Verfügbarkeitsprüfung: Liefertermine zusagen, ohne zu überverkaufen
Kurz gesagt
Die Verfügbarkeitsprüfung rechnet terminweise: Ausgangsbestand, bestehende Reservierungen, bestätigte Zugänge und Sicherheitsbestand ergeben, zusammen mit dem neuen Auftrag an seinem geprüften Termin, eine Reihe fortgeschriebener Bestände. Zusagbar ist der früheste Termin, an dem diese Reihe von dort an bis zum Ende der Planungsreihe den Sicherheitsbestand nicht unterschreitet; das Ende ist der letzte bekannte Bedarf, nicht der letzte geplante Zugang, weil die zugesagte Menge auch spätere Bedarfe verdrängt und ein einzelner gedeckter Termin deshalb nicht genügt. Dieser Termin deckt die Menge, ist aber noch kein Liefertermin, weil Kommissionierung, Verpackung und Transport hinzukommen; reicht die Menge nicht, läuft der Rest als Rückstand weiter oder wird als Teillieferung zugesagt, in der Reihenfolge Ihrer schriftlich festgelegten Regel.
Das Wichtigste
- Verfügbare Menge zu einem Termin = Ausgangsbestand + bestätigte Zugänge bis zum Termin - bestehende Bedarfe bis zum Termin - Sicherheitsbestand.
- Zusagetermin ist der früheste Termin, an dem der fortgeschriebene Bestand — den neuen Auftrag an diesem Termin eingerechnet — den Sicherheitsbestand von diesem Termin an bis zum Ende der Planungsreihe nicht mehr unterschreitet; das Ende ist der letzte bekannte Bedarf, nicht der letzte geplante Zugang.
- Bei Kaufteilen folgt der Mengendeckungstermin aus bestätigter Lieferzeit und Sicherheitsvorlaufzeit; Kommissionierung, Verpackung und Transport ergeben daraus den Liefertermin.
- Rückstand: Bedarf, der zum Termin nicht bedient wurde und als offener Auftrag weiterläuft.
- Teillieferung, Volltermin und Vorrang sind Entscheidungen des Betriebs, keine Rechenregel.
- Der Rechenweg gilt in Deutschland, Österreich und der Schweiz gleich und ist an kein Produkt gebunden.
Wer am Telefon oder im Webshop einen Liefertermin nennt, entscheidet über Ware, die für diesen Zeitpunkt bereits anderweitig verplant sein kann. Der Termin steht danach im Auftragsbestand, in der Kommissionierliste und in der Rechnung; fällt er, muss der Betrieb ihn zurücknehmen und die Kundschaft erneut informieren. Vorher prüfen lässt sich das mit vier Werten und einer Terminreihe.
Worauf es bei der Prüfung ankommt
Vier Größen entscheiden, ob eine Zusage trägt: was tatsächlich im Lager liegt, was bereits für andere Aufträge festgehalten ist, was bis zu dem Termin nachweislich ankommt und welcher Teil des Bestands als Puffer nicht angetastet werden darf. Eine Summe aus allen vier Werten ergibt keine belastbare Zusage, weil sich Bestand, Reservierungen und Zugänge mit jedem Tag ändern.
Die Prüfung schreibt den Bestand Termin für Termin fort: Bestand nach dem Termin = Bestand vorher + Zugang − Bedarf. Diesen Rechenweg führt die Materialwirtschaft als Nettobedarfsrechnung (Wiendahl, Betriebsorganisation für Ingenieure, Abschnitt 7.3.4) und die Vorlesungsliteratur als Netting (MIT OpenCourseWare 2.854, Abschnitt Netting). Entscheidend ist der erste Termin, an dem die Reihe den Sicherheitsbestand unterschreitet: Er verdrängt jeden früheren Zusagewunsch, weil die zugesagte Menge an jedem späteren Termin in derselben Höhe fehlt. Eine Zusage, die nur für sich genommen gedeckt ist und zwei Termine später einen vorhandenen Auftrag unter den Puffer drückt, trägt deshalb nicht. Ein einzelner gedeckter Termin ist keine Prüfung; zu prüfen ist die Reihe von der Zusage bis zum Ende der Planungsreihe, und zusagen lässt sich der früheste Termin, ab dem die Reihe den Puffer bis zum Ende der Reihe hält. Das Ende der Reihe ist der letzte bekannte Bedarf, nicht der letzte geplante Zugang: eine Reservierung, die erst nach dem letzten Zugang fällig wird, gehört in die Prüfung und kann eine sonst gedeckte Zusage wieder kippen.
