Baustoffhandel: Baustellenlieferung, Kommission und Kranwagentouren

Eine Baustelle nimmt zu einem Zeitfenster ab, an einem Abladeort, den das Fahrzeug erreichen muss, und mit einer Entladeart, die zum Fahrzeug passt. Im System entsteht daraus eine Kette von Belegen, die aufeinander verweisen müssen. Fehlt ein Verweis, lässt sich später weder die Ablieferung noch die Reklamation belegen.

Kommission hat in diesem Zusammenhang zwei Bedeutungen. Gemeint ist der Kommissionierauftrag, mit dem die Ware für eine Tour zusammengestellt wird, und die Kommissionsware, die beim Kunden oder auf dessen Baustelle liegt und erst mit dem Abruf abgerechnet wird. Beide führen in denselben Ablauf.

Was Sie vorab brauchen

• je Kunde die Bauvorhaben mit Abladeort, Zufahrt und einem Ansprechpartner samt Telefonnummer
• das zugesagte Zeitfenster als Von-bis-Angabe, getrennt vom Lieferdatum
• je Abladeort die Entladeart: Ladekran am Fahrzeug, Stapler oder Kran bauseits, Hebebühne, Abwurf
• die Fahrzeugdaten, gegen die die Disposition prüft: Nutzlast, Ladelänge, Ausladung des Ladekrans, mitgeführte Gebinde
• eine Kommissionierregel, die die Ladereihenfolge der Tour kennt, nicht nur die Auftragsnummer
• eine Regel, wer auf der Baustelle unterschreiben darf und wie der Name auf den Beleg kommt
• ein Gebinde- und ein Leihgutkonto, das die Rückladung aufnimmt

Vier Belege und eine Tour

Die Tabelle nennt je Stufe den Beleg und den Zustand, in dem der Vorgang danach steht.

Stufe	Beleg im ERP	Was der Beleg festhält	Zustand danach
Abruf	Auftrag	Kunde, Bauvorhaben, Abladeort, Zeitfenster, Entladeart, Positionen	Auftrag zur Kommissionierung freigegeben
Kommission	Kommissionierauftrag, der als Ladeliste dient	Tour, Fahrzeug, Ladereihenfolge, Paletten und Gebinde, Menge je Position	Ware zusammengestellt, Ladeliste geschlossen
Tour	Tourenliste	Stopps in Fahrtfolge, Zeitfenster je Stopp, offene Rückladungen	Tour unterwegs
Ablieferung	Lieferschein, auf der Baustelle bestätigt	tatsächlicher Zeitpunkt, Empfänger, abgeladene Menge je Position, Restmenge	Lieferung abgeschlossen, Prüf- und Rügepflicht des Kunden läuft
Rückladung	Rückladeschein	Gebinde, Leihgut, nicht abgenommene Ware mit Grund	Bestand und Gebindekonto gebucht

1. 1
   Abruf und AuftragAbladeort, Zeitfenster und Entladeart stehen am Auftrag
2. 2
   KommissionierauftragLadeliste in der Reihenfolge, in der geladen wird
3. 3
   TourFahrzeug mit Ladekran, Stopps nach Zeitfenster
4. 4
   Lieferschein an der BaustelleZeitpunkt, Empfänger, abgeladene Menge
5. 5
   RückladungGebinde, Leihgut, nicht abgenommene Ware

Schematisch; Teillieferungen erzeugen je Ablieferung einen eigenen Lieferschein.

Quelle: Eigene Darstellung des Ablaufs

Bei Kommissionsware beginnt der Ablauf mit dem Abruf aus dem Bestand beim Kunden und endet mit der Rückladung; beide Buchungen bewegen denselben Bestand. Wie die Ware dabei aus dem Lager zusammengestellt wird, beschreibt Kommissionierverfahren im Vergleich; der Begriff steht im Glossar unter Kommissionierung.

