Online-Händler: Welche ERP-Funktionen der Versand-Alltag verlangt

Worum es bei der Auswahl geht

Geprüft wird die ERP-Seite eines reinen Online-Handels mit Shop und Marktplätzen: was das ERP aus Bestellungen, Rücksendungen und Lieferungen macht und welche Angaben es an Buchhaltung, Steuererklärung und Register liefert. Ein Kanal mit wenigen Artikeln und Lieferungen im Inland kann den Bestand im Shop führen; die Anforderungen entstehen mit dem zweiten Kanal, mit Rücksendungen und mit Lieferungen in ein anderes Land.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle nennt sieben Kriterien mit Grund, Prüfschritt und Frage an den Anbieter.

Kriterium	Warum es zählt	So prüfen Sie es	Frage an den Anbieter
Bestellspitzen	Die Spitze entscheidet, nicht der Monatsdurchschnitt	200 Bestellungen importieren, 20 doppelt	Werden Doppelimporte erkannt, wie entstehen Wellen?
Multichannel-Bestand	Zwei Kanäle bieten dieselbe Lagereinheit an	Testartikel beidseitig auf die letzte Einheit setzen	Wer reserviert wann, was gilt bei Gleichzeitigkeit?
Retouren und Gutschrift	Eine Rücksendung bindet Lager und Steuer	Rücksendung bis zur Steuerberichtigung durchspielen	Welche Statuswerte, welche Auswertung je Kanal?
Steuersatz je Lieferland	Derselbe Artikel wird je Land anders besteuert	Bestellung in einen anderen Mitgliedstaat bis in die Anmeldung rechnen; die OSS-Erklärung nur bei Teilnahme	Woher kommt der Satz, was liefert der Export?
Verpackungsmengen	Die Masse je Materialart hängt an Artikel und Versandpackung	Jahresmenge je Materialart ableiten	Wie werden Materialart und Masse geführt?
Preise (DE)	Gesamtpreis und Versandkostenangabe sind Pflichtangaben	Preisermäßigung anlegen, 30-Tage-Wert prüfen	Führt das ERP einen Preisspiegel?
Zahlungsabgleich	Der Dienstleister zahlt gesammelt und gekürzt aus (Auszahlungen im ERP)	Sammelauszahlung den Aufträgen zuordnen	Wie werden Gebühren und Erstattungen gebucht?

Bestellspitzen ohne Dubletten

Der Import muss wiederholbar sein: Bricht die Verbindung ab und der Connector überträgt erneut, darf aus einer Bestellung keine zweite werden. Verlangen Sie einen eindeutigen Schlüssel je Bestellung und Kanal, einen Importstatus je Lauf, bündelbare Bestellungen für Kommissionierwellen und Teillieferungen mit Restsendung. Die Statuszuordnung zwischen Shop und ERP beschreibt Shop-Bestellung im ERP.

Ein Bestandspool für alle Kanäle

Ohne Reservierung sagen zwei Kanäle dieselbe Einheit zu. Verlangen Sie einen gemeinsamen Bestandspool, der verkaufte, aber noch nicht versandte Ware reserviert, und einen Puffer je Kanal, damit ein Kanal nicht den gesamten Bestand anbietet; klären Sie den Übertragungstakt und die Regel bei Gleichzeitigkeit. Legen Sie fest, ob das ERP oder der Kanal den Bestand führt, siehe führendes System für Stammdaten; Artikelnummern müssen über alle Kanäle eindeutig sein (Marktplatz-Artikelzuordnung).

Retouren mit Status und Steuerberichtigung

Eine Retoure ist ein Geschäftsvorfall mit Prüfung, nicht nur ein Lagereingang. Verlangen Sie Statuswerte von der Anmeldung über die Prüfung bis zur Wiedereinlagerung oder zum Ausschuss, Rückgabegründe als Auswertung und eine Retourenquote je Artikel und Kanal. Die Gutschrift muss an Auftrag und Rücksendung gekoppelt sein.

