, Eichdatum, Frist und ihre Herkunft — Anlage 7 oder Bauartzulassung — abrufen; eine abgelaufene Frist sperrt die Lieferung
Abrechnung mit dem auf 15 Grad Celsius umgerechneten Volumen	Muss	Wer leichtes Heizöl oder Flüssiggas zum Verheizen im geschäftlichen Verkehr nach Volumen abgibt, legt das auf 15 Grad Celsius umgerechnete Volumen der Abrechnung zugrunde (§ 28 MessEV); ein Liter ist auch im Energiesteuerrecht bei + 15 Grad definiert (§ 1a Nr. 17 EnergieStG)	Zwei Lieferungen bei unterschiedlicher Temperatur buchen und die Rechnungsmenge gegen den Zählerstand prüfen
Messwerte je Lieferung: Zählerstand vorher und nachher, Temperatur, Dichte, Gerätekennung	Soll	Redaktionelle Empfehlung; die Pflicht zur richtigen Messung und Ablesung steht in § 23 Abs. 1 MessEV	Eine Lieferung öffnen und die Messwerte ohne Rückfrage beim Fahrer erklären
Tagespreis mit Bestandteilen: Basisnotierung, Aufschlag, Gültigkeitstag	Muss, wenn Sie mit Preisregel oder Preisgleitklausel verkaufen	Redaktionelle Empfehlung für die Preislogik; die Preise je Entnahme verlangt § 19 Abs. 2 Satz 3 EnergieStV, die Pflege von Preislisten beschreibt Preislisten und Gültigkeit	Eine Notierung ändern, eine Lieferung von gestern nachrechnen und die Bestandteile auf der Rechnung prüfen
Rahmenvertrag mit Abrufmenge, Laufzeit und Preisbindung	Soll	Ihre Vertragsgestaltung; das System muss Abrufe gegen eine vereinbarte Menge führen	Einen Vertrag mit Restmenge anlegen und einen Abruf darüber buchen
CO2-Bericht und Zertifikatsabgabe	Muss in Deutschland, wenn Sie Verantwortlicher sind	Verantwortlicher ist in den Fällen des § 2 Abs. 2 Satz 1 BEHG, wer für die dort genannten Tatbestände als Steuerschuldner definiert ist (§ 3 Nr. 3 Buchst. a BEHG); Bericht bis 31. Juli des Folgejahres (§ 7 Abs. 1), Abgabe bis 30. September (§ 8)	Die gebuchten Mengen gegen den Bericht stellen und die Fristen im Kalender prüfen
CO2-Preis auf der Rechnung, ein Wert je Kalenderjahr	Muss in Deutschland, wenn Sie den Preisbestandteil ausweisen	Der Preisbestandteil ist die Kohlendioxidmenge mal dem maßgeblichen Preis der Zertifikate nach § 4 Abs. 1 zuzüglich Umsatzsteuer (§ 3 Abs. 3 CO2KostAufG); für 2026 ist das der Mittelwert des Korridors von 55 bis 65 Euro, also 60,00 Euro je Zertifikat (§ 4 Abs. 1 Nr. 2, § 10 Abs. 2 Satz 4 BEHG), ab 2027 der Durchschnittspreis der Versteigerungen vom 1. Juli bis 30. November des Vorjahres (§ 4 Abs. 1 Nr. 3), veröffentlicht vom Umweltbundesamt spätestens zehn Werktage vor Jahresbeginn (§ 4 Abs. 2)	Einen Jahrespreis für 2026 und einen für 2027 anlegen; zwei Lieferungen aus verschiedenen Quartalen desselben Jahres müssen denselben Preisbestandteil je Tonne tragen
Einkaufspreis der Zertifikate ab 2027 je Quartal	Muss in Deutschland, wenn Sie Verantwortlicher sind	Die Zertifikate der Jahre ab 2027 werden zu einem marktbasierten Preis verkauft, der dem mengengewichteten Durchschnittspreis der Versteigerungen nach § 10 Abs. 1 des Treibhausgas-Emissionshandelsgesetzes im jeweils vorletzten vorangegangenen Quartal entspricht und je Quartal mit mindestens zwei Monaten Vorlauf veröffentlicht wird (BEHV § 16 Abs. 3); der Verkauf beginnt 2027 im dritten Quartal (§ 16 Abs. 2 Satz 3), bei Verschiebung des EU-Systems gilt § 17 BEHV	Einen Quartalspreis anlegen, den Zertifikatseinkauf gegen die Abgabemenge rechnen und prüfen, dass ein neuer Quartalspreis den Rechnungsausweis nicht verändert
CO2-Angaben zum Kohlendioxid auf der Rechnung	Muss in Deutschland bei Lieferung an ein Gebäude, in dem der Brennstoff zur Wärmeerzeugung genutzt wird (§ 2 Abs. 1 CO2KostAufG)	Fünf Angaben seit 1. Januar 2023: Kilogramm Kohlendioxid, Preisbestandteil, Emissionsfaktor in Kilogramm je Kilowattstunde, Energiegehalt in Kilowattstunden, Hinweis auf die Erstattungsansprüche nach § 6 Abs. 2 und § 8 Abs. 2; als sechste Angabe seit 29. Juli 2026 der Preisbestandteil nach § 43 Abs. 1 des Gebäudemodernisierungsgesetzes, jedoch nur bei einem Gebäude, in dem auch Wohnraum vermietet wird und das eine Heizungsanlage nach § 43 Abs. 1 dieses Gesetzes versorgt (§ 3 Abs. 1 Nr. 1 bis 6 CO2KostAufG; Art. 5 Nr. 4 Buchst. c des Gesetzes vom 23. Juli 2026, BGBl. 2026 I Nr. 226)	Zwei Lieferungen prüfen: eine in ein Gebäude mit Heizungsanlage, eine an einen Kunden, der den Brennstoff nachweislich nicht in Gebäuden einsetzt; die Angaben müssen der Verwendung folgen, nicht der Empfängerrolle
CO2-Abgabe in der Schweiz getrennt ausweisen	Soll	Der Bund erhebt auf Heizöl und anderen fossilen Brennstoffen eine Abgabe von 120 Franken je Tonne Kohlendioxid (Bundesamt für Umwelt, Stand 17. Oktober 2026)	Eine Schweizer Lieferung buchen und den Abgabeanteil aus dem System erklären
Tour, Fahrzeug, Lieferfenster und Behälterstand beim Kunden	Nice	Ihre Disposition; Anforderungen an Touren beschreibt ERP für Touren und Fremdfrachter	Eine Tour mit acht Stopps anlegen, die Reihenfolge ändern und einen Liefervorschlag prüfen

