Lieferantenbewertung: Kriterien und Gewichtung für den Mittelstand
Kurz gesagt
Sie bewerten Lieferanten mit drei Kennzahlen aus den eigenen Belegen: Termin- und Mengentreue (OTIF), Reklamationsquote und Preisentwicklung; Antwortquote und Abhängigkeit ergänzen sie. Jede Kennzahl rechnen Sie über Ziel- und Untergrenzen in Punkte um, multiplizieren sie mit dem Gewicht und summieren. Verbindlich wird die Bewertung über Vertrag, Zertifizierung oder Kundenanforderung (ISO 9001 Abschnitt 8.4).
Das Wichtigste
- OTIF = Positionen pünktlich und vollständig ÷ bestellte Positionen × 100.
- Reklamationsquote = Wareneingangspositionen mit mindestens einer Reklamation ÷ Wareneingangspositionen × 100.
- Preisindex = Σ (Basismenge × Preis Bericht) ÷ Σ (Basismenge × Preis Basis) × 100.
- Punkte je Kriterium = 100 × (Ist − Untergrenze) ÷ (Ziel − Untergrenze), begrenzt auf 0 bis 100; gerechnet wird mit dem ungerundeten Messwert, gerundet wird erst die Punktzahl.
- Im Beispiel erreicht Lieferant A 81,0 von 100 Punkten, Lieferant C 60,7 und Lieferant B 51,2.
- ISO 9001:2026 führt die Steuerung extern bereitgestellter Prozesse in Abschnitt 8.4; sie bindet nur über Vertrag oder gesetzliche Verweisung.
Worum es bei der Bewertung geht
Eine Lieferantenbewertung beantwortet zwei Fragen: Wie hat ein Lieferant über einen Zeitraum geliefert, und was folgt daraus für die nächste Bestellung? Die Daten liegen im eigenen Warenwirtschafts- oder ERP-System: Bestellungen mit Sollterminen, Wareneingänge mit Istdatum und Menge, erfasste Reklamationen, Eingangsrechnungen.
Der Artikel liefert Kriterien, Formeln, Gewichte und eine durchgerechnete Bewertung von drei erfundenen Lieferanten; Anbieter und Software werden nicht genannt.
Diese Kriterien zählen
Fünf Kriterien decken die Leistung ab, die sich aus eigenen Belegen messen lässt; die Auswahl ist unsere Vorlage.
| Kriterium | Was gemessen wird | Formel | Datenquelle |
|---|---|---|---|
| Termin- und Mengentreue (OTIF) | Anteil pünktlicher, vollständiger Positionen | Positionen pünktlich und vollständig ÷ bestellte Positionen × 100 | Bestellung, Wareneingang |
| Qualität (Reklamationsquote) | Anteil der Wareneingangspositionen mit mindestens einer Reklamation | Positionen mit Reklamation ÷ Wareneingangspositionen × 100 | Reklamationserfassung, Wareneingangsprüfung |
| Preis (Preisentwicklung) | Preisveränderung gegen die Basisperiode | Σ (Basismenge × Preis Bericht) ÷ Σ (Basismenge × Preis Basis) × 100 | Eingangsrechnungen |
| Zusammenarbeit (Antwortquote) | Anteil der fristgerecht beantworteten Anfragen | fristgerechte Antworten ÷ Anfragen × 100 | Bestellbestätigungen, Anfragen |
| Abhängigkeit (Anteil am Volumen) | Anteil am Beschaffungsvolumen; niedrig zählt besser | Volumen Lieferant ÷ Volumen Warengruppe × 100 | Bestellvolumen, Alternativen |
Alle Kennzahlen gelten für denselben Zeitraum und dieselbe Warengruppe; was als verspätet, vollständig und als Reklamation zählt und wann eine Position als reklamiert gilt, halten Sie vorher fest.
Die drei Kennzahlen und ihre Formeln
OTIF (on time in full) ist der Anteil der bestellten Positionen, die vollständig und zum vereinbarten Termin eingetroffen sind: Zähler sind die Positionen, die beide Bedingungen erfüllen, Nenner alle bestellten Positionen, Einheit Prozent. Legen Sie vorher fest, welcher Termin gilt (der aus der Bestellbestätigung oder der aus der Bestellung) und ob Sie Toleranztage zulassen. Vollständig heißt: Die eingegangene Menge erreicht die bestellte Sollmenge der Position, und Bestellung und Wareneingang sind über dieselbe Positionsnummer einander zugeordnet. Eine Position zählt erst, wenn sie geschlossen ist; Teillieferungen werden nicht doppelt gezählt. Die Lieferzeiten selbst wertet Wiederbeschaffungszeit ermitteln aus.
