Gebrauchtwagen und Differenzbesteuerung nach § 25a UStG im ERP

Ein Autohaus in Deutschland kauft einen Gebrauchtwagen von einer Privatperson und verkauft ihn weiter: Auf der Rechnung steht kein Umsatzsteuerbetrag, und trotzdem fällt Umsatzsteuer an. Das ist die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG; besteuert wird nicht der Verkaufspreis, sondern der Aufschlag. Für das ERP ist diese Regel keine Einstellung im Buchhaltungsmodul, sondern eine Eigenschaft des einzelnen Fahrzeugs. Ankaufspreis, Ankaufsnachweis und Verkaufspreis müssen in derselben Fahrzeugakte stehen, sonst lässt sich die Marge im Zweifel nicht belegen.

Was § 25a UStG bei Fahrzeugen bestimmt

Die Differenzbesteuerung gilt für Lieferungen beweglicher körperlicher Gegenstände, wenn der Veräußerer Wiederverkäufer ist, die Gegenstände im Gemeinschaftsgebiet an ihn geliefert wurden und für diese Vorlieferung entweder keine Umsatzsteuer geschuldet wurde oder die Differenzbesteuerung vorgenommen wurde (§ 25a Abs. 1 Nr. 1 und 2 UStG). Wiederverkäufer ist, wer gewerbsmäßig mit beweglichen körperlichen Gegenständen handelt oder solche Gegenstände im eigenen Namen öffentlich versteigert (§ 25a Abs. 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Ein Autohaus, das gewerbsmäßig Fahrzeuge im eigenen Namen verkauft, erfüllt diese Voraussetzung.

Bemessungsgrundlage ist der Betrag, um den der Verkaufspreis den Einkaufspreis des Gegenstands übersteigt (§ 25a Abs. 3 Satz 1 UStG). Die Umsatzsteuer gehört nicht zu dieser Grundlage (§ 25a Abs. 3 Satz 3 UStG). Die Steuer beträgt 19 Prozent der Bemessungsgrundlage (§ 25a Abs. 5 Satz 1, § 12 Abs. 1 UStG); § 12 Abs. 1 UStG verweist für die Differenzbesteuerung ausdrücklich auf § 25a Abs. 3 und 4 UStG.

Weil Verkaufspreis und Einkaufspreis Bruttobeträge sind, ist auch die Marge ein Bruttobetrag. Die Steuer wird deshalb nach § 25a Abs. 3 Satz 3 und § 12 Abs. 1 UStG herausgerechnet: Steuer = Marge × 19 ÷ 119. Bei einer Marge von 2.380,00 Euro ergibt das 380,00 Euro Steuer und eine Bemessungsgrundlage von 2.000,00 Euro (Beispielrechnung: 2.380,00 × 19 ÷ 119 = 380,00; 2.380,00 − 380,00 = 2.000,00).

Für welche Fahrzeuge die Differenzbesteuerung gilt

Die Tabelle ordnet die Ankaufswege, die in einem Autohaus vorkommen:

Ankauf	Differenzbesteuerung	Begründung
von einer Privatperson im Inland	ja	für die Vorlieferung wurde keine Umsatzsteuer geschuldet, § 25a Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a UStG
von einem Händler, der die Differenzbesteuerung angewandt hat	ja	§ 25a Abs. 1 Nr. 2 Buchst. b UStG; der Rechnungsvermerk des Lieferers ist der Nachweis
von einem Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG	ja, wenn belegt	der BFH nennt die Lieferung eines Kleinunternehmers als Alternative zu „Umsatzsteuer nicht geschuldet“ (XI R 15/21, Gründe II.2.a.bb)
von einem Händler unter Regelbesteuerung	nein	die Vorlieferung war steuerpflichtig; es gilt die Regelbesteuerung, dafür ist die Vorsteuer aus der Rechnung abziehbar
eigener Vorführwagen oder Firmenfahrzeug, mit Vorsteuerabzug angeschafft	nein	beim Ankauf wurde Umsatzsteuer geschuldet, § 25a Abs. 1 Nr. 2 UStG ist nicht erfüllt
innergemeinschaftlicher Erwerb, für den die Vorlieferung als innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei war	nein	§ 25a Abs. 7 Nr. 1 Buchst. a UStG schließt die Differenzbesteuerung aus
Ankauf aus einem Drittland	nein	§ 25a Abs. 1 Nr. 2 UStG verlangt, dass die Gegenstände im Gemeinschaftsgebiet an Sie geliefert wurden und dass für diese Lieferung keine Umsatzsteuer geschuldet wurde

