Datanorm, UGL und IDS: Großhandelsdaten ins ERP einspielen
Kurz gesagt
Ein Handwerksbetrieb spielt die Artikeldaten des Großhändlers als Datanorm-Datei in den Artikelstamm ein und hält die Preise über eine wiederkehrende Routine aktuell. Datanorm überträgt Artikel, Preise samt Preisart und Preiseinheit, Rabattgruppen und Texte, UGL den Belegverkehr mit Positionen, IDS-Connect die Abfrage im laufenden Vorgang. Ob die Rabattgruppe noch abzuziehen ist, hängt an der Preisart der Datei; Version und Weg stehen in der Schnittstellenbeschreibung des Großhändlers, geprüft wird jeder Import an der Satzanzahl und an einer Stichprobe.
Das Wichtigste
- Datanorm überträgt Artikel- und Preisdaten als Datei, nicht Bestellungen oder Belege.
- UGL überträgt Belege mit Positionen: Anfrage, Angebot, Bestellung, Lieferschein, Rechnung.
- IDS-Connect fragt Artikel, Preise und Verfügbarkeit im laufenden Vorgang beim Großhändler ab.
- Datanorm 5 hat einen Endesatz; über die Anzahl der Sätze prüfen Sie die Vollständigkeit.
- In Datanorm 5 trägt Satz B nur noch Löschungen und Artikelnummernänderungen; verarbeitet der Import ihn nicht, bleibt der Artikelstamm veraltet.
- Datanorm überträgt je Artikel eine Preisart: Listen- oder Nettopreis, in Version 5 zusätzlich Streckenpreis, empfohlener Verkaufspreis und Richtpreis; welche Preisart eine Datei führt, entscheidet, ob die Rabattgruppe noch in den Einkaufspreis eingeht.
Der Artikelstamm im Handwerk lebt von Daten, die ein anderer erzeugt: der Großhändler. Seine Artikelnummern, Kurztexte, Preiseinheiten, Rabattgruppen und Zuschläge entscheiden darüber, ob ein Angebot stimmt. Dieser Artikel zeigt, welche drei Wege diese Daten nehmen, wie Sie einen Import prüfen und wie Sie die Preise danach im Griff behalten.
Was Sie vorab brauchen
- Die Schnittstellenbeschreibung jedes Großhändlers: Format (Datanorm, UGL, IDS-Connect), Version, Übertragungsweg.
- Die Zugangsdaten für den Datenabruf, also für das Verzeichnis der Datanorm-Datei oder für den Shop.
- Ein Feld im Artikelstamm für die Fremdartikelnummer, das die Artikelnummer des Großhändlers aufnimmt.
- Eine Regel, wie aus dem Großhandelspreis Ihr Verkaufspreis wird: Aufschlagssatz je Warengruppe oder Preisbasis.
- Eine benannte Person, die den Lauf startet, das Protokoll liest und die Prüfliste abarbeitet.
Die drei Wege im Vergleich
Die drei Verfahren lösen verschiedene Aufgaben und ersetzen einander nicht: Datanorm bringt den Katalog, UGL den Beleg, IDS-Connect die Abfrage im Vorgang. Die Angaben zur UGL-Zeile folgen der veröffentlichten Beschreibung eines Großhändlers; Aufbau und Belegarten können bei anderen abweichen.
