Solar und Photovoltaik: ERP für Projekte, Seriennummern, Nullsteuer

Ein Solarbetrieb führt zwei Geschäfte zugleich: den Handel mit Modulen, Wechselrichtern und Speichern und die Montage auf dem Dach des Kunden. Beide treffen im ERP aufeinander, sobald Material für ein Projekt reserviert, beim Einbau verbucht, für das Marktstammdatenregister erfasst und mit dem richtigen Steuersatz abgerechnet werden muss.

Worum es bei der Auswahl geht

Gegenstand dieses Artikels ist die Auswahl eines ERP für einen Installations- oder Solarhandelsbetrieb mit einigen tausend Artikelpositionen und einer überschaubaren Zahl laufender Projekte. Die Leitfrage lautet nicht, welches System die umfangreichste Artikelliste verwaltet, sondern ob es eine Anlage über ihren ganzen Lebensweg führt: von der Anfrage über die Materialdisposition und die Montage bis zur Netzanmeldung, zur Abrechnung mit dem richtigen Steuersatz und zu Garantie und Wartung.

Die kaufmännischen Grundfunktionen, die jedes Branchensystem mitbringt, behandelt ERP oder Branchenlösung im Handwerk. Dieser Artikel setzt darauf auf und beschreibt die Besonderheiten eines PV-Betriebs. Weil sich die rechtlichen Vorgaben nach Land unterscheiden, werden Deutschland, Österreich und die Schweiz getrennt benannt.

Ein Punkt prägt die Auswahl: Der Steuersatz hängt an der Rolle des Kunden und an der Nutzung des Gebäudes, nicht am Artikel; die Anlagengröße wirkt in Deutschland nur über die Vermutungsregel des § 12 Abs. 3 Nr. 1 Satz 2 UStG. Prüfen Sie daher, ob das System den Steuersatz aus Kundenrolle und Anlagenstammdaten ableitet und wie viel Handarbeit bei einer Rechnung mit begünstigten und nicht begünstigten Positionen bleibt.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle nennt fünf Kriterien mit Grund, Prüfung und der Frage, die Sie dem Anbieter stellen.

Kriterium	Warum es zählt	So prüfen Sie es	Frage an den Anbieter
Projektlager und Seriennummern	Material wird für ein Projekt reserviert, beim Einbau verbraucht und muss je Komponente auffindbar bleiben	Ein Projekt mit 20 Positionen anlegen, Material reservieren, Einbau buchen und je Modul, Wechselrichter und Speicher eine Seriennummer abfragen	Führt das System Material je Projekt und Seriennummer je Komponente, und findet es eine Seriennummer nach Kunde und Inbetriebnahmedatum?
Nullsteuersatz und Nachweis	Der Steuersatz hängt in Deutschland an der Rolle des Kunden und an der Gebäudenutzung, nicht am Artikel	Je eine Rechnung für einen Händler und für einen Betreiber anlegen, dazu eine Anlage über 30 Kilowatt (peak) auf einem begünstigten Gebäude, und die Erklärung des Erwerbers am Beleg suchen	Lässt sich der Nullsatz sperren, solange keine Erwerbererklärung hinterlegt ist?
Anlagenstammdaten	In Deutschland verlangen Marktstammdatenregister und Netzbetreiber dieselben Daten, aber in unterschiedlicher Form	Eine Anlage mit Leistung, Wechselrichter, Ausrichtung, Neigung und Zählernummer anlegen und daraus einen Registerauszug erzeugen lassen	Welche Anlagenfelder sind Pflicht, und lässt sich daraus eine Meldung erzeugen?
Leistungstrennung im Beleg	In Deutschland stehen die begünstigte Lieferung und eigenständige Serviceleistungen wie die Wartung auf einer Rechnung, unterliegen aber verschiedenen Sätzen	Eine Rechnung mit begünstigter Lieferung und einer Wartungsposition aufteilen lassen	Trennt das System begünstigte und nicht begünstigte Positionen je Beleg selbst?
Garantie- und Wartungsverträge	Fristen je Komponente und wiederkehrende Termine laufen nach der Abnahme weiter	Vier Fristen je Anlage anlegen und einen Wartungslauf für das Folgejahr erzeugen	Verwaltet das System die Garantie je Seriennummer und Wartungsverträge mit Termin, Kündigungsfrist und Abrechnung?

