Bäckerei mit Filialen: Backplan aus Bestellungen im ERP

Gilt für: Versionsunabhängige Anleitung für Bäckereien mit zentraler Backstube und Filialen in Deutschland, Österreich und der Schweiz; Beispielzahlen erfunden.

Zwischen dem letzten Anruf einer Filiale und dem Anfahren des Ofens liegt ein Abend. In diesem Fenster entsteht die Menge, die in der Nacht gebacken wird, und sie lässt sich in vier Rechenschritten nachprüfen.

Was Sie vorab brauchen

einen Bestellschluss je Verkaufstag mit Uhrzeit und eine Regel für Nachträge danach
die Bestellmengen aller Filialen je Erzeugnis und Verkaufstag, in Stück
die Vorbestellungen mit Abholtermin, Abholfiliale und Stückzahl
die Rezeptur je Erzeugnis mit Teiggewicht je Teigling, Chargengröße der Knetmaschine und Ausbeute
den Absatz vergleichbarer Tage je Filiale als Korrekturgröße
die Stationsliste Ihrer Backstube: Teigküche, Wirkerei, Ofen, Kühlung, Verpackung
den Tourenplan mit Abfahrtszeit und die Öffnungszeit der ersten Filiale

Diese Angaben gehören ins System, nicht in eine Tabelle daneben. Fehlt eine davon, ist der Plan nicht nachrechenbar, und die Abweichung am Abend lässt sich keiner Ursache zuordnen.

Schritt für Schritt: Vom Bestellschluss zum Backplan

Vom Filialbestellschluss zum Backplan in der Backstube

Bestellfenster schließenBestellschluss 14:00, Vorbestellungen bis 17:00 am Vortag
Filialmengen verdichtenSumme je Erzeugnis und Verkaufstag
Vorbestellungen zuordneneigene Zeile mit Abholtermin und Filiale
Rezeptur skalierenTeiglinge und Teigbedarf in Kilogramm
Auf Knetchargen aufrundenvolle Charge oder Teilcharge entscheiden
Stationen und Ofenchargen besetzen
Produktionsliste übergebenje Station, mit Chargennummer und Startzeit

Uhrzeiten und Mengen sind erfundene Beispielzahlen; sie zeigen den Ablauf, keine gesetzliche Vorgabe.

Quelle: Redaktionelles Schema

Schritt 1: Bestellschluss setzen und das Bestellfenster schließen

Im Beispiel gilt der Bestellschluss am Dienstag um 14:00 Uhr für den Verkaufstag Mittwoch; Vorbestellungen nimmt die Filiale bis 17:00 Uhr an, die Produktion beginnt um 21:00 Uhr, die Tour fährt um 04:30 Uhr, die erste Filiale öffnet um 06:30 Uhr. Ergebnis des Schritts: ein Plan mit Versionsnummer und Zeitstempel.

Die Versionsnummer ist keine Formsache. Ein Nachtrag nach dem Bestellschluss wird zu einer neuen Version, die als eigene Zeile auf der Produktionsliste erscheint. Wird die Liste stattdessen stillschweigend überschrieben, weiß die Backstube am Ofen nicht, welche Mengen gelten.

Schritt 2: Filialmengen verdichten

Die Backstube braucht Summen je Erzeugnis, die Tour braucht Summen je Filiale. Das sind zwei Ansichten derselben Daten, und beide müssen aus derselben Bestellung stammen. Achten Sie auf die Einheit: Bestellt eine Filiale in Blechen, während die Rezeptur in Stück rechnet, gehört der Faktor Stück je Blech in den Artikelstamm; sonst werden aus vier Blechen vier Stück.

Erzeugnis	Filiale 1	Filiale 2	Filiale 3	Filiale 4	Summe Filialen	Vorbestellungen	Planmenge
Bauernbrot 1.000 g	120	90	60	40	310	18	328
Baguettebrötchen	480	360	240	160	1.240	60	1.300
Buttercroissant	96	72	48	32	248	12	260
Summe	696	522	348	232	1.798	90	1.888

Schritt 3: Vorbestellungen zuordnen

Eine Vorbestellung ist ein Auftrag mit Abholtermin; sie gehört an die Filiale, die sie ausgibt, und in den Plan als eigene Zeile. Zwei Fehler entstehen hier: Die Menge steckt schon in der Filialbestellung und wird doppelt gezählt, oder sie bestellt niemand und fehlt am Nachmittag. Klären Sie je Filiale eine Regel: Bestellt die Filiale ihre Vorbestellungen mit, darf das System sie nicht zusätzlich addieren; bestellt sie ohne, muss die Menge zugeschlagen werden.

