Bäckerei und Konditorei: ERP für Backplan, Rezeptur und Filialen

Worum es bei der Auswahl geht

In einer Bäckerei ist die Ware fertig, bevor feststeht, was davon verkauft wird: Die Backstube arbeitet in der Nacht, die Filialen verkaufen am Morgen, Gastronomiekunden erhalten Ware auf Rechnung. Daraus entstehen Anforderungen, die eine allgemeine Warenwirtschaft nicht abdeckt. Geprüft wird, was ein ERP zusätzlich können muss und wo das Recht Grenzen setzt. Produkte und Anbieter kommen nicht vor.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle nennt je Kriterium den Grund, die Prüfung im Testsystem und die Frage an den Anbieter.

Kriterium	Warum es zählt	So prüfen Sie es	Frage an den Anbieter
Backplan aus Filialbestellungen	Die Menge entsteht aus Bestellungen mehrerer Filialen	Drei Filialen bestellen lassen, Plan je Station ansehen	Mengen verdichtet oder je Bestellung?
Rezeptur mit Ausbeute	Aus einer Teigmenge werden mehrere Erzeugnisse in schwankender Stückzahl	Rezeptur verdoppeln, Backverlust nachrechnen	Rechnet das System auf die Zielmenge um?
Rückläufer und Abschreibungen	Bei Belieferung auf Vorrat kommt ein Teil der Ware zurück	Rückläufer mit Grund, Menge und Filiale buchen	Bleibt die Abschreibung am Produktionsauftrag?
Waagenanbindung	Menge und Preis kommen aus der Waage, die dem Eichrecht unterliegt	Gewicht ohne Nachtippen übernehmen, Nettogewicht prüfen	Kommt der Messwert unverändert aus der Waage?
Allergendaten	Die Angabe muss zum Erzeugnis passen und Rezepturänderungen folgen	Rezeptur ändern, Allergenliste des Erzeugnisses ansehen	Kommt die Allergenliste aus der Rezeptur?
Liefertouren	Die Tour verteilt Ware auf Filialen und Gastronomiekunden	Tour mit Ladeliste und Rückläufern abschließen	Erzeugt das System Ladeliste und Tourenabschluss?
Chargenbezug	Bei einer Reklamation muss die Kette von der Mehlcharge bis zur Filiale stehen	Charge vorwärts und rückwärts verfolgen	Wie lange dauert die Auskunft?
Sonderbestellungen	Torten und Spezialbrote werden vorbestellt und abgeholt	Bestellung mit Abholtermin anlegen	Hat der Auftrag Abholtermin und Anzahlung?

Die Anforderungsliste: Muss, Sollte, Nice-to-have

Die Einstufung ist eine redaktionelle Einschätzung und hängt von Filialzahl, Sortiment und Kundenkreis ab. Zeilen mit einer Rechtsgrundlage gelten unabhängig von der Einstufung.