Reklamationsquote: Zähler sind die Wareneingangspositionen, zu denen mindestens eine Reklamation erfasst ist, Nenner alle Wareneingangspositionen des Zeitraums, Einheit Prozent. Betrifft eine Reklamation mehrere Positionen, zählt jede betroffene Position einmal; mehrere Reklamationen zu derselben Position ändern die Quote nicht, weil die Position im Zähler nur einmal steht. Halten Sie diese Zählregel für alle Lieferanten gleich. Nicht erfasste Reklamationen fehlen in der Quote; den Ablauf zeigt Wareneingang buchen.
Preisentwicklung: Der Preisindex gewichtet die Preise mit den Mengen der Basisperiode.
Preisindex = Σ (Basismenge in Stück × Preis je Stück) ÷ Σ (Basismenge in Stück × Preis je Stück der Basisperiode) × 100
Der Preis je Stück ist der Einstandspreis in Euro (in der Schweiz in Franken), die Veränderung in Prozent ist der Index minus 100. Beispiel für Lieferant A: 900 Stück von 10,00 auf 10,40 Euro und 300 Stück von 20,00 auf 20,40 Euro ergeben (900 × 10,40 + 300 × 20,40) ÷ (900 × 10,00 + 300 × 20,00) × 100 = 15.480 ÷ 15.000 × 100 = 103,2; die Preise liegen 3,2 Prozent über der Basisperiode. Was im Einstandspreis steckt, zeigt der verlinkte Artikel; halten Sie Warenkorb und Mengenbasis gleich, sonst misst der Index Ihre Sortimentsänderung mit.
Von der Kennzahl zum Punktwert
Drei Kennzahlen mit drei Einheiten lassen sich nicht addieren; rechnen Sie jede in Punkte von 0 bis 100 um. Dazu braucht jedes Kriterium eine Zielgrenze und eine Unter- oder Obergrenze, bei der null Punkte erreicht sind.
Punkte = 100 × (Ist − Untergrenze) ÷ (Ziel − Untergrenze) bei einem hohen Ist-Wert als Ziel
Punkte = 100 × (Obergrenze − Ist) ÷ (Obergrenze − Ziel) bei einem niedrigen Ist-Wert als Ziel
Rechnen Sie jede Kennzahl mit dem ungerundeten Messwert in Punkte um und runden Sie erst die Punktzahl je Kriterium auf eine Dezimalstelle; so stehen die Werte in der Tabelle. Multiplizieren Sie dann die gerundete Punktzahl mit dem Gewicht, summieren Sie die gewichteten Punkte und runden Sie die Gesamtpunktzahl ebenfalls auf eine Dezimalstelle. Die Prozentwerte der Kennzahltabellen sind nur zur Darstellung gerundet, die Punktrechnung folgt ihnen nicht. Begrenzen Sie das Ergebnis auf 0 bis 100 Punkte; so überstimmt ein übererfülltes Einzelkriterium die übrigen nicht. Grenzwerte der Beispielrechnung:
| Kriterium | Ziel | Unter- oder Obergrenze | Gewicht |
|---|---|---|---|
| Termin- und Mengentreue (OTIF) | 98 Prozent | Untergrenze 80 Prozent | 30 Prozent |
| Reklamationsquote | 1 Prozent | Obergrenze 6 Prozent | 25 Prozent |
| Preisentwicklung | +2 Prozent | Obergrenze +10 Prozent | 20 Prozent |
| Zusammenarbeit (Antwortquote) | 95 Prozent | Untergrenze 50 Prozent | 15 Prozent |
| Abhängigkeit (Anteil am Volumen) | 15 Prozent | Obergrenze 50 Prozent | 10 Prozent |
Die Gewichte ergeben zusammen 100 Prozent und sind Beispielannahmen; richten Sie sie nach Ihrem Engpass. Die Gesamtpunktzahl ist die Summe der gewichteten Punkte: Gesamtpunktzahl = Σ (Punkte × Gewicht ÷ 100).
