Elektrohandwerk: Material im Servicefahrzeug und Nachbestellung

Ein Monteur entnimmt drei Klemmen, zwei Meter Leitung und einen Schalter. Im System steht davon nichts, und am Freitag bestellt niemand nach. Der Unterschied zwischen einem Lagerort und einem Schwundposten ist eine Buchung mit Auftragsbezug.

Was Sie vorab brauchen

• je Fahrzeug eine eigene Lagerort-Kennung, untergeordnet dem Standort und nicht dem Mitarbeitenden
• je Artikel und Fahrzeug einen Tagesverbrauch als Planwert, einen Zielbestand und die Verpackungseinheit des Großhandels
• den Bestellzyklus, also den Bestelltag, und die Lieferzeit des Großhandels je Artikelgruppe, beide in Arbeitstagen
• eine Regel, welcher Auftrag eine Entnahme trägt, und die Berechtigung, wer im Fahrzeug buchen darf
• einen Zähltermin je Fahrzeug und ein Protokoll mit Ort, Datum, zählender Person und Unterschrift
• eine Liste der Artikel, die im Fahrzeug geführt werden, mit Höchstmenge je Fach

Diese Angaben gehören ins System. Stehen sie in einer Tabelle daneben, lässt sich der Bestand nicht nachrechnen, und eine Differenz lässt sich keiner Ursache zuordnen.

Schritt für Schritt: vom Fahrzeuglager zum Nachschub

1. 1
   Fahrzeug als Lagerort anlegeneigenes Unterlager je Fahrzeug mit Verantwortlichem
2. 2
   Zielbestand festlegenTagesverbrauch, Bestellzyklus, Lieferzeit, Sicherheitsbestand
3. 3
   Entnahme am Auftrag buchenMenge, Datum und Auftrag in einer Buchung
4. 4
   Verfügbaren Bestand rechnenBestand minus Reservierungen plus offene Bestellung
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   Nachbestellung freigebenDifferenz zum Zielbestand, gerundet auf Verpackungseinheiten
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   Zählen und Buchbestand berichtigenProtokoll je Fahrzeug, Differenz mit Grund

Der Ablauf ist eine betriebliche Festlegung; Tage und Mengen im Rechenbeispiel sind erfundene Werte.

Quelle: Redaktionelles Schema

Schritt 1: Fahrzeug als Lagerort anlegen

Wer Material im Fahrzeug führt, braucht dafür eine Ortskennung: Kennzeichen, Kostenstelle und eine verantwortliche Person. Legen Sie je Fahrzeug ein Unterlager an. Hängen Sie den Bestand an das Fahrzeug und nicht an die Person, denn beim Fahrzeugwechsel wandert der Bestand sonst mit. Ergebnis: Jedes Fahrzeug steht mit eigenem Bestand in der Bestandsliste, und eine Entnahme ohne Lagerort ist nicht buchbar.

Schritt 2: Zielbestand je Artikel und Fahrzeug festlegen

Den Nachschub steuern zwei Werte: ein Auslösepunkt und eine Obergrenze. Der Zielbestand folgt aus dem Verbrauch in der Zeit zwischen zwei Bestellungen und bis zur Lieferung, plus einem Puffer:

Zielbestand in Stück = Tagesverbrauch in Stück je Arbeitstag × (Bestellzyklus in Arbeitstagen + Lieferzeit in Arbeitstagen) + Sicherheitsbestand in Stück

Wer mit fester Bestellmenge arbeitet, braucht zusätzlich einen Meldebestand als Auslöser. Wer auf einen Zielbestand auffüllt, prüft in jedem Bestellzyklus den verfügbaren Bestand und bestellt die Differenz. Eine gesetzliche Rechenvorschrift für diese Werte nennen die hier geöffneten Quellen nicht; sie sind Vereinbarungen der Disposition. Wie der Sicherheitsbestand aus einem Servicegrad folgt, zeigt Sicherheitsbestand mit Servicegrad berechnen; die Auslöseformel allein steht unter Meldebestand. Ergebnis: zwei Zahlen je Artikel und Fahrzeug im Artikel- oder Lagerortdatensatz.

