Baustoffhandel: ERP für Baustellenlieferung, Objektgeschäft, Leihgut

Worum es bei der Auswahl geht

Wer Baustoffe an Handwerksbetriebe, Bauunternehmen und Weiterverarbeiter liefert, bedient Kunden, die die Ware weitergeben: Sie rechnen gegenüber einem Bauherrn ab, sie nehmen an wechselnden Adressen ab, und sie geben Gebinde zurück. Aus diesen drei Tatsachen entstehen die Anforderungen, die dieser Artikel prüft. Die Liste gilt für den liefernden Handel; wer nur über den Hof verkauft und selbst abnehmen lässt, kann die Liefer- und Objektkriterien auslassen.

Zwei Abgrenzungen: Der Artikel prüft Funktionen, nicht Anbieter und nicht Preise. Und er betrachtet den Handel als Lieferanten; die Abrechnung des Bauunternehmens gegenüber seinem Auftraggeber steht in Baustellenabrechnung im Bauunternehmen.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle nennt je Kriterium, warum es zählt, wie Sie es im Testsystem prüfen und was Sie den Anbieter fragen.

Kriterium	Warum es zählt	So prüfen Sie es	Frage an den Anbieter
Lieferstelle je Bauvorhaben	Ein Kunde hat mehrere Baustellen, die Rechnungsadresse bleibt dieselbe	Am Auftrag Bauvorhaben und Lieferstelle getrennt erfassen	Bleibt die Lieferstelle mit dem Bauvorhaben verknüpft, auch nach einer Teillieferung?
Zeitfenster und Tourplanung	Wenn die Baustelle nur zu vereinbarten Zeiten abnimmt, kostet eine verpasste Anlieferung eine zweite Fahrt	Einen Auftrag mit Zeitfenster, Abladeort und zwei Entladearten planen	Plant das System die Tour nach Zeitfenstern und Abladeorten oder nur nach Datum?
Ladeliste und Rückladung	Was abgeladen und was zurückgefahren wird, entscheidet sich erst auf der Baustelle	Eine Tour mit Teillieferung und Rückladung buchen	Stehen Abladeort, Entladehilfe und Rückladung am Auftrag?
Objektpreis je Bauvorhaben	Ein Preis gilt für ein Vorhaben und einen Zeitraum, nicht für alle Aufträge des Kunden	Zwei Vorhaben desselben Kunden mit verschiedenen Preisen anlegen	Gilt die Preisvereinbarung bis zu einem Enddatum und nur für dieses Vorhaben?
Deckungsbeitrag je Vorhaben	Ohne Zuordnung sieht niemand, ob das Vorhaben die Marge trägt	Aufträge, Lieferungen und Gutschriften eines Vorhabens auswerten	Lässt sich je Vorhaben ein Deckungsbeitrag rechnen, auch mit Nachträgen?
Kommissionsware beim Kunden	Die Ware liegt beim Kunden und ist noch nicht verkauft	Bestand beim Kunden führen, Verbrauch melden, danach abrechnen	Bleibt die Ware bis zum Abruf in Ihrem Bestand, und wer meldet den Verbrauch?
Gebindekonto	Paletten, Gitterboxen und Behälter laufen über Jahre zwischen Kunde, Fahrer und Lager	Ein- und Ausgang buchen und den Saldo je Kunde anzeigen	Führt das System ein Konto je Gebindeart und Kunde, mit Tausch, Rückgabe und Verlust?
Produktdokumente an der Position	Leistungs- und Konformitätserklärung, CE-Angaben und Sicherheitsinformationen müssen zur gelieferten Ware passen	Ein Produkt mit Dokumenten anlegen und den Beleg ansehen	Hängen die Dokumente an der Artikelversion, und kommen sie auf den Lieferschein?
Ablieferungsnachweis	In Deutschland und Österreich setzt die Frist für die Mängelrüge des Käufers bei der Ablieferung an, in Deutschland läuft sie unverzüglich, wenn der Kauf für beide Teile ein Handelsgeschäft ist (§ 377 Abs. 1 HGB), in Österreich binnen angemessener Frist, wenn der Kauf für beide Teile ein unternehmensbezogenes Geschäft ist (§ 377 Abs. 1 UGB); in der Schweiz gilt die nach üblichem Geschäftsgang tunliche Prüfung, bei Mängeln einer Sache, die bestimmungsgemäss in ein unbewegliches Werk integriert worden ist und die Mangelhaftigkeit des Werks verursacht hat, innert 60 Tagen (Art. 201 Abs. 1 und 4 OR)	Einen Lieferschein mit Datum, Uhrzeit, Abladeort und Empfänger drucken	Trägt der Beleg den tatsächlichen Lieferzeitpunkt und den Namen des Empfängers?

