Sanitär, Heizung, Klima: ERP für Anlagenakte, Wartung und Förderung

Ein SHK-Betrieb führt im ERP drei Datenbestände, die zusammengehören: die Anlage beim Kunden, ihre wiederkehrenden Termine und die Nachweise, die Kunde und Aufsicht verlangen. Die Kriterien unten sind deshalb Prüfaufgaben, keine Funktionsliste.

Worum es bei der Auswahl geht

Gegenstand ist der Teil des ERP, der eine technische Anlage über ihre Lebensdauer führt: Anlagen- und Objektdaten, Wartungsvertrag, Auftragshistorie, Dokumente und Fristen. Nicht gemeint sind die Grundfunktionen eines Warenwirtschaftssystems und die Abrechnung nach Aufmaß und Nachtrag, die eigene Artikel behandeln. Für den Heizungstausch und die Inspektion von Klimaanlagen gilt das Recht des Landes, in dem die Anlage steht; die Kältemittelpflichten stammen dagegen aus einer Verordnung der Europäischen Union und gelten in Deutschland und Österreich unmittelbar.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle nennt neun Anforderungen. Die Spalte Einstufung ist unsere redaktionelle Einschätzung (Muss, Sollte, Optional) und keine Rechtsfolgerung; die Pflicht steht in der Spalte Warum es zählt mit Norm und Land.