Vorbestellungen mit Abholung am Nachmittag gehören in eine zweite Backwelle, nicht in die Nachtschicht. Das System muss dafür zwei Produktionsaufträge je Verkaufstag erzeugen können, auch wenn beide am selben Tag fällig sind.

Schritt 4: Rezeptur auf Teig und Chargen skalieren

Die Rechnung hat vier Größen, jede mit Einheit:

Größe	Formel	Einheit
benötigte Teiglinge	Planmenge ÷ Ausbeute, aufgerundet	Stück
Teigbedarf	Teiglinge × Teiggewicht je Teigling ÷ 1.000	Kilogramm
Teiglinge je Knetcharge	Chargengröße × 1.000 ÷ Teiggewicht je Teigling, abgerundet	Stück
nötige Knetchargen	Teigbedarf ÷ Chargengröße, aufgerundet	Chargen

Die Ausbeute ist der Anteil der ausgeformten Teiglinge, der verkaufsfähig aus dem Ofen kommt. Sie wird auf die Planmenge angewandt, nicht auf den Teig: Aus 335 Teiglingen werden bei 98 Prozent Ausbeute 328,3, also 328 verkaufsfähige Brote. Der Teigbedarf folgt aus den Teiglingen, damit die Rechnung an einer Stelle aufgerundet wird und nicht an zweien.

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen für denselben Verkaufstag:

Erzeugnis	Planmenge	Ausbeute	Teiglinge	Teig je Teigling	Teigbedarf	Teiglinge je Charge	Knetchargen	verkaufsfähig	über Plan
Bauernbrot 1.000 g	328 Stück	98 %	335	1.180 g	395,3 kg	50	7	343 Stück	15
Baguettebrötchen	1.300 Stück	97 %	1.341	60 g	80,5 kg	750	2	1.455 Stück	155
Buttercroissant	260 Stück	96 %	271	75 g	20,3 kg	400	1	384 Stück	124
Summe	1.888 Stück				496,1 kg		10	2.182 Stück	294

Die Knetchargen sind im Beispiel 60 Kilogramm für Brotteig, 45 Kilogramm für Brötchenteig und 30 Kilogramm für den Croissantteig. Der Sprung entsteht beim Aufrunden: Aus 6,59 Chargen werden 7, und damit 350 statt 335 Teiglinge. Die Vorlesungsunterlage des MIT zu Material Requirements Planning trennt den Bruttobedarf je Zeitabschnitt, den Nettobedarf nach Abzug des verfügbaren Bestands und die Bestellmenge, die aus einer Losgröße folgt; die Stückliste wird dabei entlang ihrer Stufen aufgelöst. Für die Mengenrechnung im ERP gilt dasselbe Vorgehen wie in der Materialbedarfsplanung mit Rechenbeispiel.

Schritt 5: Überplanung entscheiden

Aus dem Aufrunden folgen im Beispiel 2.182 verkaufsfähige Stück statt 1.888, also 294 Stück oder 15,6 Prozent mehr, und 540 Kilogramm Teig statt 496,1 Kilogramm. Diese Menge entsteht in der Nacht und braucht am Morgen einen Platz. Drei Wege sind möglich, und einer davon gehört in den Plan, bevor gebacken wird:

als Zusatzmenge verkaufen, mit der Filialleitung abgestimmt und als Position auf der Ladeliste
an eine andere Filiale umlagern, die am selben Tag Bedarf hat
als Teilcharge backen, statt die volle Charge anzusetzen

Die Teilcharge zeigt, was die Rundung kostet. Beim Bauernbrot sind 335 Teiglinge nötig; sechs volle Chargen ergeben 300 Teiglinge, die siebte Charge 50, zusammen 350. Eine volle Charge von 60 Kilogramm trägt bei 1.180 Gramm je Teigling 50 Teiglinge, also 59 Kilogramm ausgeformten Teig; das letzte Kilogramm jeder Charge bleibt als Restteig. Wer statt der siebten vollen Charge 35 Teiglinge in einer Teilcharge ansetzt, mischt 6 × 60 Kilogramm und 41,3 Kilogramm, also 401,3 statt 420 Kilogramm. Davon stecken 395,3 Kilogramm in den 335 Teiglingen, und 6 Kilogramm bleiben als Restteig aus den sechs vollen Chargen; gebacken wird damit ohne Überplanung. Ob die Knetmaschine eine Teilcharge zulässt und ob die Teigführung sie verträgt, entscheidet der Betrieb, nicht das ERP; das System muss beide Varianten zeigen können. Zu den Verfahren siehe Losgrößen im Vergleich.