| Verfahren | Was übertragen wird | Wie es technisch läuft | Wie aktuell die Daten sind |
|---|---|---|---|
| Datanorm | Artikel- und Preisstammdaten: Artikelnummer, Kurztext, Preis mit Preisart (Listen- oder Nettopreis, in Version 5 zusätzlich Streckenpreis, empfohlener Verkaufspreis, Richtpreis), Preiseinheit, Rabattgruppe, EAN, Mengeneinheiten, Texte, Zuschläge; in Version 5 zusätzlich Verweise auf Bilder und Zeichnungen | Datei aus Datensätzen nach fester Satzbeschreibung, ASCII-Zeichensatz Codepage 850, eingelesen über die Import-Schnittstelle der Branchenlösung | Stand der Datei: Eine neue Datei ist ein neuer Import; welche Datei bereitliegt, fragt die Handwerkssoftware über den Verzeichnisdienst SHK-Connect beim Großhändler ab |
| UGL | Belege mit Positionen: Anfrage und Preisangebot, Bestellung und Abruf, Auftragsbestätigung, Lieferavis, Lieferschein, Rechnung; je Position Artikelnummer, Menge, Einzelpreis, Rabatte, Mehrwertsteuer und Netto-Positionswert | ASCII-Datei mit fester Satzlänge von 350 Bytes je Satz, Übergabe per FTP oder im Dialog; Dateinamen und Verzeichnisse darf jeder Großhändler selbst festlegen | Je Vorgang: Der Großhändler stellt die Belege bereit, der Betrieb holt sie ab und fordert weitere Belege selbst an |
| IDS-Connect | Abfrage im Shop statt einer Datei: Artikelsuche, Detailinformationen zu einzelnen Artikeln, Warenkörbe senden und empfangen, Deep-Link auf Preise und Verfügbarkeit eines Artikels | Aufruf aus der Handwerkssoftware gegen den Shop des Großhändlers nach Anmeldung; aktuell ist Version 2.5, abwärtskompatibel zu 2.0 und 2.3 | Im Moment des Vorgangs: Preise und Verfügbarkeit kommen aus dem System des Großhändlers, nicht aus einer gespeicherten Datei |
Die Zuordnung ist keine Geschmacksfrage: Datanorm ist nach der Beschreibung der Koordinationsstelle ein Produktdaten-Austauschformat, ausdrücklich keine Software und kein Format für projektbezogene Leistungsverzeichnisse, auch wenn es gelegentlich dafür benutzt wird. UGL beschreibt die Auftragsabwicklung, und zwar je Großhändler. IDS-Connect wurde nach Angaben des Betreibers für BVBS, DG Haustechnik und ZVSHK entwickelt und wird von einem Arbeitskreis dieser Verbände weiterentwickelt.
Prüfen Sie zuerst, welche Verfahren Ihre Branchenlösung liest, und dann, welche der Großhändler beliefert (Anforderungen des Elektrohandwerks an das ERP).
Das Feld ist in Bewegung: Der Zentralverband SHK beschrieb am 31. Januar 2022 die bedarfsgesteuerte Versorgung mit Produktstammdaten (Open Masterdata) und die damals neue Fassung IDS 2.5 als Weg, die Datanorm-Versorgung abzulösen. Welchen Weg Ihr Großhändler heute anbietet, klären Sie mit ihm.
Schritt für Schritt: die Großhandelsdaten ins ERP
Schritt 1: Format, Version und Weg je Großhändler festhalten
Notieren Sie für jeden Lieferanten drei Angaben: Verfahren, Version, Übertragungsweg. Bei Datanorm ist die Version entscheidend: Nach der Auskunft der Koordinationsstelle ist Version 4 weiterhin die gebräuchlichste Fassung; Bildverweise überträgt nur Version 5, über den Grafik-Anbindesatz G für bis zu 99 Verweise je Artikel. Bei UGL zählt die Version aus der Beschreibung Ihres Großhändlers, bei IDS-Connect die Version aus dessen Verzeichniseintrag.
Schritt 2: Den Artikelstamm für Fremdnummern vorbereiten
Jeder Artikel bekommt die Artikelnummer des Großhändlers als Fremdnummer, getrennt je Lieferant. Ohne diesen Schlüssel erkennt der Import einen vorhandenen Artikel nicht wieder und legt ihn doppelt an. Halten Sie außerdem fest, ob ein Artikel aus einer Datenlieferung stammt oder selbst angelegt wurde; überschreiben darf ein Import die erste Gruppe.
Schritt 3: Probelauf mit einer Datei und Abgleich der Satzanzahl
Spielen Sie eine Datei zuerst in eine Testumgebung ein. Datanorm 5 führt einen Endesatz ein, der das Dateiende anzeigt; über die Anzahl der Sätze lässt sich prüfen, ob die Übernahme vollständig war. In Version 4 fehlt dieser Endesatz; dort bleibt als Kontrolle die Anzahl der eingelesenen Datensätze. Zählen Sie alle Satzarten mit: Zu den Artikel- und Löschsätzen kommen Vorlauf- und Endesatz hinzu, die gemeldete Gesamtzahl liegt deshalb über der Zahl der Artikelsätze.