Zur Kontrolle an den Zahlen des Beispiels unten: Ohne den Zugang am Tag 5 würden 140 Stück am Tag 3 den Bestand selbst noch tragen (genau die 40 Stück Sicherheitsbestand), am Tag 7 aber auf −40 Stück fallen. Mit dem Zugang am Tag 5 hält die Reihe, deshalb trägt der Tag 3 dort nur zusammen mit diesem Zugang.
Den Sicherheitsbestand behandelt die Lagerhaltungsrechnung als geplanten Mindestbestand, der Mengenschwankungen auffängt; die Sicherheitsvorlaufzeit schlägt auf die eingeplante Lieferzeit auf und deckt zeitliche Schwankungen ab (MIT OpenCourseWare 2.854, Abschnitt Uncertainty/Variability). Beide Werte sind Stammdaten, keine Nebenrechnung. Bleibt ein Bedarf zum Termin offen, läuft er als Rückstand negativ weiter: Die Vorlesungsliteratur führt den Rückstand als negativen Lagerbestand und unterstellt, dass die Nachfrage nicht verloren geht, sondern bedient wird, sobald Ware verfügbar ist (MIT OpenCourseWare 2.854, Vorlesung Inventory, Abschnitt Backlog).
Ein Rechenbeispiel in Stück und Tagen
Die folgende Beispielrechnung ist erfunden; alle Zahlen sind Annahmen. Ein Artikel liegt im Zentrallager, der Sicherheitsbestand ist als Stammdatenwert gepflegt.
| Angabe | Wert |
|---|---|
| Bestand am Tag 0 | 240 Stück |
| Sicherheitsbestand | 40 Stück |
| Reservierung Auftrag 2041, Termin Tag 3 | 60 Stück |
| Reservierung Auftrag 2044, Termin Tag 7 | 80 Stück |
| Bestätigter Zugang Bestellung 88120, Termin Tag 5 | 100 Stück |
| Bestätigter Zugang Bestellung 88131, Termin Tag 12 | 150 Stück |
| Neuer Auftrag, Wunschtermin Tag 3 | 160 Stück |
Die Prüfung schreibt den Bestand mit dem neuen Auftrag fort:
| Termin (Tag) | Zugang (Stück) | Abgang (Stück) | Bestand danach (Stück) | über dem Sicherheitsbestand (Stück) |
|---|---|---|---|---|
| 0 | – | – | 240 | 200 |
| 3 | – | 60 + 160 = 220 | 20 | -20 |
| 5 | 100 | – | 120 | 80 |
| 7 | – | 80 | 40 | 0 |
| 12 | 150 | – | 190 | 150 |
Der Wunschtermin Tag 3 trägt nicht: Nach 60 Stück für Auftrag 2041 und 160 Stück für den neuen Auftrag bleiben 20 Stück, also 20 Stück weniger als der Sicherheitsbestand von 40 Stück. Am Tag 5 kommen 100 Stück an, der Bestand steht dann bei 20 + 100 = 120 Stück, das sind 80 Stück über dem Sicherheitsbestand; am Tag 7 bleiben nach den 80 Stück für Auftrag 2044 noch 40 Stück, und der Zugang am Tag 12 hebt die Reihe auf 190 Stück. Die Reihe bleibt also vom fünften Tag an bis zum Ende über dem Puffer. Damit ist Tag 5 der Mengendeckungstermin des neuen Auftrags, zwei Tage später als gewünscht.