Die Anforderungsliste: Muss, Sollte, Nice-to-have

Die Einstufung ist eine redaktionelle Einschätzung; sie hängt von Sortiment, Kundengröße und Zahl der Baustellen ab. „Muss“ heißt hier: ohne diese Funktion ist der beschriebene Ablauf im System nicht abbildbar.

Anforderung	Stufe	Bedingung, unter der sie gilt
Lieferstelle je Bauvorhaben mit eigenem Zeitfenster	Muss	wenn ein Kunde an wechselnden Baustellen abnimmt
Tourplanung mit Ladeliste, Abladeort und Rückladung	Muss	wenn Sie Anlieferungen zusagen; ohne zugesagtes Zeitfenster genügt eine Tagestour
Lieferschein mit tatsächlichem Lieferzeitpunkt und Empfänger	Muss	wenn die Rügefrist des Käufers nachweisbar sein soll (§ 377 Abs. 1 HGB: unverzüglich nach der Ablieferung, wenn der Kauf für beide Teile ein Handelsgeschäft ist; § 377 Abs. 1 UGB: binnen angemessener Frist, wenn der Kauf für beide Teile ein unternehmensbezogenes Geschäft ist; in der Schweiz Art. 201 Abs. 1 und, bei Mängeln einer Sache, die bestimmungsgemäss in ein unbewegliches Werk integriert worden ist und die Mangelhaftigkeit des Werks verursacht hat, Abs. 4 OR)
Objektpreis je Bauvorhaben mit Gültigkeit und Vorrang vor der Kundenpreisliste	Muss	wenn Preise für einzelne Vorhaben vereinbart werden
Deckungsbeitrag je Bauvorhaben aus Aufträgen, Lieferungen und Gutschriften	Sollte	wenn mehrere Vorhaben parallel laufen oder Nachträge anfallen
Kommissionslager beim Kunden mit Verbrauchsmeldung und Abrechnung nach Abruf	Muss	wenn die Ware vor dem Verbrauch beim Kunden liegt
Gebindekonto je Kunde und Gebindeart mit Saldo, Tausch und Verlust	Muss	wenn Paletten, Gitterboxen oder Behälter zurückkommen
Leihgut mit Mietzeitraum, Rückgabetermin und Verlustfall	Sollte	wenn Sie Gebinde oder Geräte entgeltlich überlassen
Produktdokumente an der Artikelversion (CE, Leistungs- und Konformitätserklärung, Produktinformationen)	Muss	in der EU nach Art. 25 der Verordnung (EU) 2024/3110, je Produktfamilie frühestens ein Jahr nach dem Durchführungsrechtsakt, der die einschlägige harmonisierte Norm verpflichtend macht, sofern dieser Akt keinen späteren Geltungsbeginn festlegt (Art. 95 Abs. 9); bis dahin gelten für die Produkte unter den am 8. Januar 2026 in Kraft stehenden harmonisierten Normen die Händlerpflichten der Verordnung (EU) Nr. 305/2011 weiter (Art. 94, 95 Abs. 8); in der Schweiz nach Art. 13 BauPV
Dokumentenausgabe an den Lieferschein oder auf Anforderung	Sollte	wenn Bauleitung oder Prüfstelle die Unterlagen je Lieferung brauchen
Chargen- oder Serienbezug an der Position	Sollte	wenn der Hersteller Chargen führt und Sie Reklamationen zuordnen müssen
Sperre gegen den Abschluss, solange ein Pflichtdokument fehlt	Nice-to-have	wenn Sie die Vollständigkeit der Dokumente erzwingen wollen

Baustellenlieferung mit Terminfenster

Ein Zeitfenster ist eine Zusage aus dem Auftrag zwischen Ihnen und dem Kunden. Für das System heißt das: Die Tour wird nicht nach einem Lieferdatum geordnet, sondern nach Zeitfenstern, Abladeorten und Entladearten. Die Ladeliste muss zur Reihenfolge der Tour passen, und sie muss offen lassen, welche Positionen abgeladen und welche zurückgefahren werden.

