Filialnetz: Nachschub und Umlagerung zwischen Standorten steuern

Ein Filialbetrieb hält denselben Artikel an drei Stellen gleichzeitig: im Zentrallager, im Lastwagen und im Regal der Filiale. Wer diese drei Zustände im System nicht trennt, sagt Verfügbarkeiten zu, die es nicht gibt, und zählt am Jahresende Ware doppelt oder gar nicht.

Worauf es beim Nachschub ankommt

Eine Umlagerung ist die Bewegung von Ware zwischen zwei Standorten desselben Unternehmens. Im hier beschriebenen Prozessmodell wechselt der Artikel nur den Lagerort; das führen Sie über einen eigenen Belegtyp, den Umlagerungsauftrag, mit keinem Lieferanten und keinem Erlös. Das ist ein redaktionelles Prozessmodell, keine Eigenschaft jeder Warenwirtschaft: Ob und wie ein System Umlagerungen abbildet, hängt vom System ab. Eine fehlende Lieferantenrechnung heißt außerdem nicht, dass die Ware unbewertet bleibt; die empfangende Filiale führt sie mit dem Wert, mit dem das Zentrallager sie geführt hat.

Je Artikel brauchen Sie dazu drei getrennte Größen: den Bestand am Standort, die für eine Sendung reservierte Menge und den Bestand unterwegs, den Sie in einem eigenen Transitlager führen. Fehlt eine dieser Größen, fällt die Ware zwischen Warenausgang und Wareneingang durch das Raster.

Nachschub und Ausgleich beschreiben Sie mit demselben Belegtyp, aber mit unterschiedlicher Regel: Nachschub füllt eine Filiale nach Rhythmus oder Sollbestand aus dem Zentrallager auf, ein Ausgleich bewegt Ware von der Filiale mit Überhang zu der mit Fehlbestand.

Der Ablauf in fünf Schritten

Der Umlagerungsauftrag beginnt beim Bedarf und endet beim Wareneingang am Zielort. Die folgende Tabelle zeigt, wo der Bestand in jedem Schritt geführt wird und wem er gehört.

Schritt	Vorgang	Bestand liegt bei	Eigentümer	Beleg
1	Filiale meldet Bedarf, oder das System erzeugt einen Bestellvorschlag	Zentrallager, frei verfügbar	dasselbe Unternehmen	Bedarfsmeldung
2	Umlagerungsauftrag anlegen; das Zentrallager reserviert die Menge	Zentrallager, für die Filiale reserviert	dasselbe Unternehmen	Umlagerungsauftrag
3	Kommissionieren und Warenausgang buchen	Transitlager (Ware unterwegs)	dasselbe Unternehmen	Umlagerungslieferschein
4	Transport	Transitlager	dasselbe Unternehmen	Umlagerungslieferschein (begleitet die Sendung)
5	Wareneingang in der Filiale buchen	Filiale; das Transitlager steht auf null	dasselbe Unternehmen	Wareneingangsbeleg

Zwei Buchungen tragen den Ablauf. Der Warenausgang schließt den Bestand des Zentrallagers ab und eröffnet den Bestand unterwegs, der Wareneingang schließt ihn ab und eröffnet den Bestand der Filiale. Zwischen beiden Buchungen gibt es im System keinen leeren Raum: Die Ware liegt entweder am Absendeort, unterwegs oder am Zielort.

Die Reservierung aus Schritt 2 ist keine Bestandsbuchung; sie verhindert nur, dass dieselbe Menge ein zweites Mal verkauft oder versendet wird (Verfügbarkeitsprüfung). Erst der Warenausgang verändert den Bestand. Kommt am Zielort eine andere Menge an, entsteht eine Umlagerungsdifferenz, die die Filiale mit dem Wareneingang bucht und nicht später stillschweigend korrigiert; für die Buchhaltung ist das ein Fall für die Inventurdifferenzen.

Wem gehört die Ware unterwegs?

Solange Zentrallager und Filiale zu demselben Unternehmen gehören, ändert der Transport nichts am Eigentum: Dieselbe Gesellschaft bleibt Eigentümerin, von der Reservierung bis zum Wareneingang, und es ändert sich allein der Lagerort im System.