Anforderung	Stufe	Bedingung, unter der sie gilt
Produktionsplan aus Filialbestellungen und Vorbestellungen verdichten	Muss	sobald mehr als eine Verkaufsstelle bestellt
Rezeptur mit Zielmenge, Ausbeute und Backverlust	Muss	wenn aus einer Teigmenge mehrere Erzeugnisse entstehen
Rückläufer und Abschreibungen mit Grund je Filiale und Tag	Muss	bei täglicher Belieferung von Filialen
Allergenangabe je Erzeugnis aus der Rezeptur	Muss	bei loser Ware in Deutschland und Österreich (Art. 44 Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011) und in der Schweiz (Art. 39 Abs. 1 LGV)
Schriftliche oder elektronische Aufzeichnung der allergenen Zutaten und Verarbeitungshilfsstoffe, unmittelbar und leicht zugänglich	Muss	in Deutschland, wenn die Auskunft mündlich erteilt wird; Gegenstand sind die allergenen Zutaten und Verarbeitungshilfsstoffe nach § 4 Abs. 2 LMIDV, also die Stoffe und Erzeugnisse nach Art. 9 Abs. 1 Buchst. c in Verbindung mit Anhang II der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 (§ 4 Abs. 4 LMIDV)
Waagenverzeichnis mit Eichfrist und Erinnerung	Muss	sobald die Waage im geschäftlichen Verkehr der Preisermittlung dient (Deutschland § 31 Abs. 2 Nr. 3 MessEG, Ausnahmen § 38 MessEG, Österreich § 48 Abs. 1 lit. a MEG, Schweiz Art. 15 Abs. 3 NSWV)
Nettogewicht je Position und nachvollziehbare Rechnung	Muss	in Deutschland beim Wiegen für die Preisermittlung (§ 26 Abs. 1 MessEV, § 33 Abs. 3 MessEG)
Wartungs- und Eingriffsnachweise an der Waage	Muss	in Deutschland: Aufbewahrung für einen Zeitraum von bis zu drei Monaten nach Ablauf der Eichfrist, längstens fünf Jahre (§ 31 Abs. 2 Nr. 4 MessEG)
Chargenbezug vom Rohstoff bis zur Filiale	Muss	auf jeder Produktions-, Verarbeitungs- und Vertriebsstufe (Art. 18 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002; die Verordnung gilt nicht in der Schweiz)
Produktionsland je Backware	Muss	in der Schweiz bei Brot und Feinbackwaren außer Dauerbackwaren; entfällt bei einer Herkunftsangabe nach Art. 48b MSchG (Art. 39 Abs. 2 Buchst. d LGV)
Tour mit Ladeliste und Leergutkonto	Sollte	wenn die Tour Ware an mehrere Verkaufsstellen oder Gastronomiekunden verteilt
Temperaturprotokoll je Tour	Sollte	redaktionelle Empfehlung; die Temperaturhaltung und eine Überwachung der Beförderungstemperatur verlangt Anhang II Kapitel IV Nr. 7 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004, die Aufzeichnung folgt aus dem HACCP-Verfahren nach Art. 5 der Verordnung
Abholtermin und Anzahlung für Sonderbestellungen	Sollte	wenn Kundschaft Torten oder Spezialbrote vorher bestellt
Kennzahlen je Filiale (Ausbeute, Rückläuferquote)	Nice-to-have	wenn mehrere Filialen verglichen werden sollen

Produktionsplan und Rezeptur

Der Plan hat drei Eingänge: die Bestellung jeder Filiale bis zu einem festen Bestellschluss, die Vorbestellungen mit Abholtermin und den Absatz vergleichbarer Tage. Das ERP verdichtet sie, rechnet sie über die Rezeptur in Teigmengen und Backzeiten um und gibt die Produktionsliste je Station aus.

1. 1
   Bestellschluss je FilialeMenge je Erzeugnis und Verkaufstag
2. 2
   Vorbestellungen einrechnenAbholtermin und Sonderwünsche
3. 3
   Mengen über die Filialen verdichten
4. 4
   Rezeptur auf Teigmengen skalieren
5. 5
   Produktionsliste je Station ausgeben
6. 6
   Ware auf Touren verladen
7. 7
   Rückläufer am Abend buchen

Vereinfachter Ablauf; Bestellschluss, Stationsaufteilung und Nachträge sind Beispiele und keine gesetzliche Vorgabe.

Quelle: Redaktionelles Schema

Verlangen Sie ein Zeitfenster je Filiale und Nachträge, die den Plan sichtbar ergänzen, statt ihn stillschweigend zu überschreiben. Den Ablauf beschreibt Backplan aus Filialbestellungen.

