Heizungstausch: Angebot, Förderung und Dokumentation (GModG, BEG)

Ein Heizungstausch in Deutschland erzeugt neben dem Gerät eine Kette von Belegen: Angebot, Bestätigung zum Antrag, Vertrag, Prüfprotokoll, Rechnung, Zahlungsnachweis. Diese Anleitung ordnet die Belege den Förderstufen zu und nennt das ERP-Dokument, an dem jeder hängt; die Ablage am Objekt beschreibt der Beitrag zur Anlagenakte im SHK-Betrieb.

Was Sie vorab brauchen

• Grundbuchstand und Gebäudeart: Wer als Eigentümer eingetragen ist, entscheidet über Produkt und Antragsberechtigung (Nr. 6.1, 6.2 BEG EM); bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft stellt eine bevollmächtigte Person den Antrag für das Gemeinschaftseigentum (KfW-Produktseite 458).
• Die Rolle des Kunden: selbstnutzende Privatperson (Produkt 458), Unternehmen mit Wohngebäude (459), Unternehmen mit Nichtwohngebäude (522) oder Kommune (422).
• Gerätedaten des Wärmeerzeugers: Listeneintrag; bei einer Wärmepumpe zusätzlich die Effizienzdaten nach Anlage TMA 3.4.2, das Kältemittel und die digitale Schnittstelle nach Anlage TMA 3.4.3.
• Die raumweise Heizlastermittlung nach DIN EN 12831 als Grundlage für die Auslegung und, bei wassergeführten Systemen, für den hydraulischen Abgleich (Anlage TMA 3.1 BEG EM).
• Ein Vertragstext, der die Förderzusage als aufschiebende oder auflösende Bedingung und das voraussichtliche Umsetzungsdatum aufnimmt; er wird vor dem Antrag geschlossen.

Diese Angaben gehören ins Angebot

Die Liste ordnet jeder Angabe zu, welche Stelle sie verlangt. Fehlt eine Angabe, lässt sich die Bestätigung zum Antrag nicht aus den Angebotsdaten ableiten.

