Lieferanten anlegen: USt-IdNr. und Bankdaten sicher prüfen

Ein neuer Lieferant ist ein Gläubiger, der Geld von Ihrem Konto erhält, und seine Rechnung trägt den Vorsteuerabzug. Was Sie beim Anlegen festhalten, entscheidet später über Zahlungslauf, Umsatzsteuermeldung und Nachweisbarkeit. Prüfen Sie deshalb vor der Freigabe Identität, Steuerstatus und Bankverbindung.

Was Sie vorab brauchen

• Das Stammdatenblatt des Lieferanten mit Rechnungsname und Anschrift sowie Land und Rechtsform als zusätzlichen Zuordnungsfeldern.
• Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Deutschland und EU), die UID-Nummer (Österreich) oder die MWST-Nummer (Schweiz).
• Die Kontoverbindung mit IBAN und dem Namen des Kontoinhabers.
• Ihre eigene deutsche USt-IdNr., falls Sie eine USt-IdNr. eines anderen EU-Mitgliedstaats oder eine Nummer mit dem Länderkennzeichen XI aus Nordirland beim Bundeszentralamt für Steuern bestätigen lassen; die Abfrage verlangt sie.
• Ein Freigaberecht für neue Kreditoren und eine Regel für Bankdatenänderungen.
• Die Feldliste Ihres ERP für Kreditoren.

Schritt für Schritt: Lieferant aufnehmen

Schritt 1: Name und Anschrift festhalten

Übernehmen Sie den Namen so, wie der Lieferant im Geschäftsverkehr auftritt, nicht den Suchbegriff Ihres Einkaufs. Rechnungen müssen den leistenden Unternehmer eindeutig identifizieren; in Deutschland verlangt § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG vollständigen Namen und vollständige Anschrift. Führen Sie Rechnungsanschrift und Lieferanschrift als getrennte Felder; Land und Rechtsform erfassen Sie zusätzlich als Zuordnungsfelder.

Endzustand: Eine Testrechnung zeigt den vollständigen Namen und die Anschrift.

Schritt 2: Gültigkeit der USt-IdNr. bestätigen lassen

Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bestätigt auf Anfrage die Gültigkeit einer USt-IdNr. eines anderen EU-Mitgliedstaats sowie Name und Anschrift des Inhabers (§ 18e Nr. 1 UStG); die Anfrage ist kostenlos. Das Verfahren betrifft Nummern, die ein Staat im Anwendungsbereich erteilt hat: die EU-Mitgliedstaaten und seit dem 1. Januar 2021 auch Nummern mit dem Länderkennzeichen XI aus Nordirland. Nummern aus anderen Staaten außerhalb der EU sind nicht Gegenstand der Bestätigung. Die einfache Bestätigung sagt nur, ob die Nummer gültig ist. Die qualifizierte Bestätigung vergleicht zusätzlich Firmenname mit Rechtsform, Ort, Postleitzahl und Straße mit der Unternehmerdatei des Mitgliedstaats; sie ist nur nach einer einfachen möglich. Für zurückliegende Zeitpunkte bestätigt das BZSt nicht. Abfrageberechtigt ist jeder Inhaber einer deutschen USt-IdNr.; Sie geben Ihre eigene Nummer an und führen den Nachweis mit der Antwort.

Endzustand: Am Kreditorenkonto stehen Abfragedatum und Ergebnis der Bestätigung.

Schritt 3: Steuerstatus und Leistungsart festlegen

Tragen Sie ein, was Sie beziehen und wie die Rechnung läuft. Für eine innergemeinschaftliche Lieferung verlangt § 14a Abs. 3 UStG auf der Rechnung die USt-IdNr. des Unternehmers und die des Leistungsempfängers; nach Satz 4 gilt die Angabe nach Satz 2 nicht in den Fällen der §§ 1b und 2a, also beim innergemeinschaftlichen Erwerb neuer Fahrzeuge und beim Fahrzeuglieferer. § 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG setzt außerdem voraus, dass der Abnehmer im Sinne der Nummer 2 Buchstabe a oder b eine gültige, von einem anderen EU-Mitgliedstaat erteilte Nummer verwendet hat, während für die Lieferung eines neuen Fahrzeugs an einen anderen Erwerber nach Nummer 2 Buchstabe c diese Voraussetzung nicht gilt. Für eine sonstige Leistung nach § 3a Abs. 2 UStG in einem anderen Mitgliedstaat verlangt § 14a Abs. 1 Satz 3 UStG bei inländischem Unternehmer beide Nummern. Für Lieferungen oder sonstige Leistungen, für die der Empfänger die Steuer nach § 19 UStG 1994 schuldet, muss die Rechnung in Österreich dessen UID-Nummer und einen Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft enthalten (§ 11 Abs. 1a UStG 1994). In Deutschland steht die Rechnungsvoraussetzung für den Vorsteuerabzug bei Lieferungen und sonstigen Leistungen eines anderen Unternehmers nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG; danach muss der Unternehmer eine nach §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzen. Die Nummern 2 bis 4 desselben Absatzes zur Einfuhrumsatzsteuer, zum innergemeinschaftlichen Erwerb und zu Leistungen im Sinne des § 13b Abs. 1 und 2 führen diese Voraussetzung nicht auf.