Schritt 4: Eine Stichprobe gegen die Preisliste prüfen
Nehmen Sie zwanzig Artikel aus der Datei und vergleichen Sie fünf Felder mit der Preisliste oder dem Angebot des Großhändlers: Artikelnummer, Preisart, Preis, Preiseinheit, Mengeneinheit. Die Preisart sagt, ob der übertragene Betrag ein Listen- oder ein Nettopreis ist; die Preiseinheit sagt, worauf sich der Preis bezieht, in Datanorm 5 direkt im Satz, früher beschränkt auf 1, 10, 100 und 1000. Ein Fehler hier verschiebt jeden Preis um diesen Faktor.
Schritt 5: Preisfortschreibung einrichten
Legen Sie fest, welche Felder der Import schreiben darf: Preisart, Preis, Preiseinheit, Rabattgruppe, Zuschläge, Texte. Prüfen Sie dabei, welche Preisart die Datei liefert: Beim Listenpreis geht die Rabattgruppe in den Einkaufspreis ein; bei einem Nettopreis klären Sie vor der ersten Übernahme, ob ein Nachlass dort schon enthalten ist, damit er nicht ein zweites Mal abgezogen wird. Version 5 kann zusätzlich einen empfohlenen Verkaufspreis übertragen; ob Ihre Software ihn übernimmt oder Ihren eigenen Aufschlag auf den Einkaufspreis rechnet, ist eine Einstellung, die Sie bewusst setzen. Wie Sie Zuschläge, Rabatte und Nebenkosten zum Einstandspreis zusammenführen, steht unter Einstandspreis berechnen; die Preisleiter richten Sie nach Preislisten und Staffelpreise anlegen ein.
Schritt 6: UGL und IDS-Connect anbinden
Tragen Sie die Zugangsdaten für UGL und den Verzeichniseintrag für IDS-Connect ein. Zwei Felder prüfen Sie besonders: die Kundennummer beim Großhändler und die Leistungsverzeichnisnummer. Die UGL-Beschreibung hält fest, dass die bis zu 18-stellige Nummer aus der Anfrage erhalten bleiben muss, damit die Antwort des Großhändlers sicher zur Position im eigenen Leistungsverzeichnis passt.
Schritt 7: Protokoll und Verantwortliche festlegen
Lassen Sie jeden Lauf protokollieren: Datum, Dateiname, Satzanzahl, Zahl der neuen, geänderten und gesperrten Artikel, Liste der Preissprünge. Das Protokoll ist die Grundlage der Prüfliste für den nächsten Lauf.
Die Preispflege-Routine
Die Preise sind nach einem Import so aktuell wie die Datei und veralten danach, bis der nächste Lauf kommt. Eine Routine, die das auffängt, hat fünf Schritte:
- Datei abholen, Vorlauf- und Kontrolldaten prüfenVersion; soweit Kontrolldaten enthalten sind, die Kundennummer
- Importieren und Satzanzahl vergleichen
- Neue und gesperrte Artikel sichten
- Preissprünge über der Schwelle prüfen
- Verkaufspreise fortschreiben und protokollieren
Der Rhythmus ist eine Empfehlung; die geöffneten Beschreibungen nennen keinen Turnus.
Quelle: Schematischer Ablauf, redaktioneller Vorschlag
Die Reihenfolge hat einen Grund: Erst wenn die Datei vollständig und für Ihren Betrieb bestimmt ist, sagt eine Preisänderung etwas aus. Wer zuerst Preise übernimmt, kann eine abgebrochene Übertragung nicht mehr von einer Preissenkung unterscheiden.
Für die Preissprünge brauchen Sie eine Schwelle. Wie hoch sie ist, hängt von Ihrer Marge ab; im folgenden Rechenbeispiel sind es zehn Prozent.
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Ein Betrieb führt 4.800 Artikel, davon sind 1.900 dem Großhändler zugeordnet. Die Datei enthält 12.400 Artikelsätze und 26 Löschsätze, das sind zusammen 12.426 Artikel- und Löschsätze; dazu kommen Vorlauf- und Endesatz, die hier nicht mitgezählt sind. Der Lauf meldet 40 neue Artikel, 26 gesperrte oder umnummerierte Artikel und 340 Preisänderungen, davon 12 über zehn Prozent. Ein Artikel kostet laut Datei als Listenpreis 100,00 Euro je 100 Stück bei Rabattgruppe 35 Prozent; das sind 65,00 Euro je 100 Stück oder 0,65 Euro je Stück. Ein Rohstoffzuschlag von 0,15 Euro je Stück kommt hinzu, zusammen 0,80 Euro; mit 40 Prozent Aufschlag ergibt das 1,12 Euro Verkaufspreis je Stück (0,80 × 1,40 = 1,12).
