IFS Food und BRCGS: Was das ERP für das Audit belegen muss

Der Auditor wählt ein Los, nach dem IFS-Berichtsformular auch in einer Einzelhandelsverkaufsstelle, und verlangt die Kette zurück zu jedem eingesetzten Rohstoff und vorwärts zu jedem belieferten Kunden. Ob das ERP das in der verlangten Zeit hergibt, entscheidet sich nicht im Audit, sondern in der Datenführung davor.

Was die beiden Standards verlangen

IFS Food und BRCGS Food Safety sind Standards privater Träger: IFS Food gibt die IFS Management GmbH heraus, BRCGS Food Safety die Organisation BRCGS. Beide sind privatrechtlich: Aus sich heraus haben private Regelwerke keine rechtliche Verbindlichkeit (Deutscher Bundestag, Wissenschaftliche Dienste, Sachstand WD 5 - 3000 - 073/23, Abschnitt 2). Verbindlich werden sie für einen Betrieb, weil Abnehmer sie im Liefervertrag verlangen und der Betrieb mit einer Zertifizierungsstelle einen Vertrag über das Audit schließt (IFS Food Version 8, Abschnitt 2.1).

IFS Food liegt in der Fassung Version 8 vom April 2023 vor; Audits danach sind ab 1. Januar 2024 verpflichtend, möglich bereits ab 1. Oktober 2023 (Abschnitt 0.1). Das IFS-Food-Audit findet jährlich statt, mindestens jedes dritte unangekündigt. BRCGS führt den Global Standard Food Safety in der Ausgabe Issue 9; dazu sind am 6. Oktober 2026 die Position Statements in Version 4.1 erschienen, die bindend sind und als Erweiterung des Standards gelten.

Beide Regelwerke prüfen dieselben Datenketten. IFS Food führt die Rückverfolgbarkeit in 4.18 und stuft sie als KO-Anforderung Nr. 7 ein; BRCGS behandelt sie in Abschnitt 3.9 und kennzeichnet sie im Prüfbogen als „Elementar“. Spezifikationen stehen in IFS Food 4.2.1, bei BRCGS in 3.6, die Lieferantenzulassung in IFS Food 4.4.1 und bei BRCGS in 3.5.1. Bei IFS Food hat eine KO-Anforderung eine einschneidende Folge: Wird sie mit D bewertet, also nicht umgesetzt, sinkt die mögliche Gesamtpunktzahl um 50 Prozent, ein Zertifikat wird nicht ausgestellt, und bei einem Rezertifizierungsaudit wird das laufende Zertifikat entzogen, spätestens zwei Werktage nach dem letzten Audittag. Welche Datenketten ein Lebensmittelhersteller darüber hinaus braucht, ordnet die Anforderungsliste für Lebensmittelhersteller ein.

Die Nachweisliste: Anforderung, Beleg im ERP, Prüfgriff

Die Tabelle ordnet jeder Anforderung den Datensatz zu, den das System liefern muss, und was der Auditor damit tut. Die Spalte „Wo es steht“ nennt die Klausel des privaten Standards und dort, wo eine gesetzliche Pflicht dahintersteht, zusätzlich die EU-Verordnung für Deutschland und Österreich; in der Schweiz treten an deren Stelle Art. 28 des Lebensmittelgesetzes sowie Art. 79, 83 und 85 der Lebensmittel- und Gebrauchsgegenständeverordnung.