Schritt 3: Entnahme am Auftrag buchen

Buchen Sie die Entnahme in dem Moment, in dem das Material aus dem Fach geht, und hängen Sie sie an den Auftrag, für den es verbraucht wird. Der Auftrag trägt Datum, Menge, Artikel und den Kunden; damit ist die Buchung nachvollziehbar, und der Verbrauch erscheint in der Nachkalkulation des Auftrags, nicht als eine Zeile für die ganze Woche. Bei Meterware gehört die abgeschnittene Länge in die Buchung, sonst stimmt der Bestand nach der dritten Rolle nicht mehr. Eine gesetzliche Tagesfrist gibt es dafür nicht: § 239 Abs. 2 HGB und § 190 Abs. 3 UGB verlangen vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Eintragungen, ohne den Tag zu nennen. Was zeitgerecht heißt, konkretisiert für Deutschland die GoBD: Jeder Geschäftsvorfall ist möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung in einer Grundaufzeichnung zu erfassen (Rz. 46), eine nur periodenweise Verbuchung ist unbedenklich, solange der Vorgang vorher zeitnah festgehalten und vollständig gesichert ist (Rz. 50). In Österreich gilt eine Eintragung für einen Kalendermonat als zeitgerecht, wenn sie spätestens einen Monat und 15 Tage nach dessen Ablauf erfolgt (§ 131 Abs. 1 Z 2 lit. a BAO). Die Buchung am Einsatztag ist die Empfehlung dieses Artikels und keine gesetzliche Grenze: Sie hält den Beleg in dem Moment fest, in dem der Auftragsbezug noch eindeutig ist. In der Schweiz gehört der Belegnachweis für die einzelne Buchung zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 OR). Ergebnis: Jede Entnahme ist einem Auftrag, einem Datum und einer Person zugeordnet.

Schritt 4: Verfügbaren Bestand rechnen

Wer die Bestellmenge aus dem Regalbestand rechnet, bestellt doppelt, sobald eine Lieferung unterwegs ist, und zu spät, wenn Reservierungen den Bestand schon gebunden haben. Maßgeblich ist deshalb der verfügbare Bestand: Fahrzeugbestand, abzüglich reservierter Auftragsmengen, zuzüglich der unterwegs befindlichen Lieferung, abzüglich Rückstände aus Fehlmengen. Prüfen Sie, ob Ihr System diese Größe als eigene Zahl führt oder ob Sie sie aus mehreren Feldern zusammensetzen müssen. Ergebnis: eine Zahl je Artikel und Fahrzeug, in der die offene Bestellung steckt.

Schritt 5: Nachbestellung auslösen und Wareneingang buchen

Material kommt auf zwei Wegen ins Fahrzeug: vom Großhandel als Wareneingang oder aus dem Hauptlager als Umlagerung. Beides sind Buchungen. Bei Direktlieferung entsteht ein Wareneingang auf dem Fahrzeuglager, bei Abgabe eine Umlagerung vom Hauptlager ins Fahrzeuglager; in beiden Fällen steigt der Fahrzeugbestand am Tag der Übergabe, nicht am Tag der Bestellung. Fassen Sie die Vorschläge je Fahrzeug zu einer Bestellung zusammen und lassen Sie sie freigeben, statt jede Position einzeln zu bestellen. Wechselt Material zwischen Fahrzeugen, buchen Sie auch das als Umlagerung; die Mechanik mit Transferaufträgen und Bestand im Zulauf beschreibt Filialnetz: Nachschub und Umlagerung. Ergebnis: Der Bestand steigt am Übergabetag, und die offene Bestellung bleibt im Fahrzeuglager sichtbar.

