Bauunternehmen: Baustellenabrechnung und Nachkalkulation im ERP

Eine Baustelle bindet im Bauunternehmen Lohn, Material, Geräte und Nachunternehmer über Monate, während der Erlös erst mit Aufmaß und Abrechnung feststeht.

Worum es bei der Auswahl geht

Eine Baustelle ist ein Kostenträger und keine bloße Auftragsnummer: Auf ihr laufen Stunden, Materialentnahmen, Geräteeinsatz und Nachunternehmerleistungen zusammen, und mit dem Aufmaß entsteht daraus die Abrechnung. Ein ERP muss diese Kette durchgehend halten, von der Vorkalkulation über die laufende Baustellenrechnung bis zu Abschlagsrechnungen, Schlussrechnung und Nachkalkulation. Fällt eine Station heraus, entsteht die Nachkalkulation erst nach dem Projekt und steuert nichts mehr. Die Aufgabenstellung ist in den drei Ländern dieselbe; Abrechnungsregeln, Sicherheiten und Lohnnebenkassen unterscheiden sich, deshalb nennt der Text jeweils das Land.

Diese Kriterien zählen

Prüfen Sie jedes Kriterium an Ihren eigenen Zahlen und nicht an einer Vorführung mit Beispieldaten. Die vierte Spalte ist die Frage, die Sie dem Anbieter stellen.

Kriterium	Warum es zählt	Wie Sie es prüfen	Frage an den Anbieter
Baustelle als Kostenträger	Ohne eigene Nummer je Baustelle landen Stunden und Material im Betriebsergebnis, nicht im Projekt.	Zwei Baustellen desselben Kunden anlegen und je eine Buchung darauf verbuchen.	Bekommt jede Baustelle ein eigenes Konto samt Budget, auch bei gleichem Auftrag?
Vorkalkulation als Soll-Wert	Der Soll-Wert ist der Maßstab; ohne ihn gibt es keinen Vergleich.	Ein Angebot aus Mengen und Einheitspreisen übernehmen und die Zuschläge nachrechnen.	Wie kommen Mengen, Einheitspreise und Zuschläge aus dem Angebot in das Baustellenbudget?
Laufende Ist-Kosten	Lohn, Material, Geräte und Nachunternehmer müssen unterjährig am Projekt ankommen, nicht erst im Abschluss.	Eine Woche Stunden, eine Materialentnahme und eine Nachunternehmerrechnung auf eine Testbaustelle buchen.	Mit welchem Beleg kommt jede Kostenart auf die Baustelle, und wie schnell?
Zwischen- und Nachkalkulation	Steuern ist möglich, solange die Ausführung läuft.	Soll und Ist einer laufenden Baustelle abrufen und eine Abweichung bis zum Beleg zurückverfolgen.	Welche Auswertung zeigt mir den Baustellenstand heute, ohne dass ich sie selbst baue?
Aufmaß, Mengen und Nachträge	Abgerechnet wird nach Massen; ein Nachtrag braucht Anordnung und Preis.	Einen geänderten Aufwand mit Anordnung, Angebot und Aufmaß durch das System führen.	Wie hält das System Aufmaß, Nachtrag und Anordnung zusammen?
Abschlags- und Schlussrechnung	Werden Abschläge in der Schlussrechnung nicht abgesetzt, wird ein Entgelt doppelt berechnet.	Drei Abschläge und eine Schlussrechnung mit Aufmaß als Massen durchspielen.	Setzt die Schlussrechnung Abschläge und Einbehalt automatisch ab?
Sicherheiten und Fristen	Sperrkonto, Rückgabe und Sicherungsfristen laufen nach dem Bauende weiter.	Termine für Einbehalt, Sperrkonto und Pfandrechtsfrist anlegen und erinnern lassen.	Welche Wiedervorlagen erzeugt das System für Sicherheiten und Fristen?
Meldungen und Beiträge	Die Lohnnebenkassen brauchen Stunden, Löhne und Beschäftigungstage je Arbeitnehmer; welcher Geltungsbereich gilt, entscheidet der Betrieb, nicht die Baustelle.	Eine Monatsmeldung aus Testdaten erzeugen, gegen das Verfahren der Kasse prüfen und die hinterlegte Zuordnung von Betrieb zu Kasse und Tarifgebiet zeigen lassen.	Wie kommen Stunden und Löhne je Baustelle in die Meldung, und welcher Geltungsbereich ist je Betrieb hinterlegt?

