Autohaus: DMS oder ERP für Verkauf und Werkstatt?

Ein Autohaus verkauft Neuwagen und Teile, handelt mit Gebrauchtwagen und betreibt eine Werkstatt. Jeder Bereich hat ein eigenes Objekt: das Fahrzeug, den Werkstattauftrag, die Ersatzteilposition. Ob ein einziges System alle vier führt, entscheiden Funktionsumfang und Datenführung.

Worum es bei der Auswahl geht

Vier Vorgänge sind zu trennen: Neuwagenverkauf mit Bestellung und Übergabe, Gebrauchtwagenverkauf mit dem Einkaufspreis, aus dem die Marge entsteht, Werkstatt mit Auftrag, Zeit und Material, Teileverkauf mit Bestand und Passung.

Wer prüft, ob ein ERP das Autohaus trägt, prüft die Führung dieser Daten. Zwei Systeme kosten eine Schnittstelle und eine Regel, welches System ein Datenobjekt führt; ohne sie entstehen zwei Fahrzeugakten und zwei Bestände.

DMS steht hier für Dealer Management System, das Händlersystem, nicht für ein Dokumentenmanagementsystem.

1. Händlersystem (DMS)

   • Fahrzeugakte und Historie
   • Ankauf und Bewertung
   • Werkstattauftrag
   • Teileauftrag
   • Übergabe
2. Schnittstelle

   • Fahrzeugkennung
   • Auftragsnummer
   • Einkaufspreis je Fahrzeug
   • Rechnungsdaten
   • Zahlungsstatus
3. ERP

   • Debitoren und Sachkonten
   • Umsatzsteuer und Marge
   • Lager und Bewertung
   • Auswertung

Schematische Zuordnung als Prüfvorlage; welches System welches Feld führt, legt der Betrieb fest.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle nennt Kriterium, Grund, Prüfung und die Frage an den Anbieter.

Kriterium	Warum es zählt	So prüfen Sie es	Frage an den Anbieter
Fahrzeugakte mit Fahrgestellnummer	Daran hängen Historie, Ankauf, Auftrag und Rechnung	Ein Fahrzeug über Ankauf, Werkstatt und Verkauf verfolgen	Welche Merkmale identifizieren das Fahrzeug, wie lange bleibt die Akte?
Einkaufspreis je Fahrzeug	In Deutschland und Österreich entsteht daraus die Marge; die Umsatzsteuer gehört nicht zur Bemessungsgrundlage (§ 25a Abs. 3 UStG; § 24 Abs. 4 UStG 1994)	Einen Ankauf kalkulieren und den Einkaufspreis wiederfinden	Wo steht der Einkaufspreis je Fahrzeug?
Werkstattauftrag mit Nachkalkulation	Ohne Nachkalkulation bleibt die Kalkulation ungeprüft	Einen Auftrag anlegen, Ist-Zeit und Material gegen die Vorgabe stellen	Wie werden Zeiten und Material nachkalkuliert?
Schnittstelle und führendes System	Zwei Systeme mit denselben Daten erzeugen Widersprüche	Je Datenobjekt das führende System festhalten	Welche Felder tauscht die Schnittstelle, wie werden Fehler behandelt?
Rechnungshinweis und Erlöskonto	Bei Differenzbesteuerung verlangen Deutschland und Österreich einen Hinweis (§ 14a Abs. 6 UStG; § 24 Abs. 7 UStG 1994)	Eine Gebrauchtwagenrechnung mit und eine ohne Differenzbesteuerung erstellen	Wie wird der Hinweis gesetzt, ist der gesonderte Steuerausweis ausgeschlossen?
Aufzeichnungen je Fahrzeug	In Deutschland und Österreich müssen Verkaufspreis, Einkaufspreis und Bemessungsgrundlage ersichtlich sein (§ 25a Abs. 6 UStG; § 24 Abs. 11 UStG 1994)	Einen Verkauf bis zur Buchung zurückverfolgen	Wie sind Ankauf und Verkauf je Fahrzeug verknüpft?
Auswertung, Export, Vertragsende	Ohne Export bindet das System die Fahrzeugdaten	Export öffnen, Laufzeit und Datenherausgabe verlangen	In welchem Format kommen die Daten heraus?