Anforderung im Audit	Wo es steht	Beleg im ERP	Was der Auditor tut
Rückverfolgbarkeit in beide Richtungen	IFS Food 4.18.1 (KO Nr. 7); BRCGS 3.9.1 und 3.9.2; Art. 18 Abs. 2 und 3 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002	Los- und Chargenverknüpfung von Wareneingang über Produktionsauftrag bis Lieferung, mit Rework	Wählt das Los selbst, auch im Verkaufsregal, und fordert die vollständige Kette
Rückverfolgbarkeitstest auf Zeit	IFS Food 4.18.2 und 4.18.3; BRCGS 3.9.3	Abfrage mit Zeitstempel, Testprotokoll mit gemessenem Zeitrahmen je Los	Führt den Test im Audit durch und hält die Zeit im Bericht fest
Massenbilanz	IFS Food 4.18.2; BRCGS 3.9.3 (für Lebensmittelrohstoffe und Fertigprodukte)	Wiege- und Rückmeldemengen, Ausschuss, Rework, Bestand je Los	Rechnet Einsatz gegen Ausbeute, Ausschuss und Lieferungen nach
Spezifikationen	IFS Food 4.2.1.1 und 4.2.1.3 (KO Nr. 5); BRCGS 3.6.1, 3.6.2 und 3.6.4	Spezifikation mit Fassung und Gültigkeitszeitraum, verknüpft mit Artikel und Los	Fragt, welche Fassung für das gezogene Los galt
Lieferantenzulassung	IFS Food 4.4.1 und 4.4.7; BRCGS 3.5.1.2, 3.5.1.3 und 3.5.1.4	Lieferantenstamm mit Freigabestatus, dem tatsächlich verwendeten Zulassungsnachweis und dessen Gültigkeit (Zertifikat, Auditbericht oder Fragebogen), Sperre im Wareneingang	Prüft die Liste am Wareneingang und ob der Zulassungsnachweis die gekaufte Rohware abdeckt und noch gilt
Sperren und Rückruf, getestet	IFS Food 5.7.1, 5.9.1 (KO Nr. 9) und 5.9.2; BRCGS 3.11.3	Sperrstatus je Charge, Auslieferungsliste, Protokoll mit Zeitangaben	Sieht den letzten Test und verlangt die Zeiten je Schritt
HACCP-Aufzeichnungen	Art. 5 Abs. 2 Buchst. g der Verordnung (EG) Nr. 852/2004; in der Schweiz Art. 79 Abs. 2 Buchst. g der Lebensmittel- und Gebrauchsgegenständeverordnung	CCP-Überwachung am Produktionsauftrag, mit Datum und Freigabe	Gleicht die Aufzeichnung mit dem Produktionstag ab

Zwei Prüfgrößen sind auseinanderzuhalten. Die Mengenkontrolle nach IFS Food 5.5 prüft die deklarierte Füllmenge des Loses nach einem Prüfplan (5.5.1, 5.5.2); die Massenbilanz nach 4.18.2 gleicht Einsatz und Ausbeute eines Loses ab. Auch die Reichweite unterscheidet sich: Die Rückverfolgbarkeit nach Art. 18 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 endet beim nächsten Unternehmen, an das geliefert wurde; die Standards verlangen zusätzlich die Verbindung zu den Rohwarenchargen und zum Verpackungsmaterial.

Die Lieferantenzulassung ist kein Zertifikatsnachweis allein. BRCGS 3.5.1.2 lässt drei Wege zu: eine gültige Zertifizierung nach dem zutreffenden BRCGS-Standard oder einem GFSI-anerkannten Standard, deren Umfang die gekaufte Rohware abdeckt; ein Lieferantenaudit, das Produktsicherheit, Rückverfolgbarkeit, HACCP-Prüfung, den Produktsicherheits- und Lebensmittelschutzplan, den Authentizitätsplan und gute Herstellungspraxis umfasst; oder, nur bei begründeter Einstufung als geringes Risiko, einen ausgefüllten Lieferantenfragebogen, den eine nachweislich kompetente Person geprüft hat. Fragebögen müssen mindestens alle drei Jahre neu ausgestellt werden, und der Lieferant muss den Standort über wichtige Änderungen einschließlich seines Zertifizierungsstatus informieren (3.5.1.3). IFS Food 4.4.1 verlangt ein dokumentiertes Verfahren zur Zulassung und Überwachung von Lieferanten und nennt als risikobasierte Kriterien Audits, Testergebnisse, Lieferantenzuverlässigkeit, Beschwerden und Lieferantenfragebogen neben den erforderlichen Leistungsstandards. Der Freigabestatus im ERP braucht deshalb die Angabe, auf welchem Weg der Lieferant zugelassen wurde, und die Prüfung der Gültigkeit genau dieses Nachweises.

Der Rückverfolgbarkeitstest auf Zeit

IFS Food setzt für den Test eine Obergrenze von vier Stunden, gerechnet von den Endprodukten zu den Rohwaren und zu den Kunden; der Zeitrahmen muss aufgezeichnet werden, und ein Kunde darf einen kürzeren Zielwert vereinbaren (4.18.3). BRCGS formuliert es als Soll: „Rückverfolgbarkeit sollte in vier Stunden möglich sein“ (3.9.3). Der Test selbst ist mindestens einmal in 12 Monaten fällig (IFS Food 4.18.2) beziehungsweise mindestens jährlich (BRCGS 3.9.3).

1. 1
   Los wählen lassenAuswahl durch den Auditor, nicht durch den Betrieb
2. 2
   Produktionsauftrag und Rezepturfassung öffnenWelche Fassung galt am Herstellungstag
3. 3
   Einsatzchargen und Mengen ziehenRohwaren, Verpackung, Rework
4. 4
   Massenbilanz rechnenEinsatz gegen Ausbeute und Verlust
5. 5
   Spezifikationen der Einsatzware prüfenFassung, die für das Los galt
6. 6
   Lieferungen und Kunden auflistenMenge, Lieferschein, Datum je Empfänger
7. 7
   Von einer Lieferung zurück zum LosRückwärtsrichtung belegen
8. 8
   Protokoll mit Uhrzeiten zeichnenErgebnis und Lücken festhalten

Die Reihenfolge ist ein Vorschlag; die vier Stunden sind Obergrenze nach IFS Food 4.18.3 und Soll-Vorgabe nach BRCGS 3.9.3, die Einzelzeiten sind redaktionelle Zielwerte.