Endzustand: Im Konto stehen Steuerstatus, Leistungsart und der passende Steuerschlüssel.

Schritt 4: Bankverbindung erfassen und prüfen

Eine deutsche IBAN hat 22 Stellen: zwei Stellen Länderkennzeichen, zwei Stellen Prüfzahl, danach achtstellige Bankleitzahl und zehnstellige Kontonummer (Deutsche Bundesbank). Legen Sie IBAN und Kontoinhaber als zwei Felder an und gleichen Sie beide ab. Seit dem 9. Oktober 2025 müssen Zahlungsdienstleister im Euroraum bei Euro-Überweisungen anbieten, die IBAN mit dem Empfängernamen abzugleichen (Art. 5c Abs. 1 und 9 der Verordnung (EU) Nr. 260/2012 in der Fassung der Verordnung (EU) 2024/886). Der Anwendungsbereich dieser Verordnung umfasst auf Euro lautende Überweisungen und Lastschriften innerhalb der Union (Art. 1 Abs. 1). Stimmen Name und IBAN nicht überein, meldet der Zahlungsdienstleister des Zahlers dies und weist darauf hin, dass die Autorisierung zu einer Überweisung auf ein Konto führen kann, das nicht dem angegebenen Empfänger gehört; passen Name und IBAN nahezu zusammen, zeigt er den zur angegebenen IBAN gehörenden Empfängernamen an (Art. 5c Abs. 1 Buchst. a). Die Prüfung darf die Autorisierung der Überweisung nicht verhindern (Art. 5c Abs. 5); Zahlungsdienstnutzer, die keine Verbraucher sind, können sie für gebündelt eingereichte Zahlungsaufträge abwählen (Art. 5c Abs. 6). Ob eine gemeldete Abweichung die Zahlung aufhält, entscheidet Ihre eigene Freigaberegel, nicht die Verordnung. Diese Prüfung greift im Zahlungsdialog, nicht in den Stammdaten.

Endzustand: Ein Zahlungslauf erzeugt die Zahlung, ohne dass jemand die IBAN nachfragen muss.

Schritt 5: Kreditorenkonto anlegen

Legen Sie das Personenkonto im Kreditorennummernkreis an und verbinden Sie es mit dem Sachkonto für Verbindlichkeiten. Wie Nummernkreise und Kontotyp zusammenspielen, steht unter Debitoren und Kreditoren anlegen; den Kontenrahmen wählen Sie nach SKR03 oder SKR04.

Endzustand: Eine Testbuchung lässt sich ohne manuelle Kontierung speichern.

Schritt 6: Freigeben und Änderungen nachhalten

In Deutschland verlangen die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO Kontrollen, die eingerichtet, ausgeübt und protokolliert werden (Rz. 100); als Beispiele nennt die Randziffer Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen und Funktionstrennungen. Veränderungen und Löschungen an elektronischen Buchungen oder Aufzeichnungen müssen so protokolliert werden, dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt (Rz. 59). Beispiel 4 zu Rz. 59 schildert den Fall, dass ein Fakturierungssystem abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe unter Verwendung der aktuellen Stamm- und Bewegungsdaten wiedergibt: Nach einer Änderung von Firmenname und Steuersatz ohne Historisierung der Stammdaten lässt sich die inhaltliche Übereinstimmung der alten Briefe mit dem ursprünglichen Inhalt nicht mehr sicherstellen. Führen Sie Stammdaten deshalb mit Gültigkeitszeiträumen statt sie zu überschreiben.

Endzustand: Die Kontohistorie zeigt jede Änderung mit Datum und Person.

Checkliste: Neuen Lieferanten aufnehmen

Die Tabelle nennt zu jedem Prüfpunkt den Vorgang, der später ausfällt, wenn die Angabe fehlt.