Schritt 6: Fahrzeug zählen und Buchbestand berichtigen

Zählen Sie jedes Fahrzeug körperlich und buchen Sie die Differenz als Inventurdifferenz mit Grund: Schwund, Bruch, nicht gebuchte Entnahme oder Buchung auf das falsche Fahrzeug. Stilles Anpassen des Buchbestands zerstört die Spur, die den Lagerort vom Schwundposten unterscheidet. Ergebnis: ein unterzeichnetes Zählprotokoll je Fahrzeug und ein berichtigter Buchbestand, dessen Genauigkeit Sie messen können (Bestandsgenauigkeit messen).

Ein Rechenbeispiel für drei Fahrzeuge

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Ein Elektrobetrieb führt in drei Fahrzeugen dieselbe Klemme. Der Verbrauch liegt bei 12 Stück je Arbeitstag und Fahrzeug, bestellt wird einmal pro Woche (Bestellzyklus 5 Arbeitstage), die Lieferzeit des Großhandels beträgt 2 Arbeitstage, der Sicherheitsbestand 24 Stück für 2 Arbeitstage. Die Verpackungseinheit umfasst 50 Stück.

Zielbestand = 12 × (5 + 2) + 24 = 84 + 24 = 108 Stück.

Fahrzeug	Bestand in Stück	reserviert in Stück	unterwegs in Stück	verfügbar in Stück	Fehlmenge in Stück	Verpackungseinheiten	Bestellung in Stück
Fahrzeug 1	46	4	0	42	66	2	100
Fahrzeug 2	88	12	0	76	32	1	50
Fahrzeug 3	30	0	100	130	0	0	0
Summe	164	16	100	248	98	3	150

Fahrzeug 3 zeigt den Fall, der ohne verfügbaren Bestand zur Doppelbestellung führt: 100 Stück sind unterwegs, der verfügbare Bestand liegt mit 130 Stück über dem Zielbestand von 108 Stück, also wird nichts bestellt. Bei Fahrzeug 1 fehlen rechnerisch 66 Stück; weil der Großhandel nur in 50er-Einheiten liefert, werden 100 Stück bestellt.

Nach dem Wareneingang liegen in Fahrzeug 1 146 Stück; bei 12 Stück je Arbeitstag trägt das 12,2 Arbeitstage. Der Zielbestand über alle drei Fahrzeuge bindet 324 Stück; bei einem angenommenen Einstandspreis von 0,28 Euro je Stück sind das 90,72 Euro Kapitalbindung. Für eine Klemme ist das wenig; bei Leitungen und Schaltern steht dieselbe Rechnung über einen größeren Betrag.

So prüfen Sie das Ergebnis

• Zielbestandsprobe: 12 × 7 = 84; 84 + 24 = 108 Stück.
• Verfügbarprobe: 46 − 4 + 0 = 42; 88 − 12 + 0 = 76; 30 − 0 + 100 = 130 Stück.
• Bestellprobe: 108 − 42 = 66, auf 50er-Einheiten aufgerundet 100; 108 − 76 = 32, aufgerundet 50; zusammen 150 Stück in drei Verpackungseinheiten.
• Deckungsprobe: Bestellzyklus und Lieferzeit umfassen 7 Arbeitstage, der Sicherheitsbestand deckt 2 weitere; nach dem Wareneingang reicht der Bestand in Fahrzeug 1 mit 12,2 Arbeitstagen über dieses Fenster hinaus.
• Kapitalprobe: 3 × 108 = 324 Stück Zielbestand; 324 × 0,28 Euro = 90,72 Euro.
• Buchungsprobe: Anfangsbestand plus Wareneingänge und Umlagerungen auf das Fahrzeug minus Entnahmen und Umlagerungen von ihm weg muss den gebuchten Endbestand ergeben. Die Abweichung zum gezählten Bestand ist die Inventurdifferenz; führen Sie sie in Stück und bewerten Sie sie erst danach mit dem Einstandspreis.