Die Kriterien eins bis vier entscheiden, ob Sie eine Baustelle steuern können; die Kriterien fünf bis acht, ob Abrechnung und Nachweise tragen.

Vom Aufmaß zur Schlussrechnung

1. 1
   VorkalkulationMengen, Einheitspreise und Zuschläge je Leistung
2. 2
   Angebot und AuftragKalkulationsansätze als Soll-Werte übernehmen
3. 3
   BaustellenkontoKostenträger und Budget je Baustelle
4. 4
   Ist-KostenStunden, Material, Geräte, Nachunternehmer
5. 5
   ZwischenkalkulationSoll und Ist je Baustelle vergleichen
6. 6
   Aufmaß und NachträgeMassen und geänderter Aufwand belegen
7. 7
   Abschlagsrechnungenprüfbare Aufstellung je Antrag
8. 8
   SchlussrechnungAbschläge absetzen, Einbehalt terminieren, nachkalkulieren

Schematischer Ablauf; die Bezeichnungen sind Rollen im System, keine Produktfunktionen.

Jede Station muss auf dasselbe Baustellenkonto zeigen. Wandert eine Kostenart nur in die Buchhaltung oder ein Nachtrag in eine Textnotiz, bricht die Kette, und die Schlussrechnung lässt sich nicht mehr ableiten.

Was die drei Länder unterschiedlich regeln

Die folgende Übersicht nennt die Stellschrauben, die das ERP je Land abbilden muss; Einzelheiten stehen in den Länderartikeln dieses Kompendiums. Bei Beiträgen und Meldungen nennt jede Spalte auch den Geltungsbereich, denn dieser folgt dem Betrieb und dem jeweiligen Tarifvertrag, nicht dem Ort der einzelnen Baustelle.

