Vom CRM-Angebot zum ERP-Auftrag: Übergabe ohne Doppelerfassung

Gilt für: Versionsunabhängig; gilt für die Übergabe von Angeboten aus dem CRM ins ERP in Deutschland, Österreich und der Schweiz, per API, Datei oder Nachricht.

Ein Angebot ist beweglich, der Auftrag nicht. Bis zur Annahme ändert sich der Inhalt des Angebots, danach darf er nicht mehr unbemerkt weiterwandern. Die Übergabe ist deshalb kein Kopiervorgang, sondern ein Vorgang mit eigener Feldzuordnung, eigenem Schlüssel und eigenem Änderungsweg.

Was Sie vorab brauchen

Halten Sie diese Angaben bereit, bevor Sie die erste Übergabe testen:

die Feldliste beider Systeme mit Name, Datentyp, Länge und Pflichtkennzeichen, getrennt für Angebot und Auftrag;
die Zuordnung der Kennungen: Kundennummern, Artikelnummern und Ansprechpartner-Verweise, mit einer Liste der Paare, die noch fehlen;
die Festlegung, welches System vor und welches nach der Übergabe führt (führendes System für Stammdaten);
die Nummernkreise: Wer vergibt die Auftragsnummer, und in welchem Feld steht danach die Angebotsnummer;
ein Testangebot mit zwei Positionen, einem Nachlass, abweichender Lieferanschrift, einer Textposition und einer Menge, deren Einheit als Klartext missverstanden werden kann;
der Übergabeschlüssel samt Rückmeldung: Mit welcher Kennung bestätigt das ERP, dass es den Auftrag angelegt hat;
die Rechte: Wer darf nach der Übergabe Preise, Mengen und Termine ändern.

Die technischen Regeln dieser Anleitung stützen sich auf RFC 9110, RFC 3339 und die ISO-4217-Liste. Alle drei sind veröffentlichte Normen und keine Rechtsvorschriften; verbindlich werden sie erst, wenn Ihre Schnittstellenvereinbarung sie aufnimmt.

Welche Felder Sie übergeben

Die Tabelle ordnet die Felder des Angebots den Feldern des Auftrags zu. Die Spalte Regel sagt, was beim Übergang geschieht; sie gilt für die Übergabe im DACH-Raum unabhängig davon, ob sie über eine Schnittstelle, eine Datei oder eine Nachrichtenwarteschlange läuft.

Feld im Angebot (CRM)	Feld im Auftrag (ERP)	Regel bei der Übergabe
Angebotsnummer mit Versionsstand	Referenzfeld im Auftragskopf	als Text übernehmen, nicht als Schlüssel: Die Auftragsnummer kommt aus dem Nummernkreis des ERP
Chance-Kennung	Referenzfeld für die Auswertung	mitführen, aber ohne Vertriebsphase und Wahrscheinlichkeit; beide bleiben im CRM
Kundennummer des CRM	Debitorennummer	über eine Zuordnungstabelle verbinden, nicht über Name oder Anschrift suchen, sonst entstehen Dubletten (Debitorenstammdaten anlegen)
Ansprechpartner	Ansprechpartner am Auftrag	Kontaktdaten als Kopie in den Beleg, Verknüpfung zum Stammdatensatz getrennt führen; spätere Anschriftänderungen gehören in den Stamm, nicht in alte Belege
Angebotsdatum	Auftragsdatum	getrennt halten: Angebot und Annahme sind unterschiedliche Ereignisse und können am selben Tag eintreten; beide Zeitpunkte bleiben im Beleg erhalten
Positionstext und Bezeichnung	Positionstext	den Text aus dem Angebot übernehmen, statt ihn aus dem aktuellen Artikelstamm neu zu bilden
Artikelnummer aus CRM oder Shop	Artikelnummer im ERP	über eine Zuordnungstabelle auflösen; eine unbekannte Nummer wird zur Textposition oder nach Freigabe zum neuen Artikel
Menge und Einheit	Auftragsmenge und Mengeneinheit	mit vereinbartem Einheitencode übergeben; Anzeigetexte wie Kiste oder Stk. nicht als Wert senden
Variantenkennzeichen, falls das Angebot Alternativen enthält	Referenzfeld im Auftrag	nur die angenommene Alternative übergeben und im Referenzfeld festhalten, welche es war
Einzelpreis und Positionsnachlass	Positionspreis und Nachlass	Netto-Einzelpreis mit einem Nachlass übertragen, als Prozentsatz oder als Betrag, und die Zeilensumme im ERP rechnen lassen
Kopfrabatt	Belegrabatt	nur an einer Stelle führen; ein Nachlass auf Kopf und Position zugleich zieht doppelt ab
Währung und Kurs	Währung und Umrechnungskurs	Währung als Code nach ISO 4217; die Stellenzahl der Beträge aus dem Registerwert der jeweiligen Währung ableiten und nicht fest zwei annehmen; einen Kurs mit Datum und Quelle am Beleg festhalten, wenn umgerechnet wird
Steuerschlüssel	Steuerschlüssel des ERP	im ERP ermitteln statt den ausgewiesenen Satz als Wert zu kopieren; ändert sich ein Satz zwischen Angebot und Auftrag, greift Steuersatzwechsel mit offenen Aufträgen
Lieferanschrift	Lieferanschrift am Auftrag	als eigenen Adressblock übernehmen und die Rechnungsanschrift unverändert lassen
Wunschtermin	Wunschtermin	als Wunsch und nicht als zugesagten Termin übernehmen (Verfügbarkeitsprüfung und Liefertermin)
Zahlungsbedingung	Zahlungsbedingung im Auftragskopf	die im Angebot genannte Bedingung in den Beleg übernehmen; der Kundenstamm ändert sich nur über eine eigene Stammdatenänderung
Erstell- und Änderungszeitpunkt	Änderungsstand	als Zeitstempel mit Datum, Uhrzeit und Versatz führen (RFC 3339, Abschnitt 5.6)