Der Beleg, der am Ende zählt, ist der Lieferschein mit dem tatsächlichen Zeitpunkt der Ablieferung und dem Namen des Empfängers. An dieser Ablieferung setzt die Prüf- und Rügepflicht Ihres Kunden an: In Deutschland hat der Käufer die Ware unverzüglich nach der Ablieferung zu untersuchen und einen festgestellten Mangel unverzüglich anzuzeigen, wenn der Kauf für beide Teile ein Handelsgeschäft ist (§ 377 Abs. 1 HGB); unterbleibt die Anzeige, gilt die Ware als genehmigt, außer bei einem bei der Untersuchung nicht erkennbaren Mangel, der unverzüglich nach der Entdeckung anzuzeigen ist (§ 377 Abs. 2 und 3 HGB). In Österreich gilt die Anzeige binnen angemessener Frist, wenn der Kauf für beide Teile ein unternehmensbezogenes Geschäft ist (§ 377 Abs. 1 UGB). In der Schweiz soll der Käufer prüfen und anzeigen, sobald es nach dem üblichen Geschäftsgange tunlich ist (Art. 201 Abs. 1 OR); Mängel einer Sache, die bestimmungsgemäss in ein unbewegliches Werk integriert worden ist und die Mangelhaftigkeit des Werks verursacht hat, sind innert 60 Tagen anzuzeigen (Art. 201 Abs. 4 OR).

Diese Fristen laufen gegen Ihren Kunden, nicht gegen Sie; für Ware, die Sie selbst beziehen, trifft Sie dieselbe Pflicht. Die drei Länderregeln im Einzelnen beschreiben Rügepflicht in Deutschland, Rügepflicht in Österreich und Mängelanzeige in der Schweiz.

Objektgeschäft: Preise je Bauvorhaben

Ein Objektpreis ist eine Vereinbarung für ein Bauvorhaben: ein Preis oder eine Staffel, ein Gültigkeitszeitraum und eine Mengenbindung. Im ERP muss diese Vereinbarung Vorrang vor der allgemeinen Kundenpreisliste haben, und der Rechnungsbeleg muss das Bauvorhaben nennen, damit der Kunde die Rechnung weitergeben kann. Wie Preislisten, Gruppen und Staffeln aufgebaut werden, steht in Preislisten und Staffelpreise und Rabatte, Boni und Skonto im B2B; hier geht es nur um die Objektebene.

Prüfen Sie drei Dinge im Testsystem: Gilt der Objektpreis nur für Aufträge dieses Vorhabens und nur bis zum Enddatum? Wird eine Teillieferung mit demselben Preis fortgeschrieben, auch wenn die Preisliste zwischenzeitlich geändert wurde? Und bleibt eine Gutschrift nach dem Enddatum dem Vorhaben zugeordnet, statt im Sammelkonto zu landen?

1. Bauvorhaben

   • Objektpreis mit Gültigkeit
   • Lieferstellen
   • Deckungsbeitrag
2. Auftrag

   • Kunde
   • Konditionen
   • Zeitfenster
3. Position

   • Artikelversion
   • Produktdokumente
   • Charge
4. Lieferung

   • Ladeliste
   • Abladeort
   • Ablieferungsnachweis
   • Gebinde

Schematischer Aufbau; die vier Ebenen müssen im System aufeinander verweisen.

Abschlags- und Schlussrechnungen über mehrere Bauabschnitte sind ein eigener Ablauf; die handwerkliche Seite beschreibt Abschlagsrechnungen im Handwerk. Für den Baustoffhandel bleibt die Prüffrage, ob das System vereinbarte Abzüge, Einbehalte und Nachlässe eines Vorhabens führt, statt sie als Rabatt auf eine Einzelrechnung zu buchen.

Kommissionsware und Leihgut

Kommissionsware ist Ware, die beim Kunden liegt und noch nicht verkauft ist; im System braucht sie einen eigenen Lagerort je Kunde oder Baustelle, einen Verbrauch, der gemeldet und gebucht wird, und eine Rechnung, die aus dem Verbrauch entsteht. Drei Felder entscheiden über den Nutzen: der Mindestbestand, der Nachschub auslöst, der Zeitpunkt der letzten Bewegung, damit Sie den Bestand beim Kunden abstimmen können, und der Bezug zum Bauvorhaben, damit die Abrechnung den Kunden nicht wechselt. Wann die Verfügungsmacht übergeht, hängt an der vereinbarten Regelung; das gehört in die Abstimmung mit Ihrer Steuerberatung, nicht in das Testprotokoll.