Fahrzeugakte und Ankaufspreis

Die Akte verbindet Ankauf, Instandsetzung, Werkstattaufenthalt, Übergabe und Service; für Garantie und Rückruf brauchen Sie sie nach dem Verkauf wieder, auffindbar über die Fahrgestellnummer. Der Einkaufspreis trägt zwei Pflichten: Aus ihm entsteht die Marge, und aus ihm muss die Aufzeichnung die Bemessungsgrundlage je Fahrzeug zeigen (§ 25a Abs. 3 und 6 UStG; § 24 Abs. 4 und 11 UStG 1994). Die Umsatzsteuer gehört nicht zur Bemessungsgrundlage; die Bemessungsgrundlage ist daher aus der Differenz herauszurechnen. Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen: Aus 5.000 Euro Differenz und dem allgemeinen Steuersatz von 19 Prozent in Deutschland (§ 12 Abs. 1 UStG) ergibt sich eine Bemessungsgrundlage von 4.201,68 Euro (5.000 ÷ 1,19); in Österreich beträgt der allgemeine Steuersatz 20 Prozent (§ 10 Abs. 1 UStG 1994). Prüfen Sie, ob Einkaufspreis, Instandsetzungskosten und Nebenkosten getrennt bleiben.

Schnittstelle und führendes System

Legen Sie je Datenobjekt fest, welches System führt: Fahrzeug, Auftrag, Kunde, Teil, Preis, Bestand. Verlangen Sie eine Feldliste mit Abgleichrichtung und eine Regel für Fehler; die Abgrenzung zweier Systeme beschreibt Welches System führt welche Daten?.

Entscheidungstabelle: welcher Bereich gehört wohin

Die Tabelle ordnet jedem Bereich die Angaben zu, die dort entstehen und gepflegt werden sollten; die Aufteilung ist eine Prüfvorlage.

Bereich	Wer führt den Vorgang	Daten, die dort gehören	Schnittstelle zum anderen System	Marge und Abgaben
Neuwagen	Das Fahrzeug führende System (DMS)	Fahrzeugauftrag, Fahrgestellnummer, Ausstattung, Zulassungs- und Auslieferungsdaten	Fahrzeug, Auftrag und Rechnungspositionen ins ERP	Differenzbesteuerung in Deutschland und Österreich nur, wenn die Lieferung an den Wiederverkäufer im Gemeinschaftsgebiet erfolgte und für sie Umsatzsteuer nicht geschuldet oder die Differenzbesteuerung vorgenommen wurde (§ 25a Abs. 1 Nr. 2 UStG; § 24 Abs. 1 Z 2 UStG 1994); ein Erwerb mit regulär geschuldeter Umsatzsteuer scheidet aus, und § 25a Abs. 7 Nr. 1 Bst. b UStG nimmt die innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs aus. In Österreich zusätzlich die Normverbrauchsabgabe (§ 5 Abs. 1 NoVAG 1991)
Gebrauchtwagen	DMS für Ankauf, Bewertung und Inzahlungnahme; ERP für Buchung und Auswertung	Einkaufspreis, Instandsetzungskosten, Standzeit, Zielmarge	Einkaufspreis, Verkaufspreis und Bemessungsgrundlage je Fahrzeug ins ERP; Fahrzeugkennung als Schlüssel	Deutschland § 25a UStG, Österreich § 24 UStG 1994, jeweils bei Vorliegen der Voraussetzungen; in der Schweiz ist die Margenbesteuerung nach Art. 24a MWSTG auf Sammlerstücke beschränkt, zu denen auch Motorfahrzeuge zählen, deren erste Inverkehrsetzung beim Ankauf länger als 30 Jahre zurückliegt (Art. 48a Abs. 3 Bst. c MWSTV); für jüngere Fahrzeuge kommt der Abzug einer fiktiven Vorsteuer nach Art. 28a MWSTG in Betracht
Werkstatt	Werkstattmodul oder Händlersystem für Annahme, Auftrag, Zeiten, Material, Freigabe	Fahrzeug, Arbeitspositionen, Ist-Zeiten, Materialentnahme, Nachkalkulation	Auftrags- und Rechnungsdaten sowie Materialverbrauch ins ERP	In Deutschland und Österreich betrifft die Differenzbesteuerung (§ 25a Abs. 1 UStG; § 24 Abs. 1 UStG 1994) Lieferungen, nicht Werkstattleistungen
Teile und Zubehör	ERP für Lager, Bestand und Bewertung; das auftragsnahe System für die Position am Fahrzeug	Ersatzteilnummer, Lagerort, Bestand, Einstandspreis	Bedarfsmeldung aus dem Auftrag und Rückmeldung des Verbrauchs	Für gebrauchte Teile gelten die Voraussetzungen des § 25a Abs. 1 UStG und des § 24 Abs. 1 UStG 1994: Die Differenzbesteuerung greift auch beim bereits differenzbesteuerten Erwerb, ausgeschlossen ist nur der Erwerb mit regulär geschuldeter Umsatzsteuer (siehe Reifen- und Teilehandel im ERP)

