Elektrohandwerk: ERP für Prüfprotokolle, Service und Wartung

Ein Elektrobetrieb übergibt nichts Fertiges: Er hinterlässt eine Anlage, die danach geprüft, gekennzeichnet und gewartet werden muss. Das ERP muss zwei Dinge verbinden: den Auftrag mit Material, Zeit und Abrechnung und die Anlage beim Kunden mit Prüftermin, Protokoll und Vertrag.

Worum es bei der Auswahl geht

Zur Wahl stehen eine Branchenlösung für das Elektrohandwerk und ein allgemeines ERP mit Handwerksmodulen. Geprüft werden die Felder, an denen der Betrieb hängt: Anlage, Prüftermin, Fahrzeuglager, Vertrag und Großhandelspreis.

Die Prüfpflicht trifft den Betreiber der Anlage, nicht den Handwerksbetrieb. In Deutschland muss der Unternehmer nach § 5 Abs. 1 der DGUV Vorschrift 3 dafür sorgen, dass seine elektrischen Anlagen und Betriebsmittel vor der ersten Inbetriebnahme, nach einer Änderung oder Instandsetzung vor der Wiederinbetriebnahme und in bestimmten Zeitabständen geprüft werden (maßgeblich ist die Fassung, die sein Unfallversicherungsträger in Kraft gesetzt hat); die Prüfung vor der ersten Inbetriebnahme entfällt, wenn ihm Hersteller oder Errichter bestätigen, dass die Anlagen und Betriebsmittel den Bestimmungen der Vorschrift entsprechend beschaffen sind (§ 5 Abs. 4). Der Elektrobetrieb ist hier Errichter: Seine Erstprüfprotokolle, Messwerte und Schaltpläne sind die Grundlage, auf der der Kunde später wiederkehrend prüfen lässt. Fehlen sie, kann der Umfang der wiederkehrenden Prüfung dem der Erstprüfung entsprechen (DGUV Information 203-071, Anhang A.1.1).

In Österreich gilt die Elektroschutzverordnung 2012 (ESV 2012) in Arbeitsstätten, auf Baustellen und an auswärtigen Arbeitsstellen (§ 1 Abs. 1 ESV 2012). In der Schweiz setzt der Eigentümer die periodische Kontrolle nach der Niederspannungs-Installationsverordnung (NIV) durch; die Kontrollperiode beträgt je nach Installationsart ein, drei, fünf, zehn oder zwanzig Jahre (Anhang NIV). Wer an der Planung, Erstellung, Änderung oder Instandstellung der Installation beteiligt war, darf die periodische Kontrolle an derselben Installation nicht durchführen (Art. 31 NIV). Ein Betrieb, der in zwei Ländern arbeitet, braucht im ERP je Land eigene Fristen, Befundfelder und Aufbewahrungsregeln.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle nennt die Anforderungen mit Einstufung, Begründung und Prüfschritt. Muss heißt: ohne diese Funktion lässt sich der Vorgang nicht nachweisen; Soll heißt: der Aufwand sinkt; Nice-to-have heißt: Komfort, der nachrüstbar ist.