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Mögliche Ursache	Abhilfe
Der Bestand im Fahrzeug stimmt nie mit dem System überein	Entnahmen werden gesammelt am Monatsende gebucht	Entnahme am Einsatztag am Auftrag buchen (Empfehlung dieses Artikels) und die Regel für alle Fahrzeuge gleich setzen
Ein Artikel wird doppelt bestellt	Die Bestellmenge rechnet nur den Regalbestand, nicht die unterwegs befindliche Lieferung	Verfügbaren Bestand aus Bestand, Reservierung und offener Bestellung bilden
Fahrzeuge sind voll, obwohl die Arbeit ausgeht	Zielbestand aus dem Spitzenbedarf eines einzelnen Auftrags abgeleitet	Tagesverbrauch über einen längeren Zeitraum bilden und Ausreißer als eigenen Bedarf planen
Nach dem Urlaub fehlt Material im Fahrzeug	Der Bestand hängt am Mitarbeitenden statt am Fahrzeug	Lagerort je Fahrzeug führen und beim Fahrzeugwechsel umbuchen
Kabelreste verfälschen den Bestand	Meterware wird in Rollen statt in Metern gebucht	Meterware mit Länge buchen und Reststücke als eigene Menge führen
Die Zählung ergibt eine Differenz ohne Erklärung	Die Differenz wird stillschweigend berichtigt	Differenz mit Grundcode buchen und die Gründe je Fahrzeug auswerten

Was das Recht zum Bestandsnachweis verlangt

Das Material im Servicefahrzeug ist ein Vermögensgegenstand des Betriebs; § 240 Abs. 1 HGB zählt zu den zu verzeichnenden Positionen ausdrücklich die sonstigen Vermögensgegenstände. Wie der Nachweis aussieht, regelt jedes Land selbst; die Einzelheiten stehen in den Länderartikeln.

Deutschland. § 240 Abs. 1 HGB verlangt, die sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und ihren Wert anzugeben; nach Abs. 2 ist für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs ein Inventar aufzustellen. Eine körperliche Bestandsaufnahme zu diesem Zeitpunkt ist nicht zwingend: § 241 Abs. 2 HGB lässt ein anderes, den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechendes Verfahren zu, wenn es sichert, dass der Bestand nach Art, Menge und Wert auch ohne körperliche Aufnahme festgestellt werden kann; § 241 Abs. 1 HGB lässt mathematisch-statistische Stichprobenverfahren zu, wenn ihr Aussagewert dem einer körperlichen Bestandsaufnahme gleichkommt. Ein Zählintervall je Lagerort, ein Zählprotokoll und eine Aufbewahrungsfrist dafür stehen in § 240 und § 241 HGB nicht; Intervall und Beleg folgen aus dem gewählten Nachweisverfahren, das Sie beschreiben und nachweisen müssen. Für ein Fahrzeuglager heißt das: einzeln belegte Zu- und Abgänge, damit der Buchbestand den Bestand nach Art und Menge feststellt, und eine körperliche Prüfung je Fahrzeug in einem Abstand, den Sie festlegen (permanente Inventur im Lagersystem). Das unterzeichnete Zählprotokoll je Fahrzeug ist eine betriebliche Festlegung dieses Artikels, keine Formvorschrift der geöffneten Normen.

Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 800.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 80.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, brauchen die §§ 238 bis 241 HGB nicht anzuwenden (§ 241a Satz 1 HGB); Handelsgesellschaften nennt die Vorschrift nicht. Diese Fassung gilt erstmals für das nach dem 31. Dezember 2023 beginnende Geschäftsjahr, die Beträge gelten seit 28. März 2024 (Art. 92 EGHGB). Die Befreiung wirkt handelsrechtlich: Ein gewerblicher Unternehmer, der nach den Feststellungen der Finanzbehörde für den einzelnen Betrieb einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Kalenderjahr oder einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 80.000 Euro im Wirtschaftsjahr erzielt, muss nach § 141 Abs. 1 AO auch dann Bücher führen und jährliche Bestandsaufnahmen machen, wenn sich die Pflicht nicht aus § 140 AO ergibt; die §§ 238, 240 und 241 HGB gelten dabei sinngemäß.