Quelle: Eigene Darstellung nach IFS Food Version 8, Anforderungen 4.18.2 und 4.18.3, und BRCGS Food Safety Issue 9, Anforderung 3.9.3

Die Einzelzeiten sind Zielwerte für die Übung, keine Vorgabe des Standards. Sie zeigen, wo die vier Stunden verbraucht werden.

Schritt	Endzustand	Zielwert ab Start
1 Los wählen lassen	Losnummer und Herstellungstag notiert	0:10
2 Produktionsauftrag	Rezepturfassung und Auftrag offen	0:25
3 Einsatzchargen	Liste der Rohwaren- und Verpackungschargen mit Mengen	1:00
4 Massenbilanz	Einsatz, Ausbeute, Verlust und Bestand gehen auf	1:40
5 Spezifikationen	Fassung je Einsatzware belegt	2:10
6 Lieferungen	Auslieferungen mit Kunde, Menge, Lieferschein	3:00
7 Rückwärtsrichtung	Von einer Lieferung zurück zum Los	3:30
8 Protokoll	Gezeichnet, mit Soll- und Ist-Zeit je Schritt	3:50

Wiederholen Sie die Übung mit einem Los, das der Auditor ziehen könnte: eines mit Rework, eines mit zwei Einsatzchargen desselben Rohstoffs oder eines, das an mehrere Kunden ging. IFS Food verlangt Muster, die die Komplexität der Produktpalette abbilden (4.18.2). Legen Sie das gezeichnete Protokoll zu den anderen Nachweisen; es ist der Beleg, dass der Betrieb den Test selbst beherrscht.

Massenbilanz: die Rechnung, die mitgeprüft wird

Geprüft wird die Massenbilanz im Rahmen des Systemtests an repräsentativen Losen, nicht als Pflicht für jedes Produktionslos (IFS Food 4.18.2; BRCGS 3.9.3). Gerechnet wird sie für das Los, das der Auditor zieht; das ERP muss die Mengen dafür je Los hergeben. Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Ein Los Joghurt 500 Gramm, Losnummer L-2610-14, wird aus drei Rohwaren hergestellt; die Mengen stammen aus den Wiegeprotokollen und Rückmeldungen.

Stufe	Menge	Rechnung
Einsatz: Milch, Früchtezubereitung, Zucker	1.200 kg	1.050 kg + 120 kg + 30 kg
Abgefüllt: 2.280 Becher à 0,5 kg	1.140 kg	2.280 × 0,5 kg
Verlust im Prozess	60 kg	45 kg Anlauf- und Spülverlust + 5 kg Proben + 10 kg Rest in Leitungen
Ausbeute	95,0 Prozent	1.140 kg ÷ 1.200 kg × 100
freigegeben und gesperrt	2.240 und 40 Becher	2.280 − 40 = 2.240 freigegeben; 40 gesperrt
geliefert und am Lager	1.900 und 340 Becher	2.240 − 340 = 1.900 geliefert; 340 am Lager

Jede Zeile muss aufgehen: Einsatz minus Verlust ergibt die abgefüllte Menge, abgefüllte Menge minus Ausschuss ergibt freie und gelieferte Ware. Eine Zeile „sonstige Verluste“ ohne Betrag, ein Bestand ohne Buchungsdatum oder ein Ausschuss ohne Grund sind die Stellen, an denen der Auditor nachfragt. Für die Bilanz brauchen Sie je Los vier Größen: Einsatzmenge je Rohwarencharge, abgefüllte Menge, Ausschuss und Rework mit Grund sowie Bestand und Auslieferungen zur selben Charge.

Was gesetzlich gilt, unabhängig vom Zertifikat

In Deutschland und Österreich gelten die Verordnungen (EG) Nr. 852/2004 und Nr. 178/2002 unmittelbar. Art. 5 Abs. 1 verlangt ständige Verfahren nach den HACCP-Grundsätzen, Abs. 2 Buchst. g Dokumente und Aufzeichnungen, die der Art und Größe des Betriebs angemessen sind, Abs. 4 Buchst. b und c deren Aktualität und Aufbewahrung über einen angemessenen Zeitraum. Nach Abs. 3 gilt das nicht für die Primärproduktion und die damit zusammenhängenden Vorgänge. Art. 18 Abs. 2 und 3 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 verlangt die Feststellbarkeit des Lieferanten und der belieferten Unternehmen sowie Systeme für die Auskunft an die Behörde, Art. 19 Abs. 1 bei unsicherer Ware die unverzügliche Rücknahme vom Markt und die Unterrichtung der Behörde; die Pflichten nach Rolle und Empfänger stehen in der Rückverfolgbarkeit bei Lebensmitteln, der Ablauf im Rückruf im Lebensmittelbetrieb.

