Wartungsplan im ERP aufbauen: Intervalle, Zähler und Aufträge
Kurz gesagt
Ein Wartungsplan im ERP besteht je Anlage aus Wartungspositionen, einem Intervall und einem Auslöser. Zeitintervalle rechnen mit Kalendertagen, Zählerintervalle mit Betriebsstunden oder Stückzahlen, Ereignisintervalle mit einem Vorfall; kombiniert gilt der zuerst erreichte Wert. Die Fristen kommen aus Herstellerangaben, Gefährdungsbeurteilung und je nach Anlage aus BetrSichV (Deutschland), AM-VO (Österreich) oder VUV (Schweiz).
Das Wichtigste
- Ein Wartungsplan braucht je Position Intervall, Auslöser, Vorlaufzeit und verantwortliche Person.
- Zählerintervalle lösen bei Betriebsstunden oder Stückzahlen aus, nicht bei einem Kalendertag.
- Deutschland: für Arbeitsmittel nach Anhang 3 gilt die Prüffrist als Höchstfrist (§ 3 Abs. 6 Satz 4 BetrSichV).
- Österreich: wiederkehrende Prüfung bestimmter Arbeitsmittel mindestens jährlich, längstens im Abstand von 15 Monaten (§ 8 Abs. 1 AM-VO).
- Schweiz: Arbeitsmittel mit schädigenden Einflüssen nach einem im Voraus festgelegten Plan prüfen und dokumentieren (Art. 32b Abs. 2 VUV).
- DIN 31051 und DIN EN 13306 binden nicht von Gesetzes wegen, sondern über Vertrag oder Verweis.
Was Sie vorab brauchen
Vor der ersten Wartungsposition brauchen Sie fünf Angaben:
- eine Liste der Anlagen mit Anlagennummer, Standort und Inbetriebnahmedatum,
- die Vorgaben je Anlage: Herstellerangaben aus Betriebsanleitung und Wartungsheft, Ihre Gefährdungsbeurteilung und, wo eine Rechtsvorschrift eine Frist setzt, die Fundstelle,
- die Zähler, die eine Anlage liefert, und die Stelle, an der der Zählerstand entsteht,
- eine Auftragsvorlage mit Arbeitsplan, Ersatzteilen, Prüfmitteln und der Qualifikation der ausführenden Person,
- eine Vorlaufzeit je Position und eine benannte verantwortliche Person.
Fehlt eine Angabe, bleibt das Intervall eine Annahme.
Woher die Fristen kommen
Deutschland. Die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) bezeichnet Instandhaltung als Gesamtheit aller Maßnahmen zur Erhaltung des sicheren Zustands eines Arbeitsmittels oder zur Rückführung in diesen; dazu gehören insbesondere Inspektion, Wartung und Instandsetzung (§ 2 Abs. 7 BetrSichV). Instandhaltungsmaßnahmen sind nach den Angaben des Herstellers zu treffen (§ 10 Abs. 1 BetrSichV). Art und Umfang der Prüfungen und die Fristen der wiederkehrenden Prüfungen ermittelt der Arbeitgeber selbst und dokumentiert sie in der Gefährdungsbeurteilung (§ 3 Abs. 6 Satz 1, Abs. 8 Nr. 4 BetrSichV). Für die in Anhang 3 genannten Arbeitsmittel dürfen die dort genannten Prüffristen nicht überschritten werden (§ 3 Abs. 6 Satz 4 BetrSichV). Geprüfte Fassung: Ausfertigung vom 3. Februar 2015, Textnachweis ab 1. Juni 2015, letzte Änderung vom 18. Dezember 2025.
