Produktdaten vom ERP in den Shop: Varianten, Attribute, Bilder

Ein Produktimport ist keine Kopie des Artikelstamms, sondern ein Feldvertrag: jede Zeile braucht einen Schlüssel, jedes Feld eine schreibende Seite. Diese Anleitung baut die Zuordnung vom Zielschema bis zur Prüfung nach dem Lauf auf.

Was Sie vorab brauchen

• die Feldliste der Shop-Importvorlage mit Pflichtfeld, Datentyp und Wertebereich
• den Export des Artikelstamms mit einer Zeile je verkaufsfähiger Einheit, mit Merkmalen und Werten
• die GTIN je verkaufsfähiger Einheit, soweit vergeben
• die Bilddateien mit der Regel, wie der Dateiname die GTIN trägt
• die Zuordnung der Steuerschlüssel des ERP auf die Steuerklassen des Shops
• eine Sicherung der Shop-eigenen Felder vor dem ersten Lauf
• die Liste der Artikel, die es nur im Shop gibt (Gutschein, Versandartikel, virtuelles Bündel)

Was das ERP liefert und was der Shop ergänzt

Für jedes Feld brauchen Sie genau eine schreibende Seite. Das ERP trägt Artikelnummer, Verkaufspreis, Steuerschlüssel, Einheit, Bestand und Herstellerangaben; diese Werte hängen an Warenbewegung, Rechnung und Meldepflichten. Der Shop trägt, was er erzeugt oder für den Kanal pflegt: Produkt-ID, URL-Pfad, Kategorie, Marketingtext, Aktionspreis, SEO-Felder, Bewertungen und die Bildreihenfolge. Ob Texte und Bilder im ERP oder in einem Produktinformationssystem (PIM) geführt werden, entscheidet die Feldabdeckung; die Zuordnung beschreibt Artikel- und Stammdatenführung und das führende System für Stammdaten.

Schritt für Schritt: den Produktimport aufbauen

Schritt 1: Zielschema und Zuordnung anlegen

Legen Sie eine Feldliste des Shops an: Feldname, Pflicht oder optional, Datentyp, Länge und Wertebereich. Notieren Sie die abgeleiteten Felder, etwa einen „ab“-Preis am Elternprodukt. Tragen Sie daneben je ERP-Feld das Shop-Feld und die Regel ein: übernehmen, nur bei der Anlage schreiben oder nie überschreiben, auch für Felder, die das ERP nicht liefert. Ergebnis: die Vorlage unten.

Schritt 2: Schlüssel je Zeile festlegen

Ordnen Sie jede Importzeile über die Artikelnummer der verkaufsfähigen Einheit zu und halten Sie diese Nummer stabil. Die GTIN führen Sie als zweiten Wert daneben und verwerfen keine Zeile, wenn sie fehlt: GS1 vergibt GTINs für Handelsstücke, die bepreist, bestellt oder berechnet werden (General Specifications, Abschnitt 4.2.2), und die Umsetzung der Standards ist freiwillig, soweit keine Regelung sie verlangt (Abschnitt 8.1).

Schritt 3: Varianten als Eltern- und Kindzeilen übergeben

Bilden Sie den Grundartikel als Elternprodukt und jede bestellbare Kombination als Kindzeile. Die Kindzeile trägt eigene Artikelnummer, Preis und Bild; eine eigene GTIN trägt sie, wenn sie ein neues Produkt im Sinne der GS1-Regeln ist (GTIN Management Standard, Abschnitt 2.1). Ergebnis: ein Elternprodukt mit einer Zeile je Kombination.

Schritt 4: Attribute als Codes übergeben

Übergeben Sie Steuerschlüssel, Einheit und Merkmalswerte als Codes aus der gepflegten Werteliste, nicht als freien Text. Ein Steuersatz als Zahl bricht, sobald sich der Satz ändert; ein Schlüssel bleibt gültig. Auch Merkmalswerte brauchen einen Code: „Blau“, „blau“ und „BL“ sind für den Shop drei Werte.

Schritt 5: Bilder benennen, Testlauf fahren, dann produktiv

Benennen Sie Bilddateien mit der GTIN in den ersten 14 Stellen (GS1 Product Image Standard, Abschnitt 3.3.2) und ordnen Sie sie der Kindzeile zu; für das Web sind 900 bis 2400 Pixel Kantenlänge als Freisteller auf Weiß vorgesehen (Abschnitte 3.1 und 3.2). Fahren Sie den ersten Lauf im Testkanal mit rund 20 Artikeln, darunter ein Artikel mit Varianten, ein Set und ein Artikel ohne GTIN, und zählen Sie Zeilen und Bilder.