Angabe	Deutschland	Österreich	Schweiz
Abschlag und Fälligkeit	Abschlag in Höhe des Wertes der erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen, nachzuweisen durch eine Aufstellung, die eine rasche und sichere Beurteilung der Leistungen ermöglichen muss (§ 632a Abs. 1 BGB); ist die VOB/B einbezogen, werden Ansprüche auf Abschlagszahlungen binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung fällig (§ 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B).	In der Regel ist das Entgelt nach vollendetem Werk zu entrichten; wird das Werk in gewissen Abteilungen verrichtet oder sind Auslagen damit verbunden, die der Unternehmer nicht auf sich genommen hat, darf er einen verhältnismäßigen Teil des Entgelts und den Ersatz der Auslagen schon vorher fordern (§ 1170 ABGB).	Zahlung bei Ablieferung des Werkes; ist das Werk in Teilen zu liefern und die Vergütung nach Teilen bestimmt, hat die Zahlung für jeden Teil bei dessen Ablieferung zu erfolgen (Art. 372 OR).
Sicherheit und Einbehalt	Bauhandwerkersicherung in Höhe der noch nicht gezahlten Vergütung einschließlich der dazugehörigen Nebenforderungen, die mit 10 Prozent des zu sichernden Vergütungsanspruchs anzusetzen sind (§ 650f Abs. 1 BGB); sie entfällt, wenn der Besteller Verbraucher ist und einen Verbraucherbauvertrag nach § 650i BGB oder einen Bauträgervertrag nach § 650u BGB schließt, sowie wenn der Besteller eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, über deren Vermögen ein Insolvenzverfahren unzulässig ist (§ 650f Abs. 6 BGB). Ist Sicherheitsleistung vereinbart und die VOB/B einbezogen, darf der Auftraggeber jede Zahlung um höchstens 10 Prozent kürzen, bis die vereinbarte Sicherheitssumme erreicht ist; den einbehaltenen Betrag muss er dem Auftragnehmer mitteilen und binnen 18 Werktagen nach dieser Mitteilung auf ein Sperrkonto einzahlen; eine nicht verwertete Mängelsicherheit ist nach Ablauf von zwei Jahren zurückzugeben, sofern kein anderer Rückgabezeitpunkt vereinbart ist (§ 17 Abs. 5, 6 Nr. 1 und 8 Nr. 2 VOB/B).	Zurückbehaltungsrecht, wenn die Gegenleistung durch schlechte Vermögensverhältnisse des anderen Teils gefährdet ist, die dem Leistenden bei Vertragsabschluss nicht bekannt sein mussten (§ 1052 ABGB).	Gesetzliches Grundpfandrecht der Handwerker und Unternehmer, die auf einem Grundstück zu Bauten oder anderen Werken Material und Arbeit oder Arbeit allein geliefert haben (Art. 837 Abs. 1 Ziff. 3 ZGB); Eintragung spätestens vier Monate nach Vollendung der Arbeit (Art. 839 Abs. 2 ZGB).
Beitrag und Meldung der Lohnnebenkasse	Betriebe des Baugewerbes im räumlichen und betrieblichen Geltungsbereich des VTV (§ 1 VTV); die Sozialkassentarifverträge binden zunächst die Mitglieder der Tarifvertragsparteien, eine Allgemeinverbindlicherklärung erstreckt sie auf die ganze Branche. Der VTV setzt den Beitrag auf die Bruttolohnsumme der gewerblichen Arbeitnehmer fest, den der Betrieb nach seinem Betriebssitz an die Einzugsstelle SOKA-BAU abführt: ab 1. Juli 2026 19,8 Prozent in den westlichen Tarifgebieten, 18,3 Prozent im Tarifgebiet Ost (dort ab 1. Januar 2027 19,3 Prozent und ab 1. Januar 2028 19,8 Prozent), 25,25 Prozent in Berlin-West und 23,75 Prozent in Berlin-Ost (§ 15 Abs. 1 bis 3 VTV in der Fassung vom 22. Mai 2026); Meldung je Kalendermonat bis zum 15. des Folgemonats (§ 6 Abs. 1 VTV). SOKA-BAU veröffentlicht diese Sätze ab 1. Juli 2026. Allgemeinverbindlich ist nach dem Verzeichnis des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales mit Stand 1. Oktober 2026 die VTV-Fassung vom 18. Juni 2025 (av ab 1. Juli 2025); die Allgemeinverbindlicherklärung der zum 1. Juli 2026 in Kraft getretenen Änderung war nach der SOKA-BAU-Mitteilung vom 29. Juni 2026 beantragt.	Zuschlag für Winterfeiertage für jede in die Zuschlagszeiträume April bis November fallende Anwartschaftswoche, in Höhe des 1,3-Fachen des um 20 Prozent erhöhten kollektivvertraglichen Stundenlohns einschließlich anteiliger Verwaltungskosten (§ 13k Abs. 1, 2 und 4 BUAG in der seit 1. Dezember 2020 geltenden Fassung; § 4 der BUAG-Zuschlagsverordnung); Meldung der maßgebenden Lohnangaben für jeden Zuschlagszeitraum, der einen Kalendermonat umfasst, zwischen dem 1. und 15. des Folgemonats (§ 22 Abs. 2 und 4 BUAG); Schlechtwetterentschädigungsbeitrag 1,4 Prozent des Arbeitsverdienstes nach § 44 Abs. 1 ASVG, je Kalendertag höchstens bis zur Höchstbeitragsgrundlage nach § 45 Abs. 1 ASVG, auch von Sonderzahlungen, je zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer (§ 12 Abs. 2 BSchEG).	Dem Parifonds Bau unterstellt sind die dem LMV unterstehenden Betriebe des Bauhauptgewerbes und die in ihnen beschäftigten Arbeitnehmenden; ausgenommen sind Betriebe in den Kantonen Genf, Neuenburg, Tessin, Waadt und Wallis, die einem dortigen kantonalen paritätischen Fonds angeschlossen sind (Art. 10 Abs. 2 LMV). Beitrag von 0,7 Prozent des maßgebenden Lohns der Arbeitnehmenden und 0,5 Prozent der Arbeitgeber; bei einer Tätigkeit in der Schweiz bis 90 Tage pro Jahr 0,4 Prozent (0,35 Prozent Arbeitnehmende, 0,05 Prozent Arbeitgeber), mindestens 20 Franken je Mitarbeiter und Arbeitgeber (Art. 10 Abs. 4 LMV). Geltende Fassung: allgemeinverbindlich erklärt durch den Bundesratsbeschluss vom 4. November 2025, wieder in Kraft gesetzt und geändert durch Beschluss vom 5. März 2026, in Kraft seit 1. April 2026, gültig bis 31. Dezember 2031.