Ein Rechenbeispiel: eine Lieferung leichtes Heizöl

Beispielrechnung mit erfundenen Werten: 3.000 Liter leichtes Heizöl, Warenwert 1.000,00 Euro ohne Steuer, auf 15 Grad umgerechnetes Volumen 3.000 Liter, Steuersatz 61,35 Euro je 1.000 Liter, maßgeblicher Zertifikatepreis für 2026: 60,00 Euro je Tonne. Dieser Preis ist der Mittelwert des Korridors von 55 bis 65 Euro, mit dem das CO2KostAufG den Rechnungsausweis für 2026 rechnet (§ 4 Abs. 1 Nr. 2 CO2KostAufG); er gilt für das ganze Kalenderjahr. Die Kohlendioxidmenge von 7.920 Kilogramm ist ein Beispielwert; die Rechnung zeigt den Zusammenhang, nicht einen Preis.

Posten	Rechenweg	Betrag
Warenwert	angenommen	1.000,00 Euro
Energiesteuer	3.000 l ÷ 1.000 × 61,35 Euro	184,05 Euro
Netto ohne CO2-Anteil	1.000,00 + 184,05	1.184,05 Euro
CO2-Anteil	7,920 t × 60,00 Euro	475,20 Euro
Netto gesamt	1.184,05 + 475,20	1.659,25 Euro
Umsatzsteuer 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG)	1.659,25 × 0,19	315,26 Euro
Rechnungsbetrag brutto	1.659,25 + 315,26	1.974,51 Euro

Der Preisbestandteil nach § 3 Abs. 3 CO2KostAufG ist der CO2-Anteil zuzüglich der darauf anfallenden Umsatzsteuer: 475,20 Euro plus 90,29 Euro ergibt 565,49 Euro. Diese Angabe steht neben den übrigen Angaben nach § 3 Abs. 1 und ist nicht der Rechnungsbetrag.

Eine Prüfung genügt: Setzen Sie den Jahrespreis für 2027 im Test von 60,00 auf 62,00 Euro je Tonne und buchen Sie dieselbe Lieferung erneut. Erscheinen 491,04 Euro statt 475,20 Euro, rechnet das System mit dem Preis des Lieferjahres. Die zweite Prüfung gehört dazu: Legen Sie einen neuen Quartalspreis für den Einkauf der Zertifikate an; der Preisbestandteil auf der Rechnung darf sich dadurch nicht ändern.

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Vier Posten gehören in die Kalkulation. Erstens die Lizenzen: Zählen Sie die Rollen für Wareneingang, Verladung, Tour, Rechnung, Steueranmeldung und Preispflege, und fragen Sie, ob nach angelegten Benutzern oder nach tätigen Personen abgerechnet wird.

Zweitens die Anbindung: Messanlage oder Rechner im Tankwagen, Preisquelle für die Notierung, Zollsystem für das elektronische Verwaltungsdokument, in Deutschland das Register für die Emissionszertifikate. Fragen Sie, welche davon im Standard liegen und beim Update gepflegt werden (Schnittstellen offen prüfen).

