Externes Fulfillment oder eigenes Lager: Kostenvergleich
Kurz gesagt
Ein Break-even zwischen eigenem Lager und Fulfillment-Dienstleister ist die Bestellmenge pro Monat, bei der beide Wege gleich teuer sind: n = (F_eigen − F_extern) / (v_extern − v_eigen), mit den fixen Kosten pro Monat (F) und den variablen Kosten je Bestellung (v). Er ist nur positiv, wenn ein Weg die höheren fixen und der andere die höheren variablen Kosten hat; unterhalb des Break-even ist dann der Weg mit den niedrigeren fixen Kosten günstiger, oberhalb der Weg mit den niedrigeren variablen Kosten je Bestellung. Hat ein Weg bei beiden Kostenarten die niedrigeren Werte, ist er bei jeder Bestellmenge günstiger und es gibt keinen positiven Break-even; sind die variablen Kosten je Bestellung gleich, ist der Weg mit den niedrigeren fixen Kosten günstiger, und bei gleichen fixen Kosten sind beide Wege bei jeder Bestellmenge gleich teuer.
Das Wichtigste
- Fixe Kosten (Miete, Personal, WMS) trägt das eigene Lager; beim Dienstleister fallen sie je nach Angebot als Grundpreis an oder sind im Stückpreis enthalten.
- Der Break-even n = (F_eigen − F_extern) / (v_extern − v_eigen) ist die Bestellmenge pro Monat, bei der beide Wege gleich teuer sind; er ist nur positiv, wenn ein Weg die höheren fixen und der andere die höheren variablen Kosten je Bestellung hat, bei je Weg konstanten Kosten und ungleichen variablen Kosten.
- Unterhalb eines positiven Break-even ist der Weg mit den niedrigeren fixen Kosten günstiger, oberhalb der Weg mit den niedrigeren variablen Kosten je Bestellung: Bei F_eigen > F_extern und v_extern > v_eigen ist das der Dienstleister unterhalb und das eigene Lager oberhalb, bei F_eigen < F_extern und v_extern < v_eigen umgekehrt. Hat ein Weg bei beiden Kostenarten die niedrigeren Werte, ist er bei jeder Bestellmenge günstiger. Bei gleichen variablen Kosten je Bestellung entscheidet die Höhe der fixen Kosten, bei gleichen fixen Kosten sind beide Wege bei jeder Bestellmenge gleich teuer.
- Das ERP tauscht Auftrags-, Bestands-, Versand- und Retourendaten mit dem Dienstleister aus.
- Alle Beträge der Beispielrechnung sind gekennzeichnete Annahmen, keine Marktpreise.
Ob Sie Ihre Bestellungen selbst kommissionieren oder einem Fulfillment-Dienstleister übergeben, ist eine Kostenfrage, die sich aus fixen und variablen Kosten je Bestellung ergibt. Beim Dienstleister fallen die fixen Kosten je nach Angebot als Grundpreis an oder sind im Stückpreis enthalten; Sie tragen sie beim eigenen Lager als Miete, Personal und Software. Der Punkt, an dem sich die beiden Wege kreuzen, ist der Break-even. Dieser Artikel zeigt, wie Sie ihn berechnen, was er bei 300, 1.000 und 3.000 Bestellungen pro Monat bedeutet und welche Daten Ihr ERP mit dem Dienstleister austauschen muss.
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
Beide Wege haben eine fixe und eine variable Komponente. Die fixen Kosten fallen unabhängig von der Bestellmenge an: Beim eigenen Lager sind es Miete, Gehälter, die Lagerverwaltungssoftware (WMS) und Abschreibungen. Beim Dienstleister sind es ein Mindestlagerplatz oder ein Grundpreis, den er monatlich berechnet. Die variablen Kosten steigen mit jeder Bestellung: Beim eigenen Lager sind es Verpackungsmaterial, Etiketten, der variable Lohneinsatz fürs Kommissionieren und die Versandkosten. Beim Dienstleister ist es der Stückpreis für Kommissionierung, Verpackung und Versand.
Die Kostenarten unterscheidet die FIR-Publikation in Kapitel 5.2: Die Kosten der Eigenfertigung entstehen im internen Wertschöpfungsprozess, die der Fremdfertigung fallen unmittelbar bei der Bestellung an und hängen von Bestellmenge und Einstandspreis ab. Die Lagerhaltungskosten sind die Summe aus Kapitalbindungskosten und den Kosten für Raum, Personal, Pflege, Handling und Wertminderung.