Der Entscheidungsweg für ein einzelnes Fahrzeug:

Wie wurde das Fahrzeug an Ihr Autohaus geliefert?

• Im Gemeinschaftsgebiet, die Vorlieferung war als innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei
  ErgebnisKeine Differenzbesteuerung nach § 25a Abs. 7 Nr. 1 Buchst. a UStG; Erwerb und Weiterverkauf nach den allgemeinen Vorschriften prüfen
• Aus einem Drittland eingeführt
  ErgebnisKeine Differenzbesteuerung; Einfuhrumsatzsteuer und Regelbesteuerung prüfen
• Im Gemeinschaftsgebiet, ohne Steuerbefreiung als innergemeinschaftliche Lieferung
  Wurde für die Vorlieferung Umsatzsteuer geschuldet, ohne dass der Lieferer die Differenzbesteuerung vorgenommen hat?
  • Ja
    ErgebnisRegelbesteuerung; Vorsteuer aus der Eingangsrechnung, wenn die Steuer gesondert ausgewiesen ist
  • Nein
    Wie ist die Vorlieferung belegt, für die keine Umsatzsteuer geschuldet wurde?
    • Rechnungsvermerk Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung des Lieferers liegt vor
      ErgebnisEinzelmarge nach § 25a Abs. 3 UStG; Rechnung des Lieferers mit Vermerk archivieren
    • Privatverkauf oder Kleinunternehmer dokumentiert
      ErgebnisEinzelmarge nach § 25a Abs. 3 UStG; Eigenbeleg und Ausweis in der Fahrzeugakte
    • Nachweis fehlt
      ErgebnisRegelbesteuerung des vollen Verkaufspreises, solange der Nachweis fehlt und kein Vertrauensschutz greift

Schematische Prüfung für ein einzelnes Fahrzeug; Sonderfälle wie Kunstgegenstände nach § 25a Abs. 2 UStG sind nicht dargestellt.

Der Ankaufbeleg trägt später die Beweislast

Für den Ankauf von einer Privatperson gibt es keine Eingangsrechnung. Das Autohaus erstellt einen Eigenbeleg. Aus den Aufzeichnungen müssen nach § 25a Abs. 6 UStG die Verkaufspreise, die Einkaufspreise und die Bemessungsgrundlagen hervorgehen; wendet der Händler neben der Differenzbesteuerung die allgemeinen Vorschriften an, hat er getrennte Aufzeichnungen zu führen.

Der Bundesfinanzhof verlangt über die Aufzeichnung hinaus Sorgfalt beim Ankauf: Bleiben die Voraussetzungen des § 25a UStG unerwiesen und hat der Händler nicht alle ihm zumutbaren Maßnahmen ergriffen, um Unregelmäßigkeiten bei seinem Geschäftspartner nachzugehen, geht das zu seinen Lasten (BFH, Beschluss vom 11. Dezember 2024, XI R 15/21). In jenem Verfahren waren bei 29 Ankäufen Verkäufer und letzter eingetragener Halter nicht identisch, eine Verkaufsvollmacht lag nicht vor; bei 22 weiteren Fahrzeugen ließen sich die angegebenen Fahrgestellnummern beim Kraftfahrt-Bundesamt nicht ermitteln. Das Finanzgericht Düsseldorf nahm als Vorinstanz an, ein verständiger Wirtschaftsteilnehmer hätte sich zumindest die Verkaufsvollmacht vorlegen lassen, wenn der Verkäufer nicht der letzte Halter ist; der BFH hielt diese Würdigung für möglich und an sich gebunden. Die Aufzeichnungen nach § 25a Abs. 6 UStG ersetzten diese Prüfung nicht.