Österreich. § 191 Abs. 1 und 2 UGB verlangt ein Inventar zu Beginn des Unternehmens und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs. Die Vermögensgegenstände sind nach § 192 Abs. 1 UGB im Regelfall durch körperliche Bestandsaufnahme zu erfassen; Abs. 2 lässt für den Schluss des Geschäftsjahrs ein anderes, den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechendes Verfahren zu, wenn es den Bestand nach Art, Menge und Wert feststellt. Rechnungspflichtig sind Kapitalgesellschaften und die in § 189 Abs. 1 Z 2 UGB genannten Personengesellschaften; alle anderen Unternehmer trifft es bei mehr als 700.000 Euro Umsatzerlösen je einheitlichem Betrieb im Geschäftsjahr (§ 189 Abs. 1 Z 3 UGB). Diese Schwelle wirkt nicht sofort: Nach § 189 Abs. 2 Z 1 UGB treten die Rechtsfolgen ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr ein, wenn der Wert in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren überschritten wird, und sie entfallen ab dem folgenden Geschäftsjahr, wenn er in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr überschritten wird. Nach Abs. 2 Z 2 treten sie schon ab dem folgenden Geschäftsjahr ein, wenn die Überschreitung mindestens 300.000 Euro beträgt oder wenn bei Gesamt- oder Einzelrechtsnachfolge in den Betrieb oder Teilbetrieb eines Unternehmens der Rechtsvorgänger zur Rechnungslegung verpflichtet war; das gilt nicht, wenn der Schwellenwert für den übernommenen Betrieb oder Teilbetrieb in den letzten zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht erreicht wurde. Bei Aufgabe eines Teilbetriebs entfallen die Rechtsfolgen ab dem folgenden Geschäftsjahr, wenn der Schwellenwert um mindestens die Hälfte unterschritten wird. Freie Berufe, Land- und Forstwirte und Unternehmer mit Überschussrechnung nimmt § 189 Abs. 4 UGB aus (Inventurpflicht in Österreich).

Schweiz. Nach Art. 958c Abs. 2 OR ist der Bestand der einzelnen Positionen in der Bilanz und im Anhang durch ein Inventar oder auf andere Art nachzuweisen. Belegnachweis und Nachprüfbarkeit gehören zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 und 5 OR); jede Entnahme braucht damit einen Beleg. Einen Zähltermin und eine körperliche Bestandsaufnahme nennen die hier geöffneten Artikel des OR nicht. Der Buchführungspflicht unterliegen Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab einem Umsatzerlös von mindestens 500.000 Franken im letzten Geschäftsjahr sowie juristische Personen (Art. 957 Abs. 1 OR). Die erleichterte Stufe trifft nicht jede Gesellschaft mit kleinem Umsatz: Bloß über Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen nach Art. 957 Abs. 2 Z 1 OR Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als 500.000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr, nach Z 2 und Z 3 derselben Bestimmung bestimmte Vereine und Stiftungen; eine juristische Person fällt nicht wegen ihres Umsatzes darunter. Für die Unternehmen nach Abs. 2 gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sinngemäß (Art. 957 Abs. 3 OR) (Inventurpflicht in der Schweiz).

Wann Sie Hilfe holen sollten

• Wenn Buchbestand und gezählter Bestand über mehrere Monate auseinanderlaufen: Klären Sie zuerst, ob die Entnahmen zeitgerecht gebucht werden, und erst danach, ob die Zählung zu ungenau ist.
• Wenn Ihre Steuerberatung den Jahresabschluss aus dem ERP übernimmt: Ob der Buchbestand die Inventurgrundlage sein darf, ist eine Frage des Nachweisverfahrens, nicht des Lagers.
• Wenn mehrere Fahrzeuge, Fahrzeugwechsel und Umlagerungen zwischen Monteuren dazukommen: Fragen Sie den Anbieter, ob Lagerorte je Fahrzeug, Reservierungen und offene Bestellungen in einer Verfügbarkeitszahl zusammenlaufen (Anforderungen an das ERP im Elektrohandwerk).
• Wenn niemand die Verantwortung für die Fahrzeugbestände trägt: Ohne benannte Person bleibt jede Differenz unerklärt.