Schritt für Schritt: vom Abruf bis zur Rückladung

Schritt 1: Bauvorhaben und Abladeort anlegen

Legen Sie den Abladeort am Bauvorhaben an, nicht am Kunden: Adresse, Zufahrt, Ansprechpartner, Telefonnummer, Zeitfenster und Entladeart. Ein Kunde mit drei Baustellen hat drei Abladeorte mit drei Zeitfenstern. Endzustand: Der Auftrag erbt Abladeort und Zeitfenster aus dem Bauvorhaben.

Schritt 2: Abruf in einen Auftrag übernehmen

Beim Abruf aus Kommissionsware wird die entnommene Menge zur Auftragsposition, der Rest bleibt als Bestand beim Kunden. Erfassen Sie, wer den Abruf gemeldet hat und wann. Endzustand: Bestand beim Kunden und Auftrag ergeben zusammen den Stand vor dem Abruf.

Schritt 3: Kommissionierauftrag je Tour bilden

Fassen Sie die Aufträge einer Tour in einem Kommissionierauftrag zusammen und sortieren Sie die Positionen nach der Ladereihenfolge: was zuletzt geladen wird, steht zuerst auf der Liste. Tragen Sie Paletten, Gitterboxen und Leergut mit ein, denn sie bestimmen den Platzbedarf. Endzustand: Die Ladeliste passt zur Fahrtfolge, und jede Position nennt Menge, Gebinde und Gewicht.

Schritt 4: Tour mit Zeitfenstern und Fahrzeug disponieren

Bilden Sie die Tour nach Zeitfenstern und Abladeorten und prüfen Sie sie gegen das Fahrzeug: Nutzlast, Ladelänge, Ausladung des Ladekrans. Ein Stopp, der eine größere Ausladung verlangt als das Fahrzeug bietet, gehört auf ein anderes Fahrzeug oder in eine zweite Fahrt. Endzustand: Die Tour ist mit Fahrzeug und Fahrer besetzt, die Stopps stehen in Fahrtfolge, und die Rückladungen sind eingeplant.

Schritt 5: Anlieferung auf der Baustelle belegen

Tragen Sie am Lieferschein den tatsächlichen Zeitpunkt der Ablieferung, den Namen der annehmenden Person, je Position die abgeladene Menge und die Restmenge sowie die ausgeführte Entladeart ein. Weicht der Abladeort ab, weil der Kran die Zufahrt nicht erreicht, halten Sie den tatsächlichen Ort fest. Endzustand: Die Lieferung ist mit Zeitpunkt und Empfänger belegt, die Restmenge bleibt offen am Auftrag.

Schritt 6: Rückladung buchen

Buchen Sie die Rückladung als eigenen Beleg: Gebinde und Leihgut zurückgenommen, nicht abgenommene Ware mit Grund, Retouren aus einer Reklamation. Der Rückladeschein muss auf den Lieferschein verweisen, sonst ist später nicht erkennbar, welche Lieferung zurückgekommen ist. Endzustand: Gebindekonto und Bestand stimmen, und der Vorgang ist geschlossen. Der Belegfluss bis zur Rechnung steht unter Fakturalauf: von der Lieferung zur bezahlten Rechnung.

Schritt 7: Reklamation der Lieferung zuordnen

Erfassen Sie eine Reklamation am Lieferschein, nicht am Kundenkonto: Position, Menge, Mangel, Zeitpunkt der Ablieferung, Zeitpunkt der Entdeckung und Zeitpunkt der Absendung der Anzeige. Für Mängel, die bei der üblichen Untersuchung erkennbar waren, entscheidet der Abstand zwischen Ablieferung und Anzeige, ob die Anzeige rechtzeitig war; für nicht erkennbare Mängel entscheidet der Abstand zwischen Entdeckung und Anzeige (§ 377 Abs. 3 HGB, § 377 Abs. 3 UGB, Art. 201 Abs. 3 OR), und für Mängel, die ein unbewegliches Werk mangelhaft machen, in der Schweiz zusätzlich die 60-Tage-Frist (Art. 201 Abs. 4 OR). Endzustand: Die Reklamation trägt alle drei Zeitpunkte, und die Gutschrift oder Ersatzlieferung verweist auf dieselbe Position.

