Weingut und Kellerei: ERP für Kellerbuch, Fasslager und Jahrgänge

Worum es bei der Auswahl geht

Ein Weingut führt drei Bestände, die nicht dasselbe sind: das Register über die Partien im Keller, den Warenbestand in Litern und Flaschen und die Erntedaten je Lage, Rebsorte und Jahrgang. Ein System, das nur den Warenbestand kennt, zwingt Sie, die Kellerseite in einer zweiten Datei zu führen, und dann gibt es zwei Wahrheiten über dieselbe Menge.

Die Auswahl entscheidet sich deshalb an einer Frage: Lässt sich eine Bewegung einmal erfassen und daraus Register, Bestand, Begleitdokument und Abrechnung ableiten? Geprüft wird, was ein Weingut von der Lese bis zum Direktversand braucht, je Land mit der dort geltenden Vorschrift. Produkte und Anbieter kommen nicht vor.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle nennt je Kriterium, warum es zählt, wie Sie es im Testsystem prüfen und was Sie den Anbieter fragen.

Kriterium	Warum es zählt	So prüfen Sie es	Frage an den Anbieter
Partie und Weinnummer	Das Register führt homogene Partien, nicht Artikel	Eine Partie anlegen, umfüllen und eine Bezeichnung ändern	Führt das System je Partie ein eigenes Konto mit eigener Nummer, auch nach einer Bezeichnungsänderung?
Behälter und Fasslager	Behälter über 60 Liter brauchen eine Nummer und einen Standort	Zwei Fässer und einen Tank anlegen, umfüllen, die Behälterliste drucken	Steht die Behälternummer im Bestand und in der Liste, und bleibt der frühere Standort sichtbar?
Jahrgang als Dimension	Derselbe Wein hat je Jahrgang einen anderen Bestand und Preis	Zwei Jahrgänge anlegen und den Bestand je Jahrgang abfragen	Ist der Jahrgang ein eigenes Feld mit Bestand und Auswertung oder nur ein Textzusatz?
Behandlungen und Verschnitt	Jede Behandlung und jeder Verschnitt gehört ins Register	Einen Verschnitt buchen und die Mengen vorher und nachher lesen	Entstehen die Mengen vor und nach der Behandlung aus der Buchung, und sind die beteiligten Behälter belegt?
Abfüllcharge	Gezählt werden Behältnisse und Fassungsvermögen	600 Flaschen zu 0,75 Liter abfüllen und die Charge prüfen	Bleibt die Charge von der Füllung bis zur verkauften Flasche verfolgbar?
Begleitdokument	Vorgeschrieben für Beförderungen zwischen Marktteilnehmern und zu Einzelhändlern; fehlt es, ist die Beförderung unzulässig, soweit keine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 1 DelVO (EU) 2018/273 greift	Eine Lieferung an einen Händler und eine an eine Privatperson durchspielen	Erzeugt das System das Dokument aus der Lieferung, mit Warencode und Empfänger?
Jahresabschluss	Der Abschluss ist ein Stichtag, keine Kür	Einen Abschluss simulieren und danach eine alte Buchung ändern wollen	Lässt sich ein abgeschlossenes Jahr sperren, und protokolliert das System jede Änderung?

Die Anforderungsliste: Muss, Sollte, Nice-to-have

Die Einstufung ist eine redaktionelle Einschätzung; sie hängt von Betriebsgröße, Vermarktungsweg und Rechtsraum ab. „Muss“ heißt hier: Ohne diese Funktion ist der beschriebene Ablauf im System nicht abbildbar.