Anforderung	Einstufung	Warum es zählt	So prüfen Sie es
Anlagenverzeichnis je Objekt und Anlage	Muss	Ohne Objekt- und Anlagenbezug lässt sich kein Prüftermin zuordnen	Zwei Objekte anlegen und Verteilungen, Stromkreise und Betriebsmittel als Datensätze führen
Erstprüfprotokoll mit Messwerten an der Anlage	Muss	Fehlen die Erstprüfwerte, kann die wiederkehrende Prüfung so umfangreich werden wie die Erstprüfung (DGUV Information 203-071, Anhang A.1.1)	Ein Protokoll importieren und an der Anlage wiederfinden
Prüffrist und nächster Termin je Anlage	Muss	In Deutschland setzt der Betreiber die Frist über die Gefährdungsbeurteilung, in Österreich begrenzt § 9 Abs. 2 ESV 2012 die Abstände, in der Schweiz die Kontrollperiode des Anhangs der NIV	Fristen je Anlagentyp setzen und den fälligen Termin in der Wiedervorlage sehen
Kennzeichnung mit Prüfdatum und nächstem Termin	Muss	Die DGUV Information 203-071 schlägt für die Kennzeichnung Prüfdatum, nächsten Prüftermin und Prüfgrundlage vor (Anhang D); in Österreich kann bei elektrischen Betriebsmitteln statt des Einsehens am Einsatzort eine Prüfplakette angebracht werden, die Datum der letzten wiederkehrenden Prüfung, Zuordnung zum Prüfbefund, unverwischbare Beschriftung und gut sichtbare Anbringung aufweist (§ 11 Abs. 3 und 4 ESV 2012)	Plakette aus dem Prüfauftrag drucken und dem Gegenstand zuordnen
Dokumente am Objekt (Schaltplan, Errichterbescheinigung, Prüfbefund)	Muss	In Österreich enthält der Prüfbefund Prüfdatum, Prüfperson, Unterschrift, Umfang und Ergebnis und muss in der Arbeitsstätte oder am Einsatzort einsehbar sein (§ 11 Abs. 1 und 3 ESV 2012)	Ein Dokument öffnen und einem anderen Monteur zuordnen
Aufbewahrung nach Befundart	Muss	Erstprüfungsbefunde sind in Österreich bis zur Stilllegung der Anlage aufzubewahren, bei wiederkehrenden Prüfungen mindestens die letzten beiden Befunde; beträgt das Prüfintervall mehr als drei Jahre, genügt der letzte Befund (§ 11 Abs. 2 ESV 2012)	Den ältesten aufbewahrungspflichtigen Befund finden
Fahrzeuglager als eigener Lagerort	Muss	Material aus dem Fahrzeug fehlt sonst im Bestand und in der Nachkalkulation	Eine Entnahme am Fahrzeug buchen und den Verbrauch am Auftrag sehen
Wartungsvertrag mit Laufzeit, Leistungsumfang und Fälligkeit	Muss	Ohne Fälligkeit entsteht aus dem Vertrag keine Rechnung	Ein Vertragsjahr anlegen und die Fälligkeiten prüfen
Import der Artikel- und Preisdaten des Großhandels	Muss	Ohne Import werden Artikel- und Preisdaten von Hand gepflegt	Zwei Datenlieferungen nacheinander einspielen und die Preisentwicklung nachsehen
Projektabrechnung mit Abschlägen, Nachträgen und Schlussrechnung	Muss	Installationen laufen über Wochen; abgerechnet wird nach Baufortschritt	Einen Abschlag und einen Nachtrag aus demselben Projekt erzeugen
Nachbestellung nach Meldebestand je Fahrzeug	Soll	Ohne Nachschubregel fehlt das Material beim nächsten Einsatz	Den Bestand unter den Meldebestand buchen und den Vorschlag prüfen
Zeiterfassung je Auftrag und Nachkalkulation	Soll	Ohne Ist-Zeiten bleibt die Kalkulation eine Annahme	Ein Projekt nachrechnen und mit dem Angebot vergleichen
Prüfgerät-Anbindung (Protokollimport)	Nice-to-have	Der Import aus dem Messgerät erspart das Abtippen der Messwerte	Ein Protokoll aus dem Gerät übernehmen