Angabe im Angebot	Warum sie gebraucht wird	Fundstelle
Antragsteller mit Grundbuchstand und Gebäudeart	Bestimmt Produkt und Antragsberechtigung; antragsberechtigt sind alle Investoren, auch Contractoren, ein Antragsteller ohne Eigentum nur, wenn der Eigentümer antragsberechtigt und vorab informiert ist	Nr. 6.1, 6.2 BEG EM; KfW 458, 522
Getrennte Positionen für förderfähige und nicht förderfähige Leistungen, je Position netto und brutto	Der Fördersatz bezieht sich auf die förderfähigen Ausgaben; bei Vorsteuerabzugsberechtigung zählen nur Nettoausgaben	Nr. 8.2, 8.4 BEG EM
Gerät mit Eintrag in der Wärmeerzeugerliste	Die Wärmeerzeugerliste des BAFA ist die Referenz der förderfähigen Geräte; nicht gelistete Geräte sind nicht förderfähig	Anlage TMA 3.3, 3.4 BEG EM
Bei einer Wärmepumpe mit Beheizung über Wasser: Raumheizungs-Energieeffizienz bei 35 und 55 Grad Celsius	Beide Werte sind bei durchschnittlichen Klimaverhältnissen zu erreichen: Wärmequelle Luft 150 Prozent bei 35 und 125 Prozent bei 55 Grad, Erdwärme, Wasser und sonstige Wärmequellen jeweils 180 und 140 Prozent; eine Wärmepumpe, die nach der Öko-Design-Richtlinie als Niedertemperatur-Wärmepumpe gilt, muss nur den Wert bei 35 Grad erfüllen	Anlage TMA 3.4.2 BEG EM
Bei einer Wärmepumpe mit Beheizung über Luft: Effizienz nach der Tabelle für luftgeführte Geräte	Statt der Werte bei 35 und 55 Grad gelten: bis 12 kW Heizleistung (Wärmequelle Luft) mindestens 181 Prozent und Effizienzklasse A++ oder A+++, bei mehr als 12 kW Heizleistung, gleich welcher Wärmequelle, ein Raumheizungs-Jahresnutzungsgrad von mindestens 150 Prozent	Anlage TMA 3.4.2 BEG EM
Kältemittel des Geräts	Ab 1. Januar 2028 werden nur noch Wärmepumpen mit natürlichen Kältemitteln gefördert	Anlage TMA 3.4.4 BEG EM
Bei einer Wärmepumpe: digitale Schnittstelle zur netzorientierten Steuerung und zur Anbindung an ein intelligentes Messsystem; Bestellung des intelligenten Messsystems	Die Schnittstelle muss interoperabel sein, die netzorientierte Steuerung nach § 14a EnWG samt Status- und Rückmeldeinformationen ermöglichen und die Einbindung in Energiemanagementsysteme zulassen, ab 1. Juli 2027 in einem dem Code of Conduct for Energy Smart Appliances entsprechenden Format. Bei der Inbetriebnahme wird bestätigt, dass die Schnittstelle betriebsbereit, aktiviert und anschlussfähig ist. Das intelligente Messsystem mit Steuerungseinrichtung ist nach erfolgter Inbetriebnahme beim Messstellenbetreiber zu beantragen, sofern der Haus- oder Gebäudeanschluss noch nicht damit ausgerüstet ist; nachzuweisen ist die Bestätigung des Messstellenbetreibers über den Antragseingang	Anlage TMA 3.4.3, 3.4.7 BEG EM
Raumweise Heizlastermittlung nach DIN EN 12831; bei wassergeführten Systemen der hydraulische Abgleich nach Verfahren B mit Einstellwerten, Auslegungstemperatur und Drücken im Ausdehnungsgefäß	Die Heizlastermittlung trägt die Auslegung; der Abgleich ist bei wassergeführten Systemen Förderbedingung, bei luftgeführten Systemen werden stattdessen die Luftvolumenströme angepasst. In Gebäuden mit mindestens sechs Wohnungen oder selbständigen Nutzungseinheiten verlangt das Gesetz die schriftliche Bestätigung mit diesen Werten für Heizungssysteme mit Wasser als Wärmeträger	Anlage TMA 3.1 BEG EM; § 60c Abs. 1 bis 4 GModG
Regelungseinrichtungen nach §§ 61, 63 und 64 GModG	Diese Bauteile sind Gegenstand der Unternehmererklärung; die Anlage braucht selbsttätige Regelung, raumweise Temperaturregelung und geschaltete Zirkulationspumpe	§ 96 Abs. 1 Nr. 3 bis 5 GModG
Anlagenart mit Folgepflichten: Gas-, Heizöl- oder Flüssiggasheizung, Stromdirektheizung, Wärmepumpe	Eine nach dem 29. Juli 2026 in ein bestehendes Gebäude eingebaute Gas-, Heizöl- oder Flüssiggasheizung löst die Quotenpflicht aus, eine Stromdirektheizung ist nur unter den Voraussetzungen des § 46 zulässig; beides muss der Kunde vor der Bestellung wissen	§ 43 Abs. 1, § 46 GModG

Die Belegkette je Förderstufe

Die Tabelle ist die Prüfliste für den Vorgang. Die Spalte ERP-Dokument nennt den Beleg, an dem der Nachweis hängt, damit derselbe Datensatz Angebot, Antrag, Rechnung und Nachweis trägt.

Stufe	Beleg	ERP-Dokument
Angebot	Angebot mit getrennten Positionen, Gerätedaten, Heizlast, Umsetzungsdatum	Angebot mit Positionsgruppen und Artikelmerkmalen für Fördertatbestand, Listeneintrag und Kältemittel
Antragsvorbereitung	Bestätigung zum Antrag (BzA) mit förderfähigen Gesamtkosten und Bestätigung der technischen Mindestanforderungen, 15-stellige BzA-ID	Förderakte am Kundenauftrag mit BzA-ID, Ersteller und Datum
Vertrag und Antrag	Lieferungs- oder Leistungsvertrag mit aufschiebender oder auflösender Bedingung und Umsetzungsdatum, geschlossen vor dem Antrag; danach der Antrag im Kundenportal und der Beginn der Arbeiten	Auftrag im Status gesperrt bis Förderzusage, Wiedervorlage für Antrag und Bewilligungszeitraum
Ausführung	Inbetriebnahmeprotokoll; bei wassergeführten Systemen die Bestätigung des hydraulischen Abgleichs nach dem VdZ-Formular, bei luftgeführten Systemen die einregulierten Luftvolumenströme; bei Wärmepumpen zusätzlich die Jahresarbeitszahl nach VDI 4650 Blatt 1, die Bestätigung der betriebsbereiten digitalen Schnittstelle aus dem Inbetriebnahmeprotokoll und die Bestätigung des Messstellenbetreibers über den Antragseingang für das intelligente Messsystem, das nach der Inbetriebnahme beantragt wird, sofern der Anschluss noch nicht damit ausgerüstet ist	Prüfprotokolle und Dokumente am Objekt, Seriennummer am Gerät
Übergabe	Unternehmererklärung nach § 96 Abs. 1 GModG, bei Zentralheizungen mit Aufwandszahl	Dokument am Objekt mit Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren
Abrechnung	Rechnung auf den Antragsteller mit Maßnahme, Arbeitsleistung, Durchführungszeitraum und Gebäudeadresse; unbarer Zahlungsbeleg	Rechnung und Zahlungsbeleg, verknüpft mit dem Auftrag
Nachweis	Bestätigung nach Durchführung (BnD) und Verwendungsnachweis innerhalb beider Fristen der Nr. 9.5.1	Nachweisakte mit beiden Einreichungsfristen und Aufbewahrung bis zehn Jahre nach Bekanntgabe der Zusage