Anforderung	Stufe	Bedingung, unter der sie gilt
Register je homogener Partie mit eigener Weinnummer	Muss	in Deutschland für jeden Registerführungspflichtigen, der nicht nach Art. 28 Abs. 1 DelVO (EU) 2018/273 ausgenommen ist (§ 7 Abs. 2 WeinÜV)
Elektronische Buchung ohne Rückgängigmachung, mit Protokolldatei	Muss	wenn das Register elektronisch geführt wird: keine Buchung darf rückgängig gemacht werden, jede Änderung muss kenntlich bleiben (§ 6 Abs. 1 WeinÜV)
Eintragung mit Vorgangsdatum und Fristüberwachung	Muss	in Deutschland für Registerführungspflichtige: Eingang am Arbeitstag nach dem Empfang, Ausgang am dritten Arbeitstag nach dem Versand, Behandlung am Arbeitstag nach der Behandlung; bis 30 Tage nur unter der Voraussetzung, dass sich Ein- und Ausgänge sowie die Behandlungen jederzeit anhand verlässlicher anderer Unterlagen überprüfen lassen (§ 7 Abs. 8, § 8 Abs. 2 WeinÜV; Art. 20 Abs. 1, 2 und 4 Unterabsatz 1 DVO (EU) 2018/274)
Tägliche Erfassung des Leseguts mit natürlichem Alkoholgehalt, Herkunft und Rebsorte	Muss	in Deutschland für Registerführungspflichtige, die Trauben ernten (§ 7 Abs. 1 Satz 2 WeinÜV); ersatzweise genügen bei Lesegut, das der Erntende vollständig als Weintrauben verkauft oder vollständig an einen Erzeugerzusammenschluss abliefert, die fortlaufend nummerierte und gesammelt aufbewahrte Kauf- oder Annahmebestätigung mit diesen Angaben (§ 7 Abs. 1 Sätze 3 und 4 WeinÜV); während der Ernte genügt bis 15. November ein fortlaufend nummeriertes Buch oder ein elektronisches Verzeichnis (§ 6 Abs. 5 WeinÜV)
Behälterverzeichnis mit Nummer, Fassungsvermögen und Aufstellungsort	Muss	in Deutschland für Behältnisse über 60 Liter, die nicht abgefülltes Erzeugnis enthalten (§ 9 Abs. 2 und 3 WeinÜV)
Behandlung mit Datum, Art und Menge des verwendeten Erzeugnisses, Menge des gewonnenen Erzeugnisses und Bezeichnung vor und nach der Behandlung	Muss	bei Korrektur des Alkoholgehalts, Senkung des Zuckergehalts, Anreicherung, Süßung, Säuerung und Entsäuerung (Art. 16 Abs. 1 Buchst. b DVO (EU) 2018/274; Art. 29 Abs. 2 Buchst. a bis c DelVO (EU) 2018/273)
Weitere Behandlungen und Verschnitt mit den Behältnissen vorher und nachher	Muss	bei allen übrigen eintragungspflichtigen Behandlungen, etwa Vermischen und Verschnitt, Aktivkohle, Kaliumhexacyanoferrat oder Eichenholzstücke (Art. 16 Abs. 1 Buchst. a und c DVO (EU) 2018/274; Art. 29 Abs. 2 Buchst. d bis m und Abs. 3 DelVO (EU) 2018/273)
Abfüllung mit Zahl der Behältnisse, Fassungsvermögen und Lohnabfüller	Muss	bei jeder Abfüllung eines Registerführungspflichtigen (Art. 16 Abs. 1 Buchst. d und e DVO (EU) 2018/274; Art. 29 Abs. 3 Buchst. b DelVO (EU) 2018/273)
Cuvée-Aufzeichnung mit Herstellungsdatum, Zusammensetzung und Dosage	Muss	wenn Sie Schaumwein herstellen; das Abfülldatum nur bei allen Kategorien von Qualitätsschaumwein (Art. 17 Abs. 1 Buchst. a bis f DVO (EU) 2018/274)
Mengenverluste mit Höchstsätzen je Behältnisart und Vorgang	Muss	in Deutschland nach § 10 WeinÜV; höhere Verluste sind der zuständigen Stelle unverzüglich mitzuteilen
Trennung von unabgefülltem und abgefülltem Erzeugnis, abgefüllt nach Nennfüllmenge	Muss	in Deutschland bei jeder Mengenangabe im Register (§ 7 Abs. 4 WeinÜV)
Begleitdokument aus der Lieferung	Muss	für Beförderungen zwischen Marktteilnehmern und zu Einzelhändlern (Art. 8 Abs. 1 DelVO (EU) 2018/273, § 14 WeinÜV); Ausnahmen nach Art. 9 Abs. 1 DelVO (EU) 2018/273
Anzeige des Versandhandels beim eigenen Hauptzollamt	Muss	in Deutschland für Versandhändler mit Sitz im Steuergebiet vor Lieferungen in einen anderen Mitgliedstaat (§ 25 Abs. 4 AlkStG, § 21 Abs. 4 SchaumwZwStG); bei Wein mit den Mitgliedstaaten und dem voraussichtlichen Lieferumfang (§ 32 Abs. 2 Nr. 3 SchaumwZwStG, § 52 Abs. 2 SchaumwZwStV)
Registrierung und Sicherheit im Bestimmungsland für Fernverkäufe	Muss	wenn Sie an Privatpersonen in einen anderen EU-Staat versenden und das Erzeugnis dort verbrauchsteuerpflichtig ist (Art. 44 Richtlinie (EU) 2020/262)
Jahresabschluss mit Inventur und Sperre	Muss	in Deutschland bis 31. Juli (§ 11 Abs. 1 WeinÜV); in der Schweiz Inventar per 31. Dezember, eingereicht bis 31. Januar (Art. 34d Weinverordnung)
Auswertung nach Jahrgang, Lage und Rebsorte	Sollte	wenn Sie Preise und Sortiment nach Jahrgang führen
Meldungen aus dem Register	Sollte	in Österreich bei mehr als 3.000 Liter Wein je Jahr (§ 29 Weingesetz 2009)
Liter und Flasche als zwei Mengeneinheiten mit Umrechnung	Sollte	wenn Sie Fassware und Flaschen parallel führen
Verkostung und Ab-Hof-Verkauf als eigener Verkaufskanal	Nice-to-have	wenn Sie Umsätze nach Kanal auswerten wollen
Losnummer auf dem Etikett aus der Abfüllcharge	Nice-to-have	wenn Händler eine Chargenkennzeichnung verlangen