Schritt 6: Stationen und Ofenchargen besetzen

Die Mengen sind noch kein Plan. Verteilen Sie sie auf die Stationen, an denen sie entstehen, und prüfen Sie das Zeitfenster. Im Beispiel fallen 10 Knetchargen an; bei 15 Minuten Knetzeit je Charge sind das 150 Minuten für die Teige, ohne Stockgare und ohne Wirkerei. Fasst eine Ofencharge 60 Brote, sind aus 350 Teiglingen sechs Ofenchargen zu bilden, die letzte mit 50 Stück.

Bleibt eine Station über der verfügbaren Zeit, hilft kein späterer Beginn: Der Plan muss auf die frühere Station zurückwirken, also weniger Chargen, eine Teilcharge oder ein anderer Teigaufbau. Prüfen Sie, ob Ihr System die Kapazität je Station kennt oder nur je Erzeugnis.

Schritt 7: Plan an die Backstube übergeben

Übergeben wird eine Produktionsliste je Station, nicht eine Stückzahl je Erzeugnis. Jede Zeile braucht: Erzeugnis, Anzahl Teiglinge, Teigansatz mit Chargennummer, Startzeit, Ofencharge und Übergabezeit. Die Rückmeldung nach dem Backen hält die tatsächlich ausgeformten Teiglinge, Bruch und Ausschuss mit Grund sowie die verwendeten Chargen fest.

Erst diese Rückmeldung macht den Plan prüfbar und verbindet ihn mit der Rückverfolgbarkeit. Was in der Backstube nicht zurückgemeldet wird, fehlt später bei der Frage, welche Charge in welcher Filiale lag (Chargenverwaltung im ERP einrichten). Für Backverlust und Ausbeute in der Rezeptur siehe Chargenfertigung und Rezeptur.

Was das Recht an der Übergabe verlangt

In Deutschland und Österreich gilt die Verordnung (EG) Nr. 178/2002 unmittelbar. Art. 18 Abs. 1 verlangt, die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln auf allen Produktions-, Verarbeitungs- und Vertriebsstufen sicherzustellen. Die Absätze 2 und 3 ergänzen zwei Pflichten: Jeder Lebensmittelunternehmer muss feststellen können, von wem er Lebensmittel oder Zutaten erhalten hat, und Systeme und Verfahren einrichten, mit denen er die Unternehmen feststellen kann, an die er geliefert hat; diese Informationen sind den zuständigen Behörden auf Aufforderung mitzuteilen. Abs. 4 verlangt eine sachdienliche Dokumentation oder Information, die die Rückverfolgbarkeit erleichtert. Art. 18 gilt ab 1. Januar 2005 (Art. 65 Satz 2); die Verordnung ist am 21. Februar 2002 in Kraft getreten.

Art. 18 nennt keine Chargennummer. Verlangt ist die Kette aus einem Schritt zurück zum Lieferanten und einem Schritt vor zum Abnehmer; die Teigcharge, die Rohstoffchargen, die Produktionszeit und der Zielort sind der Weg, diese Kette im Betrieb zu belegen. In Österreich wiederholt § 22 Z 1 LMSVG die Pflicht auf jeder Produktions-, Verarbeitungs- und Vertriebsstufe; die Fassung gilt seit 12. August 2014.

Die Schweiz ist nicht Mitglied der Europäischen Union; die Verordnung (EG) Nr. 178/2002 gilt dort nicht. Die parallele Pflicht steht in Art. 28 des Lebensmittelgesetzes (LMG, SR 817.0): Über alle Produktions-, Verarbeitungs- und Vertriebsstufen müssen Lebensmittel rückverfolgbar sein (Abs. 1 Buchst. a), und die Unternehmen richten Systeme und Verfahren ein, damit sie den Behörden auf Verlangen Auskünfte über Lieferanten und über die Unternehmen erteilen können, an die sie geliefert haben (Abs. 2).