1. 1
   Angebot und ProjektAnlage, Dach, Kundendaten
2. 2
   ProjektlagerMaterial für das Projekt reservieren
3. 3
   MontageEinbau buchen und Seriennummern erfassen
4. 4
   Registrierung und NetzanmeldungAnlagenstammdaten an Register und Netzbetreiber
5. 5
   Abrechnungbegünstigte Lieferung und Wartung getrennt
6. 6
   Garantie und WartungFristen und wiederkehrende Termine

Reihenfolge folgt dem Prüfweg dieses Artikels; gesetzliche Fristen siehe Text.

Quelle: Schematische Kette

Projektlager und Seriennummern

Material für ein Projekt ist gebundene Ware, nicht freier Bestand. Wer erst bei der Montage aus dem Hauptlager entnimmt, kann Materialverluste am Projektende nicht mehr zuordnen. Führen Sie je Auftrag einen reservierten Bestand, buchen Sie den Einbau als Verbrauch und gleichen Sie am Ende Restmaterial zurück.

Die Seriennummer verbindet die gelieferte Ware mit der Anlage und damit mit Garantie, Wartung und Rückruf. Sie gehört zu den Komponenten, die der Hersteller kennzeichnet: Module, Wechselrichter, Speicher und je nach Bauart auch Optimierer. Erfassen Sie die Nummer bei der Montage, solange das Gerät sichtbar ist; welche Buchungspunkte dafür in Frage kommen, beschreibt Seriennummern verwalten: Garantie, Service und Rückruf.

Nullsteuersatz und Nachweis

In Deutschland ermäßigt § 12 Abs. 3 Nr. 1 UStG die Steuer auf 0 Prozent für die Lieferung von Solarmodulen an den Betreiber einer Photovoltaikanlage, einschließlich der für den Betrieb wesentlichen Komponenten und der Speicher. Die Begünstigung setzt voraus, dass die Anlage auf oder in der Nähe von Privatwohnungen, Wohnungen sowie öffentlichen und anderen Gebäuden installiert wird, die für dem Gemeinwohl dienende Tätigkeiten genutzt werden; diese Voraussetzungen gelten als erfüllt, wenn die installierte Bruttoleistung laut Marktstammdatenregister nicht mehr als 30 Kilowatt (peak) beträgt (Satz 2). Dieselbe Begünstigung trägt die Installation (§ 12 Abs. 3 Nr. 4 UStG). Die Regelung ist am 1. Januar 2023 in Kraft getreten und gilt für Umsätze nach dem 31. Dezember 2022.

Der leistende Unternehmer muss nachweisen, dass die Voraussetzungen erfüllt sind. Nach Abschnitt 12.18 Abs. 6 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses genügt die Erklärung des Erwerbers, Betreiber zu sein und entweder ein begünstigtes Gebäude zu nutzen oder die Bruttoleistung von 30 Kilowatt (peak) einzuhalten; die Erklärung kann in den Vertrag aufgenommen werden. Legen Sie dafür ein Feld am Kunden oder Auftrag an, mit Datum und Version. Den Nullsatz erst zuzulassen, wenn die Erklärung vorliegt, ist eine Prozessentscheidung des Betriebs und keine gesetzliche Voraussetzung.

Der Satz hängt an der Rolle des Kunden. Begünstigt ist nur die Lieferung an den Betreiber; die in der Lieferkette vorausgehenden Lieferungen, etwa an einen Zwischenhändler, unterliegen dem Regelsteuersatz (Abschnitt 12.18 Abs. 2 UStAE). Ebenso wenig begünstigt sind eigenständige Serviceleistungen wie Wartungsarbeiten (Abschnitt 12.18 Abs. 1 Satz 12 UStAE). Zubehör wie Schrauben, Nägel, Kabel und Befestigungsmaterial zählt nicht zu den wesentlichen Komponenten (Abschnitt 12.18 Abs. 9 Satz 1 UStAE), teilt aber als Nebenleistung der Lieferung der Photovoltaikanlage den Nullsatz, wenn es im Rahmen einer einheitlichen Leistung mitgeliefert wird (Abschnitt 12.18 Abs. 1 Sätze 3 und 4 UStAE). Werden solche Teile einzeln beschafft, unterliegt die Lieferung dem Regelsteuersatz. Die Rechnung weist den anzuwendenden Steuersatz und den Steuerbetrag aus (§ 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG), beim Nullsatz also 0 Prozent und 0 Euro. Die Konten- und Belegführung vertieft Photovoltaik-Nullsteuersatz: Belegführung und Konten.