Von der Lese bis zum Fass: die Partie ist die Einheit

In Deutschland knüpft die Weinbuchführung seit dem 2. September 2026 an das Unionsregister an: § 5 Abs. 1 der Weinüberwachungsverordnung verweist auf Art. 147 Abs. 2 der Verordnung (EU) Nr. 1308/2013, Art. 28 Abs. 1 der Delegierten Verordnung (EU) 2018/273 und Art. 13 Abs. 1 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/274. Registerführungspflichtig ist, wer nicht nach Art. 28 Abs. 1 der Delegierten Verordnung (EU) 2018/273 ausgenommen ist, also etwa nicht als Einzelhändler handelt. Für die Zeit davor gilt eine Übergangsfrist: Buch- und Registerführung nach der alten Wein-Überwachungsverordnung ist noch bis zum Ablauf des 31. August 2027 zulässig, die Meldungen der neuen Verordnung gelten erst ab 1. Juli 2027 (§ 31 Abs. 1 und 2 WeinÜV).

Wer als Registerführungspflichtiger Trauben erntet, trägt täglich den natürlichen Alkoholgehalt, die Herkunft und die Rebsorte des Leseguts ein (§ 7 Abs. 1 Satz 2 WeinÜV). Verkauft der Erntende dieses Lesegut vollständig als Weintrauben oder liefert er es vollständig an einen Erzeugerzusammenschluss ab, tritt die Kaufbestätigung des Käufers oder die Annahmebestätigung des Zusammenschlusses an die Stelle der Registereintragung, sofern die Bestätigung den Alkoholgehalt, die Herkunft und die Rebsorte enthält; die Bestätigungen sind fortlaufend zu nummerieren und gesammelt aufzubewahren (§ 7 Abs. 1 Sätze 3 und 4). Aus dem Lesegut entsteht die Partie, und für jede homogene Partie ist ein getrenntes Konto mit einer eindeutigen Weinnummer zu führen (§ 7 Abs. 2 Satz 1). Ändert sich die Bezeichnung, ist das Erzeugnis unverzüglich unter einer neuen Weinnummer einzutragen, sofern die Änderung nicht deutlich erkennbar im Register vermerkt wird (§ 7 Abs. 5).