Die Break-even-Rechnung
Die Gesamtkosten eines Monats sind die Summe aus fixen Kosten und variablen Kosten mal Bestellmenge. Für den eigenen Weg: K_eigen = F_eigen + v_eigen × n. Für den externen Weg: K_extern = F_extern + v_extern × n. Der Break-even ist die Bestellmenge n, bei der beide gleich sind:
F_eigen + v_eigen × n = F_extern + v_extern × n
Umgestellt nach n:
n = (F_eigen − F_extern) / (v_extern − v_eigen)
Die Variablen:
- n: Bestellmenge (Bestellungen pro Monat)
- F_eigen: fixe Kosten des eigenen Lagers (Euro pro Monat)
- F_extern: fixe Kosten des externen Dienstleisters (Euro pro Monat)
- v_eigen: variable Kosten je Bestellung, eigenes Lager (Euro je Bestellung)
- v_extern: variable Kosten je Bestellung, externer Dienstleister (Euro je Bestellung)
Die Formel gilt, solange die variablen Kosten je Bestellung und die fixen Kosten je Monat konstant sind. Ein positiver Break-even entsteht, wenn ein Weg die höheren fixen und der andere die höheren variablen Kosten je Bestellung hat, also bei F_eigen > F_extern und v_extern > v_eigen oder bei F_eigen < F_extern und v_extern < v_eigen. Unterhalb des Break-even ist der Weg mit den niedrigeren fixen Kosten günstiger, oberhalb der Weg mit den niedrigeren variablen Kosten je Bestellung: Bei F_eigen > F_extern und v_extern > v_eigen ist das der Dienstleister unterhalb und das eigene Lager oberhalb, bei F_eigen < F_extern und v_extern < v_eigen ist es umgekehrt, das eigene Lager unterhalb und der Dienstleister oberhalb. Liegt ein Weg bei beiden Kostenarten tiefer (F_eigen < F_extern und v_extern > v_eigen: das eigene Lager; F_eigen > F_extern und v_extern < v_eigen: der Dienstleister), ist er bei jeder Bestellmenge günstiger; die Formel liefert dann einen negativen Wert, einen positiven Schnittpunkt gibt es nicht. Sind die variablen Kosten je Bestellung gleich, ist der Nenner null und es gibt keinen Break-even: dann ist der Weg mit den niedrigeren fixen Kosten günstiger, und sind auch die fixen Kosten gleich, sind beide Wege bei jeder Bestellmenge gleich teuer. Gibt der Dienstleister Mengenrabatte, sinkt v_extern bei höherem Volumen und der Nenner (v_extern − v_eigen) wird kleiner; solange v_extern > v_eigen bleibt, steigt der Break-even. Sinkt v_extern auf v_eigen, ist die Division nicht definiert; sinkt es darunter und liegt F_extern unter F_eigen, wird der Break-even negativ und der Dienstleister ist bei jeder Bestellmenge günstiger. Rechnen Sie den Break-even deshalb je Preistreppe und prüfen Sie für jede Stufe, ob v_extern > v_eigen bleibt und in welchem Mengenbereich die Stufe gilt.
Die Rechnung ist die Kostenvergleichsrechnung: Die Kosten zweier Alternativen werden für eine repräsentative Periode gegenübergestellt, und wenn sich die Gesamtkosten schneiden, wird die kritische Ausbringungsmenge ermittelt (Skript zur Vorlesung Investitionsrechnung der Fachhochschule der Wirtschaft, Abschnitt 2.1). Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt dasselbe Verfahren: die Kosten der zu vergleichenden Alternativen für ein repräsentatives Durchschnittsjahr aus laufenden fixen und laufenden variablen Kosten sowie kalkulatorischen Abschreibungen und Zinsen, mit Präferenz für die Alternative mit den geringsten Kosten pro Jahr. Dieser Artikel überträgt den Kostenvergleich auf die beiden Betriebsformen eigenes Lager und Fulfillment-Dienstleister.
Ein Rechenbeispiel: 300, 1.000 und 3.000 Bestellungen
Alle Beträge sind erfundene Annahmen einer Beispielrechnung, keine Marktpreise.
Annahmen:
- F_eigen = 8.000 Euro/Monat (Miete 2.000, zwei Lagerkräfte 5.000, WMS und Sonstiges 1.000)
- v_eigen = 1,50 Euro/Bestellung (Verpackungsmaterial, Etiketten, variable Lohneinsatz, Versandkosten)
- F_extern = 500 Euro/Monat (Mindestlagerplatz)
- v_extern = 4,00 Euro/Bestellung (Kommissionierung, Verpackung, Versand)
Der variable Lohneinsatz in v_eigen ist der zusätzliche Einsatz je Bestellung; die Gehälter der beiden Lagerkräfte sind in F_eigen enthalten. Beide Wege umfassen denselben Leistungsumfang: Kommissionierung, Verpackung und Versand.
Break-even: n = (8.000 − 500) / (4,00 − 1,50) = 7.500 / 2,50 = 3.000 Bestellungen/Monat.
| Bestellmenge (Bestellungen/Monat) | Extern: 500 + 4,00 × n (Euro) | Eigen: 8.000 + 1,50 × n (Euro) | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 300 | 1.700 | 8.450 | extern 6.750 Euro günstiger |
| 1.000 | 4.500 | 9.500 | extern 5.000 Euro günstiger |
| 3.000 | 12.500 | 12.500 | gleich (Break-even) |
Unter 3.000 Bestellungen pro Monat ist der Dienstleister günstiger, weil Sie die fixen Kosten von 8.000 Euro nicht tragen. Bei genau 3.000 Bestellungen sind beide Wege gleich teuer (je 12.500 Euro). Oberhalb von 3.000 Bestellungen verteilt das eigene Lager die fixen Kosten auf genug Bestellungen, und die niedrigeren variablen Kosten je Bestellung (1,50 statt 4,00 Euro) machen es günstiger.
