Foodservice-Großhandel: Catch-Weight-Artikel und Gewichtsware im ERP

Was Sie vorab brauchen

Ein Catch-Weight-Artikel ist Ware, deren Gewicht bei jeder Lieferung schwankt, während die Bestellung in Stück läuft: Bestellt werden 40 Stück Salami, gerechnet wird nach Kilogramm. Vor dem ersten Artikel klären Sie fünf Punkte:

• Einheit je Artikelgruppe: Wird in Stück oder in Kilogramm geführt und entnommen (Schritt 1)?
• Eine Waage für den geschäftlichen Verkehr: In Deutschland darf ein Messgerät nicht ungeeicht verwendet werden (§ 37 Abs. 1 MessEG); in Österreich ist der Verwender eines eichpflichtigen Geräts für dessen Eichung verantwortlich (§ 7 Abs. 2 MEG).
• Ein Verzeichnis der Waagen mit Bauart, Standort, Höchstlast und nächster Eichung (Schritt 7).
• Eine Preisbasis je Artikel: Betrag je Einheit, netto oder brutto, mit Gültigkeitsdatum.
• Eine Vereinbarung zur Abrechnung in Kilogramm und zur zulässigen Abweichung der Liefermenge.

Schritt für Schritt: den Artikel aufsetzen

Schritt 1: Bestandseinheit festlegen

Die Bestandseinheit ist die Einheit, in der Sie Ware entnehmen und abrechnen. Fallen beim Zuschnitt oder an der Theke Kilogramm an, ist Kilogramm die naheliegende Wahl; die Bestellmenge in Stück bleibt davon unberührt. Führen Sie dagegen in Stück und rechnen in Kilogramm ab, erfassen Sie das Gewicht jeder Auslagerung zusätzlich; ohne dieses Gewicht lässt sich der abgerechnete Betrag nicht gegen den Lagerbestand prüfen. Technisch schließt das eine das andere nicht aus: GS1 führt in seinem Datenbeleg Gesamtgewicht und Stückzahl im selben Datensatz je Artikelidentifikation (Schritt 3). Kilogramm als Bestandseinheit ist für Theke und Kommissionierung unsere Empfehlung, kein gesetzliches Erfordernis; die Beispielrechnung unten zeigt, warum. Wie solche Differenzen gebucht werden, steht in Inventurdifferenzen buchen.

Schritt 2: Felder im Artikelstamm anlegen

Diese Felder brauchen Sie je Artikel; die Beispielwerte sind erfunden.

Feld	Inhalt	Beispielwert
Bestelleinheit	Einheit der Bestellung und der Auftragsposition	Stück
Bestandseinheit	Einheit für Bestand, Entnahme und Inventur	Kilogramm
Preiseinheit	Bezugsgröße des Preises: Menge und Einheit	1 kg
Preisbasis	netto oder brutto, mit Gültigkeitsdatum	netto, Stand 1. Oktober 2026
Nenngewicht je Stück	Rechengröße für Bestellvorschlag, kein Abrechnungswert	0,480 kg
Wägekennzeichen	jede Bewegung braucht ein erfasstes Gewicht	ja
Toleranz	zulässige Abweichung zwischen bestellter und gelieferter Menge	plus/minus 5 Prozent

Diese Aufteilung ist eine Empfehlung für das Datenmodell, kein gesetzliches Erfordernis. GS1 zeigt in seinem Datenbeleg, dass ein System beide Mengen an derselben Artikelidentifikation führen kann: Gesamtgewicht und Stückzahl stehen dort im selben Datensatz.

Schritt 3: Kennzeichnung nach GS1 festlegen

Die GS1 General Specifications (Release 26.0, Stand Januar 2026) behandeln in Abschnitt 2.1.10 Artikel, deren Maß an einer Stelle der Lieferkette veränderlich ist. Einschlägig ist Typ B der Tabelle 2-21: Ware, die stückweise bestellt und geliefert und wegen des schwankenden Gewichts nach Gewicht abgerechnet wird. Solche Artikel tragen eine GTIN-14 mit der Indikatorziffer 9; diese Kennzeichnung ist für Artikel bestimmt, die nicht über die Ladenkasse laufen. Die GTIN-14 allein identifiziert einen Artikel mit variabler Menge nicht vollständig; nach Abschnitt 2.1.10 gehört eine Maßangabe dazu, etwa AI (310n) für das Nettogewicht in Kilogramm, wobei die Ziffer n die Stellung des Dezimalpunkts bestimmt (3101 liest 000167 als 16,7 Kilogramm).