Österreich hatte einen befristeten Nullsatz: § 28 Abs. 62 UStG 1994 ermäßigte die Steuer auf 0 Prozent für Lieferungen, innergemeinschaftliche Erwerbe, Einfuhren und Installationen von Photovoltaikmodulen, die nach dem 31. Dezember 2023 und vor dem 1. April 2025 ausgeführt wurden; bei einem Vertragsabschluss vor dem 7. März 2025 verlängerte sich der Zeitraum bis vor den 1. Jänner 2026. Voraussetzung waren unter anderem eine Engpassleistung bis 35 Kilowatt (peak) und ein begünstigtes Gebäude. Danach gilt wieder der Normalsatz von 20 Prozent. In der Schweiz findet der Normalsatz von 8,1 Prozent Anwendung (Art. 25 Abs. 1 MWSTG); eine dem deutschen oder österreichischen Nullsatz vergleichbare Regelung haben wir in der konsolidierten Fassung des Mehrwertsteuergesetzes nicht gefunden.

Anlagenstammdaten für Register und Netzanmeldung

In Deutschland müssen Betreiber ihre Einheiten im Marktstammdatenregister registrieren, und zwar innerhalb eines Monats nach der Inbetriebnahme (§ 5 Abs. 1 und Abs. 5 Satz 1 MaStRV); die Pflicht entfällt, wenn die Einheit weder unmittelbar noch mittelbar an ein Stromnetz angeschlossen ist oder angeschlossen werden soll (§ 5 Abs. 2 Nr. 1 MaStRV). Solaranlagen desselben Betreibers am selben Standort, die gleichzeitig in Betrieb genommen werden, werden summarisch als eine Einheit erfasst (§ 5 Abs. 1 Satz 2 MaStRV). Welche Daten zu erfassen sind, steht in der Anlage zu § 6 MaStRV: allgemein Name, Standort, Inbetriebnahmedatum, Brutto- und Nettonennleistung, Technologie, Energieträger, Anschlussnetzbetreiber und die vom Netzbetreiber vergebene Identifikationsnummer; für Solareinheiten zusätzlich Art der Anlage, Wechselrichterleistung, Modulanzahl, Haupt- und Nebenausrichtung, Neigungswinkel und Leistungsbegrenzung. Ein Verstoß gegen die Registrierungspflicht ist eine Ordnungswidrigkeit (§ 21 Nr. 1 MaStRV in Verbindung mit § 95 Abs. 1 Nr. 5 Buchstabe e EnWG). Die Daten sind für die Finanzbehörden abrufbar, soweit sie der Aufgabenerfüllung dienen (§ 16 Abs. 3 Nr. 7 MaStRV); der Registereintrag ist damit auch die Grundlage für die 30-Kilowatt-Vermutungsregel beim Nullsteuersatz.

Für den Anschluss und die Vergütung werden dieselben Daten ein zweites Mal gebraucht. Der Betreiber richtet ein Netzanschlussbegehren an den Netzbetreiber (§ 8 EEG). Bei Anlagen bis 30 Kilowatt auf einem Grundstück mit bestehendem Netzanschluss gilt dessen Verknüpfungspunkt (Satz 2). Für steckerfertige Anlagen bis 2 Kilowatt und 800 Voltampere lässt das Gesetz den Anschluss hinter der Entnahmestelle zu, ohne die Registrierungspflicht nach der Marktstammdatenregisterverordnung zu berühren (§ 8 Abs. 5a EEG). Der Zahlungsanspruch nach § 19 Abs. 1 Nr. 2 EEG besteht für Kalendermonate, in denen Strom eingespeist und dem Netzbetreiber zur Verfügung gestellt wird (§ 21 Abs. 1 EEG). Die Datenaufnahme je Anlage beschreibt PV-Projekt: Seriennummern, Marktstammdatenregister und Netzanmeldung.