Kriterium	Warum es zählt	So prüfen Sie es	Frage an den Anbieter	Einstufung
Anlagenakte je Kunde und Objekt	Nachweise hängen an der Anlage, nicht am Auftrag: Der Eigentümer bewahrt die Unternehmererklärung mindestens zehn Jahre auf (§ 96 Abs. 2 GModG, Deutschland); Kältemittelaufzeichnungen sind in Einrichtungen mit vorgeschriebener Dichtheitskontrolle mindestens fünf Jahre aufzubewahren, sofern sie nicht in einer von den Mitgliedstaaten eingerichteten Datenbank gespeichert sind (Art. 7 Abs. 1 und 2 der Verordnung (EU) 2024/573, geltend in Deutschland und Österreich)	Eine Anlage anlegen und vom Auftrag aus den letzten Wartungsbericht, die letzte Kältemittelfüllung und die Unternehmererklärung aufrufen	Wie werden Kunde, Objekt, Anlage, Bauteil und Dokument verknüpft?	Muss
Wartungsverträge mit Fälligkeiten	In Deutschland verpflichtet § 60 Abs. 1 GModG den Betreiber, Komponenten mit wesentlichem Einfluss auf den Wirkungsgrad der Heizungs-, Kühl-, Raumluft- und Warmwassertechnik regelmäßig zu warten; die Wartung setzt Fachkunde voraus (§ 60 Abs. 2)	Aus einem Vertrag den nächsten Wartungsauftrag erzeugen lassen und die Laufzeit prüfen	Erzeugt das ERP aus dem Vertrag fällige Aufträge, Erinnerungen und Verlängerungen?	Muss
Prüf- und Nachweistermine je Anlage	In Deutschland gilt die Heizungsprüfung nur für wassergeführte Anlagen ohne Wärmepumpe in Gebäuden mit mindestens sechs Wohnungen oder selbständigen Nutzungseinheiten: fällig ein Jahr nach Ablauf von 15 Jahren, für vor dem 1. Oktober 2009 eingebaute Anlagen bis zum 30. September 2027 (§ 60b Abs. 1). Die Wärmepumpenprüfung trifft Wärmepumpen, die nach dem 31. Dezember 2023 eingebaut oder aufgestellt wurden und in einem Gebäude mit mindestens sechs Wohnungen oder selbständigen Nutzungseinheiten betrieben werden oder in ein Gebäudenetz einspeisen, an das mindestens sechs solche Einheiten angeschlossen sind: nach einer vollen Heizperiode, spätestens zwei Jahre nach Inbetriebnahme, ohne Fernkontrolle alle fünf Jahre, ausgenommen Warmwasser- und Luft-Luft-Wärmepumpen (§ 60a Abs. 1). Hat das Gebäude weniger als sechs Einheiten, greift die Pflicht nur, wenn die Wärmepumpe in ein Gebäudenetz mit mindestens sechs angeschlossenen Einheiten einspeist. Eine Klimaanlage wird ab mehr als 12 Kilowatt Kältebedarf inspiziert, erstmals im zehnten Jahr und danach alle zehn Jahre; ausgenommen sind Nichtwohngebäude mit Gebäudeautomation und Gebäuderegelung nach § 56 Abs. 5 oder einem gleichwertigen Ansatz und Wohngebäude mit kontinuierlicher elektronischer Überwachungsfunktion und wirksamer Regelungsfunktion (§ 74 Abs. 1, 3, 4 und § 76)	Für drei Anlagen die Fristen nachrechnen und die Erinnerung prüfen	Welche Intervalle hinterlegt das ERP je Anlagenart, und wo liegen die Prüfberichte?	Muss
Kältemittelnachweise je Einheit	Betreiber ortsfester Kälteanlagen, Klimaanlagen und Wärmepumpen müssen ab 5 Tonnen CO2-Äquivalent (Anhang I) oder 1 Kilogramm (Anhang II Gruppe 1) Dichtheitskontrollen sicherstellen; gekennzeichnete hermetisch geschlossene Einrichtungen sind unter 10 Tonnen CO2-Äquivalent, unter 2 Kilogramm und in Wohngebäuden unter 3 Kilogramm ausgenommen (Art. 5 Abs. 1 und 2 der Verordnung (EU) 2024/573, geltend in Deutschland und Österreich). Aufzuzeichnen sind je Einheit Menge und Art der Gase, Nachfüllungen, Rückgewinnung und Kontrollergebnisse; die Pflicht gilt nur für Einrichtungen mit vorgeschriebener Dichtheitskontrolle (Art. 7 Abs. 1)	Eine Einheit abfragen: Kommen Art, Füllmenge in Kilogramm und in CO2-Äquivalent, Kontrolldatum und Zertifikatsnummer heraus?	Wo erfasst das ERP Kältemittelart, Füllmenge, CO2-Äquivalent und Kontrolldatum?	Muss bei Kälte- und Wärmepumpenarbeiten