An der Versandeinheit trägt das Beispiel zuerst den SSCC und optional daneben die Inhaltsangaben: AI (02) für die GTIN der enthaltenen Ware, AI (3101) für deren Gesamtgewicht und AI (37) für die enthaltene Stückzahl. Wird die Inhaltsangabe nicht aufgebracht, muss die Sendungsinformation vor dem physischen Wareneingang per EDI oder auf anderem Weg vorliegen. AI (37) ist keine freie Zusatzangabe, sondern die Pflichtergänzung zu AI (02) (Abschnitt 3.6.5). Der Datenbeleg des Beispiels führt je Versandeinheit SSCC, Gesamtgewicht und Stückzahl und zusätzlich einen Datensatz je Artikelidentifikation mit Gesamtgewicht und Stückzahl.

Die GS1 General Specifications sind kein Gesetz; sie gelten, soweit Handelspartner sie vereinbaren, etwa per EDI-Vereinbarung. Ein System, das die Gewichtskennzeichnung nicht liest, kann den Wert nicht übernehmen. Dann bleibt die Erfassung eines belegten Messergebnisses: die eigene Wägung bei der Warenannahme oder der dokumentierte Wägewert des Lieferanten. Wer fremde Messwerte verwendet, muss sich in Deutschland im Rahmen seiner Möglichkeiten vergewissern, dass das Messgerät die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, und sich von der Person, die es verwendet, bestätigen lassen, dass sie ihre Pflichten erfüllt (§ 33 Abs. 2 MessEG).

Schritt 4: Bei der Warenannahme wiegen

In Deutschland dürfen im geschäftlichen Verkehr mit losen Erzeugnissen Gewichtswerte, die der Preisermittlung zugrunde liegen, nur als Nettowerte angegeben werden; gegenüber Personen, die die Erzeugnisse beruflich oder gewerblich verwenden, sind zusätzlich Bruttowerte zulässig (§ 26 Abs. 1 MessEV). Gespeicherte Taragewichte dürfen Sie verwenden, wenn sie den tatsächlichen Taragewichten zum Zeitpunkt der Verwendung entsprechen oder so bemessen sind, dass eine Benachteiligung des Vertragspartners ausgeschlossen ist (§ 26 Abs. 2 MessEV). In Österreich dürfen im rechtsgeschäftlichen Verkehr mit losen Produkten der Preisermittlung auf Basis der Masse nur Nettogewichtswerte zugrunde gelegt werden, doch für berufliche und gewerbliche Verwender gilt die Bestimmung nicht (§ 43 Abs. 1 und Abs. 2 Z 2 MEG).

Erfassen Sie deshalb je Position das Gewicht ohne Verpackung, durch Wägung des Leergefäßes oder über ein gespeichertes Taragewicht, und schreiben Sie es an die Wareneingangsposition. Ein erst in der Buchhaltung entstehendes Gewicht ist auf die Wägung nicht zurückführbar.

Schritt 5: In Kilogramm abrechnen und die Wägung belegen

Im Lieferschein steht die gewogene Menge, nicht das Produkt aus Stückzahl und Nenngewicht. Wer in Deutschland Messwerte verwendet, hat dafür zu sorgen, dass auf Messwerten beruhende Rechnungen vom Empfänger in einfacher Weise überprüfbar sind, und erforderlichenfalls geeignete Hilfsmittel bereitzustellen (§ 33 Abs. 3 MessEG). Die Vorschrift verlangt keine bestimmte Zeilenform; für die Prüfung ist das Gewicht je Position die einfachere Gestaltung, weil sich der Positionsbetrag nur so aus Gewicht und Preis je Kilogramm nachrechnen lässt (redaktionelle Empfehlung). Eine Sammelzeile über die ganze Lieferung erschwert diese Prüfung. Ergänzen Sie Waagen- oder Wägescheinnummer und Preisbasis. Das GS1-Beispiel „traded by piece, invoiced by weight“ zeigt dasselbe: Rechnung mit gelieferter Menge, Gesamtgewicht und Preis je Kilogramm.

Schritt 6: Differenzen und Toleranz buchen

Drei Vergleiche gehören in die Auswertung: bestellte gegen gelieferte Stück, erwartetes Nenngewicht gegen gewogene Menge, gewogene Menge gegen Lagerzugang. Der Lagerzugang ist die gewogene Menge. Eine Abweichung außerhalb der vereinbarten Toleranz ist eine Lieferabweichung und keine Buchungsfrage; sie gehört in die Reklamation, bevor die Rechnung gestellt wird. Teillieferungen, Retouren und Umlagerungen tragen ihr eigenes Wägefeld.

Schritt 7: Waagen und Eichfristen im System führen

Die Eichfrist hängt an der Bauart der Waage, nicht am Artikel.