Für das ERP heißt das: Die Partie ist der Buchungskörper, nicht der Artikel. Solange zwei Weine aus verschiedenen Lagen getrennt liegen, sind sie zwei Partien; nach dem Verschnitt entsteht eine neue. Behälter über 60 Liter, die nicht abgefülltes Erzeugnis enthalten, tragen eine unverwischbare Nummer, und das Register führt je Behälter Nummer, Fassungsvermögen und Aufstellungsort (§ 9 Abs. 2 und 3 WeinÜV). Wie Sie Chargen und ihre Verfolgung im System aufbauen, steht in Chargenverwaltung einrichten.

1. 1
   Lesegut erfassentäglich Alkoholgehalt, Herkunft und Rebsorte; bei vollständigem Verkauf genügt die Kaufbestätigung
2. 2
   Partie anlegeneigenes Konto mit Weinnummer
3. 3
   Behandlung und Verschnitt buchenMengen vorher und nachher, beteiligte Behälter
4. 4
   Abfüllung als ChargeZahl der Flaschen und Fassungsvermögen
5. 5
   Lieferung mit Begleitdokument
6. 6
   Jahresabschluss mit Inventurin Deutschland bis 31. Juli

Vereinfachter Ablauf; Verkauf ab Hof und Fernverkauf sind eigene Wege.

Quelle: Schematische Darstellung nach WeinÜV, DVO (EU) 2018/274 und Art. 44 Richtlinie (EU) 2020/262

Verschnitt, Behandlung und Füllcharge

Eintragungspflichtig ist jede Behandlung nach Art. 29 der Delegierten Verordnung (EU) 2018/273, aber nicht jede mit demselben Datensatz. Für alle diese Behandlungen hält das Register fest, welche Behandlung durchgeführt wurde und in welchen Behältnissen das Erzeugnis vorher und nachher lag (Art. 16 Abs. 1 Buchst. a und c der Durchführungsverordnung (EU) 2018/274). Der erweiterte Datensatz — Datum, Art und Menge des verwendeten Erzeugnisses, Menge des gewonnenen Erzeugnisses, Zucker- und Alkoholmengen, Bezeichnung vor und nach der Behandlung — gilt nur für die Gruppen nach Art. 29 Abs. 2 Buchstaben a bis c: Korrektur des Alkoholgehalts von Wein und Senkung des Zuckergehalts von Traubenmost, Anreicherung und Süßung, Säuerung und Entsäuerung (Art. 16 Abs. 1 Buchst. b DVO (EU) 2018/274). Vermischen und Verschnitt gehört zu den spezifischen Behandlungen nach Art. 29 Abs. 3 Buchst. a derselben Verordnung; dafür stehen die Behandlung selbst und die beteiligten Behältnisse im Register. Das deutsche Weingesetz nennt „vorgenommene Verschnitte“ und „das Abfüllen“ ausdrücklich als Angaben, die eine Rechtsverordnung vorschreiben darf (§ 29 Abs. 2 Nr. 6 und 7 WeinG).

Bei der Abfüllung erfasst das Register die Zahl der befüllten Behältnisse und deren Fassungsvermögen, bei Lohnabfüllung zusätzlich Name und Anschrift des Abfüllers (Art. 16 Abs. 1 Buchst. d und e DVO (EU) 2018/274). Ein Erleichterungsweg für den Alltag: Ausgänge desselben Erzeugnisses dürfen als monatliche Gesamtmenge erfasst werden, wenn es ausschließlich in Behältnisse mit höchstens 10 Liter Nennvolumen und mit nicht wiederverwendbarem Verschluss abgefüllt ist (Art. 20 Abs. 5).