Wo Marge und Fahrzeugabgaben geführt werden

Deutschland. Die Differenzbesteuerung greift, wenn der Unternehmer Wiederverkäufer ist, die Ware im Gemeinschaftsgebiet ohne geschuldete Umsatzsteuer oder mit Differenzbesteuerung an ihn geliefert wurde und es sich nicht um Edelsteine oder Edelmetalle handelt (§ 25a Abs. 1 UStG). Der Umsatz ist der Betrag, um den der Verkaufspreis den Einkaufspreis übersteigt; die Umsatzsteuer gehört nicht zur Bemessungsgrundlage, die Bemessungsgrundlage ist daher aus der Differenz herauszurechnen (§ 25a Abs. 3 UStG). Die Steuer wird mit dem allgemeinen Steuersatz berechnet (§ 25a Abs. 5 UStG, § 12 Abs. 1 UStG). Die Aufzeichnungen müssen Verkaufspreise, Einkaufspreise und Bemessungsgrundlagen zeigen, bei zwei Besteuerungsarten getrennt (§ 25a Abs. 6 UStG); die Rechnung trägt den Hinweis „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ ohne gesonderten Steuerausweis (§ 14a Abs. 6 UStG). Die Einzelabwicklung steht unter Gebrauchtwagen und Differenzbesteuerung.

Österreich. § 24 UStG 1994 regelt die Differenzbesteuerung für andere bewegliche körperliche Gegenstände: Der Umsatz bemisst sich nach dem Unterschied zwischen Verkaufspreis und Einkaufspreis (Abs. 4 Z 1), die Umsatzsteuer gehört nicht zur Bemessungsgrundlage (Abs. 4 letzter Satz), die Rechnung weist darauf hin (Abs. 7), die Aufzeichnungen zeigen Verkaufspreise, Einkaufspreise und Bemessungsgrundlagen (Abs. 11). Dazu die Normverbrauchsabgabe für bisher im Inland nicht zugelassene Fahrzeuge: Ihr unterliegt die Lieferung, ausgenommen die Lieferung an einen anderen Unternehmer zur gewerblichen Weiterveräußerung (§ 1 Z 1 NoVAG 1991); Abgabenschuldner ist der Unternehmer, der die Lieferung ausführt (§ 4 Z 1 NoVAG 1991), und bemessen wird die Abgabe nach dem Entgelt (§ 5 Abs. 1 NoVAG 1991, in Kraft seit 1. Januar 2026). Für Pkw und Kombi der Klasse M1 und vergleichbare Personenkraftfahrzeuge nach § 2 Abs. 1 Z 3 NoVAG 1991 folgt der Steuersatz dem CO2-Emissionswert; § 6 Abs. 2 NoVAG 1991 nennt die Ausgangswerte (CO2-Wert in g/km − 112 g/km) ÷ 5, gerundet auf volle Prozent, höchstens 50 Prozent, ab 200 g/km plus 50 Euro je g/km, vermindert um 350 Euro. § 6 Abs. 7 NoVAG 1991 schreibt diese Werte fort; für das Jahr 2026 gelten der Abzugsbetrag 91 g/km, der Höchstsatz 80 Prozent, die Malusgrenze 155 g/km und der Malusbetrag 80 Euro je g/km, der Abzugsposten bleibt bei 350 Euro. Maßgeblich ist der WLTP-Wert laut Fahrzeugdokument (§ 6 Abs. 4 NoVAG 1991). Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen für 2026: 160 g/km ergeben 14 Prozent; bei 25.000 Euro Entgelt sind das 3.500 Euro, dazu 400 Euro für die fünf g/km über der Malusgrenze und abzüglich des Abzugspostens von 350 Euro, also 3.550 Euro. Bei Gebrauchtfahrzeugen, die unmittelbar aus dem übrigen Unionsgebiet in das Inland gebracht werden und dort zugelassen waren, ist die Steuer nach der Rechtslage zu bemessen, die bei der erstmaligen Zulassung im übrigen Unionsgebiet im Inland anzuwenden gewesen wäre; dabei sind die Wertentwicklung für die Bonus-Malus-Berechnung und der Abzugsbetrag zu berücksichtigen (§ 6 Abs. 8 NoVAG 1991). Befreit sind Vorgänge in Bezug auf Fahrzeuge, die wegen ihres Antriebs einen CO2-Emissionswert von 0 g/km aufweisen (§ 3 Abs. 1 Z 1 NoVAG 1991), und bei der Lieferung ist eine Bescheinigung auszustellen (§ 10 NoVAG 1991, in Kraft seit 1. Januar 2026).

