Rechnungserkennung per OCR: Erkennungsquote und Kontrolle
Kurz gesagt
Die OCR-Erkennungsquote je Feld bestimmt, wie viele fehlerhafte Felder ein Mensch korrigieren muss. Messen Sie sie an einer monatlichen Stichprobe, rechnen Sie daraus den Korrekturaufwand in Stunden und legen Sie eine Verifikationsstufe fest, die in Deutschland die GoBD verlangen: Der OCR-Volltext aufbewahrungspflichtiger Belege wird erst nach Verifikation und Korrektur aufbewahrt.
Das Wichtigste
- Feldquote = korrekte Werte ÷ geprüfte Werte dieses Feldes × 100, je Feld gemessen; gepoolt über alle Felder: korrekte Werte ÷ alle geprüften Werte × 100.
- Erwartete fehlerhafte Felder pro Monat = Rechnungen × Felder × (1 − Quote); Stunden = Felder × Zeit ÷ 60 (Korrekturaufwandsmodell, setzt vollständige Fehlerweiterleitung voraus).
- Bei 95 Prozent Feldquote und 6 Feldern sind rund 74 Prozent der Rechnungen komplett fehlerfrei (Modellannahme: gleiche Quote je Feld, unabhängige Fehler).
- Stichprobenplan: 30 Rechnungen je Monat, alle Felder, Fehler zählen, Quote berechnen.
- GoBD (DE): OCR-Volltext aufbewahrungspflichtiger Belege wird erst nach Verifikation und Korrektur aufbewahrt (Rz. 130, 131).
OCR liest eine Eingangsrechnung und füllt die Felder im ERP automatisch. Die Frage ist nicht, ob es funktioniert, sondern wie oft ein Mensch nachprüfen muss. Das hängt von der Erkennungsquote je Feld ab, die Sie selbst messen können. Aus ihr ergibt sich der erwartete Korrekturaufwand für fehlerhafte Felder – bei vollständiger Fehlerweiterleitung an einen Menschen und bekannter Bearbeitungszeit je Korrektur. Sie bestimmt nicht den gesamten Kontrollaufwand.
Worauf es ankommt
OCR-Rechnungserkennung liest ein Bild oder PDF einer Eingangsrechnung und trägt die erkannten Werte in die Felder des ERP ein: Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuer, Lieferant, Steuernummer. Die Herstellerdokumentation listet je System die erkannten Felder auf.
Die Erkennungsquote je Feld ist der Anteil der korrekt erkannten Werte an allen geprüften Werten dieses Feldes. Ein Wert ist korrekt, wenn er mit dem Original übereinstimmt. Manche Systeme liefern zusätzlich einen Konfidenzwert, der die eigene Sicherheit angibt. Ein hoher Konfidenzwert heißt nicht, dass der Wert richtig ist; er sagt nur, wie sicher das System sich ist. Die Quote messen Sie selbst, indem Sie erkannte Werte mit dem Original abgleichen.
Wie Sie die Erkennungsquote messen
Die Erkennungsquote ist keine Angabe des Herstellers, die Sie ablesen können. Sie erheben sie an einer Stichprobe. Legen Sie fest, welche Felder Sie prüfen, und wählen Sie je Monat eine feste Anzahl Rechnungen aus. Als Startwert empfehlen wir 30 Rechnungen (redaktioneller Vorschlag). Prüfen Sie bei jeder Rechnung alle gewählten Felder gegen das Original und zählen Sie die Fehler.
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Rechnungsnummer | 2026-0143 |
| Rechnungsdatum | 12.03.2026 |
| Nettobetrag | 1.250,00 Euro |
| Steuerbetrag | 237,50 Euro |
| Lieferant | Muster GmbH |
| Steuernummer | 123/456/789 |
Die Tabelle zeigt sechs Felder, die Sie prüfen; alle Werte sind erfunden. Aus der Stichprobe von 30 Rechnungen und 6 Feldern ergeben sich 180 Feldprüfungen je Monat. Die Quote je Feld ist die Anzahl korrekter Werte dieses Feldes geteilt durch 30, mal 100. Die gepoolte Quote über alle sechs Felder ist die Anzahl korrekter Werte geteilt durch 180, mal 100.