Land	Eichfrist	Grundlage
Deutschland	zwei Jahre nach der Grundregel; ein Jahr bei selbsttätigen Kontrollwaagen einschließlich der selbsttätigen Sortierwaagen und bei selbsttätigen Waagen mit Etikettendruckwerk, die zur Herstellung von Fertigpackungen ungleicher Füllmenge verwendet werden; vier Jahre bei nichtselbsteinspielenden Handelswaagen unter 350 Kilogramm Höchstlast und bei nichtselbsteinspielenden Fein- und Präzisionswaagen, drei Jahre bei nichtselbsttätigen Waagen ab 3.000 Kilogramm Höchstlast ohne Baustoffwaagen; Ende mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Frist rechnerisch endet	§ 34 Abs. 1 und 2 MessEV, Anlage 7 Nr. 2.2.1 bis 2.2.3 und 2.3.1 bis 2.3.2
Österreich	zwei Jahre, soweit § 15 Z 3 bis 10 MEG nichts anderes bestimmt; Beginn mit dem der letzten Eichung folgenden Kalenderjahr, danach darf die Waage nicht mehr verwendet werden	§ 15 Z 2, § 16 und § 48 Abs. 1 lit. a MEG
Schweiz, nichtselbsttätige Waagen nach Art. 2 Buchst. a und c NSWV	jedes Jahr in den acht Fällen von lit. b, darunter Waagen in Nassbetrieben wie Schlacht- und Chemiebetrieben, selbsteinspielende und halbselbsteinspielende Waagen auf Märkten und Waagen, die auf Fertigpackungen ungleicher Nennfüllmenge Menge, Grundpreis oder Verkaufspreis abdrucken, ausgenommen Ladenwaagen, die nur gelegentlich für das Wägen solcher Fertigpackungen verwendet werden; alle drei Jahre für Laufgewichtswaagen über 5 t sowie für selbsteinspielende und halbselbsteinspielende Waagen in landwirtschaftlichen Betrieben; alle vier Jahre für nichtselbsteinspielende Waagen; alle zwei Jahre für die übrigen Waagen	Art. 1 und 2, Art. 18 Abs. 2 lit. b bis e NSWV

In Deutschland entscheidet die Bauart der Waage über die Frist, nicht ihr Standort: Die Zweijahresfrist des § 34 Abs. 1 MessEV gilt nur, soweit keine Nummer der Anlage 7 und keine bis zum Ablauf des 31. Dezember 2014 erteilte Bauartzulassung der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt eine andere Frist setzt. Vier Jahre haben nichtselbsteinspielende Handelswaagen unter 350 Kilogramm Höchstlast (Nr. 2.2.3) und nichtselbsteinspielende Fein- und Präzisionswaagen (Nr. 2.2.2), drei Jahre nichtselbsttätige Waagen ab 3.000 Kilogramm Höchstlast ohne Baustoffwaagen (Nr. 2.2.1) und ein Jahr selbsttätige Kontrollwaagen einschließlich der selbsttätigen Sortierwaagen (Nr. 2.3.1). Tragen Sie deshalb die Ordnungsnummer der Anlage 7 je Gerät in das Verzeichnis ein.

In der Schweiz regelt die Verordnung des EJPD über nichtselbsttätige Waagen die Anforderungen an nichtselbsttätige Waagen (Art. 1 NSWV) und erfasst nur solche, die für die Zwecke nach Art. 2 Buchst. a bis c verwendet werden; für selbsttätige Waagen trifft sie keine Aussage. Bei den Waagen, die für die Bestimmung der Masse im Handel und Geschäftsverkehr oder des Preises entsprechend der Masse eingesetzt werden (Art. 2 Buchst. a und c), muss die Verwenderin der zuständigen kantonalen Vollzugsbehörde jede Inbetriebnahme melden und ihr jederzeit Auskunft über die verwendeten Waagen geben können; für die fristgemässe Nacheichung ist sie verantwortlich (Art. 15 Abs. 2 und 3 NSWV). Für die Zwecke nach Art. 2 Buchst. b — Wägungen im Rahmen der ärztlichen Überwachung, Heilmittel in Apotheken und medizinische Analysen (Art. 16 NSWV) — gilt die Meldepflicht nicht.

Führen Sie je Gerät Bauart, Standort, Höchstlast, Eichdatum und nächste Eichung und erinnern Sie früh genug: In Deutschland steht ein Gerät nach Ablauf der Eichfrist nur dann bis zur behördlichen Überprüfung einem geeichten gleich, wenn die Eichung mindestens zehn Wochen vorher beantragt und das Erforderliche getan oder angeboten wurde (§ 38 MessEG); ein neu in Verkehr gebrachtes Gerät gilt für die Dauer der ersten Eichfrist als geeicht (§ 37 Abs. 1 Satz 2 MessEG).