Welche Daten das ERP austauschen muss
Damit der Dienstleister Ihre Bestellungen abwickeln kann, muss das ERP Daten in beide Richtungen austauschen. Die folgende Liste ist eine redaktionelle Strukturbeschreibung; sie ist keine Dokumentation eines konkreten Dienstleisters.
| Richtung | Daten | Zweck |
|---|---|---|
| ERP → Dienstleister | Auftragsdaten: Auftragsnummer, Artikel, Menge, Lieferadresse | Kommissionierung und Versand |
| ERP → Dienstleister | Artikelstammdaten: Artikelnummer, Maße, Gewicht | Lagerung und Verpackung |
| Dienstleister → ERP | Bestandsdaten: Lagerbestand je Artikel, Bewegungen | Verfügbarkeitsprüfung |
| Dienstleister → ERP | Versanddaten: Spediteur, Sendungsnummer, Versanddatum | Nachverfolgung und Rechnungsstellung |
| Dienstleister → ERP | Retourendaten: Rücksendegrund, Zustand | Rückbuchung |
Für die hier geplante ERP-gestützte Abwicklung läuft der externe Weg ohne diese Datenanbindung nicht: Das ERP muss den Auftrag übermitteln, den Bestand abfragen und die Versanddaten zurücknehmen, um die Rechnungsstellung und die Nachverfolgung zu erledigen.
Diese Kriterien zählen
| Kriterium | Was es entscheidet | So prüfen Sie es | Frage an den Dienstleister |
|---|---|---|---|
| Fixe Kosten | ob ein Grundpreis anfällt, der den Break-even nach unten drückt (solange v_extern > v_eigen bleibt) | den Grundpreis und Mindestlagerplatz im Angebot ablesen | “Welche fixen Kosten fallen monatlich an, unabhängig von der Bestellmenge?” |
| Variable Kosten je Bestellung | ob der Stückpreis den fixen Kosten des eigenen Lagers gegenübersteht | den Stückpreis für Kommissionierung, Verpackung und Versand ablesen | “Was kostet eine Standardbestellung mit einem Artikel?” |
| Skalierung | ob der Stückpreis bei höherem Volumen sinkt | die Preistreppe im Vertrag prüfen | “Gibt es Mengenrabatte, und ab welcher Bestellmenge?” |
| Datenanbindung | ob das ERP die Auftrags-, Bestands- und Versanddaten austauschen kann | die Schnittstellendokumentation des Dienstleisters mit dem ERP vergleichen | “Welche Schnittstellen stehen für Aufträge, Bestand und Versand zur Verfügung?” |
| Lagerkosten | ob die Lagerhaltung im Stückpreis enthalten ist oder separat berechnet wird | die Lagerpauschale im Angebot ablesen | “Wie wird die Lagerhaltung berechnet, pro Platz oder pro Volumen?” |
Warnsignale in Angebot und Vertrag
- Der Stückpreis ist ohne Lagerpauschale angegeben, die Lagerkosten werden separat berechnet.
- Der Grundpreis ist nicht genannt, nur der Stückpreis.
- Die Preistreppe (Mengenrabatt) steht nicht im Vertrag, sondern “auf Anfrage”.
- Die Datenanbindung ist nicht dokumentiert, nur “passiert”.
- Die Kündigungsfrist ist länger als die Zeit, bis Ihr prognostiziertes Monatsvolumen den Break-even überschreitet – wenn Sie einen solchen Zeitpunkt prognostiziert haben.
So vergleichen Sie in fünf Schritten
- Ermitteln Sie Ihre fixen Kosten des eigenen Lagers (Miete, Personal, WMS, Abschreibungen) in Euro pro Monat.
- Ermitteln Sie Ihre variablen Kosten je Bestellung (Verpackung, Etiketten, variable Lohneinsatz, Versand) in Euro je Bestellung.
- Lesen Sie aus dem Angebot des Dienstleisters den Grundpreis (fix) und den Stückpreis (variabel) ab.
- Setzen Sie die Werte in n = (F_eigen − F_extern) / (v_extern − v_eigen) ein und rechnen Sie den Break-even aus.
- Vergleichen Sie Ihre erwartete Bestellmenge mit dem Break-even: Ist er positiv, ist unterhalb davon der Weg mit den niedrigeren fixen Kosten günstiger und oberhalb der Weg mit den niedrigeren variablen Kosten je Bestellung; ist er negativ, ist der Weg mit den durchweg niedrigeren Kosten günstiger. Prüfen Sie die Datenanbindung.