Leihgut hat zwei Seiten. Bei entgeltlicher Überlassung (Silos, Gitterboxen, Geräte) braucht das System einen Mietzeitraum, einen Rückgabetermin, eine Kaution und eine Verrechnung des Verlustfalls. In der EU zählt auch das Anbieten zur Miete als Tätigkeit eines Händlers: Art. 3 Nr. 35 der Verordnung (EU) 2024/3110 bestimmt den Händler als jede natürliche oder juristische Person in der Lieferkette, bei der es sich weder um den Hersteller noch um den Einführer handelt und die ein Produkt auf dem Markt bereitstellt, indem sie es beispielsweise zum Verkauf, zur Miete oder zum Teilzahlungskauf anbietet oder es im Zuge einer kommerziellen Maßnahme einschließlich des Fernverkaufs präsentiert. Für Produkte, die unter die Verordnung fallen, gelten damit auch die Händlerpflichten des Art. 25 — je Produktfamilie frühestens ab dem in Art. 95 Abs. 9 genannten Zeitpunkt. Wer ein Produkt unter seinem eigenen Namen oder seiner Handelsmarke in Verkehr bringt oder in einem der weiteren in Art. 26 Abs. 1 genannten Fälle die Rolle des Herstellers übernimmt, gilt nach Art. 26 Abs. 1 als Hersteller.

Paletten und Mehrweggebinde

Ein Gebindekonto ist die Rechnung über Behälter, die den Besitzer gewechselt haben. Es braucht je Kunde, Lieferstelle und Gebindeart einen Saldo, der sich aus Lieferung, Tausch auf der Baustelle und Rückgabe ergibt. Auch der eigene Einkauf gehört dazu: Paletten kommen mit der Lieferung des Herstellers und gehen mit Ihrer Anlieferung zurück.

Prüfen Sie, ob das System die Rückladung des Fahrers bucht und ob es einen Saldo zeigt, den Sie dem Kunden zeigen können. Für Pfand und Leergut auf Verpackungen gilt eine eigene Rechnung, die Pfand und Leergut im ERP beschreibt; die Verpackungsdaten im Artikelstamm behandelt PPWR: Verpackungsdaten im Artikelstamm.

Produktdokumente je Position

Für Bauprodukte hängen die Dokumente an der Position, nicht am Kunden. In der Europäischen Union gilt seit 8. Januar 2026 die Verordnung (EU) 2024/3110. Sie hebt die Verordnung (EU) Nr. 305/2011 mit Wirkung vom selben Datum auf, ausgenommen insbesondere die Artikel 11 bis 18, unter ihnen Art. 14 (Pflichten der Händler); diese werden erst mit Wirkung vom 8. Januar 2040 aufgehoben (Art. 94) und gelten nach Art. 95 Abs. 8 nur für Produkte unter den am 8. Januar 2026 in Kraft stehenden harmonisierten Normen und für Produkte unter Europäischen Bewertungsdokumenten weiter. Bevor ein Händler ein Produkt auf dem Markt bereitstellt, muss er sich nach Art. 25 Abs. 2 vergewissern, dass die CE-Kennzeichnung vorhanden ist, die Leistungs- und Konformitätserklärung beigefügt oder nach Art. 16 Abs. 2 verfügbar ist und die allgemeinen Produktinformationen, Gebrauchsanweisungen und Sicherheitsinformationen nach Art. 22 Abs. 6 in einer für die Endnutzer des Mitgliedstaats leicht verständlichen Sprache vorliegen. Diese Angaben muss er dem Kunden sichtbar machen, bevor dieser an einen Kaufvertrag gebunden ist, auch im Fernverkauf (Art. 25 Abs. 3). Die Stoffinformationen nach Art. 31 und 33 der Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 werden zusammen mit der Leistungs- und Konformitätserklärung bereitgestellt (Art. 15 Abs. 6).