Zwei Angaben bleiben bewusst im CRM: die Vertriebsphase und die Wahrscheinlichkeit. Sie beschreiben die Chance, nicht den Auftrag, und haben im Beleg nichts zu suchen. Ein dritter Wert, die Angebotsfrist, wird bei der Übergabe geprüft und danach nicht als Bedingung mitgeführt. Ob ein abgelaufenes Angebot noch angenommen werden kann, ist eine Frage des Rechts im jeweiligen Land und nicht der Feldzuordnung.

Schritt für Schritt: die Übergabe

Schritt 1: Übergabeschlüssel bilden und mitsenden

Bilden Sie den Schlüssel aus Angebotsnummer und Versionsstand, im Beispiel A-2026-0815-2, und senden Sie ihn in einem eigenen Feld mit. Vereinbaren Sie mit dem Empfänger, dass er den Schlüssel speichert und eine zweite Sendung mit demselben Schlüssel abweist.

Damit hängt die Doppelerfassung nicht allein daran, dass die sendende Seite ihre Wiederholungen richtig zählt. Nach RFC 9110, Abschnitt 9.2.2, soll ein Client eine Anfrage mit nicht idempotenter Methode nicht automatisch wiederholen. Wiederholen darf er sie nur, wenn er weiß, dass ihre Semantik tatsächlich idempotent ist, oder wenn er feststellen kann, dass die ursprüngliche Anfrage nie angewendet wurde.

Dieses Wissen darf aus der Gestaltung oder der Konfiguration der Schnittstelle kommen. Liegt keines von beidem vor, trägt die Prüfung beim Empfänger die Absicherung. Endzustand: Der Auftrag trägt die Referenz, und der Schlüssel steht in einer Liste, die sich prüfen lässt.

Schritt 2: Kunde und Ansprechpartner zuordnen

Suchen Sie den Kunden über die hinterlegte Kennung, nicht über Name oder Anschrift. Fehlt die Zuordnung, greift eine vorher festgelegte Regel: Kunde nach Freigabe anlegen oder Vorgang in eine Warteschlange legen. Der Ansprechpartner geht als Kopie in den Auftrag; die Verknüpfung zum Stammdatensatz bleibt daneben bestehen. Endzustand: Der Auftragskopf nennt Debitorennummer und Ansprechpartner, und eine Dublettenprüfung findet keine zweite Kundennummer zum selben Betrieb.

Schritt 3: Positionen auflösen

Setzen Sie jede Angebotsposition in eine Auftragsposition um. Unbekannte Artikelnummern dürfen nicht stillschweigend verschwinden: Entweder wird die Position als Textposition gekennzeichnet, oder sie wird nach Freigabe im Artikelstamm angelegt. Prüfen Sie dabei den Einheitencode, denn eine Menge ohne vereinbarte Einheit ist auf der anderen Seite nicht eindeutig. Endzustand: Jede Position trägt einen aufgelösten Artikelbezug oder ist sichtbar als Textposition markiert.

Schritt 4: Preise, Nachlässe und Rundung festlegen

Übertragen Sie den Netto-Einzelpreis und genau einen Nachlass und lassen Sie nur eine Seite rechnen: Zeilensummen und Belegsumme entstehen im ERP. Wie viele Nachkommastellen eine Belegsumme trägt, gibt die ISO-4217-Liste je Währung vor (Register vom 17. September 2026): für den Euro und den Schweizer Franken zwei, für den Yen null, für den Bahrain-Dinar drei. Runden Sie Beträge deshalb auf die Stellenzahl der jeweiligen Währung und legen Sie zusätzlich fest, ob je Position oder erst am Schluss gerundet wird.