Die Rezeptur hat eine Bezugsmenge, etwa 10 Kilogramm Teig, und eine Ausbeute: wie viele Stück daraus werden. Dazwischen liegt der Backverlust. Das System muss skalieren, die Ausbeute führen und die Differenz zwischen geplanter und tatsächlicher Stückzahl zeigen; sonst sehen eine schlechte Ausbeute, ein Rückläufer und eine falsch erfasste Menge gleich aus. Zur Rezepturseite siehe Rezeptur und Ausbeute in der Chargenfertigung.

Rückläufer und Abschreibungen

Was am Abend übrig bleibt, kommt zurück oder wird abgeschrieben. Jede Position braucht Grund, Menge und Filiale; ohne sie ist später nicht zu entscheiden, ob die Bestellmenge, die Backmenge oder die Rückgabe falsch war. Prüfen Sie, ob eine Abschreibung den Produktionsauftrag mindert oder nur den Lagerbestand: Der erste Weg zeigt die Planabweichung, der zweite verdeckt sie. Für die Rückgabe siehe Retourenprozess im ERP, für die Restlaufzeit MHD und Restlaufzeit.

Waagen: was das Mess- und Eichrecht verlangt

Waagen zur Bestimmung der Masse im geschäftlichen Verkehr fallen in Deutschland unter das Mess- und Eichrecht (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 MessEV). Ein Messgerät darf nicht ungeeicht verwendet werden (§ 31 Abs. 2 Nr. 3 MessEG); ungeeicht ist es nach Ablauf der Eichfrist oder wenn diese vorzeitig endet (§ 37 Abs. 1 und 2 MessEG). Die Eichfrist beträgt zwei Jahre, bei nichtselbsteinspielenden Handelswaagen mit einer Höchstlast von weniger als 350 Kilogramm vier Jahre (§ 34 Abs. 1 MessEV, Anlage 7 Nr. 2.2.3); sie endet mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie rechnerisch abläuft (§ 34 Abs. 2 MessEV). Zwei Ausnahmen mildern das Verbot: Für Messgeräte, die nach den Vorschriften des Abschnitts 2 in Verkehr gebracht wurden, beginnt die Eichfrist mit dem Inverkehrbringen, und sie bedürfen für die Dauer dieser Frist keiner Eichung (§ 37 Abs. 1 Satz 2 MessEG). Nach Ablauf der Frist steht die Waage bis zur behördlichen Überprüfung einem geeichten Messgerät gleich, wenn die Verwenderin die Eichung mindestens zehn Wochen vorher beantragt und das Erforderliche getan oder angeboten hat; hatte sie die Eichung später beantragt und war der Behörde eine Eichung vor Ablauf der Frist nicht möglich, kann die Behörde die weitere Verwendung gestatten (§ 38 MessEG).

Dazu drei Pflichten, die die Anbindung betreffen: Gewichtswerte für die Preisermittlung sind bei losen Erzeugnissen nur als Nettowerte anzugeben, bei Abgabe an Personen, die das Erzeugnis in ihrer beruflichen oder gewerblichen Tätigkeit verwenden, darf zusätzlich der Bruttowert stehen (§ 26 Abs. 1 MessEV). Im Direktverkauf muss der Käufer den Messvorgang beobachten können (§ 23 Abs. 3 MessEV), und Rechnungen auf Basis von Messwerten müssen für den Empfänger nachvollziehbar sein (§ 33 Abs. 3 MessEG).

In Österreich sind Waagen im rechtsgeschäftlichen Verkehr eichpflichtig (§ 8 Abs. 1 Z 2 MEG); die Nacheichfrist beträgt zwei Jahre und beginnt mit dem der letzten Eichung folgenden Kalenderjahr (§ 15 Z 2, § 16 MEG), danach darf die Waage nicht mehr verwendet werden (§ 48 Abs. 1 lit. a MEG).