So prüfen Sie das Ergebnis

Summenprobe: 328 + 1.300 + 260 = 1.888 Stück Planmenge; 120 + 90 + 60 + 40 = 310 Brote in den Filialen, mit 18 Vorbestellungen 328.
Teiglingsprobe: 328 ÷ 0,98 = 334,7, aufgerundet 335 Teiglinge; × 1.180 g = 395.300 g = 395,3 Kilogramm.
Chargenprobe: 395,3 ÷ 60 = 6,59, aufgerundet 7 Chargen; 7 × 50 = 350 Teiglinge; 350 × 0,98 = 343 verkaufsfähige Brote, 15 über Plan.
Überplanungsprobe: 343 + 1.455 + 384 = 2.182 gegen 1.888 geplante Stück, also 294 Stück; 294 ÷ 1.888 = 15,6 Prozent.
Teigprobe: 7 × 60 + 2 × 45 + 1 × 30 = 540 Kilogramm gegen 496,1 Kilogramm Bedarf, also 43,9 Kilogramm mehr. Im Ansatz stecken 413 Kilogramm in den 350 Brotteiglingen, 90 Kilogramm in den 1.500 Brötchenteiglingen und 30 Kilogramm in den 400 Croissantteiglingen; die restlichen 7 Kilogramm bleiben als Restteig aus der Brotcharge.
Rückverfolgbarkeitsprobe: Nehmen Sie eine Charge aus der Produktionsliste und fragen Sie, welche Filiale sie erhalten hat, und umgekehrt zu einer Filiallieferung, aus welchem Teigansatz sie stammt.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Abhilfe
Die Filialen bestellen Mengen, die niemand gebacken hat	Bestellschluss liegt nach dem Produktionsstart, oder Nachträge wurden nicht übernommen	Bestellschluss im System erzwingen und Nachträge als eigene Version führen
Der Plan stimmt mit der Ladeliste nicht überein	Backstube und Tour lesen zwei Berichte mit verschiedenen Filtern oder Datenständen	eine Planversion als einzige Quelle festlegen, Datenstand auf beiden Listen ausweisen
Die Teiglinge reichen nicht für die Planmenge	Ausbeute ist als Faktor auf den Teig statt auf die Planmenge angewandt	Teiglinge = Planmenge ÷ Ausbeute rechnen und erst daraus den Teigbedarf ableiten
Die Knetmaschine läuft über die Zeit	Rundung auf volle Chargen ohne Kapazitätsprüfung je Station	Chargen und Knetzeit je Station gegen das Zeitfenster rechnen, Teilcharge prüfen
Am Abend bleiben hohe Rückläufer in einer Filiale	Planmenge aus dem Absatz gebildet, ohne die Bestellung der Filiale zu übernehmen	Bestellung und Absatzwert als zwei Positionen zeigen und die Abweichung je Filiale besprechen
Nach einem Rückruf fehlt die Zuordnung Charge zu Filiale	Rückmeldung aus der Backstube und Warenausgang sind nicht verknüpft	Chargennummer auf Produktionsliste und Ladeliste führen und den Ausgang je Tour buchen (Rückruf im ERP)

Wann Sie Hilfe holen sollten

Wenn der Plan je Station, Teig und Tour nicht aus einem System kommt: Klären Sie mit dem Anbieter, ob Produktionsaufträge, Rezeptur und Touren dieselbe Planversion lesen. Für die Auswahlkriterien siehe Backplan und Rezeptur in der Bäckerei.
Wenn die Chargenkette bis zur Filiale nur über Papier belegbar ist: Die Führung von Chargen und die Verknüpfung mit dem Warenausgang entscheidet, ob Sie die Auskunft in Minuten oder in Stunden geben können (Rückverfolgbarkeit bei Lebensmitteln).
Wenn Filialen und Backstube mit verschiedenen Artikelnummern arbeiten oder Umlagerungen außerhalb des Systems laufen: Das betrifft den Nachschub (Filialnetz: Nachschub und Umlagerung) und ist vor dem nächsten Sortimentswechsel zu ordnen.