Schweiz. Die Margenbesteuerung des Art. 24a MWSTG ist auf Sammlerstücke wie Kunstgegenstände und Antiquitäten beschränkt; was als Sammlerstück gilt, legt der Bundesrat fest (Art. 24a Abs. 1 und 4 MWSTG). Die Mehrwertsteuerverordnung zählt dazu namentlich Kunstgegenstände, bewegliche Gegenstände, die mehr als 100 Jahre alt sind, und Motorfahrzeuge, deren erste Inverkehrsetzung beim Ankauf länger als 30 Jahre zurückliegt (Art. 48a Abs. 1, 2 und 3 Bst. c MWSTV, SR 641.201, in Kraft seit 1. Januar 2018). Für den Ankauf eines jüngeren Fahrzeugs, bei dem keine Mehrwertsteuer offen überwälzt wurde, kommt der Abzug einer fiktiven Vorsteuer in Betracht, wenn der Gegenstand individualisierbar ist und die steuerpflichtige Person ihn im Rahmen ihrer zum Vorsteuerabzug berechtigenden unternehmerischen Tätigkeit bezieht; für Gegenstände, die der Margenbesteuerung nach Art. 24a MWSTG unterliegen, ist er ausgeschlossen. Berechnet wird die fiktive Vorsteuer auf dem bezahlten Betrag inklusive Steuer zum anwendbaren Satz (Art. 28a Abs. 1 bis 3 MWSTG); prüfen Sie, welches Merkmal die Individualisierbarkeit trägt. Bei der Einfuhr fällt die Automobilsteuer an: 4 Prozent (Art. 13 AStG, SR 641.51), steuerpflichtig sind die Zollschuldner (Art. 9 Abs. 1 Bst. a AStG); in die Bemessungsgrundlage gehören auch die Nebenkosten bis zum ersten inländischen Bestimmungsort (Art. 24 Abs. 2 Bst. b AStG). Die Befreiung für Elektro-Automobile ist seit 1. Januar 2024 aufgehoben.

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Die Kostenblöcke lassen sich getrennt verhandeln: Lizenz je Arbeitsplatz, Fahrzeug- und Bewertungsdaten aus einem Datenkatalog samt Aktualisierung, Einrichtung und Betrieb der Schnittstelle, Übernahme der Altdaten, Schulung und Support. Ohne Schnittstelle zahlen Sie die Doppelerfassung je Fahrzeug und je Auftrag. Tragen Sie je Angebot eine Zeile pro Block ein und notieren Sie, ob sie einmalig oder laufend anfällt; Preise ändern sich und brauchen Stand und Gültigkeitsdauer.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Kein Nachweis über eine Schnittstelle und kein Export der Fahrzeug- und Auftragsdaten für den Systemwechsel.
• Kein Feld für den Einkaufspreis je Fahrzeug, aus dem sich die Differenz und daraus die Bemessungsgrundlage ohne den Umsatzsteueranteil bilden lässt.
• Kein Rechnungshinweis für die Differenzbesteuerung (§ 14a Abs. 6 UStG; § 24 Abs. 7 UStG 1994) und keine getrennten Aufzeichnungen bei zwei Besteuerungsarten (§ 25a Abs. 6 UStG; § 24 Abs. 11 UStG 1994).
• Keine Berechnung der fiktiven Vorsteuer je Fahrzeug für Schweizer Ankäufe ohne offen überwälzte Mehrwertsteuer, soweit der Gegenstand nicht der Margenbesteuerung nach Art. 24a MWSTG unterliegt (Art. 28a MWSTG).

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Betriebsfall	Was am schwersten wiegt
Vertragshändler mit Neuwagen und Werkstatt	Fahrzeugauftrag, Übergabe und Herstellerabwicklung; das ERP trägt Fakturierung und Auswertung
Freier Gebrauchtwagenhandel	Ankaufspreis, Kalkulation und Aufzeichnungen je Fahrzeug (Deutschland § 25a Abs. 6 UStG; Österreich § 24 Abs. 11 UStG 1994)
Werkstatt ohne Fahrzeugverkauf	Annahme, Ist-Zeiten und Materialentnahme am Fahrzeug, dazu Passung und Teilebeschaffung
Mehrmarken-, Filial- oder Importbetrieb	Datenhoheit zwischen den Standorten, einheitliche Preise und die Nebenkosten bis zum ersten inländischen Bestimmungsort (Art. 24 Abs. 2 Bst. b AStG)

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Notieren Sie je Bereich die Datenobjekte und je Objekt das führende System.
2. Prüfen Sie im Testsystem die Kette Fahrzeugakte, Ankaufskalkulation, Werkstattauftrag mit Nachkalkulation und Gebrauchtwagenrechnung.
3. Prüfen Sie den Steuerfall je Land: Marge ohne Umsatzsteueranteil, Rechnungshinweis, getrennte Aufzeichnungen, in Österreich die Normverbrauchsabgabe samt Bescheinigung, in der Schweiz die fiktive Vorsteuer und die Abgrenzung zum Sammlerstück nach Art. 48a MWSTV.
4. Prüfen Sie die Schnittstelle: Feldliste, Richtung, Fehlerbehandlung, Exportformat.
5. Fordern Sie Kosten je Block, Laufzeit, Kündigungsfrist und Datenherausgabe schriftlich an und vergleichen Sie erst dann.