Nachweise aus Einbau und hydraulischem Abgleich	§ 96 Abs. 1 GModG verlangt die schriftliche Unternehmererklärung für bestimmte Arbeiten, unter anderem Zentralheizungen, Umwälzpumpen und den hydraulischen Abgleich; die Bestätigung des Abgleichs muss unter anderem die Einstellwerte, die Heizlast des Gebäudes und die Auslegungstemperatur enthalten (§ 60c Abs. 4)	Einen Einbau abschließen und prüfen, ob die Erklärung mit allen Werten erzeugt und am Objekt abgelegt wird	Erzeugt das ERP die Unternehmererklärung mit den Werten nach § 60c Abs. 4?	Muss in Deutschland
Fördernachweise je Vorgang	In Deutschland verlangt die Förderrichtlinie BEG EM für Heizungsmaßnahmen Kopien der Rechnungen, Zahlungsnachweise und die Bestätigung des ausführenden Fachunternehmers (Nr. 9.5); der Verwendungsnachweis ist innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Vorhabens, spätestens mit Ablauf des sechsten auf den Bewilligungszeitraum folgenden Monats einzureichen; wird er später als sechs Monate nach Ablauf des Bewilligungszeitraums eingereicht, entfällt der Auszahlungsanspruch (Nr. 9.5.1)	Einen Förderfall abbilden: Antrag, Ausführungsnachweis, Rechnung, Zahlungsnachweis und die Frist	Wie hält das ERP die Fristen und die Nachweise je Fördervorgang zusammen?	Sollte in Deutschland
Artikel- und Preisdaten des Großhandels	Artikelnummern und Preise führt der Großhandel; ein Angebot muss den Stand nennen, mit dem es erstellt wurde	Einen Import ausführen und prüfen, ob sich der Stand des Preises feststellen lässt und alte Angebote unverändert bleiben	Welche Formate liest das ERP, und bleibt der Angebotspreis historisch erhalten?	Sollte
Garantie- und Ersatzteilfristen je Anlage	Garantie und Ersatzteilzuordnung brauchen Seriennummer und Inbetriebnahmedatum der Anlage	Eine Anlage mit Seriennummer anlegen und Garantie- und Filterfristen abrufen	Werden Seriennummer und Inbetriebnahmedatum an der Anlage geführt und in Fristen übersetzt?	Optional
Trinkwasseranlagen mit Untersuchungspflicht	In Deutschland muss der Betreiber einer mobilen, einer Gebäude- oder einer zeitweiligen Wasserversorgungsanlage das Trinkwasser auf Legionellen untersuchen lassen, wenn es im Rahmen einer gewerblichen oder öffentlichen Tätigkeit abgegeben wird, die Anlage zur Trinkwassererwärmung einen Speicher- oder zentralen Durchfluss-Trinkwassererwärmer mit mehr als 400 Litern Inhalt oder mehr als 3 Liter Inhalt in mindestens einer Trinkwasserleitung zwischen dem Abgang des Trinkwassererwärmers und der Entnahmestelle hat, wobei der Inhalt einer Zirkulationsleitung nicht berücksichtigt wird, Duschen oder andere Einrichtungen mit Vernebelung vorhanden sind und es kein Ein- oder Zweifamilienhaus ist (§ 31 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 TrinkwV)	Bei einer Anlage prüfen, ob Speicherinhalt, Leitungsinhalt zwischen Erwärmer und Entnahmestelle ohne Zirkulationsleitung, Duschpunkte und Gebäudeart erfasst sind und ein Termin entsteht	Welche Felder zur Trinkwasseranlage kennt das ERP, und wie werden die Intervalle geführt?	Sollte in Deutschland