Garantie- und Wartungsverträge

Nach der Abnahme beginnt die Frist, in der ein Mangel geltend gemacht werden kann. In Deutschland verjähren Mängelansprüche aus einem Werkvertrag über eine Sache zwei Jahre ab der Abnahme, bei einem Bauwerk und bei Planungs- oder Überwachungsleistungen dafür fünf Jahre (§ 634a Abs. 1 und 2 BGB). In Österreich muss der Mangel bei einer beweglichen Sache innerhalb von zwei Jahren, bei einer unbeweglichen Sache innerhalb von drei Jahren nach der Übergabe hervorkommen; die Gewährleistungsansprüche verjähren drei Monate nach Ablauf dieser Frist (§ 933 Abs. 1 und 3 ABGB). In der Schweiz verjähren die Mängelansprüche zwei Jahre nach der Abnahme; fünf Jahre betragen sie bei einem unbeweglichen Werk sowie bei Mängeln eines beweglichen Werks, das bestimmungsgemäss in ein unbewegliches Werk integriert wurde und dessen Mangelhaftigkeit verursacht hat (Art. 371 OR). Das sind die gesetzlichen Fristen; Garantiezusagen der Modul- und Wechselrichterhersteller sind vertraglich und können je Bauteil und Dauer abweichen. Halten Sie beide getrennt, mit Fristbeginn, Dauer und dem Nachweis, der die Frist auslöst.

Wartungs- und Serviceverträge sind eigenständige Leistungen und fallen in Deutschland nicht unter den Nullsatz (Abschnitt 12.18 Abs. 1 Satz 12 UStAE). Führen Sie sie als wiederkehrende Verträge mit Laufzeit, Kündigungsfrist und Leistungsumfang und rechnen Sie sie getrennt ab.

Anforderungsliste: Muss, Soll, Kann

Die Liste ordnet die Anforderungen nach Dringlichkeit. „Muss“ bedeutet: ohne diese Funktion ist der Ablauf nicht gesetzeskonform oder nicht beherrschbar.

Anforderung	Stufe	So prüfen Sie es
Projektbezogene Materialreservierung und Verbrauch am Auftrag	Muss	Ein Projekt anlegen, Material reservieren, Einbau buchen, Restbestand zurückbuchen
Seriennummer je Modul, Wechselrichter und Speicher, verknüpft mit Kunde und Anlage	Muss	Eine Seriennummer über die Suche und in der Anlagenakte auffinden
Steuerkennzeichen abhängig von der Rolle des Kunden (Betreiber oder Händler), Deutschland	Muss	Dieselbe Lieferung für beide Rollen abrechnen und die Sätze vergleichen
Feld für die Erwerbererklärung mit Datum, Deutschland	Muss	Den Nullsatz ohne hinterlegte Erklärung sperren und mit Erklärung zulassen
Getrennte Positionen für die begünstigte Lieferung und für eigenständige Serviceleistungen wie die Wartung, Deutschland	Muss	Eine gemischte Rechnung aufteilen und die Sätze je Position zeigen
Anlagenakte mit Leistung in Kilowatt (peak), Wechselrichter, Modulanzahl, Ausrichtung, Neigung und Zählernummer	Muss	Eine Anlage vollständig anlegen und den Registerdatensatz danebenlegen
Fristenüberwachung für die Registrierung einen Monat nach Inbetriebnahme, Deutschland	Muss	Die Frist aus dem Inbetriebnahmedatum berechnen und mahnen lassen
Export der Anlagendaten für das Marktstammdatenregister, Deutschland	Soll	Einen Datensatz je Anlage erzeugen und gegen die Meldemaske prüfen
Garantiefrist je Komponente, getrennt von der gesetzlichen Mängelfrist	Soll	Vier Bauteile mit unterschiedlichen Fristen anlegen und abfragen
Wiederkehrende Wartungsverträge mit Termin, Kündigungsfrist und Abrechnung	Soll	Einen Wartungslauf für das Folgejahr erzeugen und daraus Rechnungen bilden
Projektkalkulation gegen Nachkalkulation je Anlage (Material, Stunden, Nachträge)	Soll	Ein abgeschlossenes Projekt gegen das Angebot stellen
Mobile Erfassung von Montagezeiten und Inbetriebnahmeprotokoll	Kann	Eine Rückmeldung ohne Netz erfassen und später synchronisieren
Übernahme der Monitoring-Daten der Wechselrichter- und Speicherhersteller	Kann	Einen Ertrags- oder Störungsbericht je Anlage importieren
Kundenportal für Garantie- und Wartungsübersicht	Kann	Die Anlagenakte für einen Kunden sichtbar machen

