Wiederbeschaffungszeit ermitteln: Echte Lieferzeiten aus ERP-Daten

Ein im Artikelstamm gepflegter Lieferzeitwert ist eine Annahme, keine Messung. Ob er noch stimmt, zeigt der Vergleich mit den tatsächlichen Bestellungen und Wareneingängen der letzten Monate. Aus diesen beiden Datumsfeldern entsteht je Lieferant eine Verteilung der echten Wiederbeschaffungszeit, hier die gemessene Zeit von der Bestellauslösung bis zum Wareneingang. Diese Messung deckt nur diesen Abschnitt ab; die Zeit, die der Meldebestand abdecken soll, kann länger sein, weil vor der Bestellung und nach dem Wareneingang weitere Abschnitte liegen.

Was Sie vorab brauchen

• die Bestell- und Wareneingangsdaten je Bestellposition, mindestens 12 Monate, besser 24 Monate
• je Zeile: Bestelldatum, Wareneingangsdatum, Lieferant, Artikel und Menge
• den Tagesverbrauch je Artikel aus Verbrauchs- oder Absatzdaten
• den Sicherheitsbestand je Artikel oder die Vorgabe, wie er berechnet wird
• eine Tabelle oder einen Bericht, in dem Sie Kennzahlen je Lieferant rechnen können
• die Festlegung, welche Zeitstempel Ihr System speichert und ob Sie in Kalender- oder Arbeitstagen rechnen

Schritt für Schritt: Wiederbeschaffungszeit ermitteln

Schritt 1: Anfang, Ende und Einheit festlegen

Legen Sie fest, welches Datum die Wiederbeschaffungszeit beginnt und welches sie beendet. Als Beginn dient das Bestelldatum, also die Auslösung der Bestellung; als Ende das Wareneingangsdatum. Wählen Sie eine Einheit für alle Lieferanten; Kalendertage passen zu den Datumsfeldern. Ergebnis: Für jede Zeile stehen Anfang, Ende und Einheit fest.

Schritt 2: Daten exportieren und bereinigen

Ziehen Sie die Bestellpositionen mit beiden Datumsfeldern aus dem ERP. Entfernen Sie Zeilen, die keine abgeschlossene Lieferung messen: Stornos, noch offene Bestellungen ohne Wareneingang und Positionen, die Sie storniert und neu aufgegeben haben. Trifft eine Bestellung in mehreren Sendungen ein, führen Sie für jede Sendung eine eigene Zeile mit ihrem Wareneingangsdatum. Ergebnis: eine Zeile je Lieferung mit Lieferant, Artikel, Menge und Dauer.

Schritt 3: Wiederbeschaffungszeit je Lieferung berechnen

Ziehen Sie das Bestelldatum vom Wareneingangsdatum ab. Beispiel: Bestellung am 3. März, Wareneingang am 14. März ergibt 11 Kalendertage. Diese Spalte misst den Abschnitt zwischen den beiden Datumsfeldern, nicht die gesamte Zeit bis zur Verfügbarkeit. Zeiten davor (etwa die Bestellfreigabe) und danach (Wareneingangsprüfung, Einlagerung) stehen nicht darin; ergänzen Sie sie getrennt, wenn Ihr Meldebestand sie abdecken soll. Ergebnis: Für jede Lieferung steht die Dauer in Tagen.

Schritt 4: Je Lieferant Mittelwert, Streuung und Perzentil bilden

Fassen Sie die Lieferungen je Lieferant zusammen und rechnen Sie vier Kennzahlen. Der Mittelwert ist die Summe der Dauern geteilt durch die Zahl der Lieferungen. Die Standardabweichung misst die Streuung um diesen Mittelwert, die Spannweite ist die längste minus der kürzesten Dauer. Ein hohes Perzentil, etwa das 90. Perzentil (P90), ist die Dauer, die von höchstens 10 Prozent der Lieferungen überschritten wird. Nach der Nearest-Rank-Regel ist das der kleinste gemessene Wert, bei dem mindestens 90 Prozent der Lieferungen gleich oder kürzer sind. Ein hohes Perzentil liegt nicht automatisch über dem Mittelwert: Ein einzelner sehr langer Wert hebt den Mittelwert stärker als das Perzentil; prüfen Sie beide Größen an der sortierten Liste. Ergebnis: Je Lieferant stehen vier Kennzahlen fest.