Die Anlagenakte trägt die Nachweise

Eine Anlagenakte ist die Sammlung aller Daten und Dokumente zu einer technischen Anlage bei einem Kunden. Sie muss drei Dinge leisten: die Anlage vom Auftrag trennen, ihre Historie führen und ihre Dokumente am Objekt ablegen. Prüfen Sie, ob ein Kunde mehrere Objekte haben kann, ob eine Anlage aus mehreren Bauteilen besteht (Wärmeerzeuger, Speicher, Verteiler, Kältekreis) und ob der Wartungsbericht am Bauteil hängt und nicht nur am Kunden. Ebenso wichtig ist die Historie: Wer hat wann welchen Wert geändert, und welche Fassung war zur Zeit der Abrechnung gültig?

Kältemittelnachweise je Einheit

Die Verordnung (EU) 2024/573 ist am 11. März 2024 in Kraft getreten (Art. 38) und erfasst neben Kälteanlagen, Klimaanlagen und Wärmepumpen auch Brandschutzeinrichtungen, Organic-Rankine-Kreisläufe und elektrische Schaltanlagen (Art. 5 Abs. 2); elektrische Schaltanlagen bleiben ohne Dichtheitskontrolle, wenn sie eine geprüfte Leckagerate von weniger als 0,1 Prozent pro Jahr aufweisen, die in den technischen Spezifikationen des Herstellers aufgeführt und als solche in der Kennzeichnung angegeben ist, wenn sie mit einem Sensor zur Überwachung des Drucks oder der Gasdichte mit einem automatischen System zur Warnung während des Betriebs ausgestattet sind oder wenn sie weniger als 6 Kilogramm Anhang-I-Gase enthalten (Art. 5 Abs. 1 Unterabsatz 4). Sie wirkt unmittelbar in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union, also in Deutschland und Österreich. Je Einheit sind Menge und Art der enthaltenen Gase, Nachfüllungen mit Datum, rückgewonnene Mengen, das ausführende Unternehmen mit Zertifikatsnummer sowie die Zeitpunkte und Ergebnisse der Kontrollen und Reparaturen aufzuzeichnen; die Pflicht trifft den Betreiber nur für Einrichtungen, für die eine Dichtheitskontrolle vorgeschrieben ist (Art. 7 Abs. 1). Die Dichtheitskontrolle ist ab 5 Tonnen CO2-Äquivalent (Anhang I) oder ab 1 Kilogramm (Anhang II Gruppe 1) vorgeschrieben; gekennzeichnete hermetisch geschlossene Einrichtungen bleiben unter 10 Tonnen CO2-Äquivalent beziehungsweise unter 2 Kilogramm außer Betracht, in Wohngebäuden schon unter 3 Kilogramm (Art. 5 Abs. 1). Die Abstände der Kontrollen richten sich nach der Füllmenge: bei Anhang I unter 50 Tonnen CO2-Äquivalent mindestens alle zwölf Monate, von 50 bis unter 500 Tonnen alle sechs Monate, ab 500 Tonnen alle drei Monate; bei Anhang II Gruppe 1 unter 10 Kilogramm zwölf Monate, von 10 bis 100 Kilogramm sechs Monate, ab 100 Kilogramm drei Monate; ein Leckage-Erkennungssystem verdoppelt den Abstand (Art. 5 Abs. 6). Führt Ihr Betrieb die Arbeiten aus, muss er Kopien der Aufzeichnungen mindestens fünf Jahre aufbewahren; diese Frist gilt für Betreiber und ausführende Unternehmen nur, sofern die Aufzeichnungen nicht in einer von den Mitgliedstaaten eingerichteten Datenbank gespeichert sind (Art. 7 Abs. 2). Prüfen Sie im Angebot, ob das ERP die Füllmenge in Kilogramm und in CO2-Äquivalent führt und daraus das Kontrollintervall ableitet. Dieselben Aufzeichnungen belegen die Prüfung des Kältemittelkreislaufs bei der Betriebsprüfung von Wärmepumpen (§ 60a Abs. 2 Nr. 5 GModG, Deutschland).

Prüffristen aus dem Gebäudemodernisierungsgesetz

Seit dem 29. Juli 2026 heißt das deutsche Gebäudeenergiegesetz Gebäudemodernisierungsgesetz (GModG); die Umbenennung und die Neuregelung des Abschnitts zur Wärmeversorgung stammen aus dem Gesetz vom 23. Juli 2026 (BGBl. 2026 I Nr. 226, in Kraft am Tag nach der Verkündung). Drei Fristen sind zu führen, jede mit eigenem Anwendungsbereich. Die Heizungsprüfung nach § 60b Abs. 1 trifft wassergeführte Heizungsanlagen ohne Wärmepumpe in Gebäuden mit mindestens sechs Wohnungen oder selbständigen Nutzungseinheiten: fällig ein Jahr nach Ablauf von 15 Jahren ab Einbau, für vor dem 1. Oktober 2009 eingebaute Anlagen bis zum 30. September 2027; sie entfällt unter anderem bei standardisierter Gebäudeautomation (§ 60b Abs. 7). Die Betriebsprüfung nach § 60a Abs. 1 trifft Wärmepumpen, die nach dem 31. Dezember 2023 eingebaut oder aufgestellt wurden und in einem Gebäude mit mindestens sechs Wohnungen oder selbständigen Nutzungseinheiten betrieben werden oder in ein Gebäudenetz einspeisen, an das mindestens sechs solcher Einheiten angeschlossen sind; Warmwasser- und Luft-Luft-Wärmepumpen sind ausgenommen, und ohne Fernkontrolle ist die Prüfung spätestens alle fünf Jahre zu wiederholen. Die energetische Inspektion nach § 74 Abs. 1 trifft eingebaute Klimaanlagen und kombinierte Klima- und Lüftungsanlagen mit mehr als 12 Kilowatt Kältebedarf; sie entfällt in Nichtwohngebäuden mit Gebäudeautomation nach § 56 Abs. 5 oder einem gleichwertigen Ansatz und in Wohngebäuden mit kontinuierlicher elektronischer Überwachungsfunktion und wirksamer Regelungsfunktion (§ 74 Abs. 3 und 4). Die Ergebnisse sind jeweils schriftlich festzuhalten und dem Verantwortlichen zu übersenden (§ 60a Abs. 5, § 60b Abs. 5, § 78 Abs. 1 und 2). Der Verstoß kann mit einer Geldbuße geahndet werden: bis zu 10.000 Euro für eine nicht rechtzeitig veranlasste Klimaanlagen-Inspektion (Nr. 15 mit Nr. 2 des § 108 Abs. 1 und 2), bis zu 5.000 Euro für eine nicht rechtzeitige Wärmepumpen- oder Heizungsprüfung (Nr. 8 bis 10 mit Nr. 3).