Österreich. Arbeitsmittel dürfen nur verwendet werden, wenn die erforderlichen Prüfungen durchgeführt wurden (§ 6 Abs. 1 AM-VO). Für die in § 8 Abs. 1 AM-VO aufgezählten Arbeitsmittel gilt eine wiederkehrende Prüfung mindestens einmal im Kalenderjahr, längstens im Abstand von 15 Monaten. Wird ein wiederkehrend zu prüfendes Arbeitsmittel mehr als 15 Monate nicht verwendet, ist die wiederkehrende Überprüfung vor der nächsten Verwendung durchzuführen (§ 8 Abs. 7 AM-VO). Ergebnis, Prüfdatum, Prüfer und Prüfinhalte hält der Prüfbefund fest, der bis zum Ausscheiden des Arbeitsmittels aufzubewahren ist (§ 11 Abs. 1 bis 3 AM-VO); für bestimmte Arbeitsmittel ist zusätzlich ein Wartungsbuch zu führen (§ 16 Abs. 4 AM-VO). Geprüfte Fassung: Bundesrecht konsolidiert, Fassung vom 14. Oktober 2026.
Schweiz. Arbeitsmittel sind gemäss den Angaben des Herstellers fachgerecht in Stand zu halten, und die Instandhaltung ist zu dokumentieren (Art. 32b Abs. 1 VUV). Arbeitsmittel, die schädigenden Einflüssen wie Hitze oder korrosiven Stoffen ausgesetzt sind, müssen nach einem im Voraus festgelegten Plan regelmässig überprüft und die Überprüfungen dokumentiert werden (Art. 32b Abs. 2 VUV). Geprüfte Fassung: Stand 1. Mai 2018; Art. 32b VUV ist seit 1. Juni 2001 in Kraft.
DIN 31051 „Grundlagen der Instandhaltung“ (Ausgabe 2019-06) und DIN EN 13306 „Instandhaltung – Begriffe der Instandhaltung“ (Ausgabe 2018-02) sind Normen, keine Gesetze: Sie binden nur, wenn ein Vertrag oder eine Vorschrift auf sie verweist. Das DIN führt beide Ausgaben am 14. Oktober 2026 als aktuelle Fassung; die Volltexte sind kostenpflichtig.
Diese Intervallarten trägt ein Wartungsplan
Vier Auslöser decken die Planung ab:
| Intervallart | Auslöser | Felder im Wartungsplan | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Kalenderintervall | Kalendertag, Monat oder Jahr | Periodenlänge in Tagen oder Monaten, letzte Fälligkeit | wiederkehrende Kranprüfung, jährlich |
| Zählerintervall | Zählerstand der Anlage | Zähler, Intervallwert in Betriebsstunden oder Stück, Zählerstand bei der letzten Wartung | Wartung alle 500 Betriebsstunden |
| Kombiniertes Intervall | Zeit und Zähler, der zuerst erreichte Wert löst aus | beide Intervalle an derselben Position | Ölwechsel alle 2.000 Betriebsstunden, längstens nach zwölf Monaten |
| Ereignisintervall | Abschluss eines Ereignisses | Auslöser ohne festen Termin, Nachweis des Ereignisses | Prüfung nach einem aussergewöhnlichen Ereignis |
Die Frist entsteht nicht im ERP. Sie kommt aus Herstellerangabe, Gefährdungsbeurteilung oder Vorschrift; das ERP hält sie fest, rechnet den nächsten Termin und erzeugt den Auftrag. Ein kombiniertes Intervall deckt beide Richtungen ab: Wer zuerst erreicht wird, löst aus.
Schritt für Schritt: Wartungsplan aufbauen
Schritt 1: Anlage als Objekt anlegen
Legen Sie für jede Maschine einen Anlagendatensatz an: Anlagennummer, Bezeichnung, Standort, Inbetriebnahmedatum, verantwortliche Person. Dieselbe Nummer führt die Anlagenbuchhaltung. Ende: Jede gewartete Maschine hat einen Datensatz mit Standort und Verantwortlichem.