Der Zuschlag ist der Punkt, an dem eine Kalkulation schiefgeht: Er steht als eigener Satz in der Datei, nicht im Preis des Artikels. Die Inhaltsübersicht der Koordinationsstelle führt Rohstoff- und Kupferzuschläge für die Elektrobranche als eigene Inhalte; die Entwicklerhinweise nennen diese Kalkulationsgrundlagen als den Teil, der in der Branchenlösung richtig umgesetzt sein muss.
Der Aufwand für einen solchen Lauf, ebenfalls erfunden: 10 Minuten für Vorlauf und Satzanzahl, 15 Minuten für Import und Protokoll, 120 Minuten für 40 neue Artikel zu je 3 Minuten und 120 Minuten für 12 Preissprünge zu je 10 Minuten. Das sind 265 Minuten, also 4 Stunden 25 Minuten je Monat.
So prüfen Sie das Ergebnis
- Die Zahl der beim Einlesen gemeldeten Sätze stimmt mit der Zahl der Sätze in der Datei überein, Vorlauf- und Endesatz mitgezählt; in Datanorm 5 zeigt der Endesatz das Dateiende an.
- Zehn Artikel aus dem letzten Lauf stimmen in Preisart, Preis, Preiseinheit und Mengeneinheit mit der aktuellen Preisliste des Großhändlers überein.
- Kein Artikel steht doppelt im Stamm; die Fremdnummer ist je Lieferant eindeutig.
- Die gesperrten Artikel aus Satz B sind für neue Belege nicht mehr auswählbar; Satz B überträgt in Version 5 Löschungen und Artikelnummernänderungen.
- Ein Testangebot mit einem Artikel aus der Datei ergibt denselben Verkaufspreis, den Ihre Preisregel erwarten lässt.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Umlaute und Sonderzeichen erscheinen falsch | Die Datei kommt im ASCII-Zeichensatz Codepage 850, der Import erwartet einen anderen Zeichensatz | Zeichensatz des Imports auf Codepage 850 stellen; Datanorm 4 lässt zusätzlich das Zeichen ^ zu, Datanorm 5 zusätzlich ^ ² ³ ° |
| Alle Preise sind um den Faktor 10 oder 100 verschoben | Preiseinheit nicht übernommen: Der Preis gilt je 100 Stück, nicht je Stück | Preiseinheit als eigenes Feld importieren und durch ihren Wert teilen |
| Der Einkaufspreis liegt genau um den Rabatt zu niedrig | Die Datei führt einen Nettopreis, der Import zieht zusätzlich die Rabattgruppe ab | Preisart beim Import auswerten und nur beim Listenpreis rabattieren |
| Artikel liegen doppelt im Stamm | Großhändler-Artikelnummer nicht als Fremdnummer geführt | Fremdnummer je Lieferant nachtragen, Dubletten zusammenführen |
| Ausgelistete Artikel bleiben aktiv | Satz B mit Löschungen und Artikelnummernänderungen wird nicht verarbeitet | Satz B in den Import aufnehmen, Sperre prüfen |
| Bestellzeilen kommen ohne Einzelpreis zurück | In UGL ist das Preiskennzeichen 3 gesetzt: Rabatt und Einzelpreis sind nicht darstellbar, nur der Netto-Positionswert ist gefüllt | Netto-Positionswert durch die Menge teilen und als Einkaufspreis übernehmen |
| Der Import bricht bei Bildverweisen ab | Die Datei ist in Version 5 erstellt, die Schnittstelle liest nur Version 4 | Version 5 einlesen lassen oder eine Datei in Version 4 anfordern |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie die Softwareberatung Ihres Branchenlösungs-Anbieters dazu, wenn die Schnittstelle eine Version nicht liest, die Ihr Großhändler liefert, wenn die Preise trotz vollständiger Datei systematisch abweichen, oder wenn UGL-Dateien je Großhändler anders aufgebaut sind. Den Großhändler fragen Sie nach Erstellungsdatum der Datei, Turnus der Bereitstellung und danach, ob er IDS-Connect im Verzeichnis eingetragen hat. Wie viel davon ein kleiner Betrieb braucht, hängt an der Zahl der Lieferungen und Artikel; diese Abwägung beschreibt ERP oder Branchenlösung im kleinen Handwerksbetrieb.