Förder- und Einbaunachweise in Deutschland

Wird eine mit Gas, Heizöl oder Flüssiggas beschickte Heizungsanlage nach dem 29. Juli 2026 in ein bestehendes Gebäude neu eingebaut, muss der Eigentümer als Grundregel sicherstellen, dass ab dem 1. Januar 2029 mindestens 10 Prozent der mit der Anlage bereitgestellten Wärme aus Biomethan, Bioöl, biogenem Flüssiggas, grünem, blauem, orangenem oder türkisem Wasserstoff einschließlich daraus hergestellter Derivate erzeugt wird, ab 2030 mindestens 15, ab 2035 mindestens 30 und ab 2040 mindestens 60 Prozent (§ 43 Abs. 1 GModG); ist der Eigentümer nicht Betreiber der Heizungsanlage, trifft die Pflicht den Betreiber (§ 43 Abs. 6). Diese Grundregel ist nicht der einzige Erfüllungsweg: § 43 Abs. 3 bis 5 lassen die Nutzung einer solarthermischen Anlage, einer raumlufttechnischen Anlage mit Wärmerückgewinnung und einer Wärmepumpen-Hybridheizung als Erfüllung zu, jedoch nur unter allen Voraussetzungen des jeweiligen Absatzes: Die Absätze 3 und 4 erfüllen die Pflicht pauschal nur im Zeitraum vom 1. Januar 2029 bis zum Ablauf des 31. Dezember 2034, mit mindestens 0,04 Quadratmetern Aperturfläche je Quadratmeter Nutzfläche in Wohngebäuden mit höchstens zwei Wohnungen und mindestens 0,03 Quadratmetern in Wohngebäuden mit mehr als zwei Wohnungen (Absatz 3) sowie einem Wärmerückgewinnungsgrad von mindestens 73 Prozent, einer Leistungszahl von mindestens 10 und der Versorgung der gesamten Gebäudefläche durch die Lüftungsanlage (Absatz 4); eine Wärmepumpen-Hybridheizung erfüllt die Pflicht, wenn die Leistung der Wärmepumpe beim Teillastpunkt A nach DIN EN 14825 mindestens 30 Prozent oder bei bivalent alternativem Betrieb mindestens 40 Prozent der Leistung des Spitzenlasterzeugers entspricht (Absatz 5), und für die Anrechnung höherer Anteile als 15 Prozent (Absatz 3) beziehungsweise 30 Prozent (Absatz 5) verlangen die Absätze einen Nachweis durch eine fachkundige Person nach § 88 oder eine Unternehmererklärung. § 43 Abs. 7 enthält bei irreparablem Ausfall der bestehenden Heizungsanlage Übergänge: Bei Einbau im Kalenderjahr 2028 beginnt die Pflicht erst nach Ablauf von zwölf Monaten ab dem Einbau, bei Einbau ab dem 1. Januar 2029 gilt eine zum Zeitpunkt des Ausfalls bestehende Pflicht zwölf Monate ab dem Einbau fort. Für diesen Nachweis und für die Förderung braucht der Kunde Unterlagen, die Ihr Betrieb erzeugt: die Unternehmererklärung nach § 96 Abs. 1, die Bestätigung des hydraulischen Abgleichs nach § 60c Abs. 4 und die Bestätigung des ausführenden Fachunternehmens im Förderverfahren (Nr. 9.3 und 9.5 der Förderrichtlinie BEG EM). Die Richtlinie gilt mit Wirkung vom 21. Juli 2026 und trennt zwei Verfahren. Für Anlagen zur Wärmeerzeugung nach Nr. 5.3 Buchstabe a bis f und h bis j ist die KfW zuständig; dort erstellt der Fachunternehmer oder der Energieeffizienz-Experte vor dem Antrag eine Bestätigung zum Antrag (BzA) und für den Verwendungsnachweis eine Bestätigung nach Durchführung (BnD). Für Maßnahmen nach Nr. 5.1, 5.2, 5.3 Buchstabe g, 5.4 und 5.5 ist das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle zuständig; dort heißen die Papiere Technische Projektbeschreibung (TPB) und Technischer Projektnachweis (TPN), und die TPB-ID ist zwei Monate gültig (Nr. 9.1). Ein ERP, das diese Kette abbildet, führt Fristen, Dokumente und Zuständigkeiten je Vorgang.