Zwei Fristen muss das System aus den Vorgangsdaten belegen können. In Deutschland beträgt die Widerrufsfrist 14 Tage, wenn dem Verbraucher ein gesetzliches Widerrufsrecht zusteht (§ 355 Abs. 2 Satz 1 BGB); bei einem Verbrauchsgüterkauf im Fernabsatz beginnt sie mit dem Erhalt der Ware, bei mehreren im Rahmen einer einheitlichen Bestellung getrennt gelieferten Waren mit der letzten Ware, bei Teilsendungen mit der letzten Teilsendung und bei regelmäßiger Lieferung von Waren über einen festgelegten Zeitraum mit der ersten Ware (§ 356 Abs. 2 Nr. 1 Buchst. a bis d BGB). Wasser, Gas und Strom verschieben den Beginn auf den Vertragsschluss nur, wenn die Lieferung nicht in begrenztem Volumen und nicht in einer bestimmten Menge angeboten wird; bei Fernwärme und bei nicht auf einem körperlichen Datenträger befindlichen digitalen Inhalten beginnt sie ohne diesen Vorbehalt mit dem Vertragsschluss (§ 356 Abs. 2 Nr. 2 BGB). Ohne die Unterrichtung nach Art. 246a § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EGBGB beginnt sie nicht (§ 356 Abs. 3 Satz 1 BGB in der ab 19. Juni 2026 geltenden Fassung, Art. 1 Nr. 7 Buchst. a und Art. 10 Abs. 1 des Gesetzes vom 3. Februar 2026, BGBl. 2026 I Nr. 28; die Vorschrift ist auf Verbraucherverträge ab dem 13. Juni 2014 anzuwenden, Art. 229 § 32 Abs. 1 EGBGB). In Österreich kann der Verbraucher binnen 14 Tagen ohne Angabe von Gründen zurücktreten, soweit kein Ausschluss nach § 18 FAGG eingreift (§ 11 Abs. 1 FAGG, seit 13. Juni 2014); bei Kaufverträgen beginnt die Frist mit dem Tag, an dem der Verbraucher oder ein von ihm benannter, nicht als Beförderer tätiger Dritter den Besitz an der Ware erlangt, bei mehreren im Rahmen einer einheitlichen Bestellung getrennt gelieferten Waren mit dem Besitz an der zuletzt gelieferten Ware, bei Teilsendungen mit der letzten Teilsendung und bei regelmäßiger Lieferung über einen festgelegten Zeitraum mit der zuerst gelieferten Ware (§ 11 Abs. 2 Z 2 Buchst. a bis d FAGG); ohne Belehrung nach § 4 Abs. 1 Z 8 verlängert sie sich um zwölf Monate, und nach einer innerhalb dieser zwölf Monate nachgeholten Belehrung endet sie 14 Tage nach dem Zeitpunkt, zu dem der Verbraucher die Information erhält (§ 12 Abs. 1 und 2 FAGG). Kein Widerrufs- oder Rücktrittsrecht besteht unter anderem für nach Kundenspezifikation angefertigte Waren, für schnell verderbliche Waren und für versiegelt gelieferte Waren, die aus Gründen des Gesundheitsschutzes oder der Hygiene nicht zur Rückgabe geeignet sind, wenn ihre Versiegelung nach der Lieferung entfernt wurde (§ 312g Abs. 2 Nr. 1 bis 3 BGB, DE; § 18 Abs. 1 Z 3 bis 5 FAGG, AT). Erstattet wird binnen 14 Tagen ab Zugang der Rücktrittserklärung (§ 14 Abs. 1 FAGG, in dieser Fassung seit 20. Juli 2022); die Rückzahlung darf bis zum Warenrückerhalt oder Rücksendenachweis verweigert werden, außer der Unternehmer hat angeboten, die Ware selbst abzuholen (§ 14 Abs. 3 FAGG). Erfassen Sie Lieferdatum und Rücktrittsdatum getrennt; die Regel für die Schweiz steht in Retouren in der Schweiz.

Umsatzsteuerlich ist die Rückgabe eine Änderung der Bemessungsgrundlage: In Deutschland ist die Steuer für den Zeitraum zu berichtigen, in dem die Änderung eintritt (§ 17 Abs. 2 Nr. 3, Abs. 1 Satz 8 UStG). Den Ablauf beschreibt Retourenprozess im ERP.