In der Schweiz gelten diese Verordnungen nicht. Dort müssen Lebensmittel über alle Produktions-, Verarbeitungs- und Vertriebsstufen rückverfolgbar sein, und die Unternehmen richten Systeme ein, damit sie den Behörden Auskunft über Lieferanten und Abnehmer geben können (Art. 28 Abs. 1 und 2 des Lebensmittelgesetzes). Art. 83 Abs. 2 der Lebensmittel- und Gebrauchsgegenständeverordnung regelt die Auskunft über Bezug und Lieferung, ausgenommen die direkte Abgabe an Konsumentinnen und Konsumenten; Art. 78 und 79 verlangen Verfahren nach dem HACCP-System mit Dokumenten und Aufzeichnungen, Art. 85 die Dokumentation der Selbstkontrolle.

Wer keinen Abnehmer mit Zertifizierungsvorgabe hat, muss sich nicht nach IFS Food oder BRCGS zertifizieren lassen; die gesetzlichen Pflichten bleiben. Für Handels- und Logistikstufen führt IFS eigene Standards (IFS Broker, IFS Logistics, IFS Wholesale/Cash & Carry).

Woran ein Audit scheitert

• Die Rückverfolgbarkeit endet am Werkstor. Der Lieferschein nennt keine Charge, also lässt sich die Vorwärtsrichtung nicht belegen. Abhilfe: Chargenbezug auf jeder Ausgangsposition; wie die Chargenführung im System aufgebaut wird, steht in Chargenverwaltung einrichten.
• Die Rezeptur wird überschrieben. Alte Lose zeigen die neue Zusammensetzung, und die Frage nach der geltenden Fassung bleibt offen. Abhilfe: Fassungen mit Gültigkeitszeitraum (IFS Food 4.2.1.2 verlangt ein Verfahren für Erstellung, Freigabe und Änderung).
• Die Rückmeldung kennt nur Sollmengen. Ohne tatsächlich gewogene Einsatz- und Ausbeutemengen lässt sich die Massenbilanz nicht rechnen. Abhilfe: Ist-Mengen aus Waage oder Rückmeldung, Ausschuss mit Grund; die Rezepturseite beschreibt Chargenfertigung und Ausbeute.
• Die Lieferantenfreigabe liegt im Ordner. Der Wareneingang sieht den Freigabestatus nicht und nimmt Ware von einem Lieferanten an, für den keine gültige Freigabe vorliegt. BRCGS verlangt eine aktuelle Liste oder Datenbank, die den zuständigen Mitarbeitenden zugänglich ist (3.5.1.4); beruht die Zulassung auf einem Fragebogen, ist dieser mindestens alle drei Jahre neu auszustellen (3.5.1.3).
• Der Test wird mit vorbereiteten Berichten geübt. Der Auditor zieht aber ein anderes Los und, nach IFS Food, auch aus dem Verkaufsregal. Abhilfe: Übung mit selbst gewähltem, aber unbekanntem Los.

So gehen Sie vor

1. Ziehen Sie aus dem System ein Los und prüfen Sie, ob die Kette in beide Richtungen ohne Handarbeit entsteht. Notieren Sie jede Lücke mit Datenfeld und Stelle.
2. Erfassen Sie Ist-Mengen statt Sollmengen und verknüpfen Sie Ausschuss und Rework mit dem Los, damit die Massenbilanz rechenbar wird.
3. Legen Sie Spezifikationen mit Fassung, Gültigkeitszeitraum und Bezug zum Artikel an und verlangen Sie eine Freigabe durch eine benannte Rolle.
4. Führen Sie im Lieferantenstamm den Freigabestatus mit dem verwendeten Zulassungsnachweis (Zertifikat, Auditbericht oder Fragebogen) samt Ablaufdatum und sperren Sie den Wareneingang, wenn der Nachweis fehlt, die gekaufte Rohware nicht abdeckt oder abgelaufen ist.
5. Üben Sie den Test mit der Stoppuhr gegen die vier Stunden, protokollieren Sie Soll- und Ist-Zeit je Schritt und wiederholen Sie ihn in dem Intervall, das Ihr Standard verlangt: mindestens einmal in 12 Monaten nach IFS Food 4.18.2, mindestens jährlich nach BRCGS 3.9.3.