Erstprüfung, Kennzeichnung und Dokumente

Was im Einzelnen geprüft wird, steht in den elektrotechnischen Regeln: DIN VDE 0100-600 (Ausgabe Juni 2017) für die Prüfung vor der Inbetriebnahme und DIN VDE 0105-100 (Ausgabe Oktober 2015) für den Betrieb. Beide sind VDE-Normen und keine Gesetze; sie binden, wenn ein Vertrag sie vereinbart. Die DGUV Vorschrift 3 verweist in § 2 Abs. 2 auf die VDE-Bestimmungen, auf die die Berufsgenossenschaft in ihrem Mitteilungsblatt hingewiesen hat. Von beiden Normen liegen Entwürfe für Neuausgaben vor (E DIN VDE 0100-600:2025-12, E DIN VDE 0105-100:2026-10); Entwürfe wendet man noch nicht an. Für Energieanlagen im Sinne des EnWG fordert § 49 Abs. 1 zusätzlich, dass sie nach den allgemein anerkannten Regeln der Technik errichtet und betrieben werden; deren Einhaltung wird vermutet, wenn die technischen Regeln des VDE eingehalten sind (§ 49 Abs. 2). In Österreich verlangt § 8 ESV 2012 eine Prüfung vor Inbetriebnahme nach Errichtung, nach wesentlichen Änderungen und nach Instandsetzung.

Prüffristen nach Land

Die DGUV Vorschrift 3 nennt keine feste Prüffrist; der Betreiber legt sie im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung fest. Die Empfehlungen der Durchführungsanweisungen zu § 5 sind Richtwerte mit orientierendem Charakter und keine Wunschfristen (DGUV Information 203-071, Abschnitt 7). Die DGUV überarbeitet die Vorschriften 3 und 4; die Fassung von 1997 gilt weiter (Pressemitteilung vom 17. Juli 2026).

In Österreich sind die Abstände begrenzt: längstens fünf Jahre, bei geringer Belastung wie in Büros oder Handels- und Dienstleistungsbetrieben längstens zehn Jahre, in explosionsgefährdeten Bereichen und in Bereichen mit explosionsgefährlichen Arbeitsstoffen längstens drei Jahre, in solchen Bereichen bei außergewöhnlicher Beanspruchung längstens ein Jahr, auf Baustellen längstens ein Jahr und bei Untertagebauarbeiten längstens sechs Monate (§ 9 Abs. 2 ESV 2012). Kürzere Abstände hat die Behörde vorzuschreiben, wenn die Anlage besonderen Einflüssen wie Feuchtigkeit, extremen Temperaturen, Säuren, Laugen, Witterung oder Staub ausgesetzt ist (§ 9 Abs. 3 ESV 2012). Wer selbst auf Baustellen arbeitet, hat dort kürzere Abstände als in einem gering belasteten Büro.

In der Schweiz richtet sich die Kontrollperiode nach der Installationsart und beträgt ein, drei, fünf, zehn oder zwanzig Jahre (Anhang NIV): ein Jahr für Spezialinstallationen nach Anhang Ziff. 1.1 und für Installationen auf Baustellen und Märkten (Ziff. 2.1), drei Jahre unter anderem für die explosionsgefährdeten Bereiche der Zonen 0 und 20 sowie 1 und 21 in Tankstellen und Fahrzeugreparaturwerkstätten (Ziff. 2.2), zwanzig Jahre für alle übrigen Installationen (Ziff. 2.5). Mindestens sechs Monate vor Ablauf fordert die Netzbetreiberin den Eigentümer schriftlich auf, den Sicherheitsnachweis bis zum Ende der Kontrollperiode einzureichen; bei Spezialinstallationen nach Anhang Ziff. 1 und bei Energieerzeugungsanlagen ohne Verbindung mit dem Verteilnetz ist dafür das Inspektorat zuständig (Art. 36 Abs. 1 und 2 NIV).

Wartungsverträge, Fahrzeuglager und Großhandelsdaten

Ein Wartungsvertrag bündelt wiederkehrende Leistungen: Prüfungen, Sichtkontrollen, Notdienst. Für das ERP zählen Laufzeit, Leistungsumfang, Preisregel und die Termine, aus denen Rechnungen entstehen; wie Preise angepasst werden, steht im Artikel Wartungsverträge abrechnen: Preisanpassung nach Index, wie Intervalle zu Aufträgen werden, im Artikel Wartungsplan im ERP aufbauen.