Beispiel: drei Lieferanten im Vergleich
Die Ausgangsdaten sind erfunden: ein Jahr, eine Warengruppe, drei Lieferanten (Beispielrechnung). Im Beispiel ist jede bestellte Position eingegangen und geschlossen; die Zahl der Wareneingangspositionen entspricht deshalb der Zahl der bestellten Positionen (480, 260, 120). Die Spalte ‘Positionen mit Reklamation’ zählt je betroffene Position einmal, auch wenn zu einer Position mehrere Reklamationen erfasst sind.
| Lieferant | Bestellte Positionen | pünktlich und vollständig | OTIF | Positionen mit Reklamation | Reklamationsquote | Preisindex | Antwortquote | Anteil am Volumen |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Lieferant A | 480 | 456 | 95,0 Prozent | 9 | 1,9 Prozent | 103,2 | 96,0 Prozent (120 von 125) | 38 Prozent |
| Lieferant B | 260 | 226 | 86,9 Prozent | 13 | 5,0 Prozent | 96,0 | 70,0 Prozent (70 von 100) | 22 Prozent |
| Lieferant C | 120 | 108 | 90,0 Prozent | 6 | 5,0 Prozent | 104,0 | 92,0 Prozent (46 von 50) | 12 Prozent |
Nachgerechnet: 456 ÷ 480 = 95,0 Prozent, 226 ÷ 260 = 86,9 Prozent, 108 ÷ 120 = 90,0 Prozent. Reklamationsquote A: 9 ÷ 480 = 0,01875 = 1,875 Prozent, in der Tabelle auf 1,9 Prozent gerundet; B und C: 13 ÷ 260 = 5,0 Prozent und 6 ÷ 120 = 5,0 Prozent. Preisindex B: (400 × 12,00 + 200 × 24,00) ÷ (400 × 12,50 + 200 × 25,00) × 100 = 9.600 ÷ 10.000 × 100 = 96,0; Preisindex C: (500 × 6,30 + 100 × 15,30) ÷ (500 × 6,00 + 100 × 15,00) × 100 = 4.680 ÷ 4.500 × 100 = 104,0.
Die Punkte folgen dem ungerundeten Messwert, nicht der gerundeten Anzeige: OTIF bei Lieferant B ist 226 ÷ 260 = 0,86923, also 100 × (0,86923 − 0,80) ÷ (0,98 − 0,80) = 38,5 Punkte; die Reklamationsquote bei Lieferant A ist 9 ÷ 480 = 0,01875, also 100 × (0,06 − 0,01875) ÷ (0,06 − 0,01) = 82,5 Punkte. Aus den angezeigten 1,9 Prozent ergäben sich 82,0 Punkte; die Tabelle führt 82,5, weil die Rechnung dem ungerundeten Wert folgt.
| Kriterium | Gewicht | Lieferant A | Lieferant B | Lieferant C |
|---|---|---|---|---|
| Termin- und Mengentreue (OTIF) | 30 Prozent | 83,3 | 38,5 | 55,6 |
| Reklamationsquote | 25 Prozent | 82,5 | 20,0 | 20,0 |
| Preisentwicklung | 20 Prozent | 85,0 | 100,0 | 75,0 |
| Zusammenarbeit (Antwortquote) | 15 Prozent | 100,0 | 44,4 | 93,3 |
| Abhängigkeit (Anteil am Volumen) | 10 Prozent | 34,3 | 80,0 | 100,0 |
| Gesamtpunktzahl | 100 Prozent | 81,0 | 51,2 | 60,7 |
Die Gesamtpunktzahl für Lieferant A aus den auf eine Dezimalstelle gerundeten Einzelpunkten: 83,3 × 0,30 + 82,5 × 0,25 + 85,0 × 0,20 + 100,0 × 0,15 + 34,3 × 0,10 = 25,0 + 20,6 + 17,0 + 15,0 + 3,4 = 81,0. Ohne diese Zwischenrundung ergäbe dieselbe Rechnung 81,1 Punkte, weil 83,33 und 34,29 zu 83,3 und 34,3 gerundet werden; die Tabelle folgt der gerundeten Einzelpunktzahl. Für Lieferant B: 38,5 × 0,30 + 20,0 × 0,25 + 100,0 × 0,20 + 44,4 × 0,15 + 80,0 × 0,10 = 51,2 Punkte; der Preisrückgang bringt dort volle 100 Punkte, weil er die Zielgrenze von +2 Prozent übertrifft und die Begrenzung nach oben greift.
Die Beispielrechnung ordnet in vier Klassen ein: 80 bis 100 Punkte bevorzugt (A), 60 bis 79,9 beobachten (B), 40 bis 59,9 Maßnahmen vereinbaren (C), unter 40 Punkte Alternative qualifizieren (D). Damit liegt A in Klasse A, C mit 60,7 in Klasse B, B mit 51,2 in Klasse C. Bei A kostet kein Kriterium so viele Punkte wie die Abhängigkeit (34,3 Punkte bei 38 Prozent Anteil); auch die Termintreue (83,3), die Qualität (82,5) und der Preis (85,0) liegen unter 100. Eine zweite Quelle würde bei A deshalb mehr bewegen als bessere Termine.