Die Zuordnungsvorlage: Feld für Feld

Die Zuordnungsvorlage verbindet das Feld im Artikelstamm mit dem Feld im Shop und der Regel für den Import. Die Regeln sind eine redaktionelle Empfehlung; Feldnamen und Pflichtfelder unterscheiden sich je System. Die Zeile „nur bei der Anlage“ entscheidet etwa, ob ein ERP-Produktname jede Umbenennung im Shop überschreibt.

Feld im ERP-Artikel	Feld im Shop	Übergaberegel
Artikelnummer der verkaufsfähigen Einheit	SKU der Kindzeile	Schlüssel; einmal vergeben, nicht neu belegen
Artikelnummer des Grundartikels	Elternprodukt	nur Verknüpfung, keine eigene Bestandszeile
GTIN	Barcode- oder GTIN-Feld	übernehmen, wenn vergeben; nicht aus der Artikelnummer berechnen
Merkmal und Merkmalswert	Variantenachse und Optionswert	übernehmen; Werte nur aus der gepflegten Werteliste
Kurzbezeichnung	Produktname	bei der Anlage schreiben, danach nicht mehr überschreiben
Langtext oder Marketingtext	Beschreibung	nur, wenn das ERP dieses Feld führt
Verkaufspreis	Basis- oder Listenpreis	übernehmen; Aktionspreise bleiben im Shop
Steuerschlüssel	Steuerklasse	über eine Zuordnungstabelle der Codes, nicht über den Satz
Mengeneinheit, Grundpreisbasis	Einheit, Grundpreisbasis	übernehmen
Gewicht und Maße	Versandangaben	übernehmen
verfügbare Menge	Verfügbarkeit	als Zwischenstand übernehmen; Shop-Reservierungen nicht zurückschreiben
Hersteller mit Postanschrift und elektronischer Adresse	Herstellerangaben im Angebot	übernehmen; im Anwendungsbereich der GPSR Pflichtangabe im Unionsmarkt
verantwortliche Person mit Postanschrift und elektronischer Adresse	Kontaktfeld im Angebot	übernehmen, wenn der Hersteller außerhalb der Union sitzt; dann Pflichtangabe im Unionsmarkt
vorgeschriebene Sicherheits- und Warnhinweise	Sicherheitsangaben	übernehmen; fehlen sie im Artikelstamm, beschaffen Sie sie (Art. 19 Buchst. d GPSR)
Bilddatei mit GTIN im Namen	Produktbild der Kindzeile	nur ergänzen; Reihenfolge und Alt-Text bleiben im Shop
kein ERP-Feld	URL-Pfad, Kategorie, SEO-Felder, Bewertungen, Veröffentlichungsstatus	schreibt der Import nie

Varianten als Eltern und Kind

Eine Zeile je verkaufsfähiger Einheit im ERP, zwei Ebenen im Shop. Die Beispielzeilen sind erfunden; die GTINs beginnen mit 952, dem Präfix für Beispiele und Demonstrationen (General Specifications, Tabelle 1-4).

Ebene im Shop	Kennung	Merkmale	GTIN	Preis in Euro (erfunden)
Elternprodukt T-Shirt Basic	4012-018	ohne	ohne	ohne
Kind: T-Shirt Basic, M, Blau	4012-018-M-BL	Größe M, Farbe Blau	9521000012349	24,90
Kind: T-Shirt Basic, L, Blau	4012-018-L-BL	Größe L, Farbe Blau	9521234567899	24,90
Kind: T-Shirt Basic, M, Rot	4012-018-M-RT	Größe M, Farbe Rot	9520000000011	26,90
Set aus M und L, Blau (fest verbunden)	SET-4012-018-BL	Set	9520000000028	46,90

Drei Regeln gehören dazu. Das Elternprodukt trägt keinen eigenen Bestand und keinen eigenen Preis; prüfen Sie, ob Ihr Shopsystem dort den günstigsten Kindpreis als „ab“-Preis berechnet. Ein fest verbundenes Set ist ein neues Handelsstück mit eigener GTIN, jede geänderte Zusammensetzung ein weiteres (GTIN Management Standard, Abschnitt 2.9); ein Bündel, das nur im Angebot entsteht, braucht keine eigene GTIN, seine Artikel brauchen je eine (General Specifications, Abschnitt 2.1.1.7.2). Für Unterschiede ohne eigene GTIN kennt GS1 zwei Zusatzkennzeichen: den internen Produktvarianten-Code (AI 20) für den Markeninhaber und von ihm Beauftragte und die Verbrauchervariante (AI 22), wenn die Änderung den Handelspartnern mitgeteilt werden muss, um Verbraucher zu unterstützen (Abschnitte 3.5.1 und 3.5.3).