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: drei Positionen zu je 33,33 Euro netto mit 7 Prozent Nachlass. Je Position ergibt 33,33 × 0,93 = 30,9969, auf zwei Nachkommastellen gerundet 31,00, zusammen 93,00 Euro. Erst die Summe gerechnet ergibt 99,99 × 0,93 = 92,9907, gerundet 92,99 Euro. Die beiden Wege liegen einen Cent auseinander. Endzustand: Angebots- und Auftragssumme weichen nur um die Beträge ab, die aus der vereinbarten Rundung folgen.

Schritt 5: Steuer, Währung und Termin im ERP bestimmen lassen

Kopieren Sie keinen Steuersatz und keinen zugesagten Liefertermin in den Auftrag. Lassen Sie den Steuerschlüssel und den Umrechnungskurs stattdessen im ERP aus dem Vorgang entstehen und die Verfügbarkeit dort prüfen. Der im Angebot ausgewiesene Satz dient als Kontrolle, nicht als Wert; welcher Satz für die Leistung gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Endzustand: Der Auftrag trägt einen Steuerschlüssel, eine Währung und einen Termin, die im ERP entstanden sind.

Schritt 6: Erfolg prüfen und Auftragsnummer zurückmelden

Nach der Bestätigung des ERP schreiben Sie die Auftragsnummer und den Änderungsstand zurück in das CRM. Senden Sie dasselbe Angebot danach ein zweites Mal mit demselben Übergabeschlüssel: Es darf kein zweiter Auftrag entstehen. Diesen Test wiederholen Sie, bevor der Vorgang in den Echtbetrieb geht. Endzustand: CRM und ERP nennen dieselbe Auftragsnummer.

Schritt 7: Angebotsfassung einfrieren

Setzen Sie das Angebot auf angenommen und entziehen Sie ihm die Schreibrechte für Preise, Mengen und Positionen. Ob ein Angebot bindet und was eine Auftragsbestätigung ändert, regelt das Recht des jeweiligen Landes: Für Deutschland steht das in Auftragsbestätigung und Vertragsschluss, für den Überblick in Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung. Endzustand: Am angenommenen Angebot lässt sich kaufmännisch nichts mehr ändern.

Änderungen nach der Übergabe

Die Übergabe ist kein Endpunkt. Ohne festen Weg für Änderungen tragen CRM und ERP zwei Fassungen desselben Vorgangs. Ordnen Sie jede Änderung zuerst einer Klasse zu.

Änderungsart	Wo erfassen	Wirkung auf die andere Seite
kaufmännisch: Menge, Preis, Nachlass, Position, Lieferanschrift, Termin	im ERP als Änderung am Auftrag	das CRM erhält die neue Fassung, die Auftragsnummer und den Änderungsstand und ändert selbst nichts nach
vertrieblich: Phase, Wahrscheinlichkeit, Notiz, nächste Aufgabe	im CRM	das ERP erhält nichts, solange der Auftragsinhalt gleich bleibt
Stammdaten: Anschrift, Ansprechpartner, Zahlungsbedingung im Kundenstamm	im führenden System für Stammdaten	beide Systeme lesen den neuen Stand; Belege behalten die Kopie, die sie erhalten haben
Kundenseitig: Rückfrage, Verhandlung, noch keine Zusage	im CRM am Angebot oder an der Chance	kein neuer Auftrag; erst mit der Zusage läuft eine Übergabe oder eine Auftragsänderung

Der Ablauf für eine Änderung sieht dann so aus:

Prüfen Sie den Änderungsstand, bevor Sie schreiben. Bei einem Aufruf über eine HTTP-Schnittstelle leistet das das Änderungskennzeichen im Feld ETag. Gesendet wird es mit der Bedingung If-Match; der Empfänger muss beide Werte mit der starken Vergleichsfunktion vergleichen. Für den Vergleich taugt daher nur ein starker ETag, also einer ohne das Kennzeichen W/ (RFC 9110, Abschnitte 8.8.3.2 und 13.1.1). Passt der Wert nicht mehr, darf der Empfänger mit 412 Precondition Failed antworten (Abschnitt 15.5.13). Hat er die Änderung bereits ausgeführt, darf er stattdessen eine erfolgreiche 2xx-Antwort senden (Abschnitt 13.1.1). Legen Sie in der Schnittstellenvereinbarung fest, welcher der beiden Fälle gilt, und übernehmen Sie die Änderung bei 412 in die frische Fassung, statt sie zu überschreiben.
Erfassen Sie die kaufmännische Änderung am Auftrag, nicht am eingefrorenen Angebot.
Erzeugen Sie die betroffenen Kopien neu — Positionstext, Preis, Ansprechpartner, Lieferanschrift — und halten Sie am Auftrag fest, dass er nun vom Angebot abweicht.
Betrifft die Änderung den Kunden, lösen Sie eine neue Bestätigung aus dem ERP aus. Führen Sie den Vorgang nach der Belegkette von Angebot bis Rechnung weiter.
Melden Sie die neue Fassung ins CRM zurück, mit Änderungsstand und Status; die Angebotsfassung bleibt unangetastet.
Wiederholen Sie nach jeder Änderung den Abgleich aus dem nächsten Abschnitt.