Für Schaumwein kommt die Cuvée-Aufzeichnung dazu: Bei der Herstellung von Schaumwein sind je Cuvée das Herstellungsdatum, die Gesamtmenge und die Beschreibung der Bestandteile mit deren Volumen sowie dem vorhandenen und potenziellen Alkoholgehalt, die Mengen der Füll- und der Versanddosage und die Zahl der befüllten Behältnisse einzutragen (Art. 17 Abs. 1 Buchst. a und c bis f DVO (EU) 2018/274). Das Abfülldatum verlangt dieselbe Vorschrift ausdrücklich nur bei allen Kategorien von Qualitätsschaumwein (Art. 17 Abs. 1 Buchst. b); für die übrigen Schaumweinkategorien ist seine Erfassung eine redaktionelle Empfehlung, keine Registerpflicht. Prüfen Sie im Testsystem, ob die Cuvée aus den Partien heraus gerechnet wird oder ob Sie die Mengen von Hand eintragen müssen.

Direktverkauf ab Hof und Versand

Der Direktverkauf ist der Punkt, an dem die Weinüberwachung und das Verbrauchsteuerrecht auseinanderlaufen. Weinrechtlich braucht jede Beförderung zwischen Winzern, Traubenerzeugern, Erzeugern, Verarbeitern, Abfüllern oder Händlern und zu Einzelhändlern ein Begleitdokument (Art. 8 Abs. 1 DelVO (EU) 2018/273, § 14 Abs. 1 WeinÜV). Beförderungen, die ausschließlich innerhalb eines Mitgliedstaats in Behältnissen bis 60 Liter Nennvolumen stattfinden, sind unter anderem ausgenommen, wenn sie etikettierte Behältnisse bis 10 Liter mit nicht wiederverwendbarem Verschluss betreffen und die gesamte beförderte Menge bei konzentriertem Traubenmost, auch rektifiziert, 5 Liter oder 5 Kilogramm, bei allen anderen Erzeugnissen 100 Liter nicht übersteigt, oder wenn Privatpersonen Wein für den Eigenbedarf bis 30 Liter befördern (Art. 9 Abs. 1 Buchst. e Ziffer i und iv DelVO (EU) 2018/273). Im Inland gelten Rechnungen und Lieferscheine als Begleitdokument, wenn sie sich der Ware zweifelsfrei zuordnen lassen und das Erzeugnis in etikettierten Behältnissen bis 10 Liter mit nicht wiederverwendbarem Verschluss steckt (§ 14 Abs. 6 Satz 1 Nr. 3 WeinÜV).

Verbrauchsteuerlich zählt der Versand an eine Privatperson in einen anderen Mitgliedstaat als Fernverkauf: Die Steuer entsteht im Bestimmungsland, Steuerschuldner ist der Versender, und er muss sich vor dem Versand registrieren lassen, Sicherheit leisten und über die Lieferungen Aufzeichnungen führen (Art. 44 Abs. 2 bis 4 Richtlinie (EU) 2020/262). Kleine Weinerzeuger mit einer durchschnittlichen Jahreserzeugung von weniger als 1.000 Hektoliter, gemessen über mindestens drei aufeinander folgende Weinwirtschaftsjahre, kann der Mitgliedstaat von den Pflichten der Artikel 14 bis 31 und den übrigen Pflichten im Zusammenhang mit der Beförderung und Kontrolle befreien (Art. 48 Abs. 1 und 3 derselben Richtlinie). Ob die Sendung überhaupt Verbrauchsteuer auslöst, hängt vom Erzeugnis ab: Die deutsche Zollverwaltung führt für den Versandhandel Alkohol, Alkopops, Bier, Kaffee, Schaumwein und Zwischenerzeugnisse und behandelt Wein, der nicht der Schaumweinsteuer unterliegt (§ 32 Abs. 1 SchaumwZwStG), in einem eigenen Abschnitt. Das österreichische Finanzministerium nennt für den Versandhandel das Alkohol-, Bier-, Mineralöl-, Tabak- und Schaumweinsteuergesetz.