Tag 5 ist noch kein Liefertermin. Für den Zustelltermin kommen die Zeiten nach dem Zugang hinzu; im Beispiel sei die Ware am Tag 5 sofort einlagerbar (Wareneingangsprüfung und Einlagerung null Tage), Kommissionierung, Verpackung und Versand zwei Tage. Der Zusagetermin ist damit Tag 7. Wer diese Zeiten nicht ansetzt, hat den Mengendeckungstermin zugesagt, nicht den Liefertermin.
Am Tag 3 trägt der Bestand 140 Stück für den neuen Auftrag: Über dem Sicherheitsbestand liegen 240 − 40 = 200 Stück, davon sind 60 Stück für Auftrag 2041 gebunden. Für den Rest lässt sich eine Teillieferung über 140 Stück mit Mengendeckungstermin Tag 3 zusagen, denn die Reihe hält danach über den Zugang am Tag 5 bis zum Ende: 40 Stück am Tag 3, 40 + 100 − 20 = 120 Stück am Tag 5, 120 − 80 = 40 Stück am Tag 7 und 40 + 150 = 190 Stück am Tag 12. Die übrigen 20 Stück haben ihren Mengendeckungstermin am Tag 5 und stehen bis dahin als Rückstand in der Auftragsliste. Mit den zwei Tagen für Kommissionierung, Verpackung und Versand werden die 140 Stück am Tag 5 und die restlichen 20 Stück am Tag 7 zugestellt: Mengendeckungstermin und Zustelltermin sind auch bei der Teillieferung zwei verschiedene Daten. Die Prüfung reicht dabei über den letzten Zugang hinaus: Wäre für den Artikel zusätzlich eine Reservierung von 200 Stück zum Tag 15 bekannt, fiele die Reihe dort — auch bei der Teillieferung — auf 190 − 200 = −10 Stück; erst der letzte bekannte Bedarf, nicht der letzte Zugang, beendet die Prüfung.
Für einen Artikel, der nicht am Lager liegt, kommt der Mengendeckungstermin aus der Beschaffungszeit. Lieferzeit laut Bestellantwort 21 Kalendertage, Sicherheitsvorlaufzeit 3 Tage, Wareneingangsprüfung und Einlagerung 1 Tag, Kommissionierung und Versand 2 Tage: 21 + 3 + 1 + 2 = 27 Tage. Zugesagt wird Tag 27, und zwar erst nach der Bestellantwort des Lieferanten, nicht nach dem Richtwert im Artikelstamm. Die Aufschläge sind Annahmen des Beispiels und im Betrieb je Artikel zu pflegen; stehen sie auf null, sind Mengendeckungstermin und Liefertermin derselbe Tag.
Welche Regeln für den Rückstand gelten
Rückstände brauchen eine Entscheidung des Betriebs. Treffen Sie sie, bevor der Fall eintritt, und schreiben Sie sie auf; sonst entscheidet die Reihenfolge der Anrufe. Die folgende Tabelle ist ein redaktioneller Vorschlag, den Sie auf Ihr System abstimmen.
| Fall | Vorschlag für die Regel | Wirkung |
|---|---|---|
| Teilmenge ist lieferbar | Teillieferung mit zwei Terminen: lieferbare Menge zum frühesten Termin, Rest als Rückstand mit eigenem Termin | Beide Termine stehen in der Auftragsbestätigung |
| Kunde will nur vollständig | Auftrag bleibt ganz offen, die reservierte Menge bleibt gebunden | Die Ware ist blockiert, auch wenn ein anderer Auftrag sie sofort brauchen könnte |
| Neuer Auftrag trifft auf einen Rückstand | Rückstände zuerst bedienen, in der Reihenfolge ihres Zusagedatums | Ältere Zusagen bleiben gültig |
| Zweiter Kunde verlangt Vorrang | Vorrang nur über eine vorher festgelegte Prioritätsstufe, mit dokumentierter Begründung | Wer die Reihenfolge ändert, muss den Grund festhalten |
| Der Sicherheitsbestand wäre betroffen | Zusage nur mit Entscheidung der dafür benannten Person | Der Puffer bleibt für den Bedarf verfügbar, für den er gedacht ist |
Prüfen Sie, welche dieser Regeln Ihr System auswertet und welche Ihre Mitarbeitenden im Kopf haben müssen; Reihenfolge und Teillieferung sind Prozess- und Stammdatenentscheidungen.