Zwei Einschränkungen gehören dazu. Erstens gelten die Pflichten der Wirtschaftsteilnehmer nach Art. 95 Abs. 9 für eine Produktfamilie frühestens ein Jahr nach dem Durchführungsrechtsakt, der die betreffende harmonisierte Norm verpflichtend macht; legt dieser Akt einen späteren Geltungsbeginn fest, gilt dieser; bis dahin gelten für die Produkte unter den am 8. Januar 2026 in Kraft stehenden harmonisierten Normen die Pflichten der Händler nach Art. 14 der Verordnung (EU) Nr. 305/2011 weiter (Art. 94, Art. 95 Abs. 8). Zweitens ist die Schweiz nicht Mitglied der Europäischen Union: Dort gilt das Bauproduktegesetz (SR 933.0) mit der Bauprodukteverordnung (SR 933.01), und Art. 13 BauPV verlangt von der Händlerin, dass dem Produkt die nach BauPG und BauPV erforderlichen Unterlagen beigefügt sind.

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Vier Blöcke bilden die Kosten, unabhängig von der Höhe: einmalig im System (Objektpreise, Tourenplanung, Gebindekonten, Dokumentenablage), einmalig je Datenlieferant (Artikelstamm mit Produktdokumenten und Versionen), laufend (Objektpflege, Gebindesalden, Nachführung geänderter Dokumente) und je Vorgang (Zusage, Korrektur, Reklamationsprüfung). Fragen Sie je Angebot diese Felder ab und notieren Sie, ob sie einmalig oder laufend anfallen: Anbindung je Katalog und Dokumentenquelle, Testumgebung, Betrieb je Monat, Änderung an Preis- und Objektlogik, Support mit Reaktionszeit. Vergleichen Sie zwei Angebote erst, wenn alle Felder ausgefüllt sind; ein leeres Feld ist eine offene Frage, keine Null.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Die Tour kennt nur ein Lieferdatum, kein Zeitfenster und keinen Abladeort.
• Der Objektpreis wird als Rabatt auf die Einzelrechnung gebucht; die Zuordnung zum Vorhaben fehlt.
• Der Lieferschein trägt kein Ablieferungsdatum und keinen Empfänger.
• Kommissionsbestand liegt als eigener Bestand im Lager, ohne Ort beim Kunden.
• Der Gebindesaldo steht in einer Liste neben dem ERP und wird von Hand nachgeführt.
• Produktdokumente liegen im Dateiordner des Außendienstes; die Position kennt keinen Verweis.
• Ein Beleg kennt nur die Rechnungsadresse; die Lieferstelle steht im Freitext.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Die Tabelle ordnet Betriebsfälle; sie ersetzt keine Prüfung, zeigt aber, wo Sie zuerst ansetzen.

Betriebsfall	Was am schwersten wiegt
Zustellung auf Baustellen mit eigenen Fahrzeugen	Zeitfenster, Ladeliste, Ablieferungsnachweis
Objektgeschäft mit Generalunternehmern und Bauträgern	Objektpreis je Vorhaben, Abzüge, Deckungsbeitrag
Handel für Weiterverarbeiter (Trockenbau, Estrich, Dach)	Kommissionslager beim Verarbeiter, Chargenbezug
Werkzeug- und Geräteverkauf mit Verleih	Mietzeitraum, Kaution, Gebindekonto
Handel ohne eigene Fahrzeuge	Avis an die Spedition, Abladeort, bestätigte Ablieferung

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Zählen Sie für die letzten zwölf Monate die Aufträge je Kunde, die Zahl der Lieferstellen und den Anteil der Reklamationen, und halten Sie den Stichtag der Auswertung fest.
2. Listen Sie auf, was heute außerhalb des Systems steht: Objektpreise, Gebindesalden, Dokumentenordner, Kranwagen-Touren.
3. Spielen Sie in der Testumgebung vier Abläufe durch: Auftrag mit Zeitfenster und Teillieferung, Objektpreis mit Enddatum, Kommissionslager mit Verbrauch, Rückgabe eines Gebindes.
4. Prüfen Sie die Reklamation: Steht der tatsächliche Lieferzeitpunkt am Beleg, und lässt sich daraus eine Frist ableiten?
5. Rechnen Sie die einmaligen und laufenden Blöcke gegen den Aufwand, den die heutige Handarbeit kostet, und vergleichen Sie die Angebote erst danach.