In der Schweiz müssen nichtselbsttätige Waagen für den Handel und für den Verkauf nach Gewicht nachgeeicht werden; die Verwenderin meldet der kantonalen Vollzugsbehörde jede Inbetriebnahme und ist für die fristgemäße Nacheichung verantwortlich (Art. 15 Abs. 2 und 3 NSWV). Die Nacheichfrist beträgt vier Jahre für nichtselbsteinspielende Waagen und zwei Jahre für die übrigen (Art. 18 Abs. 2 Buchst. d und e NSWV). Für besondere Verwendungsarten gilt eine kürzere Frist: ein Jahr unter anderem für selbsteinspielende und halbselbsteinspielende Waagen, die auf Märkten verwendet werden, und für Waagen, die auf Fertigpackungen ungleicher Nennfüllmenge Menge, Grundpreis oder Verkaufspreis abdrucken, ausgenommen Ladenwaagen, die dafür nur gelegentlich verwendet werden; drei Jahre unter anderem für Laufgewichtswaagen über 5 Tonnen und für selbsteinspielende und halbselbsteinspielende Waagen in landwirtschaftlichen Betrieben (Art. 18 Abs. 2 Buchst. b Ziff. 5 und 8 sowie Buchst. c Ziff. 1 und 2 NSWV). Die Eichung gilt nur für Wägungen innerhalb des Wägebereichs (Art. 18 Abs. 3 NSWV).

Im ERP gehören Bauart, Standort und Ablaufdatum in ein Waagenverzeichnis: Die Frist hängt am Gerät, nicht am Vorgang. Wartungs- und Eingriffsnachweise sind in Deutschland für einen Zeitraum von bis zu drei Monaten nach Ablauf der Eichfrist, längstens fünf Jahre, aufzubewahren (§ 31 Abs. 2 Nr. 4 MessEG).

Allergene aus der Rezeptur, auch für Gastronomiekunden

Bei loser Ware sind die Allergene nach Anhang II verpflichtend anzugeben; die übrigen Pflichtangaben nur, wenn der Mitgliedstaat sie vorschreibt (Art. 44 Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011). Das gilt auch für die Abgabe an Anbieter von Gemeinschaftsverpflegung: Der liefernde Betrieb muss sicherstellen, dass die Informationen über das nicht vorverpackte Lebensmittel an den empfangenden Betrieb übermittelt werden, damit dieser seine Angaben an die Endverbraucher weitergeben kann (Art. 8 Abs. 6). Einen bestimmten Weg, etwa den Lieferschein, schreibt die Verordnung dafür nicht vor.

Deutschland: § 4 Abs. 2 LMIDV erfasst unverpackte Ware, auf Wunsch am Verkaufsort verpackte und für den unmittelbaren Verkauf vorverpackte Ware ohne Selbstbedienung. Die Angabe ist vor dem Kauf bereitzustellen, auf einem Schild, in der Karte, per Aushang oder über ein elektronisches Angebot (§ 4 Abs. 3). Pflichtig ist dabei nur die Angabe nach Absatz 2: die in Art. 9 Abs. 1 Buchst. c der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 bezeichneten allergenen Zutaten und Verarbeitungshilfsstoffe. Mündlich ist die Angabe nur zulässig, wenn sie auf Nachfrage unverzüglich vor Kaufabschluss und vor Übergabe mitgeteilt wird, über die bei der Herstellung des jeweiligen Lebensmittels verwendeten allergenen Zutaten und Verarbeitungshilfsstoffe eine schriftliche oder elektronische Aufzeichnung vorliegt, diese Aufzeichnung für die Behörde und auf Nachfrage auch für die Kundschaft unmittelbar und leicht zugänglich ist und an den Lebensmitteln oder in einem Aushang gut sichtbar darauf hingewiesen wird, dass die Angaben mündlich bereitgestellt werden und die Aufzeichnung auf Nachfrage zugänglich ist (§ 4 Abs. 4). Gegenstand der Aufzeichnung sind damit die allergenen Zutaten und Verarbeitungshilfsstoffe, nicht das Zutatenverzeichnis der gesamten Rezeptur.

