Ab wann lohnt sich automatische Disposition im ERP?
Kurz gesagt
Die Rechnung gilt in Deutschland, Österreich und der Schweiz gleich. Vergleichen Sie die gesparten Planerstunden je Woche mal 52 mal Stundensatz mit dem zusätzlichen Lagerwert mal Lagerhaltungskostensatz, den Fixkosten und dem Fehlmengeneffekt. Im Beispiel dieses Artikels liegt die Schwelle bei 375 Artikeln mit stabilem und 364 mit mittlerem Bedarf; bei stark schwankendem Bedarf trägt sie sich nicht.
Das Wichtigste
- Verglichen werden gesparte Planerstunden, zusätzlicher Lagerwert, Fixkosten und Fehlmengenkosten.
- Vorteil je Artikel und Jahr = Bestellungen × gesparte Minuten je Vorgang ÷ 60 × Stundensatz + Fehlmengeneffekt − Mehrbestandskosten.
- Schwelle in Artikeln = Fixkosten je Jahr ÷ Vorteil je Artikel und Jahr.
- Im Beispiel: Schwelle 375 Artikel bei stabilem und 364 bei mittlerem Bedarf.
- Bei stark schwankendem Bedarf ist der Vorteil im Beispiel negativ; der zusätzliche Bestand kostet mehr als die gesparte Zeit.
- Die Rechnung gilt in Deutschland, Österreich und der Schweiz gleich und ist an kein Produkt gebunden.
Ob der Bestellvorschlag aus dem System kommt oder aus der Hand der Disposition, ist eine Kostenfrage. Auf der einen Seite stehen Fixkosten je Jahr und zusätzlich gebundener Bestand, auf der anderen gesparte Planerstunden und die Wirkung auf Fehlmengen. Beide Seiten lassen sich mit Zahlen aus dem eigenen Betrieb vergleichen.
Was die automatische Disposition übernimmt
Im Dispositionslauf rechnet das System je Artikel den Bedarf aus Bestand, offenen Aufträgen und Bestellungen sowie aus Verbrauch oder Prognose und erzeugt daraus Bestellvorschläge. Die geöffnete Lehrquelle beschreibt diesen Bedarf als Nettobedarf, also Bruttobedarf minus verfügbaren Bestand, und nennt als Ergebnisse geplante Bestellfreigaben, Änderungsmitteilungen und Ausnahmelisten (MIT OCW, MRP, Folien 10, 14 und 17).
Die Vorschläge stehen und fallen mit den hinterlegten Werten: Lieferzeit, Losgröße und Sicherheitsbestand kommen aus dem Artikel- oder Lieferantenstamm. Die optimale Bestellmenge folgt aus Bedarf, Bestellfixkosten und Lagerkosten, der Bestellpunkt aus Tagesbedarf mal Lieferzeit plus Sicherheitsbestand (Universität Zürich, Lagerhaltungsmanagement, Folien 13 bis 19). Weil das Verfahren mit festen Zeiten und Mengen rechnet, ergänzt die Planung einen Sicherheitsbestand oder eine Sicherheitsvorlaufzeit (MIT, Folie 26). Freigabe und Ausnahmen sollten Sie als Kontrollschritt einplanen: Die Lehrquelle nennt laufende manuelle Eingriffe für den Fall, dass das Modell mit festen Zeiten und unbegrenzter Kapazität rechnet und deshalb mangelhafte oder nicht durchführbare Pläne erzeugt (MIT, Folien 31 bis 34).
Worauf es bei der Rechnung ankommt
Die Automatik hat zwei Kostenblöcke und zwei Nutzenblöcke. Kosten sind die Fixkosten je Jahr und der zusätzlich gebundene Bestand, Nutzen sind die gesparten Planerstunden und die vermiedenen Fehlmengen. Wer nur eine Seite rechnet, erhält ein falsches Ergebnis: Eine zu viel bestellte Einheit verursacht Lagerkosten, eine zu wenig bestellte Einheit Opportunitätskosten (Universität Zürich, Folien 27 und 28).