Was die Ablieferung an der Baustelle rechtlich auslöst

An der Ablieferung setzt die Prüf- und Rügepflicht des Käufers an, und zwar in jedem der drei Länder nach einer eigenen Regel; für einen Mangel, der sich erst später zeigt, setzt die Anzeigefrist an der Entdeckung an. Die Tabelle nennt Voraussetzung, Frist und Folge.

Land	Wann die Rügepflicht greift	Frist	Folge, wenn die Anzeige ausbleibt
Deutschland	wenn der Kauf für beide Teile ein Handelsgeschäft ist (§ 377 Abs. 1 HGB)	unverzüglich nach der Ablieferung untersuchen, einen Mangel unverzüglich anzeigen, einen später entdeckten unverzüglich nach der Entdeckung; eine Tagesfrist nennt das Gesetz nicht	Ware gilt als genehmigt, außer bei einem Mangel, der bei der Untersuchung nicht erkennbar war und unverzüglich nach der Entdeckung anzuzeigen ist (§ 377 Abs. 2 und 3 HGB)
Österreich	wenn der Kauf für beide Teile ein unternehmensbezogenes Geschäft ist (§ 377 Abs. 1 UGB)	binnen angemessener Frist ab Ablieferung, für einen Mangel, der sich erst später zeigt, ebenfalls binnen angemessener Frist (§ 377 Abs. 3 UGB); eine feste Tagesfrist nennt das Gesetz nicht	keine Gewährleistung, kein Schadenersatz wegen des Mangels selbst, keine Anfechtung wegen Irrtums über die Mangelfreiheit (§ 377 Abs. 2 UGB)
Schweiz	bei einem Kauf; eine Kaufmannseigenschaft verlangt Art. 201 OR nicht	prüfen und anzeigen, sobald es nach dem üblichen Geschäftsgange tunlich ist, und sofort nach der Entdeckung eines nicht erkennbaren Mangels; bei Mängeln einer Sache, die bestimmungsgemäss in ein unbewegliches Werk integriert worden ist und das Werk mangelhaft macht, gilt anstelle der sofortigen Anzeige eine Frist von 60 Tagen, bei verdeckten solchen Mängeln von 60 Tagen nach der Entdeckung, kürzere Fristen sind unwirksam (Art. 201 Abs. 1, 3 und 4 OR)	Sache gilt als genehmigt, wenn die Anzeige ausbleibt; nicht erkennbare Mängel sind sofort nach der Entdeckung anzuzeigen, Mängel einer Sache, die bestimmungsgemäss in ein unbewegliches Werk integriert worden ist und das Werk mangelhaft macht, dagegen innert 60 Tagen, verdeckte solche Mängel innert 60 Tagen nach der Entdeckung; erst wenn die Anzeige innert dieser Frist ausbleibt, gilt die Sache auch in Ansehung dieser Mängel als genehmigt (Art. 201 Abs. 2 bis 4 OR)

In Deutschland entscheidet die Kaufmannseigenschaft beider Seiten: Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, das Unternehmen erfordert nach Art oder Umfang keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb (§ 1 Abs. 2 HGB), und ein gewerbliches Unternehmen ohne Handelsgewerbe gilt als Handelsgewerbe, wenn die Firma in das Handelsregister eingetragen ist (§ 2 HGB); Handelsgeschäfte sind alle Geschäfte eines Kaufmanns, die zum Betrieb seines Handelsgewerbes gehören (§ 343 Abs. 1 HGB). Bei einem privaten Bauherrn fehlt es damit an einem Handelsgeschäft für beide Teile, bei einem Handwerksbetrieb kommt es auf eine dieser beiden Voraussetzungen an. Welche Rechte gelten, wenn § 377 HGB nicht greift, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.