Diese Felder gehören deshalb in die Ankaufsmaske:

Feld	Warum es gebraucht wird
Name, Anschrift und Ausweis des Verkäufers	Identität der Person, die den Beleg unterschreibt
letzter eingetragener Halter und, falls abweichend, Verkaufsvollmacht	Sorgfaltsmaßstab aus XI R 15/21
Fahrgestellnummer, Erstzulassung, Kilometerstand	prüfbare Fahrzeugidentität; im Verfahren waren FIN nicht beim Kraftfahrt-Bundesamt ermittelbar
Einkaufspreis brutto und Ankaufsdatum	Ausgangspunkt der Einzelmarge, § 25a Abs. 6 Nr. 2 UStG
Steuerstatus des Verkäufers: Privatperson, Kleinunternehmer, Regelbesteuerung, Differenzbesteuerung	Voraussetzung nach § 25a Abs. 1 Nr. 2 UStG
bei gewerblichem Verkäufer: dessen Rechnung mit Steuernummer oder USt-IdNr. und dem Vermerk nach § 14a Abs. 6 Satz 1 UStG	Beleg für die Vorlieferung; fehlt der Vermerk, spricht das gegen eine Differenzbesteuerung des Lieferers (XI R 15/21, Gründe II.2.a.bb)

Die Marge wird je Fahrzeug gerechnet

Die Gesamtdifferenz über mehrere Gegenstände lässt das Gesetz nur zu, wenn der Einkaufspreis des jeweiligen Gegenstands 750 Euro nicht übersteigt (§ 25a Abs. 4 Satz 2 UStG). Für Fahrzeuge darüber bleibt es bei der Rechnung je Gegenstand nach § 25a Abs. 3 UStG, die den einzelnen Gegenstand in den Mittelpunkt stellt. Eine Verrechnung über mehrere Gegenstände sieht das Gesetz nur in der Gesamtdifferenz nach § 25a Abs. 4 UStG vor; ein Verlust bei einem Fahrzeug lässt sich deshalb nicht mit der Marge eines anderen verrechnen.

Drei Fahrzeuge eines Monats, alle von Privatpersonen angekauft (Beispielrechnung, erfundene Beträge):

Fahrzeug	Einkaufspreis	Verkaufspreis	Marge	Steuer	Bemessungsgrundlage
1	8.000,00 Euro	10.380,00 Euro	2.380,00 Euro	380,00 Euro	2.000,00 Euro
2	6.000,00 Euro	7.190,00 Euro	1.190,00 Euro	190,00 Euro	1.000,00 Euro
3	5.000,00 Euro	4.700,00 Euro	−300,00 Euro	keine	keine

Bei Fahrzeug 3 liegt der Verkaufspreis unter dem Einkaufspreis. Der Betrag nach § 25a Abs. 3 Satz 1 UStG ist dann negativ, eine positive Bemessungsgrundlage entsteht nicht. Über die drei Fahrzeuge ergibt sich eine Steuer von 570,00 Euro (380,00 + 190,00).

Der Hinweis auf der Rechnung

Wer ein differenzbesteuertes Fahrzeug verkauft, muss auf der Rechnung die Angabe „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ anbringen (§ 14a Abs. 6 Satz 1 UStG); für Kunstgegenstände und für Sammlungsstücke und Antiquitäten nennt die Vorschrift eigene Wendungen. Der gesonderte Steuerausweis nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG findet keine Anwendung (§ 14a Abs. 6 Satz 2 UStG). Auf der Rechnung stehen damit der Verkaufspreis und der Hinweis, aber kein Steuerbetrag.