Das Fahrzeuglager ist ein Lagerort mit Verbrauch: Wer Material im Fahrzeug entnimmt, bucht es am Auftrag, und das ERP schlägt die Nachbestellung vor (Material im Servicefahrzeug). Artikel- und Preisdaten des Großhandels kommen als Datenlieferung ins ERP (Datanorm, UGL und IDS), Abschläge und Nachträge aus dem Projektstand (Abschlagsrechnungen im Handwerk).

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Die Kosten bestehen aus einmaligen und laufenden Teilen. Einmalig fallen an: Einrichtung des Anlagenverzeichnisses mit Übernahme der Altbestände, Anpassung der Prüfprotokoll-Vorlagen, Anbindung an Großhandel und Prüfgerät, Schulung. Laufend fallen an: Lizenz je Nutzer, Wartung und Updates, Pflege der Großhandelsdaten, Betrieb und Support.

Tragen Sie je Angebot dieselben Felder ein: Lizenz je Nutzer, Module für Service und Wartung, Schnittstelle zum Großhandel, Prüfgerät-Anbindung, Datenübernahme, Vorlagen, Schulung, Wartungspauschale und Support-Zeiten. Ein leeres Feld ist eine offene Frage, keine Null. Fragen Sie nach Stückpreisen je Prüfung oder je Datenlieferung, wo sie anfallen.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Prüftermine stehen nur im Kalender und nicht an der Anlage.
• Prüfprotokolle liegen als Dateiablage ohne Bezug zur Anlage im System.
• Das Fahrzeuglager ist kein Lagerort; Material im Fahrzeug gilt als verbraucht.
• Wartungsverträge sind als Text hinterlegt, aber ohne Fälligkeiten.
• Der Großhandelsimport ist ein Einmalimport ohne Wiederholung.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Die Tabelle ordnet Fälle aus dem Elektrohandwerk und zeigt, wo Sie zuerst ansetzen.

Betriebsfall	Was am schwersten wiegt
Betrieb mit überwiegend Neuinstallation	Anlagenverzeichnis und Erstprüfprotokoll, weil jede Anlage eine Dokumentation hinterlässt
Betrieb mit Wartungsverträgen	Fälligkeitsliste und wiederkehrende Rechnung, weil der Vertrag sonst nicht abgerechnet wird
Betrieb mit Fahrzeugen	Fahrzeuglager als Lagerort mit Nachbestellung, weil das Material sonst nicht zuordenbar ist
Betrieb in Deutschland und Österreich	Zwei Fristenmodelle nebeneinander, weil die Abstände unterschiedlich begrenzt sind
Betrieb mit Projektgeschäft	Projektabrechnung mit Abschlägen und Nachträgen, weil Installationen über Wochen laufen
Betrieb mit Photovoltaik und Speichern	Anlagendaten und Garantiefristen je Komponente, weil sie an einzelnen Geräten hängen

So vergleichen Sie in sechs Schritten

1. Schreiben Sie auf, welche Objekte und Anlagen Sie betreuen und wo Fristen, Protokolle und Verträge liegen.
2. Zählen Sie die Prüfungen je Frist und Land, die im Jahr anfallen; das ist Ihre Bezugsgröße.
3. Legen Sie ein Testobjekt mit Verteilung, Stromkreisen und einem Erstprüfprotokoll an.
4. Setzen Sie eine Prüffrist, lassen Sie den Termin vorhalten und drucken Sie die Kennzeichnung.
5. Buchen Sie eine Materialentnahme im Fahrzeug und prüfen Sie Nachbestellung, Vertragsfälligkeit und Abschlagsrechnung im selben Projekt.
6. Prüfen Sie zum Schluss den Export: Anlagen, Protokolle und Verträge müssen das System wieder verlassen können.