Österreich: Die Information muss für unverpackte Lebensmittel verfügbar, leicht zugänglich und unaufgefordert bereitgestellt werden (§ 2 Abs. 1, § 3 Abs. 1 Allergeninformationsverordnung). Ein gut sichtbarer Hinweis auf mündliche Auskunft genügt (§ 3 Abs. 2); dann dürfen nur geschulte Personen sie geben, der Schulungsnachweis ist zu dokumentieren (§ 3 Abs. 3), und die Angaben müssen auf einer schriftlichen Dokumentation beruhen (§ 4).

Schweiz: Bei offen in Verkehr gebrachten Lebensmitteln darf die Allergeninformation nur mündlich erteilt werden, wenn schriftlich und gut sichtbar darauf hingewiesen wird und die Information dem Personal schriftlich vorliegt oder eine fachkundige Person sie unmittelbar geben kann (Art. 5 Abs. 1 Buchst. d LIV). Bei Brot und Feinbackwaren außer Dauerbackwaren ist ganz oder in Stücken zusätzlich das Produktionsland schriftlich anzugeben; darauf kann verzichtet werden, wenn für das Lebensmittel eine Herkunftsangabe nach Art. 48b MSchG gemacht wird (Art. 39 Abs. 2 Buchst. d LGV, in dieser Fassung seit 1. Februar 2024).

Im ERP entsteht die Allergenmatrix aus Rezeptur und Rohstoffangaben der Lieferanten; sie wird je Erzeugnis geführt und bei jeder Rezepturänderung neu berechnet. Den eigenen Artikel behandelt Allergene bei loser Ware, die Rezepturseite Allergenmanagement aus der Rezeptur.

Touren und Rückverfolgbarkeit

Behälter für den Transport müssen sauber und instand gehalten, zwischen Ladungen gereinigt und, soweit erforderlich, so beschaffen sein, dass sie die Lebensmittel auf geeigneter Temperatur halten und eine Überwachung der Beförderungstemperatur ermöglichen (Anhang II Kapitel IV Nr. 1, 5 und 7 der Verordnung (EG) Nr. 852/2004). Eine Aufzeichnung schreibt diese Nummer nicht vor. Ob ein Temperaturprotokoll je Tour nötig ist, ergibt sich aus dem HACCP-Verfahren des Betriebs nach Art. 5 der Verordnung. Für die Auswahl ist ein Protokoll trotzdem sinnvoll: Es belegt, dass die Temperaturführung auf der Tour geprüft wurde.

Art. 18 der Verordnung (EG) Nr. 178/2002 verlangt außerdem, dass jeder Betrieb feststellen kann, von wem er eine Zutat erhalten hat, und Systeme für die Unternehmen einrichtet, an die er geliefert hat; die Behörde erhält die Auskunft auf Aufforderung. Die Verordnung gilt in den Mitgliedstaaten, also in Deutschland und Österreich. In der Bäckerei heißt das ein Schritt zurück zur Mehlcharge und ein Schritt vor zur Filiale. In Österreich wiederholt § 22 Z 1 LMSVG die Pflicht, und § 38 Abs. 1 LMSVG verlangt die maßgeblichen Unterlagen und Auskünfte; in der Schweiz gelten Art. 78 LGV für die HACCP-Verfahren und Art. 85 LGV für die Selbstkontrolldokumentation.

Im ERP gehören dazu je Produktionscharge ein Beleg mit Rohstoffchargen, Ausbeute und Zielorten sowie Aufzeichnungen, die dort entstehen, wo sie anfallen. Eine Rücknahme muss eine Liste ergeben, welche Filiale welche Charge erhalten hat. Für Ladeliste und Leergut siehe Filialnetz: Nachschub und Umlagerung, für gemeinsame Stammdaten Artikel und Preise an Filialkassen; die Grundlagen stehen in Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln und im Ablauf Chargenrückruf im ERP.