Was in Deutschland, Österreich und der Schweiz getrennt gilt

Die Kältemittelpflichten folgen aus der Verordnung (EU) 2024/573, die unmittelbar in der Europäischen Union gilt, also in Deutschland und Österreich. Für einen Betrieb in der Schweiz sind die dortigen Regeln für Kältemittel ein eigener Prüfpunkt; dieser Artikel nennt dazu keine Werte.

Die Pflichten aus dem GModG gelten in Deutschland: § 42 bis § 46 (Ersatz der Heizungsanlage), § 60 bis § 60c (Betreiberpflichten, Prüfungen, hydraulischer Abgleich), § 74 bis § 78 (Inspektion von Klimaanlagen), § 96 (Unternehmererklärung) und § 108 (Bußgeld). Für Österreich und die Schweiz gilt eigenes Recht. Fragen Sie im Angebot, für welche Länder der Anbieter Fristen und Nachweisvorlagen hinterlegt und ob er die Nachweise je Land trennt.

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Die Kosten bestehen aus vier Teilen: Lizenzen (Nutzende oder gleichzeitige Zugriffe), Einrichtung (Anlagen- und Objektstruktur, Dokumentenablage, Wartungsvertragslogik), Anbindungen (Großhandelsdaten, Förderverfahren) und laufender Betrieb (Updates, Betreuung, Schulung).

Tragen Sie je Angebot dieselben Positionen ein und notieren Sie zu jeder, ob sie einmalig oder laufend anfällt: Lizenz und Nutzungsmodell, Einrichtung der Anlagenakte, Wartungsverträge und Auftragsvorlagen, Kältemittelfelder und Auswertungen, Inspektions- und Prüftermine, Dokumentenablage und Export, Großhandelsdaten-Import, Förder- und Nachweisvorlagen, Schulung und Betreuung. Vergleichen Sie nur vollständig ausgefüllte Angebote; ein leeres Feld ist eine offene Frage und keine Null. Treiber der Einrichtungskosten sind die Zahl der Anlagenarten, die Zahl der wiederkehrenden Pflichten und die Frage, ob die Fristen aus dem System oder aus einer Tabelle kommen.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Kältemitteldaten sind nur ein Freitextfeld, ohne Füllmenge in Kilogramm und ohne CO2-Äquivalent.
• Aus dem Wartungsvertrag entsteht kein Auftrag, sondern nur eine Erinnerung.
• Dokumente hängen am Kunden statt an der Anlage oder am Bauteil.
• Es gibt keine Historie: Der alte Wert wird überschrieben, der Nachweisstand zum Abrechnungszeitpunkt ist nicht mehr feststellbar.
• Die Anlage ist keine eigene Stammdatenart, sondern eine Notiz im Auftrag, und keine Regel sagt, wer Nachweise prüft und freigibt.
• Es gibt keinen Export der Anlagen, Verträge und Dokumente.
• Preisänderungen aus dem Großhandelsimport überschreiben den Angebotspreis.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Die Tabelle ordnet fünf Betriebsarten des SHK-Handwerks. Sie ersetzt keine Prüfung, zeigt aber, wo Sie zuerst ansetzen.

