Anlagenbuchhaltung im ERP einrichten: Zugang, Abgang, Inventur

Gilt für: Versionsunabhängig für ERP- und Warenwirtschaftssysteme mit Anlagenbuchhaltung; Buchführung in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Ein Anlagenverzeichnis listet die langlebigen Güter eines Betriebs mit Buchwert, Nutzungsdauer und Abschreibung. Im ERP ist es ein Stammblatt je Gut, eine Anlagenklasse und ein wiederkehrender Abschreibungslauf. Die Rechte und Abzeichnungen je Schritt sind eine organisatorische Empfehlung, keine gesetzliche Vorgabe.

Was Sie vorab brauchen

Belege mit allen Kosten: Rechnung, Nebenkosten wie Transport und Montage, abzüglich Preisnachlässe (§ 255 Abs. 1 HGB in Deutschland; § 203 Abs. 2 UGB in Österreich); in der Schweiz sind die Aktiven bei der Ersterfassung höchstens zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten zu bewerten (Art. 960a Abs. 1 OR).
Kontenrahmen mit Anlagen-, Abschreibungs- und Abgangskonten: siehe Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 wählen, Kontenrahmen in Österreich und Kontenrahmen KMU in der Schweiz.
Anlagenklassen mit Nutzungsdauer: eine Klasse je Gruppe nutzungsbegrenzter Anlagen des Anlagevermögens.
Regel für kleine Anlagen: Sofortabschreibung oder Sammelposten, je Land hinterlegt.
Zwei Personen: eine für Zugang und Abgang, eine zweite für die Freigabe des Laufprotokolls.

Was in welchem Land gilt

Die Rechtsgrundlage wechselt je Land; die Übersicht nennt die Vorschrift für jeden Schritt.

Schritt	Deutschland	Österreich	Schweiz
Zugang erfassen und bewerten	§ 246 Abs. 1 HGB; § 255 Abs. 1 HGB; § 253 Abs. 1 HGB	§ 203 Abs. 1 und 2 UGB	Art. 960a Abs. 1 OR
Anlage einordnen	§ 266 Abs. 2 HGB; § 247 Abs. 2 HGB	§ 224 Abs. 2 UGB; § 198 Abs. 2 UGB	Art. 959a Abs. 1 Ziff. 2 OR; Art. 960d Abs. 1 und 2 OR
Abschreiben	§ 253 Abs. 3 Satz 1 und 2 HGB, nur bei zeitlich begrenzter Nutzung	§ 204 Abs. 1 UGB, nur bei zeitlich begrenzter Nutzung	Art. 960a Abs. 3 OR
Abgang buchen	§ 246 Abs. 1 HGB	§ 191 Abs. 2 UGB	Art. 957a Abs. 2 Ziff. 1 OR
Inventur	§ 240 Abs. 1 und 2 HGB; § 241 HGB	§ 191 Abs. 1 und 2 UGB; § 192 UGB	Art. 958c Abs. 2 OR

Kleine Anlagen behandeln die Länder unterschiedlich. In Deutschland können abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die einer selbständigen Nutzung fähig sind, bis 800 Euro netto im Anschaffungsjahr voll als Betriebsausgabe abgezogen werden (§ 6 Abs. 2 Satz 1 EStG). Ein Wirtschaftsgut ist einer selbständigen Nutzung nicht fähig, wenn es nach seiner betrieblichen Zweckbestimmung nur zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens genutzt werden kann und die in den Nutzungszusammenhang eingefügten Wirtschaftsgüter technisch aufeinander abgestimmt sind; das gilt auch dann, wenn sich das Wirtschaftsgut aus dem betrieblichen Nutzungszusammenhang lösen und in einen anderen einfügen lässt (Satz 2 und 3). Wirtschaftsgüter nach Satz 1 mit einem Wert über 250 Euro sind in ein besonderes, laufend zu führendes Verzeichnis aufzunehmen; das Verzeichnis ist entbehrlich, wenn sich die Angaben aus der Buchführung ergeben (Satz 4 und 5). Statt der Sofortabschreibung können Sie für Wirtschaftsgüter über 250 Euro bis 1.000 Euro einen Sammelposten bilden und ihn im Jahr der Bildung und den vier folgenden Jahren mit je einem Fünftel gewinnmindernd auflösen (§ 6 Abs. 2a Satz 1 und 2 EStG). Über die Sätze 1 bis 3 ist für alle in einem Wirtschaftsjahr angeschafften, hergestellten oder eingelegten Wirtschaftsgüter einheitlich zu entscheiden (Satz 5), und ein ausscheidendes Wirtschaftsgut vermindert den Sammelposten nicht (Satz 3). In Österreich dürfen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten abnutzbarer Anlagegüter bis 1.000 Euro je Anlagegut als Betriebsausgabe abgesetzt werden; Güter, die zur entgeltlichen Überlassung bestimmt sind, sind davon ausgenommen (§ 13 EStG 1988). Im unternehmensrechtlichen Abschluss dürfen Anschaffungs- oder Herstellungskosten geringwertiger Vermögensgegenstände des abnutzbaren Anlagevermögens im Jahr ihrer Anschaffung oder Herstellung voll abgeschrieben werden (§ 204 Abs. 1a UGB).