Schritt für Schritt: vom Angebot bis zum Verwendungsnachweis

Schritt 1: Fördertatbestand und Produkt bestimmen

Trennen Sie den Wärmeerzeuger (Nr. 5.3) von einer reinen Heizungsoptimierung (Nr. 5.4). Wärmeerzeuger administriert die KfW; die Heizungsoptimierung sowie die Errichtung, der Umbau oder die Erweiterung von Gebäudenetzen und der Anschluss an ein solches Gebäudenetz laufen weiterhin über das BAFA (Merkblatt zur Antragstellung, Abschnitt 1). Für dieselbe Maßnahme darf jeweils nur ein Antrag entweder bei der KfW oder beim BAFA gestellt werden (Abschnitt 2). Die Richtlinie gilt mit Wirkung vom 21. Juli 2026 und endet mit Ablauf des 31. Dezember 2030 (Nr. 10 BEG EM).

Schritt 2: Angebot und Kostenbasis trennen

Führen Sie förderfähige Positionen als eigene Positionsgruppe, damit sich die Ausgaben dem Fördersatz zuordnen lassen (Nr. 8.4 BEG EM); wie Angebot, Auftrag und Rechnung zusammenhängen, steht in der Belegkette vom Angebot bis zur Rechnung. Hinterlegen Sie am Artikel den Listeneintrag und, falls es eine Wärmepumpe ist, die Effizienzdaten nach der Anlage TMA 3.4.2, das Kältemittel und die digitale Schnittstelle; dann entsteht die Bestätigung zum Antrag aus denselben Stammdaten wie das Angebot. Halten Sie auch die bisherige Anlage mit Inbetriebnahmedatum fest: Ab dem ersten Quartal 2027 wird der Einbau nicht mehr gefördert, wenn das Gebäude schon eine Anlage nach Nr. 5.3 Buchstabe a bis f oder j hat, die seit dem 1. Januar 2008 in Betrieb genommen wurde, oder an ein Gebäude- oder Wärmenetz nach Nr. 5.3 Buchstabe g bis i angeschlossen ist; der Ersatz von mit Gas, Öl oder Kohle betriebenen Wärmeerzeugern in bivalenten Systemen durch Wärmeerzeuger nach Nr. 5.3 wird davon abweichend weiter gefördert (Nr. 5.3 BEG EM).

Schritt 3: Bestätigung zum Antrag erstellen lassen

Die BzA enthält die geplante Heizung, die förderfähigen Gesamtkosten und die Bestätigung der technischen Mindestanforderungen; im Antrag wird die 15-stellige BzA-ID abgefragt. Ersteller ist eine Energieeffizienz-Expertin der Kategorie „BEG – Wohngebäude“ oder ein Fachunternehmen, bei Nichtwohngebäuden als gewerbliche Bestätigung zum Antrag (KfW-Produktseiten 458 und 522). Die Richtlinie nennt diese Bestätigung für Maßnahmen nach Nr. 5.3 Fachunternehmererklärung (Nr. 9.3).