Praktisch heißt das für die Auswahl: Das ERP muss den Weg der Sendung kennen — Empfängerart, Bestimmungsland und Erzeugnis — und daraus die richtige Folge ableiten. Für Lieferungen in das deutsche Steuergebiet unterscheidet die Zollverwaltung zwei Wege. Entweder beantragt der Versandhändler selbst eine Erlaubnis beim zuständigen Hauptzollamt, führt Aufzeichnungen über seine Lieferungen und zeigt jede Lieferung unter Angabe der für die Besteuerung maßgebenden Merkmale vorher an (§ 25 Abs. 2 AlkStG, § 21 Abs. 2 SchaumwZwStG). Oder er benennt vor der ersten Lieferung eine im Steuergebiet ansässige Person als Steuervertreter: Dann muss er selbst keine Erlaubnis beantragen, während der Steuervertreter eine Erlaubnis braucht, die Pflichten des Versandhändlers übernimmt und Steuerschuldner wird (§ 25 Abs. 2 AlkStG, § 21 Abs. 2 SchaumwZwStG). Die Erlaubnis erteilt das Hauptzollamt schriftlich oder elektronisch unter Widerrufsvorbehalt; sie wird nur Personen erteilt, gegen deren steuerliche Zuverlässigkeit keine Bedenken bestehen, und der Versandhändler hat Sicherheit zu leisten (§ 25 Abs. 2 und 3 AlkStG, § 21 Abs. 2 und 3 SchaumwZwStG); auf die Sicherheitsleistung kann das Hauptzollamt verzichten, wenn Steuerbelange dadurch nicht gefährdet werden. Dieses Wahlmodell gilt seit dem 13. Februar 2023; bis dahin hatte ein Versandhändler mit Sitz in einem anderen Mitgliedstaat einen im Steuergebiet ansässigen Beauftragten zu benennen (Generalzolldirektion, Informationsschreiben vom 31. Januar 2023, Abschnitt 3.2). Die Steuer entsteht mit der Auslieferung an die Privatperson im Steuergebiet und ist unverzüglich anzumelden. Wer nicht nur gelegentlich liefert, kann beantragen, dass Sicherheit nur in Höhe der während eines Monats entstehenden Steuer geleistet und monatlich angemeldet wird; dann steht die fristgerechte Steueranmeldung der Anzeige der Lieferung gleich.

Für Wein gilt eine eigene Regel. Unterliegt der Wein nicht der Schaumweinsteuer (§ 32 Abs. 1 SchaumwZwStG), ist nach der Darstellung der Zollverwaltung keine Erlaubnis als Versandhändler oder Steuervertreter erforderlich, wenn ein Versandhändler mit Sitz in einem anderen Mitgliedstaat an Privatkunden im deutschen Steuergebiet liefert. Er kann seine in einem Kalendermonat durchgeführten Weinlieferungen zusammen mit dem Antrag auf Bestätigung der Lieferungen beim zuständigen Hauptzollamt anmelden; nutzt er diesen Weg, sind mit der Anmeldung geeignete Nachweise wie Liefer- und Frachtpapiere einzureichen (§ 52 Abs. 1 SchaumwZwStV). In die andere Richtung gilt: Ein Versandhändler mit Sitz im deutschen Steuergebiet zeigt dem zuständigen Hauptzollamt vorher an, dass er in andere Mitgliedstaaten liefern will, führt Aufzeichnungen über die gelieferten Erzeugnisse und muss die Voraussetzungen des Bestimmungslands erfüllen (§ 25 Abs. 4 AlkStG, § 21 Abs. 4 SchaumwZwStG, für Wein § 32 Abs. 2 Nr. 3 SchaumwZwStG); für Wein nennt § 52 Abs. 2 SchaumwZwStV als Inhalt der Anzeige die Mitgliedstaaten und den voraussichtlichen Lieferumfang.