Schritt 5: Meldebestand je Artikel neu setzen

Der Meldebestand setzt sich aus dem Verbrauch während der angesetzten Zeit und dem Sicherheitsbestand zusammen: Meldebestand in Stück = Tagesverbrauch in Stück pro Tag × angesetzte Zeit in Tagen + Sicherheitsbestand in Stück. Als angesetzte Zeit tragen Sie das gewählte Perzentil ein (redaktionelle Empfehlung dieses Artikels bei schwankenden Lieferzeiten) oder den Mittelwert; die Unsicherheit deckt dann der Sicherheitsbestand oder ein Zuschlag auf die geplante Vorlaufzeit, eine Sicherheitsvorlaufzeit, ab. Zeiten vor dem Bestelldatum und nach dem Wareneingang rechnen Sie dazu, wenn der Bestand sie abdecken soll. Den Sicherheitsbestand berechnen Sie getrennt aus Servicegrad und Bedarfsschwankung. Ergebnis: Jeder Artikel hat einen neuen Meldebestand.

Schritt 6: Werte im ERP pflegen und Wirkung prüfen

Tragen Sie die neue angesetzte Zeit und den neuen Meldebestand im Artikel- oder Lieferantenstamm ein. Prüfen Sie danach in der Disposition, ob der Bestellvorschlag um die neue Zeit zurückgerechnet wird. Beobachten Sie vier bis acht Wochen: Steigen die Fehlmengen oder der Bestand über die Planung, korrigieren Sie Perzentil und Sicherheitsbestand. Ergebnis: Die gepflegten Werte decken sich mit der gemessenen Verteilung.

Ein Rechenbeispiel

Die folgende Beispielrechnung ist erfunden; alle Zahlen sind Annahmen. Ein Betrieb kauft einen Artikel bei zwei Lieferanten. Der Tagesverbrauch beträgt 20 Stück, der Sicherheitsbestand 100 Stück. Aus dem ERP liegen je Lieferant zwölf abgeschlossene Lieferungen vor; die Dauer ist in Kalendertagen angegeben.

Lieferant	Lieferungen in Tagen
A	10, 11, 9, 12, 10, 11, 10, 13, 10, 9, 11, 10
B	8, 14, 9, 22, 11, 10, 35, 12, 9, 16, 11, 13

Aus diesen Werten entstehen die Kennzahlen:

Lieferant	Lieferungen	Mittelwert	Standardabweichung	Spannweite (Max − Min)	P90
A	12	10,5 Tage	1,2 Tage	4 Tage (9 bis 13)	12 Tage
B	12	14,2 Tage	7,6 Tage	27 Tage (8 bis 35)	22 Tage

Rechnungsweg:

• Mittelwert A: Summe 126 Tage ÷ 12 = 10,5 Tage. Quadrate der Abweichungen: 15,0; geteilt durch 11 (Stichprobenformel, n − 1) ergibt 1,36; die Wurzel daraus ist 1,2 Tage.
• Mittelwert B: Summe 170 Tage ÷ 12 = 14,2 Tage. Quadrate der Abweichungen: 633,6; geteilt durch 11 (n − 1) ergibt 57,6; die Wurzel daraus ist 7,6 Tage.
• Spannweite: längste minus kürzeste Dauer. Für A 13 − 9 = 4 Tage, für B 35 − 8 = 27 Tage.
• P90: Bei zwölf Werten deckt der elftkleinste Wert 11 von 12 Lieferungen, also 91,7 Prozent und damit mehr als 90 Prozent, ab. Für A ist das die Dauer von 12 Tagen, für B von 22 Tagen. Die längste Lieferung von B (35 Tage) liegt darüber und geht nicht in den P90 ein. In diesem Beispiel liegt der P90 über dem Mittelwert; bei einem einzelnen extremen Wert kann er darunter liegen (siehe Fragen und Antworten).