Prüfpunkt	Was Sie festhalten	Fehlt es, scheitert später
Identität	Rechnungsname und Anschrift, wie der Lieferant im Geschäftsverkehr auftritt	Rechnungsprüfung: Die Rechnung identifiziert den Lieferanten nicht eindeutig (DE § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG: vollständiger Name und vollständige Anschrift; AT § 11 Abs. 1 Z 3 lit. a UStG 1994: Name und Anschrift; CH Art. 26 Abs. 2 lit. a MWSTG: Name und Ort, wie er im Geschäftsverkehr auftritt, Hinweis auf die Eintragung im Register der steuerpflichtigen Personen und die Nummer der Eintragung)
USt-IdNr., UID oder MWST-Nr. des Lieferanten	Nummer mit Datum und Ergebnis der Bestätigung	Prüfung: Die Nummer lässt sich nicht bestätigen; bei einer in Deutschland ausgestellten Rechnung gefährdet für Lieferungen und sonstige Leistungen eines anderen Unternehmers erst das Fehlen von Steuernummer und USt-IdNr. des leistenden Unternehmers den Vorsteuerabzug (DE § 14 Abs. 4 Nr. 2, § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG)
Eigene USt-IdNr. als Abnehmer	Nummer, die Sie dem Lieferanten nennen	Steuerbefreiung: Ohne gültige, von einem anderen EU-Mitgliedstaat erteilte Nummer des Abnehmers nach § 6a Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a oder b trägt die innergemeinschaftliche Lieferung beim Lieferanten nicht (DE § 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG)
Steuerstatus und Leistungsart	innergemeinschaftliche Lieferung, Steuerschuldnerschaft des Empfängers oder Inlandsfall	Buchung: Der Steuerschlüssel passt nicht zum Umsatz
Kontoinhaber	Name des Kontoinhabers zur IBAN	Zahlungslauf: Bei einer Euro-Überweisung meldet der Abgleich von Empfängername und IBAN eine fehlende Übereinstimmung; ob die Zahlung aufhält, entscheidet Ihre Freigaberegel, nicht die Verordnung (redaktionelle Empfehlung)
Freigabe	Name der freigebenden Person und Datum	Nachweis: Die Aufnahme des Kreditoren ist nicht nachvollziehbar
Änderungsregel	Rückruf, zweite Freigabe, Änderungsprotokoll	Betrug: Eine geänderte IBAN wird ohne Kontrolle wirksam
Historie	Gültigkeitszeitraum der Stammdaten	Nachweis: Ein im System wiedergegebener alter Geschäftsbrief zeigt nach einer Stammdatenänderung nicht mehr den ursprünglichen Inhalt (GoBD Rz. 59 Beispiel 4, DE)

Land und Rechtsform führen Sie zusätzlich als Zuordnungsfelder; in der Schweiz verlangt Art. 26 Abs. 2 lit. a MWSTG den Namen und den Ort des Leistungserbringers, wie er im Geschäftsverkehr auftritt, den Hinweis auf die Eintragung im Register der steuerpflichtigen Personen und die Nummer der Eintragung, aber keine vollständige Anschrift und keine Rechtsform als eigenständige Pflichtangaben. Fehlt ein zusätzliches Feld, kann die Rechnung den Lieferanten trotzdem eindeutig identifizieren.

Bankdaten ändern: Rückruf, zweite Freigabe, Protokoll

Drei Regeln gelten für jede Bankdatenänderung. Sie sind eine redaktionelle Empfehlung und keine gesetzliche Vorgabe:

1. Rückruf: Rufen Sie den Lieferanten unter der Rufnummer zurück, die im Kreditorenkonto steht. Nutzen Sie nicht die Nummer aus der Nachricht mit der neuen IBAN.
2. Zweite Freigabe: Wer die Änderung erfasst, gibt sie nicht selbst frei. Diese Funktionstrennung nennen die GoBD in Rz. 100 als Beispiel für Kontrollen zur Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO.
3. Änderungsprotokoll: Halten Sie alte und neue IBAN, den Kontoinhaber, den Zeitpunkt sowie erfassende und freigebende Person fest; die alte Bankverbindung bleibt mit Gültigkeitszeitraum erhalten.

