Catering und Großküche: Menüplanung und Portionskalkulation im ERP

Der Speiseplan entscheidet in einer Zentralküche darüber, was eingekauft, produziert und abgerechnet wird. Ob ein System diese Kette rechnet oder nur die Rechnung schreibt, zeigt sich an fünf Datenobjekten und an einer einzigen Rezepturänderung.

Worum es bei der Auswahl geht

Eine Zentralküche produziert vor, ein Caterer produziert auf Auftrag; beide planen Menüs und brauchen Kosten je Portion. Prüfen Sie deshalb zuerst, welche der fünf Objekte — Speiseplan, Rezeptur, Bedarf, Bestellung, Kosten je Portion — Ihr Betrieb führt und ob ein System sie verbindet. Produkte und Rangfolgen nennt dieser Artikel nicht.

Wie die Kette vom Speiseplan zur Portion aussieht

Die Kette hat fünf Objekte und zwei Übergaben, an denen sie brechen kann: von der Rezeptur in den Bedarf und vom Wareneingang in die Kalkulation.

1. 1
   Speiseplan anlegenMenüzyklus mit Gültigkeit, Gerichte je Tag und geplante Portionszahl
2. 2
   Rezeptur pflegenZutaten, Mengen, Portionszahl, Ausbeute und Allergene an der Zutat
3. 3
   Bedarf rechnengeplante Portionen × Menge je Portion, verdichtet je Produktionstag
4. 4
   Bestellung auslösenBedarf gegen Bestand, Lieferrhythmus und Lieferantenkonditionen
5. 5
   Wareneingang verbuchenIst-Menge, Charge und Einstandspreis je Lieferung
6. 6
   Kosten je Portion rechnenWareneinsatz je Portion mit Zuschlagsatz, nach der Produktion mit Ist-Werten

Die Allergenangabe wird von der Zutat über die Rezeptur bis zur Speisekarte weitergereicht; sie ist kein eigenes Datenobjekt.

Quelle: Schematische Kette ohne Systembezug

1. Speiseplan anlegen. Gültigkeitszeitraum, Gerichte je Tag, geplante Portionszahl. Ergebnis: eine Mengenzeile je Gericht und Tag.
2. Rezeptur pflegen. Zutaten mit Menge und Einheit, Portionszahl, Ausbeute nach dem Garen, Allergene an der Zutat. Ergebnis: eine gültige Rezepturfassung.
3. Bedarf rechnen. Bedarf je Zutat = geplante Portionen × Rezepturmenge ÷ Portionszahl der Rezeptur, verdichtet je Produktionstag.
4. Bestellung auslösen. Bedarf gegen Bestand, Lieferrhythmus und Lieferantenkonditionen; freigegeben wird von Hand.
5. Wareneingang verbuchen. Ist-Menge und Einstandspreis je Lieferung; wie Fracht, Rabatt und Skonto hineingehören, steht unter Einstandspreis berechnen.
6. Kosten je Portion rechnen. Vor der Produktion mit Planpreisen, danach mit Ist-Werten.

Die Allergenangabe hängt an der Rezeptur

Anhang II der Verordnung (EU) Nr. 1169/2011 (Lebensmittelinformationsverordnung, LMIV) führt 14 Gruppen auf, darunter glutenhaltiges Getreide und Milch. Die Angabe sitzt an der Zutat: Art. 21 Abs. 1 verlangt die Bezeichnung nach Anhang II, ohne Zutatenverzeichnis die Angabe „Enthält“ mit dieser Bezeichnung. Das System rechnet die Matrix je Gericht aus der Rezeptur; eine Rezepturänderung verändert die Liste des Gerichts.

Für nicht vorverpackte Speisen gilt in Deutschland und Österreich Art. 44 Abs. 1: Wer ohne Vorverpackung an Endverbraucher oder Anbieter von Gemeinschaftsverpflegung abgibt, muss die Allergene nach Art. 9 Abs. 1 Buchst. c angeben (Buchst. a), die übrigen Angaben nur nach nationaler Vorschrift (Buchst. b). Wer an eine Kantine liefert, übermittelt die Information an den empfangenden Betrieb (Art. 8 Abs. 6).

• Deutschland: Bei nicht vorverpackten Lebensmitteln sind die allergenen Zutaten und Verarbeitungshilfsstoffe anzugeben (§ 4 Abs. 2 LMIDV), auf Schild, Speisekarte, Preisverzeichnis oder elektronisch vor dem Kauf (§ 4 Abs. 3); mündlich nur, wenn die Angaben auf Nachfrage unverzüglich mitgeteilt werden, eine zugängliche Aufzeichnung vorliegt und gut sichtbar auf die mündliche Auskunft hingewiesen wird (§ 4 Abs. 4 LMIDV).
• Österreich: Bei unverpackten Lebensmitteln muss die Information verfügbar, leicht zugänglich und ohne Aufforderung bereitstehen (§ 3 Abs. 1 AIV); mündlich genügt ein sichtbarer Hinweis, Auskunft geben nur geschulte Personen mit dokumentiertem Nachweis (§ 3 Abs. 2 und 3), Grundlage ist eine schriftliche Dokumentation (§ 4 AIV).
• Schweiz: Offen abgegebene Lebensmittel werden wie vorverpackte informiert; auf schriftliche Angaben darf verzichtet werden, wenn die Information auf andere Weise gewährleistet ist (Art. 39 Abs. 1 LGV). Schriftliche Angaben dürfen Anbieter der Gemeinschaftsverpflegung in der Speisekarte oder auf einem Plakat anbringen (Art. 5 Abs. 2 LIV). Mündlich sind die Zutaten nach Anhang 6 nur zulässig, wenn schriftlich gut sichtbar auf die mündliche Auskunft hingewiesen wird (Art. 5 Abs. 1 Buchst. d Z 1 LIV) und die Informationen dem Personal schriftlich vorliegen oder eine fachkundige Person sie unmittelbar erteilen kann (Art. 5 Abs. 1 Buchst. d Z 2 LIV).