Schritt 2: Wartungsvorgaben sammeln und belegen
Tragen Sie je Anlage ein, welche Maßnahmen gefordert sind und woher die Forderung kommt: Herstellerangabe mit Seitenzahl, Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung oder Rechtsvorschrift mit Paragraph. Ende: Zu jeder geplanten Maßnahme steht eine Fundstelle im System.
Schritt 3: Wartungspositionen bilden
Zerlegen Sie die Vorgaben in einzelne Positionen mit einem Verb: Wartung, Inspektion, Prüfung, Ölwechsel, Filterwechsel. Eine Position ist eine ausführbare Arbeit an einer benannten Anlage. Ende: Jede Anlage hat eine Liste von Positionen mit je einem Verb.
Schritt 4: Intervall und Auslöser je Position eintragen
Wählen Sie je Position eine Intervallart aus der Tabelle oben und tragen Sie die Werte ein. Ergänzen Sie die Vorlaufzeit, also den Abstand zwischen Auftragserzeugung und Fälligkeit. Ende: Jede Position hat Intervall, Auslöser und Vorlaufzeit.
Schritt 5: Zähler anbinden und Stände erfassen
Ordnen Sie der Position den Zähler zu, der den Auslöser liefert, etwa Betriebsstunden, Hübe oder Stück. Klären Sie, wo der Wert entsteht: an der Maschinensteuerung, an einem Terminal der Betriebsdatenerfassung oder aus einer Ablesung. Erfassen Sie zu jedem Wert das Lesedatum. Ende: Jeder Zähler hat eine Quelle, einen Erfassungsweg und einen Verlauf mit Datum.
Schritt 6: Fälligkeit berechnen
Rechnen Sie die Fälligkeit je Position aus letztem Stand und Intervall, bei Zählern zusätzlich aus der mittleren Nutzung: Restlaufzeit in Tagen = (nächster Zählerstand − aktueller Zählerstand) ÷ mittlere Nutzung je Woche × 7. Prüfen Sie die Rechenregel: In Deutschland wird der Fälligkeitstermin einer wiederkehrenden Prüfung mit Monat und Jahr angegeben, und die Frist für die nächste Prüfung beginnt mit dem Fälligkeitstermin der letzten Prüfung (§ 14 Abs. 5 Sätze 1 und 2 BetrSichV). Wird die Prüfung vor dem Fälligkeitstermin durchgeführt, beginnt die Frist mit dem Monat und Jahr der Durchführung; bei einer Prüffrist von mehr als zwei Jahren gilt das nur, wenn die Prüfung mehr als zwei Monate vor dem Fälligkeitstermin durchgeführt wurde (Satz 3 und 4). War das Arbeitsmittel zum Fälligkeitstermin außer Betrieb gesetzt, beginnt die Frist mit dem Termin der Prüfung (Satz 5). Als fristgerecht gilt eine Prüfung, die spätestens zwei Monate nach dem Fälligkeitstermin durchgeführt wurde (Satz 6). Diese Regeln gelten für Arbeitsmittel nach Anhang 2 Abschnitt 2 bis 4 und Anhang 3 BetrSichV (Satz 7). Ende: Jede Position hat einen nächsten Fälligkeitstermin.
Schritt 7: Aufträge erzeugen und terminieren
Hinterlegen Sie eine Auftragsvorlage je Position, damit das System den Auftrag bei Fälligkeit anlegt: Arbeitsgänge aus dem Arbeitsplan, benötigte Ersatzteile, Prüfmittel, Qualifikation der ausführenden Person, Vorlaufzeit. Terminieren Sie ihn in der Kapazitätsplanung so, dass die Anlage zum Fälligkeitstermin verfügbar ist. In Deutschland dürfen Instandhaltungsarbeiten nur fachkundige, beauftragte und unterwiesene Beschäftigte oder sonstige für die Arbeiten geeignete Auftragnehmer mit vergleichbarer Qualifikation durchführen (§ 10 Abs. 2 BetrSichV); für bestimmte Arbeiten sind Systeme für die Freigabe anzuwenden (§ 10 Abs. 3 Nr. 12 BetrSichV). Ende: Der Auftrag liegt mit Termin, Arbeitsgängen und Freigabe vor.