Vertieft wird das je Land in Bauabzugsteuer und Freistellungsbescheinigung für Deutschland, in ARGE und Lohnnebenkosten am Bau für Österreich und in Bauhandwerkerpfandrecht und Fristen für die Schweiz. Für die deutsche Abrechnung im Handwerk gehören Aufmaß, Nachträge und Abrechnung und Abschlagsrechnungen im Handwerk dazu; die Kontenstruktur dahinter bauen Sie mit Kostenstellen und Kostenträger auf.

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Die Kosten eines Baustellen-ERP verteilen sich auf drei Blöcke. Vergleichen Sie sie nicht als Gesamtsumme, sondern je Block und über mehrere Jahre.

• Einmalig: Aufbau der Stammdaten (Baustellen, Kostenträger, Kalkulationsansätze), Schnittstellen zu Lohnabrechnung und Buchhaltung, Übernahme offener Projekte, Schulung der Bauleitung.
• Laufend: Lizenzen je Nutzer, Betrieb und Wartung, Anpassungen, Auswertungen und Zugänge für Nachunternehmer oder Bauleitung.
• Aufwand im eigenen Haus: wöchentliche Rückmeldung der Stunden je Baustelle, Materialentnahmen, Prüfen der Nachunternehmerrechnungen und die Pflege der Mengen aus dem Aufmaß.

Fragen Sie nach dem Aufwand für eine Monatsmeldung, eine Schlussrechnung und einen Nachtrag und lassen Sie die Arbeitsschritte zeigen; ohne diese Angaben ist der Preisvergleich nicht entscheidungsfähig.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Vorführung nur mit Beispieldaten: Ihr Aufmaß, Ihre Zuschläge und Ihre Nachunternehmer tauchen in keiner Liste auf.
• Nachkalkulation nur als Jahresbericht, nicht je Baustelle und Monat.
• Stunden werden je Mitarbeiter, aber nicht je Baustelle erfasst.
• Nachträge nur als Freitextzeile, ohne Anordnung, Menge und Preis.
• Einbehalt, Sperrkonto und Rückgabetermin sind keine Termine im System.
• Meldung an SOKA-BAU, BUAK oder Parifonds Bau nur per Handsexport, dessen Datenherkunft Sie nicht bis zum Beleg zurückverfolgen können.
• Kein vollständiger Datenexport im offenen Format vereinbart.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Die Zuordnung ist eine redaktionelle Einschätzung aus dem Ablauf oben; prüfen Sie sie an Ihren eigenen Projekten.

Betrieb	Was zuerst zählt
Rohbau und Erdbau mit eigenem Gerät	Gerätekosten und Massen: Geräteeinsatz je Baustelle, Mengen aus dem Aufmaß.
Ausbau und Trockenbau	Aufmaß und Nachträge: Massen je Raum, geänderter Aufwand mit Anordnung.
Schlüsselfertigbau und Generalunternehmer	Nachunternehmer und Sicherheiten: Leistungsstand, Einbehalt, Sperrkonto, Rückgabe.
Verkehrswegebau und Ingenieurbau	Einheitspreise, Mengenabweichung und Nachweise je Position.
Betrieb mit zehn Mitarbeitenden	Aufmaß, Abschlag und Stunden je Baustelle; Nachkalkulation in grober Form.
Betrieb mit Baustellen im Ausland	Geltungsbereich trennen: in Deutschland entscheidet der Betriebssitz über den VTV-Beitrag, und ein Arbeitgeber mit Betriebssitz im Ausland kann die Freistellung vom deutschen Urlaubskassenverfahren beantragen (§ 5 Abs. 4 VTV); Entsendemeldungen und Sicherheiten kommen dazu.

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Schreiben Sie Ihre Abrechnungsfälle auf: Abschlag, Aufmaß, Nachtrag, Einbehalt, Schlussrechnung, Nachkalkulation.
2. Ordnen Sie jedes Kriterium als Muss, Soll oder Kann ein, mit dem heutigen Aufwand.
3. Testen Sie in einer Testumgebung mit zwei echten Baustellen, Ihrem Aufmaß und einer Nachunternehmerrechnung.
4. Fragen Sie nach dem Verfahren, wenn eine Kostenzeile keine Baustelle trägt, und lassen Sie die Klärliste zeigen.
5. Prüfen Sie Export, Schnittstelle zur Lohnabrechnung und Meldung je Land, bevor Sie unterschreiben.