Den Datenfluss behandelt Allergenmanagement aus der Rezeptur.

Woraus sich die Kosten je Portion zusammensetzen

Vier Größen tragen die Rechnung.

Größe	Formel	Einheit
Wareneinsatz je Portion	Rezepturkosten ÷ Portionszahl	Euro je Portion
Ausbeute	Ausgabegewicht ÷ Rohgewicht × 100	Prozent
Zuschlagsatz	geschätzte Gemeinkosten ÷ geschätzte Bezugsgröße × 100	Prozent
Kosten je Portion	Wareneinsatz × (1 + Zuschlagsatz ÷ 100)	Euro je Portion

Der Zuschlagsatz folgt der Rechnung für einen vorbestimmten Gemeinkostensatz: geschätzte Gemeinkosten geteilt durch die geschätzte Bezugsgröße, gewählt nach Zusammenhang und Messbarkeit (Saylor Academy, Managerial Accounting, Kapitel 2); die Verteilung zeigt Zuschlagskalkulation.

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: 100 Portionen, Preise ohne Umsatzsteuer, Periodenwerte geschätzt.

Zutat	Menge in kg	Preis in Euro/kg	Kosten in Euro
Rindfleisch	18,0	11,50	207,00
Zwiebeln	3,0	1,20	3,60
Karotten	3,0	1,10	3,30
Tomatenmark	1,2	3,40	4,08
Brühpulver	0,6	9,00	5,40
Nudeln, trocken	9,0	1,80	16,20
Öl	0,8	4,20	3,36
Salz und Gewürze	0,4	8,00	3,20
Summe	36,0	—	246,14

Der Wareneinsatz beträgt 246,14 Euro, also 2,4614 Euro je Portion. Aus 36,0 kg Rohmenge werden bei 100 Tellern zu 0,32 kg genau 32,0 kg ausgegeben, die Ausbeute liegt bei 88,9 Prozent. Geschätzte Gemeinkosten von 720.000 Euro und ein geschätzter Wareneinsatz von 4.000.000 Euro ergeben 18 Prozent Zuschlag; damit kostet die Portion 2,9045 Euro (2,4614 × 1,18).

Zwei Proben: Steigt der Rindfleischpreis um 12 Prozent auf 12,88 Euro je kg, wächst der Wareneinsatz um 24,84 Euro auf 270,98 Euro und die Portion auf 3,1976 Euro, also um 10,1 Prozent, weil Fleisch 84,1 Prozent des Wareneinsatzes ausmacht. Bleiben nur 96 Portionen übrig, kostet die Portion 246,14 ÷ 96 × 1,18 = 3,0255 Euro, also 4,2 Prozent mehr.

In Deutschland gilt für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen seit 1. Januar 2026 der ermäßigte Satz von 7 Prozent, ausgenommen die Abgabe von Getränken (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG; Artikel 4 des Steueränderungsgesetzes 2025 vom 22. Dezember 2025, BGBl. 2025 I Nr. 363, in Kraft seit 1. Januar 2026). Die Begründung nennt Cateringleistungen, Kita- und Schulessen sowie Krankenhausverpflegung als Fälle, in denen die früheren Abgrenzungsschwierigkeiten entfallen (Bundestag-Drucksache 21/1974, S. 35). Für Österreich und die Schweiz nennt dieser Artikel keinen Satz.

Diese Kriterien zählen

Acht Kriterien entscheiden, ob das System die Kette rechnet; jedes lässt sich in der Testumgebung prüfen.