Die Zuordnung zu einem Lagerort entscheidet darüber, ob eine Sendung im Bestand einmal, zweimal oder gar nicht erscheint; ein eigenes Transitlager ist ein Umsetzungsvorschlag aus diesem Ablauf. Das Inventarrecht regelt die Inventarisierung, nicht die Lagerstruktur: In Deutschland hat der Kaufmann nach § 240 Abs. 1 und 2 HGB zu Beginn seines Handelsgewerbes und zum Schluss jedes Geschäftsjahrs seine Vermögensgegenstände zu verzeichnen und ihren Wert anzugeben; kleine Einzelkaufleute sind nach § 241a HGB befreit, wenn sie an zwei aufeinander folgenden Abschlussstichtagen nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und nicht mehr als 80.000 Euro Jahresüberschuss ausweisen; diese Fassung ist nach Art. 92 EGHGB erstmals auf das nach dem 31. Dezember 2023 beginnende Geschäftsjahr anzuwenden. In Österreich hat der Unternehmer nach § 191 Abs. 1 und 2 UGB zu Beginn des Unternehmens die diesem gewidmeten Vermögensgegenstände und Schulden zu verzeichnen und deren Wert anzugeben und zum Schluss jedes Geschäftsjahrs ein solches Inventar aufzustellen; das Dritte Buch des UGB gilt nach § 189 UGB für Kapitalgesellschaften und die dort genannten Personengesellschaften und für die übrigen Unternehmer, die je einheitlichem Betrieb mehr als 700.000 Euro Umsatzerlöse netto im Geschäftsjahr erzielen, wobei diese Schwelle nach § 189 Abs. 2 UGB grundsätzlich erst ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr wirkt, wenn sie in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren überschritten wird, und bei einer Überschreitung um mindestens 300.000 Euro schon ab dem folgenden Geschäftsjahr (ausgenommen nach § 189 Abs. 4 UGB freie Berufe, Land- und Forstwirte und Überschussrechner); § 191 UGB gilt in der Fassung seit 1. Jänner 2007 (BGBl. I Nr. 120/2005). In der Schweiz haben Unternehmen, die der Buchführung und Rechnungslegung unterliegen, den Bestand der einzelnen Positionen in der Bilanz und im Anhang durch ein Inventar oder auf andere Art nachzuweisen (Art. 958c Abs. 2 OR; zur Buchführungspflicht Art. 957 OR).

Für die Zählung heißt das: Ware unterwegs führen Sie in einem eigenen Transitlager und in keinem anderen Lager. Führt ein Standort dieselbe Sendung, die ein anderer bereits ausgebucht hat, steht sie zweimal im Bestand; fehlt das Transitlager, steht sie nirgends.

Gehört eine Filiale einer anderen Gesellschaft, ist die Warenbewegung keine interne Umlagerung mehr. Wann das Eigentum übergeht und welche Rechnung und welche Umsatzsteuer daraus folgen, hängt vom Vertrag zwischen den Betrieben ab; das klären Sie vor der ersten Lieferung mit Ihrer Steuerberatung. Auch wenn nur ein eigener Standort die Ware erhält, ist die Umsatzsteuer nicht automatisch ausgeschlossen: Verbringt ein Unternehmer einen Gegenstand dauerhaft aus dem Inland in einen anderen EU-Mitgliedstaat, gilt das in Deutschland als Lieferung gegen Entgelt (§ 3 Abs. 1a UStG), ausgenommen eine nur vorübergehende Verwendung.

Ein Rechenbeispiel zum Stichtag

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Das Zentrallager beliefert zwölf Filialen in einer Nachtschicht. Ein Artikel hat einen Einstandspreis von 12,00 Euro je Stück. Am 30. Dezember gehen je Filiale 200 Stück auf die Reise, an diesem Abend also 2.400 Euro je Sendung und 28.800 Euro im Laderaum. Die Filialen erhalten die Ware am 2. Januar.