Schritt für Schritt: Vom Zugang zur Inventur

Schritt 1: Anlage anlegen und aktivieren

Erfassen Sie den Zugang, sobald Ihnen der Gegenstand wirtschaftlich zuzurechnen ist; der Bilanzansatz folgt der wirtschaftlichen Zurechnung und ist nicht an die Betriebsbereitschaft gebunden (§ 246 Abs. 1 Satz 2 HGB). Er kann deshalb vor der Betriebsbereitschaft liegen: Die Anschaffungskosten umfassen auch die Aufwendungen, den Gegenstand in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen (§ 255 Abs. 1 HGB; § 203 Abs. 2 UGB). Davon getrennt beginnt die planmäßige Abschreibung mit dem Zeitraum der Nutzung, weil der Plan die Kosten auf die Geschäftsjahre verteilt, in denen der Gegenstand voraussichtlich genutzt werden kann (§ 253 Abs. 3 Satz 2 HGB; § 204 Abs. 1 UGB). Führen Sie Zugangsdatum und Beginn der Abschreibung als zwei Felder. In die Anschaffungskosten gehören Kaufpreis, Nebenkosten wie Transport und Montage sowie nachträgliche Anschaffungskosten; Preisnachlässe sind abzuziehen (§ 255 Abs. 1 HGB; § 203 Abs. 2 UGB). In Deutschland gehört abziehbare Vorsteuer nicht dazu (§ 9b Abs. 1 EStG). In der Schweiz ist die Ersterfassung auf höchstens die Anschaffungs- oder Herstellungskosten begrenzt (Art. 960a Abs. 1 OR); beim selbst hergestellten Gut gelten die Herstellungskosten (§ 255 Abs. 2 HGB; § 203 Abs. 3 UGB).

Prüfung: Stehen Zugangsdatum (wirtschaftliche Zurechnung) und Beginn der Abschreibung getrennt im Stammsatz, und sind alle Nebenkosten erfasst?
Abzeichnung: Buchhaltung.

Schritt 2: Anlagenklasse und Nutzungsdauer festlegen

Bilden Sie die Klassen nach der Gliederung des Anlagevermögens: immaterielle Vermögensgegenstände, Sachanlagen (Grundstücke und Bauten, technische Anlagen und Maschinen, andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung) und Finanzanlagen (§ 266 Abs. 2 HGB; § 224 Abs. 2 UGB; Art. 959a Abs. 1 Ziff. 2 OR). Zum Anlagevermögen gehören in Deutschland und in Österreich die Gegenstände, die bestimmt sind, dauernd dem Geschäftsbetrieb zu dienen (§ 247 Abs. 2 HGB; § 198 Abs. 2 UGB). In der Schweiz gelten Werte als Anlagevermögen, die in der Absicht langfristiger Nutzung oder langfristigen Haltens erworben werden; als langfristig gilt ein Zeitraum von mehr als zwölf Monaten (Art. 960d Abs. 1 und 2 OR). Maßgeblich ist damit die Absicht beim Erwerb, nicht eine tatsächlich erreichte Haltedauer; ein Gut, das ohne diese Absicht erworben wurde, bleibt auch dann kein Anlagevermögen, wenn es länger als zwölf Monate im Betrieb bleibt.

Nicht jede dieser Klassen wird planmäßig abgeschrieben. Die planmäßige Abschreibung trifft nach § 253 Abs. 3 Satz 1 HGB und § 204 Abs. 1 UGB nur Gegenstände des Anlagevermögens, deren Nutzung zeitlich begrenzt ist; Gegenstände ohne zeitlich begrenzte Nutzung, etwa Grundstücke, bleiben aus dem Abschreibungslauf heraus.

Davon zu trennen ist die Behandlung eines Wertverlusts. Bei voraussichtlich dauernder Wertminderung sind Gegenstände des Anlagevermögens ohne Rücksicht darauf, ob ihre Nutzung zeitlich begrenzt ist, außerplanmäßig auf den niedrigeren Wert abzuschreiben, der ihnen am Abschlussstichtag beizulegen ist (§ 253 Abs. 3 Satz 5 HGB; § 204 Abs. 2 Satz 1 UGB). Bei Finanzanlagen dürfen außerplanmäßige Abschreibungen auch vorgenommen werden, wenn die Wertminderung voraussichtlich nicht von Dauer ist (§ 253 Abs. 3 Satz 6 HGB; § 204 Abs. 2 Satz 2 UGB); ist die Wertminderung voraussichtlich dauernd, bleibt es bei der Abschreibungspflicht nach § 253 Abs. 3 Satz 5 HGB und § 204 Abs. 2 Satz 1 UGB. In der Schweiz ist der nutzungs- und altersbedingte Wertverlust abzuschreiben (Art. 960a Abs. 3 OR).