Schritt 8: Durchführung zurückmelden und Nachweis ablegen
Melden Sie das Ergebnis am Auftrag zurück: Durchführungsdatum, ausgeführte Arbeiten, Prüfergebnis, Name und Qualifikation der ausführenden Person. In Deutschland bewahrt der Arbeitgeber Ergebnisaufzeichnungen mindestens bis zur nächsten Prüfung auf; sie nennen Art der Prüfung, Prüfumfang, Ergebnis sowie Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person, elektronische Aufbewahrung ist zulässig (§ 14 Abs. 7 BetrSichV). Bei den Kranen nach Anhang 3 BetrSichV sind die Aufzeichnungen dagegen über die gesamte Verwendungsdauer aufzubewahren (Anhang 3 Abschnitt 1 Nr. 3.3 BetrSichV). Ende: Prüfergebnis und Nachweis hängen am Anlagendatensatz, und die nächste Fälligkeit ist neu berechnet.
Beispiel für drei Maschinen
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen; Stichtag ist der 14. Oktober 2026.
| Anlage | Intervallart | Auslöser | Nächste Fälligkeit | Auftrag erzeugen ab |
|---|---|---|---|---|
| CNC-Fräse 1001 | Zählerintervall, 500 Betriebsstunden | Zählerstand 4.400 h | rechnerisch 4. Dezember 2026 | 20. November 2026 |
| Schraubenkompressor 2002 | kombiniert: 2.000 Betriebsstunden, längstens zwölf Monate | Zählerstand 10.000 h oder 5. November 2026 | 5. November 2026 | 22. Oktober 2026 |
| Hallenkran 3003 (Brückenkran) | Kalenderintervall, jährlich | Fälligkeitstermin der letzten Prüfung | März 2027 | Februar 2027 |
CNC-Fräse. Der Zählerstand am Stichtag ist 4.180 h, die letzte Wartung fand bei 3.900 h statt. Fällig ist sie bei 4.400 h, offen sind also 4.400 − 4.180 = 220 Betriebsstunden. Aus den letzten zwölf Wochen ergibt sich eine mittlere Laufzeit von 30 h je Woche. 220 ÷ 30 = 7,33 Wochen, das sind rund 51 Kalendertage; der 14. Oktober 2026 plus 51 Tage ergibt den 4. Dezember 2026. Bei 14 Tagen Vorlauf erzeugen Sie den Auftrag am 20. November 2026.
Schraubenkompressor. Der Zählerstand ist 9.760 h, der letzte Ölwechsel fand bei 8.000 h statt: offen sind 10.000 − 9.760 = 240 Betriebsstunden, bei 40 h je Woche also 6 Wochen oder 42 Kalendertage und damit der 25. November 2026. Die Zeitgrenze greift früher: Der letzte Ölwechsel lag am 5. November 2025, zwölf Monate enden am 5. November 2026. Weil kombiniert geplant wird, ist der 5. November 2026 die Fälligkeit; bei 14 Tagen Vorlauf erzeugen Sie den Auftrag am 22. Oktober 2026.
Hallenkran. In Deutschland findet die wiederkehrende Prüfung dieses kraftbetriebenen Krans mindestens jährlich statt (Anhang 3 Abschnitt 1 Nr. 3.1 und Tabelle 1 BetrSichV). Die letzte Prüfung war mit dem Fälligkeitstermin März 2026 abgeschlossen (nicht vorgezogen, zum Fälligkeitstermin nicht außer Betrieb), die neue Frist beginnt damit und endet im März 2027 (§ 14 Abs. 5 Satz 2 BetrSichV). Weil der Fälligkeitstermin mit Monat und Jahr angegeben wird, plant das System auf einen Monat, nicht auf einen Tag; eine kürzere betriebliche Frist können Sie festlegen, die Prüffrist aus Anhang 3 dürfen Sie nicht überschreiten (§ 3 Abs. 6 Satz 3 und 4 BetrSichV).