Für Lieferungen nach Österreich kommt die dortige Regel dazu: Jede Lieferung verbrauchsteuerpflichtiger Waren ist vor der Versendung der Zollstelle Innsbruck anzuzeigen, und es ist Sicherheit zu leisten; Steuerschuldner ist grundsätzlich der Versandhändler. Für Lieferungen, die nicht nur gelegentlich erfolgen, kann die Zollstelle Innsbruck auf Antrag eine allgemeine Zulassung erteilen.

Österreich und die Schweiz

In Österreich ist das Kellerbuch eine eigene Pflicht: Wer Erzeugnisse in Verkehr bringt, führt Ein- und Ausgangsbücher (Kellerbuch), und zwar so, dass eine ordnungsgemäße Kontrolle möglich ist; Buchhaltungsunterlagen, die diesen Anforderungen entsprechen, gelten als Aufzeichnungen (§ 31 Abs. 1 und 4 Weingesetz 2009). Ein nicht ordnungsgemäß geführtes Kellerbuch ist eine Verwaltungsübertretung, die die Bezirksverwaltungsbehörde mit einer Geldstrafe bis zu 1.820 Euro ahnden kann (§ 61 Abs. 1 Z 6). Dazu kommen die Meldungen: Jeder Erzeuger von Trauben gibt eine Erntemeldung ab; wer aus seinen Trauben mehr als 3.000 Liter Wein gewinnt, gibt über die Weindatenbank eine Ernte- und Erzeugungsmeldung mit Stichtag 30. November bis 15. Dezember und eine Bestandsmeldung mit Stichtag 31. Juli bis 15. August ab (§ 29 Abs. 1 und 2 Weingesetz 2009). Beide Termine gehören als Frist in das System, nicht in einen Kalender daneben.

In der Schweiz heißt das Register Kellerbuchhaltung. Wer mit Wein handeln will, muss sich vor Aufnahme der Tätigkeit bei der Kontrollstelle anmelden (Art. 34 Abs. 1 Weinverordnung); von der Weinhandelskontrolle befreit sind Betriebe nach Art. 34 Abs. 2 und 3. Die Buchführungspflicht ist davon zu trennen: Jeder Betrieb, der mit Wein handelt, führt eine Kellerbuchhaltung in einer von der Kontrollstelle zugelassenen Form (Art. 34a Abs. 1 Buchst. a), ein Betrieb nach Art. 34 Abs. 2 nur eine vereinfachte Kellerbuchhaltung mit einer Liste der Eingänge (Art. 34a Abs. 2, Art. 34c Abs. 1). Befreit ist allein, wer nach Art. 34 Abs. 3 seine Produkte nur zum Eigengebrauch herstellt, weder Vertrieb noch Vermarktung betreibt und höchstens 500 Liter Gesamtproduktion hat (Art. 34a Abs. 4). Die Kellerbuchhaltung erfasst Ein- und Ausgänge, die Namen der Lieferanten und der im Handel tätigen Käufer, die Mengen aufgeteilt nach Jahrgängen, Sorten und Sachbezeichnungen, jede Volumenveränderung durch eine Behandlung und die Verluste (Art. 34b Abs. 1). Das Inventar wird auf den 31. Dezember aufgenommen und bis 31. Januar eingereicht (Art. 34d). Für den Verschnitt setzt die Verordnung Grenzen, die ein System kennen muss: Schweizer Wein mit kontrollierter Ursprungsbezeichnung darf insgesamt bis höchstens 10 Prozent mit Schweizer Wein gleicher Farbe verschnitten werden, Landwein bis höchstens 15 Prozent, und Schweizer Wein darf nicht mit ausländischem Wein verschnitten werden (Art. 27d Abs. 4 und 5).