Mit diesen Werten ergibt sich der Meldebestand:

Lieferant und Wert	Angesetzte Zeit	Tagesverbrauch	Sicherheitsbestand	Meldebestand
A, Mittelwert	10,5 Tage	20 Stück/Tag	100 Stück	20 × 10,5 + 100 = 310 Stück
A, P90	12 Tage	20 Stück/Tag	100 Stück	20 × 12 + 100 = 340 Stück
B, Mittelwert	14,2 Tage	20 Stück/Tag	100 Stück	20 × 14,2 + 100 = 384 Stück
B, P90	22 Tage	20 Stück/Tag	100 Stück	20 × 22 + 100 = 540 Stück

Beim verlässlichen Lieferanten A hebt der P90 den Meldebestand um 30 Stück gegenüber dem Mittelwert. Beim schwankenden Lieferanten B sind es 156 Stück, weil eine Lieferung im oberen Zehntel etwa anderthalbmal so lang dauert wie der Mittelwert. Plant der Betrieb für B nur mit dem Mittelwert (384 Stück), deckt dieser 19,2 Tage Verbrauch (384 ÷ 20). Bei einer Lieferung von 22 Tagen entstehen 440 Stück Bedarf; es fehlen 56 Stück (440 − 384), weil der Sicherheitsbestand in den 384 Stück schon enthalten ist. Für diesen einen 22-Tage-Fall müsste der Sicherheitsbestand 156 Stück statt 100 Stück betragen; die längere angesetzte Zeit und der höhere Sicherheitsbestand sind zwei Wege zum selben Ziel.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Prüfen Sie, ob jede Zeile genau eine abgeschlossene Lieferung beschreibt: keine offenen Bestellungen, keine Stornos, Teilsendungen getrennt.
• Vergleichen Sie Mittelwert und Median, den mittleren Wert der sortierten Dauern. Liegt der Mittelwert deutlich über dem Median, ziehen einzelne lange Lieferungen ihn nach oben, und der Mittelwert sagt wenig über den typischen Fall.
• Zählen Sie, wie viele Lieferungen über dem gewählten Perzentil liegen; beim P90 dürfen das höchstens 10 Prozent sein.
• Prüfen Sie nach vier bis acht Wochen, ob sich Bestand und Fehlmengen wie geplant entwickelt haben.
• Rechnen Sie den Meldebestand einmal mit dem Perzentil und einmal mit dem Mittelwert plus Sicherheitsbestand; die Differenz ist der Preis des Puffers.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Lösung
Dauer ist null oder negativ	Bestelldatum und Wareneingang vertauscht oder am selben Tag	Datumsfelder prüfen; eine Lieferung am Bestelltag als 0 Tage führen
Standardabweichung größer als der Mittelwert	einzelne sehr lange Lieferungen	Verteilung ansehen, Ausreißer prüfen und zwischen P90 und Mittelwert mit höherem Sicherheitsbestand entscheiden
Kennzahlen schwanken von Monat zu Monat stark	zu wenige Lieferungen je Lieferant	Zeitraum verlängern oder Lieferanten mit gleichem Beschaffungsweg gruppieren
Meldebestand steigt stark	P90 und Mittelwert liegen weit auseinander	Perzentil senken oder Sicherheitsbestand anpassen; beides ist eine Abwägung
Bestellvorschlag kommt zu spät	System rechnet noch mit dem alten Wert oder in Arbeitstagen	Angesetzte Zeit im Stamm prüfen und die Einheit vereinheitlichen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Ihre Disposition oder den ERP-Betreuer hinzu, wenn Ihr System Bestelldatum und Wareneingangsdatum nicht je Position speichert und die Werte nur aus Kopfdatensätzen zusammengesetzt werden können. Eine zweite Frage betrifft die Berechnung des Sicherheitsbestands: Wie viel Puffer deckt Bedarfsschwankungen, und wie viel nur die Lieferzeit? Trennen Sie beides, damit Sie die Wirkung jeder Änderung einzeln messen können. Wie das ERP die Wiederbeschaffungszeit in den Bestellvorschlag einrechnet, steht in der Materialbedarfsplanung.