Was ISO 9001 und VDA 6.3 dazu sagen
ISO 9001 behandelt die Steuerung extern bereitgestellter Prozesse, Produkte und Dienstleistungen in Abschnitt 8.4 mit den Unterabschnitten 8.4.1 Allgemeines, 8.4.2 Art und Umfang der Steuerung und 8.4.3 Informationen für externe Anbieter. Geltend ist ISO 9001:2026 (Gültigkeit ab 16. September 2026; deutschsprachige ÖNORM-Ausgabe mit Ausgabedatum 1. Oktober 2026, DIN-Ausgabe 2026-11). Der Normtext ist kostenpflichtig und wird hier nicht wiedergegeben; prüfen Sie die Forderungen in der Ausgabe, die Ihr Vertrag oder Ihre Zertifizierung nennt.
Normen binden nicht von selbst: Nach DIN ist ihre Anwendung grundsätzlich freiwillig und wird erst bindend, wenn sie Vertragsinhalt sind oder der Gesetzgeber ihre Einhaltung zwingend vorschreibt. Kriterien, Gewichte und Klassengrenzen legt Ihr Betrieb fest.
VDA 6.3 ist ein Prozessaudit für die Automobilzulieferkette; der VDA QMC beschreibt den Band in der 4., überarbeiteten Auflage vom Januar 2023 mit Fragenkatalog (Einzelbewertung 10-8-6-4-0, Gesamteinstufung A, B, C) und den Prozesselementen P2 bis P7. Ein Audit bewertet einen Prozess zu einem Zeitpunkt; für die laufende Bewertung der Lieferleistung bleiben die eigenen Kennzahlen maßgeblich.
Welche Kriterien für welchen Betrieb
Welches Kriterium mehr wiegt, hängt vom Engpass ab; die Zuordnung ist eine Beispielgewichtung.
| Betrieb und Engpass | Was mehr wiegt | Zuerst messen |
|---|---|---|
| Einkauf über Ausschreibungen | Preis (Beispiel 30 Prozent) | Preisindex aus Eingangsrechnungen |
| Fertigung mit knappen Terminen | Termin- und Mengentreue (Beispiel 35 Prozent) | bestätigte Termine gegen Wareneingang |
| Wenige Lieferanten je Warengruppe | Abhängigkeit (Beispiel 20 Prozent) | Anteil am Volumen, Alternativen |
Mengen- und Preisdaten liefert der Drei-Wege-Abgleich, die Stammdaten kommen aus dem Lieferantenstamm.
Wo die Bewertung schiefgeht
- Bestätigte Termine fehlen. Ohne Termin je Position misst OTIF Ihre eigene Planung. Erfassen Sie zuerst die Bestellbestätigung.
- Reklamierte Positionen werden nicht erfasst. Eine Quote aus dem Gedächtnis sinkt mit der Erinnerung, nicht mit der Qualität; erfassen Sie die Wareneingangsprüfung positionsbezogen.
- Gewichte werden nach dem Ergebnis gewählt. Wer an den Gewichten dreht, bis ein Lieferant passt, verliert die Vergleichbarkeit; schreiben Sie sie vorher fest.
- Der Index misst das Sortiment statt den Preis. Ändern sich Mengen, Artikel oder Bezugsbasen, ändert sich der Wert ohne Preisänderung.
- Noten zu Personen statt zu Vorgängen. Persönliche Angaben zu Ansprechpartnern klären Sie vorher mit Ihrer Datenschutzverantwortung.
So führen Sie die Bewertung ein
- Legen Sie Zeitraum, Warengruppe und Zählregeln fest: welcher Termin gilt, welche Toleranztage zulässig sind, was als Reklamation zählt und wann eine Position als reklamiert gilt.
- Setzen Sie Kriterien, Gewichte sowie Ziel- und Grenzwerte; die Gewichte ergeben zusammen 100 Prozent.
- Prüfen Sie je Kriterium die Datenquelle im System (Positionsnummer, bestellte Sollmenge, bestätigter Termin, Wareneingang). Fehlt ein Feld, lassen Sie das Kriterium weg, statt es zu schätzen.
- Rechnen Sie die Kennzahlen aus dem ungerundeten Messwert in Punkte um, runden Sie die Punktzahl je Kriterium auf eine Dezimalstelle, summieren Sie die gewichteten Punkte und dokumentieren Sie Punktzahl, Klasse, Datenstand und Rechenweg.
- Besprechen Sie das Ergebnis mit dem Lieferanten, vereinbaren Sie Maßnahmen mit Termin und notieren Sie die nächste Bewertung.
- Ändern Sie Regeln und Gewichte erst nach der Runde; rückwirkende Anpassungen machen die Zeitreihe wertlos.