Steuersatz je Lieferland und die OSS-Meldung

Nach deutschem Recht liegt der Ort einer innergemeinschaftlichen Fernverkaufslieferung im Bestimmungsmitgliedstaat (§ 3c Abs. 1 UStG). § 3c Abs. 4 UStG nimmt diese Ortsregel aus: Sie gilt nicht, wenn der Unternehmer in nur einem Mitgliedstaat ansässig ist und die Fernverkäufe samt den dort genannten sonstigen Leistungen im vorangegangenen und im laufenden Kalenderjahr 10.000 Euro nicht überschreiten; genau 10.000 Euro liegen darunter, erst ein höherer Betrag lässt die Ausnahme entfallen. Auf die Ausnahme kann der Unternehmer gegenüber dem Finanzamt verzichten; die Erklärung bindet ihn mindestens zwei Kalenderjahre (§ 3c Abs. 4 Satz 2 und 3 UStG; erstmals auf Umsätze und Einfuhren nach dem 30. Juni 2021, § 27 Abs. 34 UStG).

Für die Meldung muss das ERP die Umsätze nach Land und Steuersatz trennen. Das besondere Besteuerungsverfahren (One-Stop-Shop) greift nach § 18j Abs. 1 Satz 1 UStG nur bei Teilnahme: Die Anzeige ist vor Beginn des Besteuerungszeitraums beim Bundeszentralamt für Steuern zu übermitteln, ab dessen Beginn der Unternehmer davon Gebrauch macht (§ 18j Abs. 1 Satz 2 und 3 UStG; erstmals auf Umsätze nach dem 30. Juni 2021, § 27 Abs. 33 UStG). Besteuerungszeitraum ist das Kalendervierteljahr (§ 16 Abs. 1d Satz 1 UStG), die Erklärung ist binnen eines Monats nach Quartalsende fällig (§ 18j Abs. 4 UStG). Details in Steuerermittlung nach Bestimmungsland und OSS-Meldung beim BZSt.

Für Sendungen in die Schweiz fällt Einfuhrsteuer an, soweit die Einfuhr nicht steuerfrei ist: Steuerfrei ist unter anderem die Einfuhr von Gegenständen in kleinen Mengen, von unbedeutendem Wert oder mit geringfügigem Steuerbetrag, für die das Eidgenössische Finanzdepartement die näheren Bestimmungen erlässt (Art. 53 Abs. 1 Buchst. a MWSTG). Der Normalsatz beträgt 8,1 Prozent, für Gegenstände nach Art. 25 Abs. 2 Buchst. a und a bis 2,6 Prozent (Art. 55 Abs. 1 und 2 MWSTG); beide Sätze gelten seit 1. Januar 2024 (Verordnung vom 9. Dezember 2022, AS 2022 863).

Verpackungsmengen je Materialart (DE)

Wer in Deutschland Hersteller im Sinne des Art. 3 Abs. 1 Nr. 15 der Verordnung (EU) 2025/40 ist, muss sich registrieren lassen: Hersteller nach Buchst. a bis d vor dem erstmaligen Bereitstellen, Hersteller nach Buchst. e vor dem Auspacken (§ 6 Abs. 1 Satz 1 VerpackDG; in Kraft seit 12. August 2026). Systembeteiligungspflichtige Verpackungen sind vor der Bereitstellung an einem oder mehreren Systemen zu beteiligen, mit Materialart, Masse und Registrierungsnummer; für Hersteller nach Buchst. e gilt der Zeitpunkt vor dem Auspacken verpackter Produkte (§ 7 Abs. 1 Satz 1 bis 3 VerpackDG); die laufende Datenmeldung folgt nach Übermittlung an das System (§ 9 Abs. 1 VerpackDG).

Jährlich bis zum 15. Mai kommt die Vollständigkeitserklärung hinzu (§ 10 Abs. 1 Satz 1 VerpackDG). Von ihr befreit ist, wer im Vorjahr systembeteiligungspflichtige Verpackungen aus Glas unter 80 Tonnen, aus Papier, Pappe und Karton unter 50 Tonnen und aus den übrigen Materialarten unter 30 Tonnen bereitgestellt hat; wer eine dieser Mengen erreicht oder überschreitet, ist nicht befreit, und die Zentrale Stelle Verpackungsregister oder die Landesbehörde kann die Erklärung jederzeit verlangen (§ 10 Abs. 4 VerpackDG). Wer im Vorjahr insgesamt weniger als 10 Tonnen bereitgestellt und ausgepackt hat, meldet stattdessen bis zum 1. Juni (§ 9 Abs. 2 VerpackDG).