Diese Größen gehen in die Rechnung ein:
| Größe | Einheit | Herkunft des Werts |
|---|---|---|
| Gesparte Planerstunden | Stunden je Woche | Zeitaufnahme vor und nach der Umstellung |
| Bestellungen je Artikel und Jahr | Vorgänge | Bestell- oder Wareneingangsdaten |
| Minuten je Vorgang | Minuten | Zeitaufnahme einzelner Bestellungen, in Handarbeit und mit Vorschlag |
| Stundensatz der planenden Stelle | Euro je Stunde | Lohnkosten einschließlich Nebenkosten |
| Zusätzlicher Bestand | Stück je Artikel | durchschnittlicher Bestand vor und nach der Umstellung |
| Einstandspreis | Euro je Stück | durchschnittlicher Einkaufspreis je Artikel |
| Lagerhaltungskostensatz | Prozent je Jahr | Zins, Raum, Schwund, Versicherung, Handling |
| Fehlmengen | Vorgänge je Artikel und Jahr | Fehlmengen oder Nachlieferungen |
| Fehlmengenkosten | Euro je Vorgang | entgangener Deckungsbeitrag plus Sonderbeschaffung |
| Fixkosten der Automatik | Euro je Jahr | Modul, Wartung, Einrichtung, Schulung, Datenpflege |
Daraus ergibt sich der Vorteil je Artikel und Jahr:
Vorteil je Artikel und Jahr = Bestellungen je Artikel und Jahr × (Minuten je Vorgang in Handarbeit − Minuten je Vorgang mit Vorschlag) ÷ 60 × Stundensatz + vermiedene Fehlmengen je Artikel und Jahr × Fehlmengenkosten je Vorgang − zusätzlicher Bestand je Artikel in Stück × Einstandspreis je Stück × Lagerhaltungskostensatz.
Die Schwelle in Artikeln ergibt sich, indem Sie die Fixkosten je Jahr durch den Vorteil je Artikel und Jahr teilen; bei negativem Vorteil gibt es keine Schwelle. Auf den Bestand abgestellt lautet dieselbe Frage, mit dem Fehlmengeneffekt im Zähler: Zulässiger zusätzlicher Lagerwert = (gesparte Planerstunden je Jahr × Stundensatz + vermiedene Fehlmengen je Jahr × Fehlmengenkosten je Vorgang − Fixkosten je Jahr) ÷ Lagerhaltungskostensatz. Im stabilen Beispiel mit 500 Artikeln ergibt das (225 Stunden × 48 Euro + 500 × 0,05 × 40 Euro − 4.800 Euro) ÷ 0,18 = 38.888,89 Euro; ohne Fehlmengeneffekt wären es 33.333,33 Euro.
So ordnen Sie Artikel ein: Der Variationskoeffizient ist die Standardabweichung des Monatsbedarfs geteilt durch den Mittelwert des Monatsbedarfs und hat keine Einheit (Eurostat; Mittelwert und Standardabweichung nach NIST). Die Grenzen unter 0,25 für stabil, 0,25 bis unter 0,50 für mittel und ab 0,50 für schwankend sind eine Setzung dieses Artikels; die geöffneten Quellen definieren nur den Variationskoeffizienten selbst. Die Einteilung beschreibt die ABC-XYZ-Analyse. In der Schweiz rechnen Sie denselben Weg in Franken; nur Währung und Lohnwerte ändern sich.
Ein Rechenbeispiel mit 500 Artikeln
Alle Zahlen sind Annahmen und dienen als Rechenbeispiel: 48 Euro je Planerstunde, 6 Minuten je Bestellvorgang in Handarbeit, 20 Euro Einstandspreis je Stück, 18 Prozent Lagerhaltungskostensatz je Jahr, 40 Euro Fehlmengenkosten je Vorgang und 4.800 Euro Fixkosten je Jahr für Modul, Wartung, Einrichtung, Schulung und Datenpflege. Je Bedarfsstabilität gilt:
| Klasse (Variationskoeffizient des Monatsbedarfs) | Bestellungen je Artikel und Jahr | Minuten je Vorgang mit Vorschlag | Zusätzlicher Bestand je Artikel in Stück | Vermiedene Fehlmengen je Artikel und Jahr |
|---|---|---|---|---|
| stabil (unter 0,25) | 6 | 1,5 | 3 | 0,05 |
| mittel (0,25 bis unter 0,50) | 12 | 3 | 6 | 0,15 |
| schwankend (ab 0,50) | 20 | 5 | 12 | 0,40 |
Beim stabilen Bedarf sind 6 − 1,5 = 4,5 Minuten je Vorgang gespart, also 4,5 ÷ 60 × 48 = 3,60 Euro; mal 6 Bestellungen ergibt das 21,60 Euro je Artikel und Jahr. Dazu 0,05 × 40 = 2,00 Euro Fehlmengeneffekt, abzüglich 3 × 20 × 0,18 = 10,80 Euro Mehrbestand: 12,80 Euro Vorteil je Artikel und Jahr. Die Schwelle liegt bei 4.800 ÷ 12,80 = 375 Artikeln. Bei 500 Artikeln bleiben 500 × 12,80 − 4.800 = 1.600 Euro je Jahr; gespart werden 500 × 6 × 4,5 Minuten = 225 Stunden oder 4,3 Stunden je Woche.