Drittens die Pflege: Steuersätze mit Zeitfenster, Warengruppen und Kennzeichnung, Eichfristen je Gerät mit ihrer Herkunft aus Anlage 7 oder der Bauartzulassung, der Zertifikatepreis auf der Rechnung je Kalenderjahr und ab 2027 zusätzlich der Einkaufspreis der Zertifikate je Quartal. Lassen Sie zusichern, wer diese Stammdaten ändert und ob die Änderung dokumentiert wird.

Viertens die Ablösung: der Export aller Lieferungen mit Menge bei 15 Grad, Zählerständen, Preisbestandteilen, Steuerstatus und CO2-Angaben. Nehmen Sie ihn als Vertragsanlage auf.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Der Steuersatz steht als eine Einstellung im System, ohne Gültigkeitszeitraum.
• Der Steuerstatus hängt am Kunden statt an der Lagerbewegung.
• Die Rechnungsmenge kommt aus dem Zählerstand, ohne Umrechnung auf 15 Grad.
• Die Eichfrist steht im Kalender der Werkstatt, nicht am Messgerät.
• Für jedes Messgerät gilt dieselbe Eichfrist aus einer Tabelle; die Bauartzulassung eines älteren Geräts liest niemand nach.
• Der CO2-Preis ist eine Freitextzeile ohne Zeitraum; das System kennt weder den Jahrespreis für den Rechnungsausweis noch den Quartalspreis für den Einkauf der Zertifikate.
• Ein Quartalspreis steuert den Rechnungsausweis, obwohl dort ein Preis je Kalenderjahr gilt.
• Eine Preisänderung überschreibt den alten Preis; die Lieferung von gestern lässt sich nicht mehr mit ihrem Preis zeigen.
• Das Lagerbuch für das Steuerlager entsteht in einer Tabelle neben dem System.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Betrieb	Was am schwersten wiegt
Händler mit eigenem Tanklager, der dort unter Steueraussetzung lagert	Erlaubnis für dieses Lager, Belegheft und Lagerbuch, Bestandsaufnahme, Anmeldung je Steuersatz (§ 7 Abs. 1 und 2 EnergieStG, § 19 EnergieStV, § 8 Abs. 3 EnergieStG); wer in dem Tanklager nur versteuerte Ware hält, löst die Pflichten nach § 7 Abs. 2 und § 19 EnergieStV nicht allein durch den Bestand aus
Händler im Streckengeschäft ohne eigenes Lager	Steuerstatus der Ware und Weitergabe der CO2-Angaben; wer versteuerte Ware bezieht und weiterverkauft, wird nicht Steuerschuldner (§ 8 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EnergieStG). Eine eigene Anmeldung bleibt möglich: Für Flüssiggase, gekennzeichnete Gasöle und Heizöle erteilt das Hauptzollamt die Erlaubnis auch für ein Lager ohne eigene Lagerstätten (§ 7 Abs. 5), und der zugelassene Einlagerer wird für die Erzeugnisse Steuerschuldner, die er oder auf seine Veranlassung aus dem Steuerlager entfernt (§ 7 Abs. 4 Satz 2, § 8 Abs. 2 Satz 2)
Betrieb mit eigener Tankwagenflotte	Messung bei 15 Grad, Eichfristen je Gerät, Messwerte je Lieferung (§ 28 und § 34 MessEV, § 31 MessEG)
Betrieb in Österreich	monatliche Anmeldung mit Mengen nach Arten je Steuerlager (§ 23 MinStG 2022)
Betrieb in der Schweiz	CO2-Abgabe je Lieferung; die deutschen Vorschriften gelten dort nicht, weil das Steuergebiet Deutschland ist (§ 1 Abs. 1 EnergieStG)
Betrieb, der auch Tankstellen oder Baustellen beliefert	Die Angaben nach § 3 Abs. 1 CO2KostAufG hängen an der Verwendung in Gebäuden (§ 2 Abs. 1) und nicht an der Empfängerrolle; ist eine solche Verwendung ausgeschlossen, entfallen die Standardwerte für den Emissionsfaktor (§ 3 Abs. 2 Satz 2)

Die Zuordnung ist eine redaktionelle Einschätzung; maßgeblich bleibt Ihre Prüfung.

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Schreiben Sie je Artikel auf, in welcher Einheit Sie einkaufen, lagern und abrechnen, und ob die Ware gekennzeichnet ist.
2. Streichen Sie, was Ihr Betrieb nicht auslöst: Lagerung unter Steueraussetzung, Versand unter Steueraussetzung, eigene Tankwagen, Lieferungen an Gebäude.
3. Verlangen Sie die Felder, die ein Nachweis braucht: Steuerstatus an der Bewegung, Steuersatz mit Zeitraum, Messwerte und Temperatur, Preisbestandteile, CO2-Angaben und den CO2-Preis mit seinem Zeitraum.
4. Testen Sie im Testmandanten eine Lieferung vollständig: Abruf, Verladung, Messung, Rechnung, Lagerbuch, Anmeldung (Anforderungen priorisieren).
5. Lassen Sie den Export der Lieferdaten zeigen und regeln Sie Pflege und Export schriftlich, bevor Sie unterzeichnen.