Vorgang	Regel
Bankverbindung bei der Aufnahme erfassen	IBAN und Kontoinhaber abgleichen; bei Euro-Überweisungen müssen Zahlungsdienstleister im Euroraum seit dem 9. Oktober 2025 den Abgleich von Empfängername und IBAN anbieten (Art. 5c Verordnung (EU) Nr. 260/2012)
Bankverbindung ändern	Rückruf unter der bekannten Nummer, zweite Freigabe, Protokoll
Änderung kommt per E-Mail	Erst bearbeiten, wenn der Rückruf die Änderung bestätigt hat
Änderung wird am Telefon verlangt	Nichts ändern; Zahlungen bis zur Bestätigung zurückhalten
Eilfall, Zahlung angeblich sofort fällig	Zahlung erst nach bestätigtem Rückruf freigeben; Eilbedürftigkeit allein ist kein Grund (redaktionelle Empfehlung)

Wo Sie die Nummer prüfen lassen

In Deutschland prüfen Sie eine USt-IdNr., die ein anderer Staat im Anwendungsbereich erteilt hat, über das Bestätigungsverfahren des BZSt (§ 18e Nr. 1 UStG) oder über VIES, das Abfragewerkzeug der Europäischen Kommission; beide fragen die Datenbank des Mitgliedstaats ab, der die Nummer erteilt hat. Die deutsche USt-IdNr. erteilt das BZSt auf Antrag (§ 27a Abs. 1 UStG). Außerhalb der EU erfasst das Bestätigungsverfahren nur Nummern mit dem Länderkennzeichen XI aus Nordirland; Nummern aus anderen Staaten außerhalb der EU erfasst es nicht.

In Österreich heißt die Nummer UID-Nummer; die Gültigkeit einer ausländischen UID prüfen Sie ebenfalls über VIES. Österreichische Nummern führen dort das Länderkennzeichen AT, das erste Zeichen der Nummer ist ein U. Bei Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 19 UStG 1994 muss die österreichische Rechnung dessen UID-Nummer und einen Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft enthalten (§ 11 Abs. 1a UStG 1994, Fassung vom 15. Oktober 2026).

Die Schweiz ist nicht Mitglied der Europäischen Union; VIES erfasst nur Nummern der Mitgliedstaaten und Nordirlands. Nach Art. 26 Abs. 2 lit. a MWSTG muss die Rechnung den Namen und den Ort des Leistungserbringers, wie er im Geschäftsverkehr auftritt, den Hinweis auf seine Eintragung im Register der steuerpflichtigen Personen und die Nummer dieser Eintragung enthalten. Die Eidgenössische Steuerverwaltung stellt eine MWST-Eintragungsbescheinigung als Nachweis der Eintragung aus.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Bestätigungsprobe: Vergleichen Sie Name und Anschrift in der Antwort des BZSt mit Ihrem Stammdatensatz.
2. Rechnungsprobe: Erzeugen Sie eine Musterrechnung und prüfen Sie Name, Anschrift und Nummer.
3. Bankprobe (Beispielrechnung): Lösen Sie eine Testüberweisung über 1,00 Euro aus und prüfen Sie, ob der Zahlungsdialog Name und IBAN abgleicht und eine Abweichung meldet.
4. Änderungsprobe: Legen Sie eine Bankdatenänderung an; das System muss die zweite Freigabe verlangen und die alte IBAN behalten.
5. Dublettenprobe: Suchen Sie vor der Freigabe nach gleichem Namen, gleicher Anschrift und gleicher USt-IdNr.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Abhilfe
Die qualifizierte Bestätigung meldet keine Übereinstimmung	Angaben weichen von der Unternehmerdatei ab	Daten mit dem Lieferanten abgleichen; das BZSt gibt hinterlegte Daten nicht heraus
VIES zeigt keine Anschrift	Der Mitgliedstaat gibt Name und Anschrift nicht frei	Bestätigung nach § 18e Nr. 1 UStG beim BZSt anfordern; sie betrifft Nummern anderer EU-Mitgliedstaaten
Der Zahlungslauf bricht ab	IBAN unvollständig oder Kontoinhaber fehlt	Bankverbindung ergänzen, Zahlung erneut anstoßen
Eine neue IBAN ist ohne zweite Freigabe aktiv	Die Rolle erlaubt Selbstfreigabe	Funktionstrennung erzwingen, Selbstfreigabe sperren (GoBD Rz. 100)

Wann Sie Hilfe holen sollten

Holen Sie Ihre Steuerberatung hinzu, wenn ein Lieferant in mehreren Ländern auftritt und die Bestätigung der USt-IdNr. über die Steuerbefreiung entscheidet, wenn eine Rechnung nicht zu den Stammdaten passt oder wenn das ERP die zweite Freigabe und die Historie nicht abbilden kann. Für das Zusammenspiel von Bestellung, Wareneingang und Rechnung lesen Sie den Drei-Wege-Abgleich und die Bestellfreigabe im Einkauf.