Jede Klasse der nutzungsbegrenzten Anlagen erhält eine Nutzungsdauer: Maßgeblich ist der Plan, der die Kosten auf die Jahre der voraussichtlichen Nutzung verteilt (§ 253 Abs. 3 Satz 2 HGB; § 204 Abs. 1 UGB), in der Steuerbilanz die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (§ 7 Abs. 1 Satz 2 EStG; § 7 Abs. 1 EStG 1988). Das OR verlangt die Abschreibung des nutzungs- und altersbedingten Wertverlusts nach allgemein anerkannten kaufmännischen Grundsätzen (Art. 960a Abs. 3 OR).

Prüfung: Hat jede Klasse nutzungsbegrenzter Anlagen eine Nutzungsdauer, ein Abschreibungskonto und ein Abgangskonto, und sind Gegenstände ohne zeitlich begrenzte Nutzung wie Grundstücke aus dem Abschreibungslauf heraus?
Abzeichnung: Buchhaltung.

Schritt 3: Den Abschreibungslauf einrichten

Der Lauf bucht für jede aktive, nutzungsbegrenzte Anlage den Betrag der Periode als Aufwand und schreibt den Buchwert fort. In der Schweiz sind Abschreibungen direkt beim Aktivposten oder indirekt über ein Wertberichtigungskonto zulasten der Erfolgsrechnung abzusetzen (Art. 960a Abs. 3 OR). Reihenfolge: erst alle Zu- und Abgänge des Monats buchen, dann den Lauf starten, dann sein Protokoll ablegen.

Die gesetzliche Verteilung geht auf die Geschäftsjahre, nicht auf einzelne Monate (§ 253 Abs. 3 Satz 2 HGB; § 204 Abs. 1 UGB); der Monatslauf verteilt denselben Jahresbetrag und ist eine Rechenhilfe für den Zwischenabschluss. Im Zugangsjahr weicht das Steuerrecht ab. Beispielrechnung (erfundene Zahlen): eine Maschine für 24.000 Euro netto, acht Jahre Nutzungsdauer, linear 3.000 Euro im Jahr oder 250 Euro im Monat, Zugang am 1. Oktober 2026. Deutschland kürzt den ersten Jahresbetrag um ein Zwölftel für jeden vollen Monat vor dem Zugangsmonat (§ 7 Abs. 1 Satz 4 EStG), hier um neun Zwölftel auf 750 Euro. Österreich setzt bei mehr als sechs Monaten Nutzung den vollen Jahresbetrag an, sonst die Hälfte (§ 7 Abs. 2 EStG 1988); bei drei Monaten Nutzung sind das 1.500 Euro.

Prüfung: Erfasst der Lauf nur nutzungsbegrenzte Anlagen, summiert er auf den Jahresbetrag, und ist das Zugangsjahr gekürzt?
Abzeichnung: Buchhaltung.

Schritt 4: Den Abgang buchen

Ein Abgang entsteht durch Verkauf, Verschrottung, Verlust oder Übertragung. Erfassen Sie ihn mit dem Abgangsdatum: Abschreibung bis dahin rechnen, Restbuchwert ausbuchen, Erlös einbuchen. Eine verkaufte Anlage darf nicht mehr in der Bilanz stehen (§ 246 Abs. 1 HGB); in Österreich folgt dasselbe aus dem Inventar zum Abschlussstichtag (§ 191 Abs. 2 UGB), in der Schweiz aus der wahrheitsgetreuen Erfassung (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 1 OR). Ende der Abschreibung und Abgangsbuchung fallen nur bei einzeln geführten Anlagen zusammen: Ein Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG wird nicht vermindert, wenn ein darin geführtes Wirtschaftsgut aus dem Betriebsvermögen ausscheidet (Satz 3).

Beispielrechnung (erfundene Zahlen), Fortsetzung: Die Maschine aus Schritt 3 wird am 30. September 2028 für 19.000 Euro netto verkauft. Im Beispiel rechnet der Lauf bis September 2028; abgeschrieben sind 750 Euro (2026), 3.000 Euro (2027) und 2.250 Euro (Januar bis September 2028), der Restbuchwert beträgt 18.000 Euro. Aus 19.000 Euro Erlös und 18.000 Euro Restbuchwert ergibt sich ein Erfolg von 1.000 Euro. Wie das Abgangsjahr steuerlich zu rechnen ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Prüfung: Steht die Anlage auf abgegangen, und endet dort die Abschreibung der einzeln geführten Anlage? (Ein Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG läuft unverändert weiter.)
Abzeichnung: Buchhaltung.