Die gemessene Quote ist eine Schätzung. Bei 180 Prüfungen und 9 Fehlern (5 Prozent) liegt das 95-Prozent-Vertrauensintervall grob zwischen 2,7 und 9,2 Prozent (Wilson-Intervall, setzt unabhängige Prüfungen voraus). Je kleiner die Stichprobe, desto breiter das Intervall. Notieren Sie Stichprobengröße und Zeitraum, damit die Werte später vergleichbar sind.
Ein Rechenbeispiel
Der erwartete Korrekturaufwand pro Monat ergibt sich aus der Feldquote. Rechnet das System ein Feld falsch, muss ein Mensch es korrigieren. Die Formel berechnet die erwartete Anzahl fehlerhafter Felder:
Erwartete fehlerhafte Felder pro Monat = Rechnungen je Monat × Felder je Rechnung × (1 − Feldquote)
Das Beispiel ist erfunden: 300 Rechnungen je Monat, 6 Felder je Rechnung, Feldquote 95 Prozent.
300 × 6 × (1 − 0,95) = 300 × 6 × 0,05 = 90 fehlerhafte Felder je Monat.
Bei 2 Minuten je Korrektur ergibt sich ein Korrekturaufwand von 90 × 2 ÷ 60 = 3 Stunden je Monat.
Die Formel setzt voraus, dass jedes fehlerhafte Feld erkannt und an einen Menschen weitergeleitet wird. Tut das System das nicht, bleibt der Fehler unauffällig. Prüfen Sie deshalb, wie das System niedrige Konfidenzwerte und Plausibilitätsfehler meldet.
Ein zweiter Blick lohnt sich: Bei 95 Prozent Feldquote und 6 Feldern ist eine Rechnung nur dann komplett fehlerfrei, wenn alle sechs Felder stimmen. Das ist 0,95 hoch 6, also rund 74 Prozent – unter der Annahme, dass alle Felder die gleiche Quote haben und die Fehler unabhängig voneinander auftreten. Die übrigen 26 Prozent haben mindestens ein Feld, das ein Mensch prüfen muss.
Typische Fehler
- Die Dokumentquote mit der Feldquote verwechseln: 95 Prozent je Feld bedeuten nicht, dass 95 Prozent der Rechnungen komplett stimmen; bei sechs Feldern sind es rund 74 Prozent (unter der Annahme gleicher Quote je Feld und unabhängiger Fehler).
- Die Quote schätzen statt messen: Ohne feste Stichprobe und gezählte Fehler bleibt der Wert ein Gefühl.
- Annahmen über die Fehlererkennung: Möglicherweise meldet das System nicht jedes fehlerhafte Feld; unauffällige Fehler landen in der Buchhaltung.
- Dokumentqualität und OCR vermischen: Ein unscharfer Scan kann die Quote senken, ohne dass die Erkennung schlechter wird.
- Korrekturen nicht protokollieren: Ohne Aufzeichnung der Korrekturen lässt sich die Quote nicht über die Zeit verfolgen.
So gehen Sie vor
- Legen Sie die zu prüfenden Felder fest, zum Beispiel sechs, und notieren Sie sie.
- Setzen Sie eine Zielquote, zum Beispiel 95 Prozent je Feld.
- Messen Sie je Monat an 30 Rechnungen alle Felder und zählen Sie die Fehler.
- Berechnen Sie die Quote und den Korrekturaufwand nach der Formel.
- Liegt die Quote unter dem Ziel, suchen Sie die Ursache: Dokumentqualität, ein bestimmtes Feld oder ein bestimmter Lieferant.
- Dokumentieren Sie das Verfahren. In Deutschland verlangen die GoBD, dass der OCR-Volltext aufbewahrungspflichtiger Belege vor der Aufbewahrung verifiziert und korrigiert wird (Rz. 130, 131); die Verfahrensdokumentation gehört dazu (Rz. 136).