In Österreich ist der Kreis weiter gezogen, weil § 377 UGB an das unternehmensbezogene Geschäft anknüpft: Unternehmer ist, wer ein Unternehmen betreibt, und Unternehmen ist jede auf Dauer angelegte Organisation selbständiger wirtschaftlicher Tätigkeit (§ 1 Abs. 1 und 2 UGB). Auch der kleine Handwerksbetrieb ist damit Unternehmer; ein Verbraucher als Bauherr ist es nicht, und für ihn ist das Geschäft nicht für beide Teile unternehmensbezogen.

Was zu untersuchen ist, begrenzen alle drei Vorschriften auf das, was der Geschäftsgang zulässt: In Deutschland gilt die Untersuchung «soweit dies nach ordnungsmäßigem Geschäftsgange tunlich ist» (§ 377 Abs. 1 HGB), in Österreich muss der Käufer anzeigen, was er bei ordnungsgemäßem Geschäftsgang nach der Ablieferung durch Untersuchung festgestellt hat oder hätte feststellen müssen (§ 377 Abs. 1 UGB), in der Schweiz hat die Prüfung zu erfolgen, «sobald es nach dem üblichen Geschäftsgange tunlich ist» (Art. 201 Abs. 1 OR). Auf einer Baustelle heißt das: Mengen und sichtbare Schäden lassen sich bei der Abladung prüfen, Eigenschaften der verpackten Ware erst nach dem Öffnen.

Für Deutschland hat der Bundesgerichtshof entschieden, dass eine mehr als zwei Wochen nach der Entdeckung des Mangels erhobene Mängelrüge nicht mehr unverzüglich im Sinne des § 377 Abs. 3 HGB ist (Urteil vom 16. November 2022 – VIII ZR 383/20). Diese Grenze betrifft den später entdeckten Mangel, nicht die Untersuchung unmittelbar nach der Ablieferung nach § 377 Abs. 1 HGB.

Die rechtzeitige Absendung der Anzeige genügt (§ 377 Abs. 4 HGB); in Österreich genügt sie nach § 377 Abs. 4 UGB auch dann, wenn die Anzeige dem Verkäufer nicht zugeht. Auf eine versäumte Anzeige kann sich der Verkäufer nicht berufen, wenn er den Mangel arglistig verschwiegen hat (§ 377 Abs. 5 HGB), wenn er ihn vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht oder verschwiegen hat (§ 377 Abs. 5 UGB) oder wenn er den Käufer absichtlich getäuscht hat (Art. 203 OR). Für Ihr ERP heißt das: Der Zeitpunkt, zu dem die Anzeige abgesandt wurde, gehört an die Reklamation.

Für die Lieferung folgt daraus: Halten Sie den Zeitpunkt der Ablieferung, die abgeladene Menge und, sobald sich der Mangel zeigt, den Zeitpunkt der Entdeckung fest, damit die Frist Ihres Kunden nachvollziehbar beginnt. Wie die Rügepflicht Ihren eigenen Wareneingang trifft, steht in Rügepflicht im Wareneingang: Fristen nach § 377 HGB, in Rügepflicht im Wareneingang in Österreich und in Mängelrüge im Wareneingang in der Schweiz.

Beispielrechnung: eine Kranwagentour

Beispielrechnung mit erfundenen Werten. Angenommen sind ein Kranwagen mit 12.000 Kilogramm Nutzlast, zwölf Palettenstellplätzen und einer Ausladung von neun Metern sowie vier Baustellen an einem Tag.