Schritt 5: Die Anlageninventur durchführen

Einmal im Jahr gleichen Sie das Verzeichnis mit dem Bestand ab: Für den Schluss jedes Geschäftsjahrs ist ein Inventar aufzustellen (§ 240 Abs. 2 HGB; § 191 Abs. 2 UGB). Eine körperliche Bestandsaufnahme ist dafür nicht in jedem Fall nötig. In Deutschland lässt § 241 Abs. 1 HGB Stichproben nach anerkannten mathematisch-statistischen Methoden zu, § 241 Abs. 2 HGB ein anderes, den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechendes Verfahren ohne körperliche Aufnahme und § 241 Abs. 3 HGB einen Aufnahmetag bis zu drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Abschluss; siehe Stichprobeninventur nach § 241 HGB. In Österreich ist die körperliche Bestandsaufnahme nach § 192 Abs. 1 UGB der Regelfall, § 192 Abs. 2 UGB lässt aber ebenfalls ein anderes GoB-konformes Verfahren zu, § 192 Abs. 3 UGB den verschobenen Aufnahmetag und § 192 Abs. 4 UGB die Stichprobenmethode. In der Schweiz verlangt Art. 957a Abs. 2 Ziff. 1 OR die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung, und der Bestand der Bilanzpositionen ist nach Art. 958c Abs. 2 OR durch ein Inventar oder auf andere Art nachzuweisen.

Protokollieren Sie Aufnahmetag, zählende Personen, Ist-Bestand je Anlage und jede Differenz. Fehlende Anlagen buchen Sie mit Datum ab, fehlende Zugänge tragen Sie nach. Für den Lagerbestand gilt ein eigenes Verfahren (Inventurpflicht in Österreich).

Prüfung: Ist das Protokoll unterzeichnet, und stimmt der Bestand des Verzeichnisses mit dem Buchwert der Bilanz überein?
Abzeichnung: Buchhaltung und Betriebsleitung.

So prüfen Sie das Ergebnis

Zugang: Jede Anlage steht mit dem Datum der wirtschaftlichen Zurechnung, den Anschaffungskosten und der Nutzungsdauer im Verzeichnis; der Beginn der Abschreibung ist getrennt geführt.
Lauf: Der Lauf erfasst nur nutzungsbegrenzte Anlagen, der Jahresbetrag stimmt mit dem Plan überein, und das Zugangsjahr ist gekürzt.
Abgang: Jede verkaufte oder verschrottete Anlage hat eine Abgangsbuchung; die Abschreibung endet dort, ausgenommen der Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG.
Inventur: Das Zählprotokoll ist datiert und unterschrieben, die Differenzen sind gebucht.

Wenn etwas nicht klappt

Problem	Ursache	Lösung
Abschreibung läuft nach dem Verkauf weiter	Abgang nicht gebucht	Anlage mit Abgangsdatum ausbuchen und Lauf prüfen; der Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG wird dabei nicht vermindert
Die Anlage fehlt in der Bilanz	Zugang erst zur Betriebsbereitschaft angesetzt	Zugang zum Datum der wirtschaftlichen Zurechnung nachtragen und den Abschreibungsbeginn getrennt prüfen
Abschreibung trifft ein Grundstück oder eine Beteiligung	Klasse ohne zeitlich begrenzte Nutzung im Lauf	Anlage aus dem Abschreibungslauf nehmen und nur außerplanmäßig bewerten (§ 253 Abs. 3 Sätze 5 und 6 HGB; § 204 Abs. 2 UGB)
Buchwert weicht vom Anlagenspiegel ab	Nutzungsdauer nachträglich geändert	Änderung nur für künftige Perioden buchen und Historie behalten
Kleine Anlage ist gebucht, aber die gewählte Regel fehlt	Systemregel nicht hinterlegt oder Buchung weicht von der gewählten Behandlung ab	Gewählte Behandlung (Sofortabschreibung, Sammelposten oder 1.000-Euro-Regel) im System hinterlegen und die Buchung daran ausrichten
Inventurdifferenz ohne Nachweis	Zählung nicht protokolliert	Aufnahmetag, zählende Personen und Ergebnis ins Protokoll aufnehmen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Sie bilanzieren Gebäude, Umbauten oder einen Geschäfts- oder Firmenwert.
Die Nutzungsdauer einer Anlage ist zwischen Handels- und Steuerbilanz strittig.
Eine Anlage geht durch Tausch, Einlage oder Umwandlung über.

Das Anlagenverzeichnis gehört in das monatliche Übergabepaket an die Steuerberatung, siehe Checkliste Monatsübergabe aus dem ERP.