Diese Mengen muss das ERP liefern: Führen Sie je Artikel Verkaufs- und Versandverpackung mit Materialart und Masse (Mengenmeldung aus den ERP-Daten); dazu kommt, wer Elektro- oder Elektronikgeräte als Hersteller im Sinne des § 3 Nr. 9 ElektroG in Verkehr bringt oder Batterien erstmals auf dem Markt bereitstellt: Er muss sich vorher registrieren lassen (§ 6 Abs. 1 ElektroG, DE; § 5 Abs. 1 BattDG, DE), und Vertreiber dürfen Elektro- oder Elektronikgeräte eines nicht registrierten Herstellers nicht zum Verkauf anbieten (§ 6 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 ElektroG, DE). Einzelheiten in ElektroG und Batteriegesetz.

Preisangaben (DE) und Zahlungsabgleich

Die Preisangabenverordnung gilt seit 28. Mai 2022. Sie verlangt für Angebote an Verbraucher den Gesamtpreis (§ 3 Abs. 1 PAngV), bei Fernabsatz zusätzlich den Hinweis auf Umsatzsteuer und sonstige Preisbestandteile sowie die Angabe der Versandkosten (§ 6 Abs. 1 und 2 PAngV). Bei jeder angekündigten Preisermäßigung für eine Ware ist der niedrigste Gesamtpreis der letzten 30 Tage anzugeben (§ 11 Abs. 1 PAngV; Ausnahmen in Abs. 4); Verstöße sind Ordnungswidrigkeiten (§ 20 PAngV) und können mit einer Geldbuße bis 25.000 Euro geahndet werden (§ 3 Abs. 2 WiStrG 1954). Daraus folgen eine Preisführung je Land mit Bruttopreis und Versandregel sowie ein Preisspiegel, der den 30-Tage-Wert belegt.

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Ein ERP-Einsatz im Onlinehandel löst mehrere Positionen aus, die im Angebot auftauchen: die Anbindung je Kanal, die Zuordnung der Artikel zu Kanalnummern, die Erfassung der Verpackungsdaten je Artikel, die Preis- und Steuerlogik je Land, die Pflege von Preisen und Verpackungswerten sowie Steuerermittlung und Meldungen. Ob eine Position einmalig, laufend oder in beiden Teilen berechnet wird, geben die geöffneten Rechtsvorschriften (VerpackDG, UStG, FAGG) nicht vor; das regelt das Angebot.

Tragen Sie je Angebot diese Felder ein und notieren Sie, ob sie einmalig oder laufend anfallen: Anbindung je Kanal, Bestandsführung, Retouren, Steuerermittlung je Lieferland, Verpackungsauswertung, Zahlungsabgleich sowie Schulung und Support. Vergleichen Sie zwei Angebote nur, wenn alle Felder ausgefüllt sind; ein leeres Feld ist eine offene Frage, keine Null.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Der Bestellimport erzeugt bei einem zweiten Lauf Doppelbestellungen.
• Der Bestand wird je Kanal getrennt geführt, ohne Reservierung verkaufter Ware.
• Für zurückgesandte Ware gibt es keinen Statuswert; die Gutschrift hängt an keinem Auftrag.
• Für die Steuer je Lieferland gibt es keinen Export nach Land und Steuersatz, aus dem sich die Meldung speisen lässt.
• Verpackungsmengen lassen sich nur als Jahreszahl ausgeben, nicht je Materialart.
• Der Vertrag nennt keine Frist, innerhalb derer eine Kanalanbindung nach einem Update weiterläuft.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Die Tabelle ordnet sechs Situationen. Sie ersetzt keine Prüfung, zeigt aber, wo Sie zuerst ansetzen.

Betriebsfall	Was am schwersten wiegt
Ein Shop, Lieferungen im Inland	Bestellspitzen und Retouren: der Bestand kann im Shop bleiben, die Rücksendung braucht einen Status
Shop und zwei Marktplätze	Multichannel-Bestand und Artikelzuordnung: ohne Reservierung sagt jeder Kanal dieselbe Einheit zu
Shop mit Abholung im Ladengeschäft	ein Bestandspool und eine festgelegte Datenführung, weil Abholung und Versand dieselbe Ware greifen
Versand in EU-Mitgliedstaaten	Steuersatz je Lieferland und Berichtigung nach Rücksendungen; die OSS-Erklärung nur, wenn Sie am besonderen Besteuerungsverfahren teilnehmen
Versand in die Schweiz	Einfuhrsteuer, soweit die Einfuhr nicht steuerfrei ist, und eine eigene Rechnungslogik
Elektro- oder Batteriegeräte im Sortiment (DE)	Pflichten hängen an der Rolle: Wer Geräte als Hersteller nach § 3 Nr. 9 ElektroG in Verkehr bringt oder Batterien erstmals auf dem Markt bereitstellt, muss sich vorher registrieren lassen (§ 6 Abs. 1 ElektroG; § 5 Abs. 1 BattDG); Vertreiber dürfen Geräte eines nicht registrierten Herstellers nicht anbieten (§ 6 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 ElektroG)