Die Schwelle nach Artikelzahl und Bedarfsstabilität
| Klasse (Variationskoeffizient des Monatsbedarfs) | Vorteil je Artikel und Jahr | Schwelle in Artikeln | Ergebnis bei 500 Artikeln |
|---|---|---|---|
| stabil (unter 0,25) | 12,80 Euro | 375 | +1.600 Euro je Jahr |
| mittel (0,25 bis unter 0,50) | 13,20 Euro | 364 | +1.800 Euro je Jahr |
| schwankend (ab 0,50) | −11,20 Euro | keine | −10.400 Euro je Jahr |
Beim mittleren Bedarf sind 6 − 3 = 3 Minuten gespart, also 2,40 Euro je Vorgang, mal 12 Bestellungen 28,80 Euro. Dazu 0,15 × 40 = 6,00 Euro Fehlmengeneffekt, abzüglich 6 × 20 × 0,18 = 21,60 Euro Mehrbestand: 13,20 Euro Vorteil, Schwelle 4.800 ÷ 13,20 = 364 Artikel.
Beim schwankenden Bedarf bleibt 1 Minute gespart, also 0,80 Euro je Vorgang und 16,00 Euro je Artikel und Jahr. Der Fehlmengeneffekt von 0,40 × 40 = 16,00 Euro wiegt den Mehrbestand von 12 × 20 × 0,18 = 43,20 Euro nicht auf: 16,00 + 16,00 − 43,20 = −11,20 Euro, keine Schwelle. Bei 500 Artikeln sind das 500 × 11,20 + 4.800 = 10.400 Euro Verlust je Jahr.
Der stärkste Hebel in dieser Rechnung ist der zusätzlich gebundene Bestand. Halbiert der Betrieb den Aufschlag für schwankende Artikel von 12 auf 6 Stück, sinken die Mehrbestandskosten auf 21,60 Euro, der Vorteil steigt auf 10,40 Euro, und die Schwelle fällt auf 4.800 ÷ 10,40 = 462 Artikel.
Typische Fehler in der Rechnung
- Nur die Bestellvorgänge zählen. Planerstunden entstehen auch aus Rückfragen, Nachfassen und Ausnahmen; wer nur das Schreiben der Bestellung misst, unterschätzt den Nutzen.
- Den Mehrbestand voll als Kosten ansetzen. Der Lagerhaltungskostensatz gilt je Jahr, im Beispiel 18 Prozent. Wer den Bestandswert vollständig ansetzt, überschätzt den Aufwand um den Faktor 1 ÷ 0,18, also rund das 5,6-Fache.
- Fehlmengen mit dem Umsatz statt dem Deckungsbeitrag rechnen. Im Umsatz steckt auch der Wareneinsatz, der bei einer Nachlieferung nicht verloren ist.
- Fixkosten und Datenpflege vergessen. Lieferzeit, Losgröße und Sicherheitsbestand im Stamm veralten und erzeugen Ausnahmen statt freigebbarer Vorschläge.
- Die Planhektik nicht beachten. Häufiges Neuplanen bei kleinen Änderungen macht den Plan instabil und kostet zusätzliche Eingriffe (MIT, Folien 31 bis 33).
So gehen Sie vor
- Messen Sie vier Wochen, wie viele Stunden die Disposition je Woche braucht, getrennt nach Artikelgruppen.
- Ziehen Sie je Artikel die Bestellungen des letzten Jahres, den durchschnittlichen Bestandswert und die Fehlmengen aus dem System.
- Halten Sie Stundensatz, Lagerhaltungskostensatz und Fehlmengenkosten als benannte Annahmen schriftlich fest.
- Rechnen Sie den Vorteil je Artikel und Jahr und daraus die Schwelle je Gruppe; beginnen Sie mit der Gruppe mit dem höchsten Vorteil.
- Prüfen Sie vor der Umstellung die Stammdaten, besonders die Wiederbeschaffungszeit.
- Messen Sie nach drei bis sechs Monaten Fehlmengen, Lagerwert und Planerstunden erneut und korrigieren Sie die Annahmen.