Stopp	Zeitfenster	Ladung	Gewicht in Kilogramm	geladen bis hierher
1	07:00 bis 08:30	6 Paletten Ziegel	5.400	5.400
2	09:00 bis 10:00	3 Big Bags Estrich	3.000	8.400
3	10:30 bis 11:00	2 Paletten Dämmung	400	8.800
4	11:30 bis 12:00	1 Palette Verbrauchsmaterial	300	9.100

Die Ladung bleibt mit 9.100 Kilogramm um 2.900 Kilogramm unter der Nutzlast; der Engpass ist der Platz: Die zwölf Palettenstellplätze sind mit sechs Paletten Ziegel, drei Big Bags Estrich, zwei Paletten Dämmung und einer Palette Verbrauchsmaterial belegt. Ein fünfter Stopp mit 800 Kilogramm hätte noch in die Nutzlast gepasst, findet aber keinen Stellplatz mehr; verlangt er zusätzlich eine Ausladung von zwölf Metern, gehört er auf ein anderes Fahrzeug, weil dieses neun Meter erreicht.

Zur Rückladung: Von zwölf gelieferten Paletten tauscht der Kunde neun, drei bleiben bei ihm; der Gebindesaldo steigt um drei Paletten. Kommen zwei Gitterboxen Werkzeug zurück, die nicht im Auftrag stehen, gehören sie als Leihgut auf den Rückladeschein mit Rückgabedatum.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Wählen Sie eine abgeschlossene Tour und drucken Sie Auftrag, Ladeliste, Lieferscheine und Rückladeschein.
2. Vergleichen Sie je Stopp den Zeitpunkt am Lieferschein mit dem zugesagten Zeitfenster und mit dem Tourenprotokoll.
3. Rechnen Sie die abgeladenen Mengen gegen die Auftragspositionen; die Differenz muss als Restmenge am Auftrag stehen.
4. Suchen Sie eine Reklamation aus den letzten drei Monaten und prüfen Sie, ob Ablieferungszeitpunkt, Entdeckungszeitpunkt und Zeitpunkt der Anzeige erfasst sind.
5. Stimmen Sie den Gebindesaldo eines Kunden gegen die Rückladescheine ab.
6. Wiederholen Sie die Prüfung nach jeder Änderung an Tourlogik oder Belegvorlage.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	mögliche Ursache	Vorgehen
Der Lieferschein nennt nur das Lieferdatum	Zeitstempel wird beim Buchen nicht gesetzt	Uhrzeit der Ablieferung als Pflichtfeld führen und beim Abschluss abfragen
Die Ladeliste passt nicht zur Fahrtfolge	Kommissionierung nach Auftragsnummer statt nach Tour	Kommissionierauftrag je Tour bilden und nach Ladereihenfolge sortieren
Der Fahrer findet den Abladeort nicht	Adresse steht als Freitext am Auftrag	Abladeort am Bauvorhaben pflegen, mit Zufahrt und Ansprechpartner
Rückgeladene Ware fehlt im Bestand	Rückladung ohne Beleg gebucht	Rückladeschein mit Verweis auf den Lieferschein anlegen
Die Reklamation nennt kein Ablieferungs- oder Entdeckungsdatum	Reklamation am Kundenkonto erfasst	Reklamation an der Lieferposition erfassen, alle Zeitpunkte übernehmen

Wie die Anforderungen an ein System im Baustoffhandel insgesamt aussehen, steht unter Baustoffhandel: ERP für Baustellenlieferung, Objektgeschäft, Leihgut. Die Seite des Bauunternehmens, das die Ware verbaut, beschreibt Baustellenabrechnung und Nachkalkulation im ERP.

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Rechtsberatung, wenn ein Kunde eine Lieferung bestreitet, wenn streitig ist, wann die Ware abgeliefert wurde, oder wenn aus einem verpassten Zeitfenster Ansprüche abgeleitet werden. Klären Sie mit der Disposition und dem Fahrpersonal, welche Abladeorte welches Fahrzeug verlangen, bevor Sie die Tourlogik im System ändern. Zeigt die Prüfung, dass Ablieferungszeit und Empfänger an keiner Stelle erfasst werden, gehört zuerst die Belegvorlage in Ordnung, bevor Sie die Tourplanung ändern.