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Zählen Sie Bestellungen, Positionen, Kanäle und Rücksendungen der letzten zwölf Monate, die stärkste Stunde getrennt vom Durchschnitt.
2. Legen Sie fest, welches System den Bestand führt, welcher Puffer je Kanal gilt und wie oft übertragen wird.
3. Spielen Sie eine Rücksendung je Land bis zur Gutschrift und Steuerberichtigung durch (§ 355 BGB, § 11 FAGG).
4. Rechnen Sie eine Bestellung je Lieferland bis in die Anmeldung durch; die OSS-Meldung nur, wenn der Betrieb am besonderen Besteuerungsverfahren teilnimmt.
5. Leiten Sie die Verpackungsmengen je Materialart ab und gleichen Sie sie mit den Vorjahresmeldungen ab.

Checkliste für den Versandalltag

• Bestellungen werden mit eindeutigem Schlüssel importiert; ein zweiter Importlauf erzeugt keine Dubletten.
• Jede verkaufte, noch nicht versandte Einheit ist reserviert; je Kanal gilt ein Puffer.
• Zurückgesandte Ware hat einen Status; eingelagert wird erst nach der Prüfung.
• Die Gutschrift berichtigt Erlös und Umsatzsteuer im Zeitraum der Änderung (§ 17 Abs. 1 und 2 UStG, DE).
• Widerrufs- und Rücktrittsdatum stehen im System. Deutschland: 14 Tage, wenn dem Verbraucher ein gesetzliches Widerrufsrecht zusteht und keine Ausnahme nach § 312g Abs. 2 BGB eingreift; bei einem Verbrauchsgüterkauf ab Erhalt der Ware, bei Wasser, Gas oder Strom nur in unbestimmter Menge sowie bei Fernwärme und digitalen Inhalten ohne körperlichen Datenträger ab Vertragsschluss, und nicht bevor der Unternehmer nach Art. 246a § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EGBGB unterrichtet hat (§ 355 Abs. 2, § 356 Abs. 2 und 3 BGB, DE). Österreich: 14 Tage, bei Waren ab Besitz an der Ware, bei mehreren im Rahmen einer einheitlichen Bestellung getrennt gelieferten Waren ab der zuletzt gelieferten Ware, bei Teilsendungen ab der letzten Teilsendung und bei regelmäßiger Lieferung über einen festgelegten Zeitraum ab der zuerst gelieferten Ware, bei Dienstleistungen sowie bei Wasser, Gas oder Strom in unbestimmter Menge, bei Fernwärme und bei digitalen Inhalten ohne körperlichen Datenträger ab Vertragsschluss, jeweils nur, wenn kein Ausschluss nach § 18 FAGG eingreift (§ 11 Abs. 2 Z 1 bis 3 FAGG, AT); ohne Belehrung nach § 4 Abs. 1 Z 8 FAGG verlängert sich die Frist um zwölf Monate, und nach nachgeholter Belehrung endet sie 14 Tage nach Erhalt der Information (§ 12 Abs. 1 und 2 FAGG, AT).
• Bei innergemeinschaftlichen Fernverkäufen folgt der Steuersatz dem Bestimmungsmitgliedstaat (§ 3c Abs. 1 UStG, DE); die 10.000-Euro-Ausnahme und der mögliche Verzicht sind hinterlegt (§ 3c Abs. 4 UStG, DE).
• Die OSS-Anzeige vor Beginn des Besteuerungszeitraums und die Quartalsmeldung sind abgebildet, wenn der Betrieb teilnimmt (§ 18j Abs. 1 und 4 UStG, DE).
• Verpackungsmasse, Materialart und Registrierungsnummer stehen je Artikel und Versandpackung bereit; die Vollständigkeitserklärung mit ihrer Materialmengen-Befreiung ist abbildbar (§§ 6, 7, 9, 10 VerpackDG, DE).