Typische Fehler
- Nur den gewünschten Termin prüfen. Trägt der Wunschtermin für sich genommen, fällt aber ein späterer vorhandener Bedarf unter den Sicherheitsbestand, ist die Zusage schon verloren; geprüft wird die ganze Reihe bis zum letzten bekannten Bedarf, nicht nur bis zum letzten geplanten Zugang. Eine Reservierung, die später als der letzte Zugang fällig wird, gehört in die Prüfung.
- Nach dem angezeigten Bestand zusagen. Ohne Prüfung bleibt unklar, ob die Zahl am Bildschirm Reservierungen und Sicherheitsbestand schon abzieht; wer sie übernimmt, verspricht womöglich Ware, die für einen anderen Auftrag reserviert ist.
- Unbestätigte Zugänge einrechnen. Steht die Bestellung nur als geplanter Wareneingang im System, verschiebt eine Lieferverzögerung den Termin mit.
- Mengendeckung als Liefertermin zusagen. Verfügbarkeit ist nicht Versandfähigkeit: Kommissionierung, Verpackung und Transport kosten Tage zwischen Deckungstermin und Zustellung.
- Reservierungen nicht auflösen. Bleibt eine Reservierung nach dem Versand stehen, ist die Menge zweimal gebunden und der freie Bestand zu niedrig.
- Rückstände ohne Reihenfolge bedienen. Ohne feste Regel entscheidet der Zeitpunkt des Anrufs, und ältere Zusagen stehen in keiner Liste.
So gehen Sie vor
- Prüfen Sie an einem Artikel mit Reservierung, welche Felder Ihr System zeigt und welche Abzüge in der angezeigten verfügbaren Menge schon enthalten sind. Testen Sie mit einer Reservierung, ob der Sicherheitsbestand abgezogen wird.
- Rechnen Sie die Verfügbarkeit terminweise und fortlaufend, nicht als eine Summe, und tragen Sie die Termine in eine Tabelle wie oben ein. Eine Zusage trägt nur, wenn die Reihe von diesem Termin an bis zum letzten bekannten Bedarf — auch über den letzten geplanten Zugang hinaus — über dem Sicherheitsbestand bleibt.
- Pflegen Sie je Artikel eine Lieferzeit und eine Sicherheitsvorlaufzeit und halten Sie beide gegen die tatsächlichen Bestell- und Wareneingangsdaten nach. Rechnen Sie getrennt, wie viele Tage zwischen Mengendeckung und Zustellung liegen, und setzen Sie diese Zeit ausdrücklich an, auch wenn sie null beträgt.
- Legen Sie die Rückstandsregeln schriftlich fest: Reihenfolge, Teillieferung, Vorrangstufen und die Person, die Ausnahmen entscheidet. In die Disposition gehören nur die Werte, die Sie vorher festgelegt haben.
- Messen Sie monatlich die gehaltenen gegen die zugesagten Termine und passen Sie Sicherheitsbestand und Sicherheitsvorlaufzeit an.
Wer die Lieferzeit erst messen muss, findet das Vorgehen unter Wiederbeschaffungszeit ermitteln; die Stücklistenrechnung hinter dem Termin steht in der Materialbedarfsplanung. Wie der Meldebestand aus Lieferzeit und Verbrauch entsteht, ist eine eigene Frage; die Verfügbarkeitsprüfung verwendet diesen Wert, erklärt ihn aber nicht.