Schritt 4: Vertrag mit Bedingung schließen und danach den Antrag stellen

Schließen Sie den Vertrag vor dem Antrag: Bei der Antragstellung muss ein Lieferungs- oder Leistungsvertrag vorliegen, der die Förderzusage als aufschiebende oder auflösende Bedingung und das voraussichtliche Umsetzungsdatum enthält; das Datum muss im Bewilligungszeitraum liegen (Nr. 9.2.1). Eine nachträgliche Aufnahme der Bedingung ist nach der KfW-Produktseite nicht zulässig, und ohne die Bedingung gilt der Vertragsabschluss nach der KfW als schädlicher Vorhabenbeginn. Planungs- und Beratungsleistungen dürfen vor der Antragstellung erbracht werden und gelten nicht als Vorhabenbeginn (Nr. 9.2.1). Der Antrag geht danach vor Beginn der Arbeiten im Kundenportal ein; ein Beginn nach der Antragstellung, aber vor der Zusage ist zulässig und erfolgt auf eigenes Risiko (Nr. 9.2.1). Legen Sie eine Wiedervorlage auf den Bewilligungszeitraum von 36 Monaten an (Nr. 9.4.1).

Schritt 5: Einbau und hydraulischen Abgleich dokumentieren

Halten Sie die Inbetriebnahme mit Seriennummer und Datum fest. In Gebäuden mit mindestens sechs Wohnungen oder selbständigen Nutzungseinheiten verlangt § 60c Abs. 1 GModG den hydraulischen Abgleich eines Heizungssystems mit Wasser als Wärmeträger; die schriftliche Bestätigung muss Einstellwerte, Heizlast, Leistung der Wärmeerzeuger, raumweise Heizlastberechnung, Auslegungstemperatur, Einstellung der Regelung und Drücken im Ausdehnungsgefäß enthalten (§ 60c Abs. 2 und 4). Für die Förderung ist der Abgleich nach Verfahren B bei wassergeführten Systemen ohnehin Bedingung; bei luftgeführten Systemen sind die Luftvolumenströme nach den rechnerisch ermittelten Einstellwerten anzupassen (Anlage TMA 3.1 BEG EM).

Schritt 6: Unternehmererklärung ausstellen

Beim Einbau einer Zentralheizung, von Regelungseinrichtungen, Umwälz- und Zirkulationspumpen sowie beim hydraulischen Abgleich muss der ausführende Betrieb dem Eigentümer unverzüglich nach Abschluss der Arbeiten schriftlich bestätigen, dass die eingebauten Anlagenteile den Anforderungen entsprechen (§ 96 Abs. 1 Nr. 3 bis 5 und 9 GModG). Bei einer Zentralheizung gehört die Aufwandszahl in die Erklärung (§ 96 Abs. 3 Nr. 1). Den Eigentümer trifft die Aufbewahrung von mindestens zehn Jahren und die Vorlage gegenüber der zuständigen Behörde (§ 96 Abs. 2).

Schritt 7: Rechnung stellen und Zahlung belegen

Die Rechnung muss auf den Antragsteller lauten und die förderfähigen Maßnahmen, die Arbeitsleistung, den Durchführungszeitraum und die Adresse des Gebäudes ausweisen; sie ist in deutscher Sprache auszufertigen und unbar zu begleichen, der Kontoauszug ist der Zahlungsnachweis (Nr. 9.5 BEG EM). Eine Ratenzahlungsvereinbarung muss auf diese Rechnung Bezug nehmen, und mindestens eine Rate muss unbar bezahlt sein.

Schritt 8: Durchführung bestätigen und Nachweis einreichen

Nach Abschluss erstellt die Fachunternehmerin oder der Energieeffizienz-Experte die Bestätigung nach Durchführung (BnD). Der Verwendungsnachweis ist innerhalb von sechs Monaten nach Erfüllung des Zuwendungszwecks, also nach Abschluss des Vorhabens, und spätestens mit Ablauf des sechsten auf den Bewilligungszeitraum folgenden Monats einzureichen; beide Fristen sind einzuhalten, die frühere bestimmt den Ablauf in der Nachweisakte. Den Verlust des Auszahlungsanspruchs ordnet die Richtlinie ausdrücklich für den Fall an, dass der Verwendungsnachweis später als sechs Monate nach Ablauf des Bewilligungszeitraums eingeht (Nr. 9.5.1 BEG EM). Die Unterlagen sind zehn Jahre nach Bekanntgabe der Zusage aufzubewahren (Nr. 9.7).