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Tragen Sie in jedes Angebot diese Felder ein und notieren Sie, ob sie einmalig oder laufend anfallen:

• Lizenzen je Nutzer in Innendienst, Lager und Montageleitung, nach benannten und gleichzeitigen Nutzern getrennt.
• Einrichtung des Projektlagers, der Anlagenakte und der wiederkehrenden Verträge.
• Konfiguration der Steuerlogik für begünstigte und nicht begünstigte Positionen.
• Schnittstellen zu Großhandel, Monitoring-Portalen und, falls vorhanden, zum Netzbetreiberverfahren.
• Übernahme der Altdaten: Artikel, Kunden, laufende Garantien und Wartungsverträge.
• Test- und Abnahmesystem, Schulung und Support- samt Updatezusagen einschließlich der Formularpflege.

Beträge nennen wir hier nicht: Sie hängen von Umfang, Nutzerzahl und Vertragsmodell ab und ändern sich. Vergleichen Sie die Angebote über diese Felder statt über eine Summe.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Der Steuersatz hängt am Artikel statt am Kunden; eine Rolle „Betreiber“ gibt es nicht.
• Die Erwerbererklärung ist nirgends hinterlegt, der Nullsatz wird auf Zuruf gesetzt.
• Seriennummern stehen im Freitext des Lieferscheins, ohne Bindung an Kunde, Anlage und Inbetriebnahmedatum.
• Die Anlagenakte führt nur eine Leistungsangabe, aber weder Wechselrichter noch Zählernummer oder Registerstatus.
• Eigenständige Serviceleistungen wie die Wartung laufen auf derselben begünstigten Position wie die Anlage.
• Es gibt keine Fristenberechnung ab Inbetriebnahme, die Registrierung bleibt Terminsache der Sachbearbeitung.
• Ein Datenexport der Anlagen liegt nur als Gesamtliste vor, nicht je Anlage.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Die Tabelle ordnet Betriebsarten; sie ersetzt keine Prüfung, zeigt aber, wo Sie zuerst ansetzen.

Betriebsfall	Was am schwersten wiegt
Reiner Solarhandel	Rollenabhängige Steuerkennzeichen, Konditionen und Versand je Warengruppe
Installationsbetrieb mit eigenem Montageteam	Projektlager, Seriennummern und Montagestunden
Betrieb mit eigener Wartungsabteilung	Wiederkehrende Verträge, Fristen und getrennte Abrechnung
Betrieb mit Speichergeschäft	Anlagenstammdaten und Garantie je Speicher, Nachladen im Bestand
Betrieb in mehreren Ländern	Getrennte Steuersätze je Land und je Fassung des Regelwerks

So vergleichen Sie in sechs Schritten

1. Schreiben Sie auf, wie viele Projekte im Jahr parallel laufen und wie viele Anlagen je Projekt entstehen.
2. Stellen Sie einen Musterauftrag mit begünstigter Lieferung einschließlich Nebenleistungen wie Schrauben und Kabel sowie einer eigenständigen Wartungsposition bereit.
3. Legen Sie eine Anlage mit allen Registerdaten an und lassen Sie den Datensatz für die Meldung erzeugen.
4. Prüfen Sie die Steuerlogik mit den Rollen Händler und Betreiber sowie mit einer Anlage unter und einer über 30 Kilowatt (peak) auf einem begünstigten Gebäude.
5. Erfassen Sie ein Modul und einen Speicher mit Seriennummer und verfolgen Sie die Garantie bis zum Kunden.
6. Erzeugen Sie einen Wartungslauf für das Folgejahr und eine Rechnung daraus, und verlangen Sie dafür eine schriftliche Zusage im Angebot.