Das wirkt auf den Käufer. Vorsteuer lässt sich nur aus einer Rechnung abziehen, die den Anforderungen der §§ 14 und 14a UStG entspricht (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG); den gesonderten Steuerausweis schließt § 14a Abs. 6 Satz 2 UStG für die Differenzbesteuerung gerade aus. Ein gewerblicher Abnehmer, der das Fahrzeug für sein Unternehmen erwirbt, kann die Umsatzsteuer deshalb nicht als Vorsteuer ziehen.

Für eine Lieferung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen muss eine Rechnung ausgestellt werden (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG); dasselbe gilt für eine Lieferung an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist (Nr. 2). Nur in Nr. 1 ist die Rechnung als elektronische Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG auszustellen, und nur wenn Leistender und Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässig sind. Für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführt werden, lässt § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG die Rechnung weiterhin auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem elektronischen Format zu, das § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht entspricht. Gegenüber einer privaten Käuferin oder einem privaten Käufer greift keiner der in § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG genannten Fälle, in denen eine Rechnung ausgestellt werden muss; Sie dürfen eine Rechnung ausstellen. Tun Sie es, trägt sie denselben Hinweis und keinen gesonderten Steuerbetrag.

Buchungsbeispiel für ein Fahrzeug

Fahrzeug 1 aus der Tabelle oben, vom Ankauf bis zur Voranmeldung:

Schritt	Beleg	Betrag	Buchung und Feld im ERP
Ankauf	Eigenbeleg „Ankauf Fahrzeug 1“ mit Verkäuferangaben, Halter, FIN und Kilometerstand	8.000,00 Euro	Wareneingang Fahrzeug, Verbindlichkeit gegen ein Einmalkonto des Verkäufers, kein Steuerschlüssel, kein Vorsteuerbetrag
Verkauf	Ausgangsrechnung mit dem Hinweis Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung	10.380,00 Euro	Forderung oder Kasse gegen Erlös Fahrzeug; Steuerschlüssel Differenzbesteuerung 19 Prozent, Steuer 380,00 Euro, Bemessungsgrundlage 2.000,00 Euro
Margenausweis	Auswertung je Fahrzeug	Marge 2.380,00 Euro	Marge = Verkaufspreis − Einkaufspreis; Steuer = 2.380,00 × 19 ÷ 119 = 380,00 Euro
Voranmeldung	Summe der Bemessungsgrundlagen je Voranmeldungszeitraum	2.000,00 Euro	Übermittlung bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums (§ 18 Abs. 1 Satz 1 UStG)
Abschluss	Fahrzeugakte mit Eigenbeleg, Rechnung und Margenausweis	—	Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO)

Die Reihenfolge hat eine Folge für die Buchhaltung: Der Eigenbeleg enthält keinen Steuerschlüssel, die Ausgangsrechnung keinen Steuerbetrag. Wer die Ausgangsrechnung mit einem normalen 19-Prozent-Schlüssel bucht, rechnet die Steuer aus dem vollen Verkaufspreis heraus und meldet 1.657,31 Euro statt 380,00 Euro an. Wer umgekehrt den Ankauf mit Vorsteuer bucht, rechnet mit einem Betrag, den es nicht gibt.