Beispielrechnung: 40 Stück bestellt, 19,30 Kilogramm abgerechnet

Alle Zahlen sind erfunden; Umsatzsteuer ist nicht Teil des Beispiels. Bestellt werden 40 Stück Salami zum Nenngewicht von 0,480 Kilogramm, also 19,20 Kilogramm.

Schritt	Stück	Kilogramm	Rechnung
Bestellung	40	19,20 (Nenngewicht)	40 × 0,480
Warenannahme, drei Gebinde	13 + 14 + 13	6,24 + 6,71 + 6,35	gewogen
geliefert und gewogen	40	19,30	6,24 + 6,71 + 6,35
Rechnung netto	—	19,30	19,30 × 14,50 Euro je Kilogramm = 279,85 Euro

Die Abweichung zum Nenngewicht beträgt 19,30 minus 19,20 gleich 0,10 Kilogramm, also 0,52 Prozent; in Stück gibt es keine Abweichung.

Dieselbe Lieferung in den beiden Einheitenfeldern:

Feld	Einstellung	Wert in diesem Beleg
Bestandseinheit	Kilogramm	Zugang 19,30 kg
Preiseinheit	1 kg, netto	14,50 Euro, Rechnung 279,85 Euro
Nenngewicht	0,480 kg je Stück	19,20 kg erwartet
Bestelleinheit	Stück	40

Kommissionierung: 15 Stück für einen Kundenauftrag entnommen

Aus demselben Zugang werden 15 Stück entnommen und an der Kommissionierwaage gewogen; der Rest bleibt im Lager. Auch hier sind alle Zahlen erfunden.

Schritt	Stück	Kilogramm	Rechnung
Bestand nach Warenannahme	40	19,30	gewogener Zugang
Entnahme für Auftrag 1042, gewogen	15	7,28	7,28 × 14,50 Euro = 105,56 Euro
Restbestand nach der Entnahme	25	12,02	19,30 − 7,28

Erwartet wären nach Nenngewicht 15 × 0,480 gleich 7,20 Kilogramm; die Entnahme liegt 0,08 Kilogramm darüber, also 1,11 Prozent. Der Lagerbestand bleibt beim Gewicht: 12,02 Kilogramm, obwohl die Stückzahl 25 beträgt. Der abgerechnete Betrag entsteht damit an der Kommissionierwaage und nicht aus der Stückzahl; für diesen Fall ist der Bestand in Kilogramm die passende Wahl (redaktionelle Empfehlung).

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Stehen alle drei Zahlen je Position im Beleg: bestellte Stück, gelieferte Stück, gewogene Kilogramm?
2. Ergibt die Summe der Gebindewieungen das Positionsgewicht, und ist der Lagerzugang die gewogene Menge?
3. Stehen Gewicht je Position und Preis je Kilogramm nebeneinander, sodass der Kunde den Betrag nachrechnen kann (§ 33 Abs. 3 Nr. 1 MessEG)?
4. Steht bei jeder Waage die nächste Eichung innerhalb der Frist, die nach Schritt 7 für ihre Bauart oder Verwendung gilt, und trägt jede Retoure ein eigenes Gewicht?
5. Stammen Restbestand und Rechnungsbetrag der Kommissionierung aus der Wägung an der Kommissionierwaage, und ist die entnommene Stückzahl bei Bestand in Kilogramm als Information am Beleg vermerkt?

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Die Rechnung weist Stück aus, der Kunde erwartet Kilogramm	Rechnungsformel greift auf die Bestellmenge zu	Rechnungsposition an die Bestandseinheit binden
Der Lagerbestand läuft gegen die Inventur auseinander	Bestand in Stück geführt, Ausgang in Kilogramm gebucht	Bestandseinheit auf Kilogramm umstellen oder je Auslagerung wiegen
Die Gewichtsangabe fehlt auf dem Beleg, der Kunde reklamiert	Wägung nur intern gespeichert	Gewicht je Position auf Lieferschein und Rechnung ausgeben
Zwei Stückpreise derselben Ware lassen sich nicht vergleichen	unterschiedliche Nenngewichte, Bezugseinheit fehlt	auf den Preis je Kilogramm umrechnen
Die Waage wird bei einer Kontrolle beanstandet	Eichfrist übersehen, kein Verzeichnis je Gerät	Eichdatum je Waage führen und rechtzeitig erinnern

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Unterstützung, wenn Wägungen aus mehreren Waagen oder Standorten in eine Rechnung zusammenlaufen, wenn die Waage über eine Schnittstelle an das ERP angebunden werden soll oder wenn Aufträge per EDI mit Gewichtsangaben ankommen, die Ihr System nicht verarbeitet. Die übrigen Anforderungen dieser Branche stehen in ERP für Gewichtsware und Kühlkette; die Entnahmereihenfolge nach Haltbarkeit beschreibt MHD und Restlaufzeit im ERP.