Betriebsart	Was am schwersten wiegt
Heizungsbau mit Wärmepumpen	Anlagenakte und Kältemittelnachweise, weil Füllmenge, Kreislaufprüfung und Betriebsprüfung zusammen nachzuweisen sind (§ 60a Abs. 1 und 2 Nr. 5 GModG, Art. 7 der Verordnung (EU) 2024/573)
Kälte- und Klimaanlagenbau	Kältemittelnachweise und Inspektionsfristen, weil Aufzeichnung je Einheit und die Zehn-Jahres-Inspektion ab mehr als 12 Kilowatt Kältebedarf zusammentreffen (Art. 7, § 74 Abs. 1 und § 76 GModG)
Sanitärinstallation	Objekt- und Anlagenzuordnung sowie Untersuchungstermine, weil die Legionellenpflicht an der Abgabe im Rahmen einer gewerblichen oder öffentlichen Tätigkeit, an mehr als 400 Litern Speicherinhalt oder mehr als 3 Litern Inhalt in einer Trinkwasserleitung zwischen dem Abgang des Trinkwassererwärmers und der Entnahmestelle, an Duschstellen und an der Gebäudeart hängt (§ 31 Abs. 1 TrinkwV, Deutschland)
Kundendienst und Störungsdienst	Anlagenhistorie und Ersatzteile, weil der Mitarbeiter am Fahrzeug die Anlage, ihre Bauteile und die letzten Arbeiten sehen muss
Betrieb mit Fördergeschäft	Fristen und Dokumente je Vorgang, weil der Verwendungsnachweis innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Vorhabens und spätestens mit Ablauf des sechsten auf den Bewilligungszeitraum folgenden Monats eingereicht sein muss (Nr. 9.5.1 der Förderrichtlinie BEG EM)

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Listen Sie Ihre Anlagenarten und je Art die wiederkehrenden Pflichten auf: Wartung, Prüfung, Inspektion, Kältemittelkontrolle, Trinkwasseruntersuchung, jeweils mit Land und Frist.
2. Beschreiben Sie den Weg vom Auftrag zur Anlagenakte: Wer legt die Anlage an, wer trägt den Nachweis ein, wer gibt ihn frei, wer prüft die Fristen?
3. Führen Sie drei echte Vorgänge als Testszenario: eine Wärmepumpe mit Kältemittelkreislauf, eine Klimaanlage mit mehr als 12 Kilowatt Kältebedarf und ein geförderter Heizungstausch.
4. Prüfen Sie an jedem Szenario die Nachweise: Fälligkeit, Erinnerung, Dokument an der Anlage und ein Bericht über offene Fristen.
5. Vergleichen Sie die Angebote mit derselben Feldliste und Stückelung; notieren Sie jedes fehlende Feld als offene Frage und lassen Sie sich die Fristenlogik zeigen, nicht beschreiben. Die Auftragserzeugung aus Fälligkeiten behandelt der Beitrag zum Wartungsplan im ERP; wie Fristen und Nachweise je Land zu trennen sind, steht bei den gesetzlichen Pflichten im ERP.