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Vier Blöcke bilden die Kosten, unabhängig von der Höhe: einmalig im System (Backplan, Rezeptur mit Ausbeute, Waagenverzeichnis, Tourenmodul, Allergenmatrix), einmalig je Anbindung (Waage, Filialkassen, Etikettendruck, Vorkommenssystem), laufend (Stammdaten- und Rezepturpflege, Eichfristen, Support) und je Vorgang (Bestellannahme, Abschreibung, Nachkalkulation, Etikett). Fragen Sie diese Felder je Angebot ab und notieren Sie, ob sie einmalig oder laufend anfallen: Anzahl der Waagen und Filialen, Touren pro Tag, Schnittstellen zu Kassen und Etikettendruck, Aufwand für eine Rezepturänderung, Schulung. Ein leeres Feld ist eine offene Frage, keine Null.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Der Backplan entsteht aus dem Absatz des Vortags; Filialbestellungen ändern ihn nicht mehr.
• Die Rezeptur kennt nur feste Mengen; jede Skalierung passiert in einer Tabelle daneben.
• Abschreibungen werden ohne Grund und ohne Filiale gebucht; die Rückläuferquote ist damit nicht rechenbar.
• Die Waage ist an die Kasse angeschlossen, aber Bauart und Eichdatum stehen in keiner Liste.
• Die Allergenliste wird in einem Dokument gepflegt, das niemand mit der Rezeptur abgleicht.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Die Tabelle ordnet Betriebsfälle; sie ersetzt keine Prüfung, zeigt aber, wo Sie zuerst ansetzen.

Betriebsfall	Was am schwersten wiegt
Filialbäckerei mit zentraler Backstube	Backplan aus Filialbestellungen, Rückläufer je Filiale, Touren
Konditorei mit Sonderbestellungen	Vorbestellung mit Abholtermin, Ausbeute je Rezeptur, Abschreibung von Cremen und Dekor
Bäckerei mit Gastronomielieferungen	Übermittlung der Allergeninformation an den Gastronomiekunden (Art. 8 Abs. 6 der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011), Konditionen je Kunde, Touren
Verkauf loser Ware über die Waage	Nettogewicht, Waagenverzeichnis mit Eichfrist, für die Kundschaft sichtbare Anzeige
Vorverpackte Ware für den Handel	Etikett mit Zutaten, Allergenen und Haltbarkeitsangabe, soweit vorgeschrieben; bei Backwaren, die ihrer Art nach normalerweise innerhalb von 24 Stunden nach der Herstellung verzehrt werden, ist kein Mindesthaltbarkeitsdatum erforderlich (Anhang X Nr. 1 Buchst. d der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011), bei mikrobiologisch sehr leicht verderblicher Ware tritt das Verbrauchsdatum an seine Stelle (Art. 24 Abs. 1); Charge je Verkaufseinheit
Betrieb in der Schweiz	Produktionsland bei Brot und Feinbackwaren, Verzicht nur bei einer Herkunftsangabe nach Art. 48b MSchG; Nacheichung der Waagen nach Art. 18 Abs. 2 NSWV

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Zählen Sie je Filiale Bestellungen, Rückläufer und Sonderbestellungen der letzten vier Wochen und notieren Sie den Stichtag.
2. Listen Sie auf, was heute außerhalb des Systems geführt wird: Rezepturen, Allergenlisten, Waagen und Eichdaten, Touren, Abschreibungen.
3. Spielen Sie vier Abläufe in der Testumgebung durch: Filialbestellung nach Bestellschluss, Rezepturskalierung mit Ausbeute, Wägen an der Kasse mit Nettoanzeige, Rückläufer mit Grund.
4. Prüfen Sie die Auskünfte: Lässt sich zu einer Charge sagen, welche Filiale sie erhalten hat, und ist die Allergenangabe je Erzeugnis abrufbar?
5. Rechnen Sie die Anbindungen je Waage und je Filiale gegen die erfasste Zeit und vergleichen Sie die Angebote erst danach.