Wenn der Nachweis fehlt

Bleiben die Voraussetzungen des § 25a Abs. 1 UStG unerwiesen und hat der Händler nicht alle ihm zumutbaren Maßnahmen ergriffen, um Unregelmäßigkeiten bei seinem Geschäftspartner nachzugehen, wird der Umsatz nach den allgemeinen Vorschriften besteuert (BFH, Beschluss vom 11. Dezember 2024, XI R 15/21, Leitsatz und Gründe II.4). Für Fahrzeug 1 bedeutet das: Bemessungsgrundlage sind 10.380,00 ÷ 1,19 = 8.722,69 Euro, die Steuer beträgt 1.657,31 Euro statt 380,00 Euro. Eine Vorsteuer aus dem Ankauf steht nicht dagegen, weil der Verkäufer keine Umsatzsteuer abgerechnet hat. Die zusätzliche Belastung von 1.277,31 Euro trägt der Händler.

Der BFH hat in XI R 15/21 offengelassen, ob Vertrauensschutz schon im Festsetzungsverfahren zu gewähren ist. Im entschiedenen Fall scheiterte ein solcher Vertrauensschutz an der fehlenden Gutgläubigkeit: Der Händler hatte bei einmaligen Geschäftsbeziehungen mit unbekannten Personen weder Verkaufsvollmacht noch belastbare Angaben zum letzten Halter. Der Beschluss erging nach § 126a der Finanzgerichtsordnung, also ohne mündliche Verhandlung.

Verzicht und Aufzeichnungen

Der Wiederverkäufer kann bei jeder Lieferung auf die Differenzbesteuerung verzichten, solange er die Gesamtdifferenz nach § 25a Abs. 4 UStG nicht anwendet (§ 25a Abs. 8 Satz 1 UStG). Bei einem von einer Privatperson angekauften Fahrzeug ist der Verzicht eine Steuererhöhung: Statt 380,00 Euro wird die Steuer aus dem vollen Verkaufspreis gerechnet, also 10.380,00 ÷ 1,19 = 8.722,69 Euro Bemessungsgrundlage und 1.657,31 Euro Steuer; aus dem Ankauf von einer Privatperson ist keine Vorsteuer abziehbar. Der Verzicht gehört deshalb als eigene, je Fahrzeug dokumentierte Entscheidung in das System und nicht als Standardeinstellung.

Die Aufzeichnungen nach § 25a Abs. 6 UStG und die Belege nach § 147 AO sind die Grundlage jeder Prüfung. Wer Ankauf, Marge und Rechnungshinweis in getrennten Systemen führt, muss sie über die Fahrgestellnummer zusammenführen können. Der Aufbau des Händlersystems entscheidet darüber, wie viel Nacharbeit bleibt; die Abgrenzung von Händlersystem und ERP beschreibt DMS oder ERP im Autohaus.

Checkliste für Ihr ERP

• Die Ankaufsmaske verlangt Verkäuferidentität, letzten Halter, Verkaufsvollmacht, FIN, Kilometerstand, Einkaufspreis und Steuerstatus.
• Der Steuerschlüssel Differenzbesteuerung 19 Prozent wird aus dem Ankauf abgeleitet und nicht bei jeder Rechnung von Hand gesetzt.
• Jedes Fahrzeug hat genau eine Margenzeile mit Einkaufspreis, Verkaufspreis, Bemessungsgrundlage und Steuer; nach der Buchung ist sie gesperrt.
• Die Rechnungsvorlage druckt den Hinweis Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung und unterdrückt Steuersatz und Steuerbetrag; wird die Rechnung gegenüber einem anderen Unternehmer als elektronische Rechnung ausgestellt (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG, für Umsätze vor dem 1. Januar 2027 mit dem Übergang nach § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG), nutzt sie dieselbe Vorlage.
• Ein Bericht liefert die Summe der Bemessungsgrundlagen je Voranmeldungszeitraum.
• Eine Abweichungsliste zeigt Fahrzeuge ohne Ankaufbeleg, ohne FIN oder ohne Nachweis der Vorlieferung.
• Ein Verzicht nach § 25a Abs. 8 UStG wird je Fahrzeug mit Begründung und Datum festgehalten.
• Ankaufbelege, Rechnungen und Margenausweise liegen in derselben Fahrzeugakte und werden nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO aufbewahrt.