So prüfen Sie das Ergebnis
Arbeiten Sie die Fälligkeitsliste durch: Jede Position braucht Intervall, Auslöser, Vorlaufzeit und Verantwortlichen. Prüfen Sie die Zählerverläufe auf Lücken und auf Rückwärtssprünge nach einem Zählertausch. Vergleichen Sie die nächsten Termine mit der letzten Prüfaufzeichnung. In Deutschland gilt für Arbeitsmittel nach Anhang 2 Abschnitt 2 bis 4 und Anhang 3 BetrSichV: Der nächste Fälligkeitstermin folgt aus dem Fälligkeitstermin der letzten Prüfung plus Intervall; wurde die Prüfung vorgezogen, aus dem Monat und Jahr der Durchführung, bei einer Prüffrist von mehr als zwei Jahren nur dann, wenn die Prüfung mehr als zwei Monate vor dem Fälligkeitstermin lag; war das Arbeitsmittel zum Fälligkeitstermin außer Betrieb gesetzt, aus dem Termin der Prüfung. Eine verspätet durchgeführte Prüfung verschiebt ihn nicht (§ 14 Abs. 5 Sätze 2 bis 7 BetrSichV). Ein Termin, der dazu nicht passt, zeigt eine falsche Rechenregel. Legen Sie fest, wer die Fälligkeitsliste wöchentlich liest. Prüfen Sie zuletzt, ob jeder Auftrag die Prüfgrundlage nennt, also Fundstelle und Umfang der Maßnahme; ohne sie lässt sich der Nachweis später nicht zuordnen.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Umgang |
|---|---|---|
| Fälligkeitsliste bleibt leer | Intervall oder Auslöser fehlt an der Position | Intervall und Auslöser nachtragen |
| Auftrag entsteht zu spät | Vorlaufzeit ist null oder kürzer als die Beschaffungs- oder Fremdleistungszeit | Vorlaufzeit je Position erhöhen |
| Zählerfälligkeit springt nicht weiter | Zählerstand wird nicht gebucht oder der Zähler ist der Position nicht zugeordnet | Zählerstand erfassen und Zähler der Position zuordnen |
| Nächster Termin passt nicht zur letzten Prüfaufzeichnung | Fristbeginn am falschen Ereignis gerechnet: in Deutschland zählt bei Arbeitsmitteln nach Anhang 2 Abschnitt 2 bis 4 und Anhang 3 BetrSichV der Fälligkeitstermin der letzten Prüfung; bei vorgezogener Prüfung der Monat und das Jahr der Durchführung, bei einer Prüffrist von mehr als zwei Jahren nur bei mehr als zwei Monaten Vorlauf; war das Arbeitsmittel zum Fälligkeitstermin außer Betrieb gesetzt, der Termin der Prüfung | Fristbeginn je Position nach § 14 Abs. 5 BetrSichV korrigieren |
| Prüfung ohne Nachweis am Objekt | Ergebnis wird nur im Auftrag, nicht am Anlagendatensatz gespeichert | Ergebnis mit Prüfer, Datum und Umfang am Objekt ablegen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie eine Fachkraft für Arbeitssicherheit, eine Prüfstelle oder einen Prüfsachverständigen hinzu, wenn die Frist aus einer Rechtsvorschrift stammt und Sie die Qualifikation der prüfenden Person nicht sicher bestimmen können. Das gilt für überwachungsbedürftige Anlagen nach Anhang 2 BetrSichV und in Österreich für die in § 8 Abs. 1 AM-VO aufgezählten Arbeitsmittel. Fehlen Herstellerangaben, entscheidet die Gefährdungsbeurteilung über Umfang und Frist; lassen Sie sie fachkundig erstellen (§ 3 Abs. 3 BetrSichV).