Buchungsweise	Bestand am 31. Dezember	Wirkung
Warenausgang am 30. Dezember, Zugang im Transitlager	28.800 Euro unterwegs	die Ware steht genau einmal
Filiale bucht den Zugang am 30. Dezember, Zentrallager bucht den Abgang erst am 2. Januar	28.800 Euro doppelt	Zentrallager und Filiale führen dieselbe Sendung
Zentrallager bucht am 30. Dezember aus, es gibt kein Transitlager, die Filiale bucht am 2. Januar ein	kein Bestand	die Ware steht in keinem Lager

Nur die erste Zeile ergibt eine Zahl, die zur körperlichen Aufnahme passt: Die Menge liegt im Lastwagen und wird aus den Sendungspapieren im Transitlager erfasst. Die zweite Zeile weist 28.800 Euro zu viel aus, die dritte 28.800 Euro zu wenig. Das ist eine Nachtschicht, nicht der ganze Bestand; der Fehler verschwindet aber nicht, wenn nur die Buchungszeitpunkte verschoben sind, und er trifft jeden Stichtag, an dem Ware unterwegs ist.

Welche Kennungen Sie brauchen

Je Standort brauchen Sie eine eindeutige Kennung, je Artikel eine eindeutige Nummer. Im GS1-System ist die Artikelkennung die Global Trade Item Number (GTIN) mit den Längen GTIN-8, GTIN-12, GTIN-13 und GTIN-14; die Standortkennung ist die Global Location Number (GLN), eine 13-stellige Nummer aus GS1 Company Prefix, Standortreferenz und Prüfziffer (GS1 General Specifications, Abschnitte 1.3.1 und 1.3.3). Eine GLN für eine Partei kennzeichnet eine juristische Person, eine GLN für einen physischen Standort einen Ort wie ein Lager oder eine Filiale; so lassen sich Eigentümer und Lagerort im Stammdatensatz getrennt führen.

Verbindlich werden diese Kennungen nicht von sich aus, sondern über eine Bezugnahme: Die General Specifications halten einleitend unter “GS1 and other external international standards” fest, dass GS1-Standards durch staatliche Vorschriften und Gesetze referenziert werden können oder auch nicht, und die Kennungen werden über eine Lizenz der GS1-Mitgliedsorganisation vergeben (Abschnitt 1.5). Für den rein internen Nachschub genügt ein eigenes, stabiles Standortkennzeichen; für Regale und Zonen innerhalb eines Standorts sieht GS1 den GLN-Erweiterungsteil (AI 254) vor, der auf die Nutzung im gegenseitigen Einvernehmen beschränkt ist (Abschnitt 1.2.2.2.3).

Typische Fehler

• Kein Transitlager: Der Warenausgang bucht aus, der Wareneingang bucht später ein. Symptom: Die Summe der Standorte liegt unter der Inventur, obwohl jedes Regal stimmt.
• Wareneingang zu früh gebucht: Die Filiale führt die Menge schon mit dem Umlagerungsauftrag, das Zentrallager bucht erst bei Ankunft aus. Symptom: Dieselbe Sendung steht in zwei Lägern, der Bestandswert ist zu hoch.
• Reservierung mit Buchung verwechselt: Die für eine Sendung reservierte Menge wird weiter als frei verfügbar geführt. Symptom: Derselbe Bestand wird zweimal zugesagt.
• Mengendifferenz ohne Beleg: Fehlmengen aus dem Transport werden im laufenden Betrieb ausgeglichen. Symptom: Bestandsgenauigkeit und Schwundstatistik verlieren ihre Aussage.
• Zwei Schreibweisen für einen Standort: Dieselbe Filiale erscheint als zwei Lagerorte. Symptom: Nachschubberichte zeigen zwei Zeilen, die Summe passt nicht zur Filiale.

So gehen Sie vor

1. Legen Sie je Standort einen eigenen Lagerort an: Zentrallager, jede Filiale und ein Transitlager für Ware unterwegs.
2. Vergeben Sie je Standort eine Kennung, die sich nie ändert; nutzen Sie eine GLN nur, wenn ein Vertrag sie verlangt.
3. Legen Sie je Filiale eine Dispositionsregel fest: Rhythmus oder Sollbestand, Mindestmenge je Sendung und Zuständigkeit (Sicherheitsbestand und Meldebestand).
4. Richten Sie den Umlagerungsauftrag mit zwei Buchungen ein: Warenausgang auf das Transitlager, Wareneingang vom Transitlager in die Filiale.
5. Prüfen Sie monatlich, ob die Summe aller Standorte dem Buchbestand entspricht, und lassen Sie Ware unterwegs in diese Prüfung einlaufen.