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Vier Blöcke bilden die Kosten, unabhängig von der Höhe: einmalig im System (Partienführung, Behälterverzeichnis, Behandlungs- und Abfüllerfassung, Abschluss und Sperre), einmalig je Schnittstelle (Begleitdokument, Meldungen, Etikettendruck, Fakturierung), laufend (Pflege der Partien und Auswertungen, Betrieb, Versionswechsel) und je Vorgang (Erfassung, Prüfung, Korrektur vor dem Abschluss). Fragen Sie je Angebot diese Felder ab und notieren Sie, ob sie einmalig oder laufend anfallen: Zahl der gleichzeitig geführten Partien, Zahl der Behälter im Verzeichnis, Formen der Registerführung, Export für die Kontrolle, Aufwand für eine neue Erzeugnisart, Support mit Reaktionszeit. Vergleichen Sie zwei Angebote erst, wenn alle Felder ausgefüllt sind; ein leeres Feld ist eine offene Frage, keine Null.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Der Bestand wird je Artikel geführt, und der Jahrgang steht im Artikelnamen. Dann ist jede Auswertung nach Jahrgang eine Textsuche.
• Behandlungen werden als freier Kommentar erfasst, ohne Menge und ohne Behälterbezug.
• Die Abfüllung erzeugt eine Bestandsbuchung, aber keine Charge; die Zahl der Flaschen steht nur im Lieferschein.
• Das Begleitdokument ist ein Formular zum Ausdrucken, das jemand ausfüllt, statt einer Ableitung aus der Lieferung.
• Ein abgeschlossenes Jahr lässt sich wieder öffnen, ohne dass eine Änderung sichtbar bleibt.
• Der Vertrag sagt nichts darüber, wie lange eine einmal eingeführte Registerform nach einer Änderung der Verordnung weiter bedient wird.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Die Tabelle ordnet Betriebsformen; sie ersetzt keine Prüfung, zeigt aber, wo Sie zuerst ansetzen.

Betriebsfall	Was am schwersten wiegt
Gut mit Ab-Hof-Verkauf und ohne Handel	Einfache Partienführung, Kasse und Direktverkauf; die Registerpflicht ist die kleinere Hürde
Gut mit Handel, Gastronomie und Auslieferung	Begleitdokument, Behälterverzeichnis und die Unterscheidung zwischen Händler und Endverbraucher
Kellerei mit Lohnkelterung für andere	Eigentümer des Weins je Partie und je Abfüllung, getrennte Konten, Abrechnung an den Traubenproduzenten
Sekt- und Schaumweinproduktion	Cuvée-Aufzeichnung, Dosage, Verbrauchsteuer auch im Inland
Betrieb mit Versand an Privatpersonen in einen anderen EU-Staat	Anzeige beim eigenen Hauptzollamt vor den Lieferungen; bei einem dort verbrauchsteuerpflichtigen Erzeugnis zusätzlich Registrierung und Sicherheit im Bestimmungsland, Aufzeichnungen über die Lieferungen und das Anmeldeverfahren des Bestimmungslands (Art. 44 Richtlinie (EU) 2020/262; § 25 Abs. 4 AlkStG, § 21 Abs. 4 SchaumwZwStG)
Betrieb mit mehreren Lagen und vielen Rebsorten	Jahrgang als Dimension und Auswertung je Lage, ohne die Zahl der Artikel zu verzehnfachen

Welche Aufzeichnung welches Land verlangt, steht im Einzelnen in Weinbuch und Kellerbuch.

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Zählen Sie Ihre Partien, Behälter und Jahresabschlüsse der letzten drei Jahre und notieren Sie, wie viele Erzeugnisse Sie tatsächlich je Jahrgang führen.
2. Schreiben Sie auf, welche Angaben heute außerhalb des Systems stehen: Behandlungen, Verschnittmengen, Abfülldaten, Behälterlisten.
3. Spielen Sie in der Testumgebung vier Abläufe durch: Leseerfassung, Verschnitt zweier Partien, Abfüllung mit Chargenbezug und eine Lieferung mit Begleitdokument.
4. Prüfen Sie den Abschluss: Lässt er sich sperren, entsteht eine Inventur, und bleibt eine spätere Korrektur als Änderung sichtbar?
5. Fragen Sie nach dem Weg zur Behörde: Wie kommen Register, Meldung und Begleitdokument aus dem System heraus, und in welchem Format?