Kriterium	Warum es zählt	So prüfen Sie es	Frage an den Anbieter
Rezeptur mit Portionszahl und Ausbeute	ohne Bezugsgröße ist die Menge je Portion unbestimmt	Portionszahl ändern, Kosten neu rechnen	Rechnet das System Menge und Kosten aus der Portionszahl?
Allergene an der Zutat, bis zum Gericht vererbt	die Angabe muss zur gültigen Rezeptur passen (Art. 21 Abs. 1 LMIV, Deutschland und Österreich)	Zutat mit Milch anlegen, Rezeptur ändern, Liste ansehen	Kommt die Allergenliste aus der Rezeptur oder aus einem Freitextfeld?
Bedarf aus Speiseplan und Portionszahl	die Einkaufsmenge folgt aus dem Plan	vier Wochen Plan anlegen, Bedarf ziehen	Entsteht der Bedarf aus dem Plan?
Einstandspreis je Wareneingang mit Historie	der Listenpreis erklärt die Kostenentwicklung nicht	zwei Lieferungen zu verschiedenen Preisen buchen	Welcher Preis geht in die Vorkalkulation ein?
Nachkalkulation Plan gegen Ist	die Abweichung zeigt die Ursache	einen Produktionstag mit Ist-Mengen abschließen	Gibt es eine Auswertung je Gericht und Tag?
Zuschlagsatz je Kostenstelle	Personal und Energie laufen nicht mit dem Wareneinsatz	zwei Sätze anlegen und zuordnen	Lässt sich der Satz je Periode ändern?
Steuerschlüssel je Position	Speisen und Getränke werden unterschiedlich behandelt	Menü mit Getränk kalkulieren	Trägt die Position oder der Artikel den Steuerschlüssel?
Rezepturversion mit Gültigkeit	alte Kosten bleiben sonst unerklärt	Rezeptur ändern, alte Fassung abrufen	Bleiben frühere Fassungen abrufbar?

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Die Menüplanung ist ein Kalender ohne Mengen; der Bedarf entsteht daneben.
• Die Allergenliste hängt am Gericht statt an der Rezeptur und wird von Hand gepflegt.
• Die Rezeptur kennt keine Portionszahl; die Portion wird im Angebot gerechnet.
• Eine Rezepturänderung überschreibt die frühere Fassung ohne Protokoll.
• Der Vertrag nennt keinen Export für Rezepturen und Allergenlisten.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Je nach Betrieb wiegen andere Kriterien schwerer:

Betriebstyp	Was am stärksten wiegt
Zentralküche mit Vorproduktion	Menüzyklus, Produktionstage und Bedarf aus der Portionszahl
Kita- und Schulverpflegung über einen Träger	Nachweis der Allergenangabe je Gericht, Ausgabe auf der Speisekarte
Event-Catering mit wechselnder Gästezahl	Angebotskalkulation aus Gästezahl, Rezeptur und Zuschlagsatz
Klinik- und Seniorenverpflegung	Varianten je Diätform und Textur mit eigenen Allergenangaben
Produktionsküche mit Filialbelieferung	Umlagerung und Filialbestellungen als Mengentreiber

Muss, sollte, nice: die Prüfliste

Die Stufe ist eine Auswahlanforderung des Artikels, keine gesetzliche Vorschrift; die Belege stehen in der letzten Spalte.

Stufe	Anforderung	Beleg oder Zweck
Muss	Rezeptur mit Zutaten, Mengen, Portionszahl, Ausbeute, Version	ohne diese Angaben ist die Menge je Portion unbestimmt
Muss	Allergene an der Zutat, bis zum Gericht vererbt	Art. 44 Abs. 1 Buchst. a und Art. 21 Abs. 1 LMIV (DE, AT); Art. 39 Abs. 1 LGV mit Art. 10 LIV (CH)
Muss	Allergenangabe auf Speisekarte, Aushang oder elektronisch, vor dem Kauf zugänglich	§ 4 Abs. 3 LMIDV (DE); § 3 Abs. 1 AIV (AT); Art. 39 Abs. 1 LGV und Art. 5 Abs. 2 LIV (CH: Speisekarte oder Plakat zulässig), mündlich nur nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. d LIV
Muss	Bedarf aus Speiseplan und Portionszahl	Grundlage von Bestellung und Kalkulation
Muss	Einstandspreis je Wareneingang mit Historie, Kosten je Portion aus Wareneinsatz und Zuschlagsatz	ohne Ist-Preis bleibt die Nachkalkulation Schätzung; erst beide Werte machen das Angebot vergleichbar
Muss	Steuerschlüssel je Position, Speisen und Getränke getrennt	§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG nimmt die Abgabe von Getränken in Deutschland aus
Sollte	Nachkalkulation Plan gegen Ist je Gericht und Tag	zeigt die Ursache der Abweichung
Sollte	Bestellvorschlag aus Bedarf, Bestand, Lieferrhythmus	macht die Bestellung prüfbar
Sollte	Änderungsprotokoll für Rezepturen mit Freigabe	erklärt alte Kalkulationen und Allergenlisten
Nice	Nährwerte, Waagen- und Etikettendruck, Wareneinsatzquote je Gericht	eine Datenquelle für Ausgabe und Auswertung

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Schreiben Sie Ihre Kette auf: Speiseplan, Rezeptur, Bedarf, Bestellung, Kosten je Portion.
2. Wählen Sie zwei Referenzgerichte, eines mit hohem Fleischanteil und eines mit mehreren Allergenen.
3. Legen Sie beide Rezepturen in der Testumgebung an, ändern Sie Portionszahl und Ausbeute und prüfen Sie Allergenliste und Kosten.
4. Legen Sie vier Wochen Speiseplan an und rechnen Sie den Bedarf gegen den Bestellvorschlag.
5. Halten Sie im Vertrag Export, Versionierung und Freigabe der Rezepturen fest.