Diese Felder überschreibt der Import nie

• die vom Shopsystem vergebene Produkt- und Varianten-ID; sie trägt Verweise im Shop
• der URL-Pfad (Slug) eines Produkts; er ist verlinkt und darf sich nicht mit jedem Lauf ändern
• Kategorie und Navigation; sie folgen dem Sortiment, nicht dem Artikelstamm
• SEO-Titel und Meta-Beschreibung
• Kanalpreis und Aktion; der Basispreis bleibt im getrennten Feld
• Bildreihenfolge, Alt-Texte und die Nutzungsrechte am Bild; der Standard nennt als Grenze die Verwendung in Ländern, für die das Produkt nicht bestimmt ist (Product Image Standard, Abschnitt 1.7)
• Veröffentlichungsstatus je Produkt
• Kundenbewertungen und -fragen
• Artikel, die nur im Shop existieren

Zwei Sperrregeln sichern die Liste: Ein leeres oder fehlendes Feld im Export ist kein Löschbefehl, und ein Lauf legt an und aktualisiert, statt den Katalog neu aufzubauen; sonst verschwinden die Zeilen, die das ERP nicht kennt.

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Zeilen zählen: Artikel, Elternprodukte, Kinder und Bilder im Shop gegen die Zeilen des Exports stellen.
2. Schlüssel prüfen: jede Kindzeile hat eine Artikelnummer, keine Nummer kommt doppelt vor.
3. Stichprobe prüfen: bei fünf Artikeln Name, Preis, Steuerklasse, GTIN und Bilderzahl mit dem Artikelstamm vergleichen.
4. Shop-eigene Felder prüfen: URL, SEO-Titel, Kategorie, Aktionspreis und Alt-Texte gegen die Sicherung vor dem Lauf.
5. Artikel ohne GTIN prüfen: Die Zeile muss angelegt worden sein.
6. Pflichtangaben prüfen: Für Produkte im Anwendungsbereich der GPSR stehen Herstellerangaben, bei einem Hersteller außerhalb der Union die Angaben zur verantwortlichen Person, und die vorgeschriebenen Warnhinweise im Angebot (Art. 19).

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Vorgehen
Varianten erscheinen als Einzelprodukte ohne Elternzeile	Der Export enthält keine Elternzeile	Elternzeile aus der Grundartikelnummer erzeugen und Kinder nur verknüpfen
Ein Shop-Artikel ist verschwunden	Der Lauf hat Zeilen ohne ERP-Bezug entfernt	Modus anlegen und aktualisieren wählen, Shop-Artikel kennzeichnen
Der Preis steht als 24,9 statt 24,90	Feldtyp der Importvorlage	Preis als Dezimalzahl mit zwei Nachkommastellen oder als Text führen, siehe Zahlenformate beim Import
Bilder fehlen an der Kindzeile	Bild war dem Elternprodukt zugeordnet	Bild über die Kennung der Kindzeile zuordnen

Wann Sie Hilfe holen sollten

• Die Importvorlage des Shops ändert sich oder Pflichtfelder sind nicht dokumentiert; dann klären Sie, welche Felder der Kanal verlangt.
• Herstellerangaben oder vorgeschriebene Sicherheitshinweise fehlen im Artikelstamm; die Pflichtangaben im Fernabsatz-Angebot beschreibt GPSR-Pflichtangaben im ERP.
• Kanäle, Sprachen und Artikel wachsen über die Feldabdeckung des ERP hinaus; dann prüfen Sie, ob ein PIM dazwischen gehört, und ob Grundpreis und Preisgeschichte im ERP abbildbar sind (Grundpreis und Streichpreis im ERP).

Nach dem ersten produktiven Lauf gehört die Zuordnung in eine Datenverantwortung für den Artikelstamm. Weiter geht es mit dem Bestellstatus im ERP und mit Schnittstellenfehlern, die ein Importlauf meldet.