So prüfen Sie das Ergebnis

Kopfvergleich: Debitorennummer, Ansprechpartner, Währung, Zahlungsbedingung, Lieferanschrift und Wunschtermin Feld für Feld gegen das angenommene Angebot.
Positionszahl und Mengensummen je Einheitencode.
Summen: Zeilensummen und Belegsumme in der Belegwährung mit der Stellenzahl, die die ISO-4217-Liste für diese Währung nennt (EUR und CHF: zwei).
Referenzen: Steht im Auftrag die Angebotsnummer mit Versionsstand, und im CRM die Auftragsnummer?
Schlüsselprobe: dasselbe Angebot ein zweites Mal senden; erwarten Sie keine zweite Auftragsnummer.
Änderungsstand: Datum, Uhrzeit und Versatz auf beiden Seiten vergleichen; ohne bekannte gemeinsame Zeitbasis lässt sich kein Änderungsstand eindeutig zuordnen (RFC 3339, Abschnitte 4.4 und 5.6).
Textpositionen und Varianten: Kontrollieren Sie, dass keine Alternative und keine Textzeile unterwegs verloren ging.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
zwei Aufträge aus einem Angebot	die Übergabe wurde mehrfach ausgelöst, und der Empfänger kennt keinen Schlüssel, der die zweite Sendung abweist	Übergabeschlüssel beim Empfänger speichern und eine zweite Sendung mit demselben Schlüssel ablehnen; Wiederholungen nur mit Nachweis (RFC 9110, Abschnitt 9.2.2), siehe Schnittstellenfehler überwachen
Belegsumme weicht um Cent-Beträge ab	der Nachlass steht einmal als Prozentsatz und einmal als Betrag, oder beide Seiten runden anders	eine Seite rechnen lassen und die Rundung festlegen, je Position oder am Schluss, auf der Stellenzahl der Währung (EUR und CHF: zwei)
Menge oder Verpackung kommt falsch an	die Einheit wurde als Anzeigetext gesendet und auf der anderen Seite umgedeutet	Einheitencode vereinbaren und den Klartext nur anzeigen
Positionstext im Auftrag weicht vom Angebot ab	der Text wurde beim Übergang aus dem aktuellen Artikelstamm neu gebildet	den Text aus dem Angebot übernehmen und Abweichungen bewusst als Änderung führen
Kunde wird an eine alte Anschrift geliefert	die Lieferanschrift wurde aus dem Kundenstamm überschrieben statt als Kopie übernommen	Liefer- und Rechnungsanschrift als getrennte Blöcke führen
Änderung im CRM ist im ERP nicht sichtbar	zwei Stellen halten denselben Vorgang offen, und keine Feldverantwortung ist festgelegt	nach der Übergabe die Schreibrechte am Angebot entziehen und je Feld ein führendes System festlegen; ob dafür das CRM im ERP-Modul genügt, klärt CRM im ERP-Modul

Wann Sie Hilfe holen sollten

Bietet Ihr CRM keine Schnittstelle und Sie übernehmen Angebote als Datei, klären Sie zuerst die Formatfragen aus CSV-Austausch mit dem ERP. Fehlt die Zuordnungstabelle für externe Artikelnummern oder weichen die Summen nach mehreren Tests weiter ab, gehört der Fall in den Schnittstellentest vor dem Start. Planen Sie dort je einen Testfall pro Änderungsart. Fragen zur Bindung eines Angebots, zum Vertragsschluss und zur Umsatzsteuer gehören nicht in die Feldzuordnung; klären Sie sie mit Ihrer Steuer- oder Rechtsberatung im jeweiligen Land. Und wenn personenbezogene Daten zwischen zwei Systemen oder Anbietern fließen, klären Sie die Rollen der Beteiligten, bevor Sie die erste Übergabe scharf schalten. Eine dauerhafte Anbindung statt wiederkehrender Dateien prüfen Sie mit den Kriterien für eine offene ERP-Schnittstelle.