So prüfen Sie das Ergebnis

1. Suchen Sie vom Angebot aus die BzA-ID: Sie muss im selben Vorgang liegen und zu den Positionen des Vertrags passen.
2. Vergleichen Sie Vertrags- und Antragsdatum: Der Vertrag mit der Bedingung muss bei der Antragstellung bereits vorliegen, und der Antrag muss vor Beginn der Arbeiten beim Durchführer eingegangen sein (Nr. 9.2.1 BEG EM).
3. Rechnen Sie die förderfähigen Positionen aus dem Angebot gegen die Rechnung nach.
4. Prüfen Sie je Rechnung Antragstellername, Maßnahme, Arbeitsleistung, Durchführungszeitraum, Gebäudeadresse und den Zahlungsbeleg.
5. Zählen Sie in der Objektakte die Dokumente: Abgleich mit allen Werten, Inbetriebnahmeprotokoll, Unternehmererklärung mit Zehnjahresfrist, am Ende BnD und Verwendungsnachweis.
6. Bei einer Wärmepumpe: Prüfen Sie, ob das Inbetriebnahmeprotokoll die betriebsbereite digitale Schnittstelle bestätigt und ob die Bestätigung des Messstellenbetreibers über den Antragseingang für das intelligente Messsystem vorliegt, wenn der Anschluss bei der Inbetriebnahme noch nicht ausgerüstet war (Anlage TMA 3.4.3, 3.4.7 BEG EM).

Wenn etwas nicht klappt

Symptom	Ursache	Abhilfe
Der Vorgang erfüllt die Voraussetzung zum Vorhabenbeginn nicht	Der Vertrag wurde ohne aufschiebende oder auflösende Bedingung geschlossen, oder die Arbeiten haben vor der Antragstellung begonnen	Eine nachträgliche Aufnahme der Bedingung heilt das nach der KfW-Produktseite nicht; lassen Sie die Förderfähigkeit beim Durchführer klären, bevor weitere Arbeiten beauftragt werden, und schließen Sie ein neues Vorhaben nur mit Bedingung im Vertrag
Die BzA-ID passt nicht zum Antrag	Die BzA stammt aus einer früheren Angebotsfassung	BzA aus dem freigegebenen Angebot neu erstellen, die alte Fassung als überholt kennzeichnen
Die Rechnung trägt den Nachweis nicht	Sie lautet auf eine andere Person als den Antragsteller oder nennt die Maßnahme nicht	Rechnung auf den Antragsteller neu ausstellen, Positionen aus dem Angebot übernehmen
Der Nachweis geht zu spät ein	Im ERP stand nur eine der beiden Fristen der Nr. 9.5.1, etwa nur der Ablauf des sechsten Monats nach dem Bewilligungszeitraum, nicht die Frist ab Abschluss des Vorhabens	Beide Termine anlegen – sechs Monate nach Abschluss des Vorhabens und spätestens Ablauf des sechsten auf den Bewilligungszeitraum folgenden Monats – und den früheren steuern; ein Eingang später als sechs Monate nach Ablauf des Bewilligungszeitraums kostet den Auszahlungsanspruch (Nr. 9.5.1 BEG EM)
Die Behörde verlangt Einbaunachweise, die nicht auffindbar sind	Die Unternehmererklärung hängt am Kunden statt am Objekt	Dokumente am Objekt ablegen und die Zehnjahresfrist mitführen
Die Bestätigung des Messstellenbetreibers fehlt	Die Bestellung des intelligenten Messsystems wurde nicht nach der Inbetriebnahme gestellt, weil der Anschluss bereits als ausgerüstet galt	Beim grundzuständigen oder einem wettbewerblichen Messstellenbetreiber bestellen und die Bestätigung über den Antragseingang zur Anlage nehmen; sie gehört zu den Nachweisen nach Anlage TMA 3.4.7 BEG EM

Wann Sie Hilfe holen sollten

Die Bestätigung zum Antrag und die Bestätigung nach Durchführung setzen eine raumweise Heizlastermittlung nach DIN EN 12831 voraus (Anlage TMA 3.1 BEG EM); bei einer Wärmepumpe kommen Nachweise hinzu, darunter die Jahresarbeitszahl nach VDI 4650 Blatt 1 (Anlage TMA 3.4.7 BEG EM). Rechnet Ihr Betrieb diese Nachweise nicht selbst, binden Sie eine Energieeffizienz-Expertin ein, bevor das Angebot verbindlich wird. Ob das Angebot netto oder brutto in die Förderung eingeht, hängt vom Vorsteuerabzug des Kunden ab; das gehört zur Steuerberatung.